费用报销审批流程图
费用报销审批流程泳道模板：票据与政策核查、直属经理审批、金额门槛与第二审批人、重复报销检查、增值税记账与报销付款。
运作方式
把泳道改成你们真实存在的角色
把员工、直属经理、财务/应付账款、工资发放与审计换成你们真实的职能。在较小的组织里，财务和工资发放是同一张办公桌：把这两条泳道合并，而不是画一个从不发生的交接。如果有共享服务中心在经理看到之前先做预审，就给它单独一条泳道，而不是把这部分工作藏在经理那条泳道里。
写清楚“符合政策”到底指什么
这道核查的质量取决于它背后的政策。列出可报销的费用类别、每人限额、无需票据的金额线，以及你们的里程与差旅补贴标准。把这份清单挂在“是否附有票据且符合政策？”这一步上，让每一位审批人执行同一项判定。
在金额门槛上写真实数字
把“金额是否超过审批门槛？”换成你们自己的限额，写明是哪种货币，并说明每个区间由谁签字。决定这项判定读的是整份报销单的合计金额还是单行金额——否则一次出差就会拆成好几份各自都低于门槛的报销单。
定义查重的比对字段
决定什么样的两份报销单算作同一笔。报销人、日期、金额和商户组合起来是常用的做法，对于出租车或团队聚餐这类共同支出还要扩展到跨报销人比对。写明疑似重复的处理是暂缓并核查，而不是直接删除，因为同一路线在同一天真实重复发生的支出确实存在。
选定报销付款路径，并公布截止时间
决定哪些报销单走工资发放、哪些进付款批次，并把两者的截止时间公布出来。关于费用报销的争论多半与时间而不是金额有关：一位知道每周截止时间和下一个工资发放日的员工，就不会再去催财务。
约定抽样规则，并只保留一个现行版本
写明审计抽样多久抽一次、如何加权，例如向大额报销单、已批准的例外，以及由向报销人汇报的人给出的审批倾斜。把定稿的图与一位经理、财务和工资发放一起走一遍，按他们实际的做法改正，然后发布该版本并保留此前的版本，让日后打开这张图的人知道自己看的是哪一版。
常见问题
费用报销审批流程包含哪些步骤？
典型的顺序是：员工发生支出并取得票据，然后提交一份记到某个政策费用类别和成本中心下的报销单。报销单会就票据是否有效、是否符合政策接受核查，凭证不全的退回员工，超出政策的送去作例外审批决策。直属经理审批业务合理性，金额门槛决定是否需要第二审批人，随后财务查重、核对凭证、做增值税记账并将报销单入账。报销款在下一个工资发放周期或一次付款批次中支付，事后再对已审批的报销单抽样审计。
费用报销审批和发票审批有什么不同？
费用报销是员工发生的支出，报销给个人；发票是供应商的付款请求，通常依据采购订单提出。实际差别由此而来。没有采购订单或收货单可以匹配，所以凭证就是票据加上报销人陈述的业务用途。没有付款条件，所以期限是工资发放或付款批次的截止时间，而不是发票到期日。审批人判断的是这笔支出是否合理、是否符合政策，而不是某个金额是否与订单一致。而且查重必须在没有发票号的情况下工作，改用报销人、日期、金额和商户来比对。
谁应该审批一份报销单？金额门槛是怎么运作的？
每一份报销单都应由报销人的直属经理审批，因为只有他才能判断这趟出行或这笔采购是否必要、陈述的业务用途是否站得住脚。没有人审批自己的费用报销，报销单也不应由向报销人汇报的人签字。超过一个规定金额后加入第二审批人，通常是高一级的经理或财务负责人，让大额报销单多一双眼睛，同时又不拖慢日常报销。这个限额应写进费用报销政策，并由分流规则强制执行，这样就没有审批人需要在当天临时判断一份报销单是否大到该往上送。
超出政策的报销单应该怎么处理？
把它当成一项决策，而不是一个错误。退回修改等于邀请报销人把同一笔支出改记到一个能通过的费用类别，而且不会留下任何违规发生过的记录。在本图中，违规有自己的出口通向“是否已批准例外？”：有权作出例外的人要么批准并记录理由，报销单随后汇回正常审批路径；要么不予批准，报销单被驳回并关闭。请定期复核已批准的例外，因为一个每个月都需要例外的费用类别，说明这条政策该改了。
怎样防止重复报销？
把这项检查放在财务复核的第一步，在为这份报销单花任何记账或付款工夫之前就跑。费用报销没有发票号，所以要按报销人、日期、金额和商户的组合来比对，而且要跨报销人比对，而不只是在一份报销单内部比对：一趟共乘的出租车或一顿团队聚餐，常常由两位在场的人各提交一次。留意刷卡交易又以现金形式报销，以及票据被重新拍照、几周后再提交的情况。对疑似重复的报销单应暂缓并核查，而不是直接删除，因为真实重复发生的支出确实存在，比如每周同一天的同一趟行程。