费用报销审批流程图 — Excel

简而言之

• 五条泳道——员工、直属经理、财务/应付账款、工资发放与审计——分布在七个阶段：取得凭证、提交、校验、审批、财务复核、报销付款与事后保证。
• 一道是否附有票据且符合政策？的关口，带三个出口：符合政策的报销单交给直属经理，凭证不全的退回员工重新提交，违反政策的则送去作例外审批决策，而不是当作错误退回。
• 财务/应付账款泳道中的违规分支是否已批准例外？。获批的例外汇回正常审批路径；不予批准则终止于报销单被驳回并关闭，与直属经理驳回使用同一个出口。

源数据表: 费用报销审批流程图

在 Excel 中每行记录一个步骤，并填写唯一编号、说明、下一步和负责人。 费用报销流程处理的是员工已经花出去的钱。有人自掏腰包或用公司卡付了一张火车票、一顿客户餐或一晚酒店，组织现在必须核查它、给它记账、把它结清。这使它与发票审批成为两类不同的问题：发票审批处理的是供应商依据采购订单提出的付款请求。这里没有订单可以匹配，也没有供应商主数据可以核对；凭证是一张只有报销人手上才有的票据，对方是一位在财务处理之前一直垫着钱的同事，而这笔钱通常经由工资发放而不是应付账款付款批次离开公司。

将说明映射到 Box text，将目标映射到 Line to，将分支名称映射到 Line text，将负责人映射到 Vertical lane。 报销单卡住的原因就那么几条。票据丢了或看不清。报销单被记到了不承担这项支出的费用类别或成本中心。报销单超出政策范围，却被当成数据错误退回修改，而它其实是一项需要有权限的人作出并记录在案的决策。审批由离得最近的人给出，而不是由掌握预算的人给出。以及没有人查重——而在费用报销里，重复的含义与发票完全不同：一趟出租车被同乘的两个人各报一次，一笔刷卡交易又以现金形式报了一次，或者同一张票据被拍了两次、相隔一个月分别提交。 对照数据表检查图中的所有分支和责任人。 另请参阅 /zh/guides/如何整理-excel-流程图数据.

运作方式

1. 把泳道改成你们真实存在的角色

   在 Excel 中每行记录一个步骤，并填写唯一编号、说明、下一步和负责人。 把员工、直属经理、财务/应付账款、工资发放与审计换成你们真实的职能。在较小的组织里，财务和工资发放是同一张办公桌：把这两条泳道合并，而不是画一个从不发生的交接。如果有共享服务中心在经理看到之前先做预审，就给它单独一条泳道，而不是把这部分工作藏在经理那条泳道里。

2. 写清楚符合政策到底指什么

   将说明映射到 Box text，将目标映射到 Line to，将分支名称映射到 Line text，将负责人映射到 Vertical lane。 这道核查的质量取决于它背后的政策。列出可报销的费用类别、每人限额、无需票据的金额线，以及你们的里程与差旅补贴标准。把这份清单挂在是否附有票据且符合政策？这一步上，让每一位审批人执行同一项判定。

3. 在金额门槛上写真实数字

   分享前，沿着正常路径、拒绝路径和回环逐一检查图表。 把金额是否超过审批门槛？换成你们自己的限额，写明是哪种货币，并说明每个区间由谁签字。决定这项判定读的是整份报销单的合计金额还是单行金额——否则一次出差就会拆成好几份各自都低于门槛的报销单。

应避免的错误

• 缺少连接

  只有明确每一步的目标，并为每个决策结果命名，任务清单才会成为流程图。 你们正在改写差旅与费用报销政策，而分流规则和例外路径画成图比写成条文更容易达成一致。

常见问题

可以使用自己的 Excel 文件吗？

可以。将列映射到 QueryChart 工作表编辑器，调整行后再次核对目标位置。 典型的顺序是：员工发生支出并取得票据，然后提交一份记到某个政策费用类别和成本中心下的报销单。报销单会就票据是否有效、是否符合政策接受核查，凭证不全的退回员工，超出政策的送去作例外审批决策。直属经理审批业务合理性，金额门槛决定是否需要第二审批人，随后财务查重、核对凭证、做增值税记账并将报销单入账。报销款在下一个工资发放周期或一次付款批次中支付，事后再对已审批的报销单抽样审计。

费用报销审批和发票审批有什么不同？

费用报销是员工发生的支出，报销给个人；发票是供应商的付款请求，通常依据采购订单提出。实际差别由此而来。没有采购订单或收货单可以匹配，所以凭证就是票据加上报销人陈述的业务用途。没有付款条件，所以期限是工资发放或付款批次的截止时间，而不是发票到期日。审批人判断的是这笔支出是否合理、是否符合政策，而不是某个金额是否与订单一致。而且查重必须在没有发票号的情况下工作，改用报销人、日期、金额和商户来比对。

谁应该审批一份报销单？金额门槛是怎么运作的？

每一份报销单都应由报销人的直属经理审批，因为只有他才能判断这趟出行或这笔采购是否必要、陈述的业务用途是否站得住脚。没有人审批自己的费用报销，报销单也不应由向报销人汇报的人签字。超过一个规定金额后加入第二审批人，通常是高一级的经理或财务负责人，让大额报销单多一双眼睛，同时又不拖慢日常报销。这个限额应写进费用报销政策，并由分流规则强制执行，这样就没有审批人需要在当天临时判断一份报销单是否大到该往上送。