发票审批流程图 — Excel

简而言之

• 四条泳道对应真正会碰到发票的角色：供应商、应付账款、预算责任人和财务经理，这样每一步都有指名的责任人，而不是笼统地落在财务身上。
• 顶部的六个阶段：录入、校验、匹配与编码、问询处理、审批，以及过账与付款。
• 紧接录入之后的重复发票检查，带有拦截并标记为重复的出口，这样疑似重复的发票在花费任何匹配或审批工夫之前就被拦下。

源数据表: 发票审批流程图

在 Excel 中每行记录一个步骤，并填写唯一编号、说明、下一步和负责人。 发票审批是供应商发票到达与资金离开银行账户之间的那条控制路径。在多数财务团队里，它牵涉四方很少坐在一起的人：开票并更正发票的供应商、录入并校验发票的应付账款岗、确认这笔支出属于自己并完成记账编码的预算责任人，以及为较大金额会签并放行付款批次的财务经理。把它画成一串步骤，流程看起来无足轻重；把交接画出来，真实的成本才显形：每一条跨泳道的箭头，都是一个排队、一条邮件链，或者一张躺在某人邮箱里已经过了付款期的发票。

将说明映射到 Box text，将目标映射到 Line to，将分支名称映射到 Line text，将负责人映射到 Vertical lane。 大部分痛苦来自三件事。第一是重复：同一张发票既发了邮件又寄了纸质件，或者供应商催款时又重发了一次，而如果没有针对供应商加发票号的硬性检查，它就会被付两次。第二是采购订单造成的分岔：有采购订单的发票可以自动与订单和收货单相匹配，而无采购订单的发票没有参照点，需要有人来判定它属于哪个成本中心和总账科目。第三是异常：价格或数量不符，或者预算责任人对这笔费用有异议，都必须变成一次向供应商发起的查询，然后重新回到流程里，而不是死在某个邮箱中。 对照数据表检查图中的所有分支和责任人。 另请参阅 /zh/guides/如何整理-excel-流程图数据.

运作方式

1. 把泳道改成你们真实的角色

   在 Excel 中每行记录一个步骤，并填写唯一编号、说明、下一步和负责人。 把供应商、应付账款、预算责任人和财务经理换成你们组织中的角色。如果录入和匹配由共享服务中心做，而记账编码由本地控制员做，就把应付账款泳道拆成两条，让这次交接看得见。

2. 定义你们重复检查的键

   将说明映射到 Box text，将目标映射到 Line to，将分支名称映射到 Line text，将负责人映射到 Vertical lane。 确定两张发票在什么条件下算同一张。供应商编号加发票号是主键；总金额加发票日期能抓住那些换了新号重开的供应商。把这些键写进是否重复发票？步骤的备注里，省得谁去猜。

3. 写明你们的采购订单政策

   分享前，沿着正常路径、拒绝路径和回环逐一检查图表。 定下哪些支出必须有采购订单，以及本该有却没有时怎么办。如果超过一定金额的无订单发票不被允许，就把它作为发票上是否引用了采购订单？分支的一个出口加进去，而不是让它悄悄溜进编码环节。

应避免的错误

• 缺少连接

  只有明确每一步的目标，并为每个决策结果命名，任务清单才会成为流程图。 编写或更新应付账款的标准作业程序，目标是一页人们真的会看的图，而不是六页没人读的制度文本。

常见问题

可以使用自己的 Excel 文件吗？

可以。将列映射到 QueryChart 工作表编辑器，调整行后再次核对目标位置。 典型的顺序是：从供应商处收到发票，把它连同供应商、发票号、日期、净额、税额和可能的采购订单引用一起录入应付账款系统，检查它不是重复发票，判定它属于有订单还是无订单发票，把有订单的发票与采购订单和收货单相匹配、或把无订单的发票送交预算责任人做成本中心和总账科目编码，按金额路由审批，取得预算责任人的批准以及超过门槛时财务经理的会签，把发票过账到总账，并排入下一个付款批次。异常会分岔到与供应商的问询，更正之后再回到流程中。

怎样防止同一张发票被付两次？

在花费任何匹配或审批工夫之前，也就是早在录入环节，就跑重复检查。以供应商编号加发票号作为主键匹配，并加上总金额加发票日期的辅助检查，以抓住换了新号重开的发票。疑似重复的发票应当被拦截并标记待复核，而不是被悄悄删除，因为同一金额的第二张真实发票确实会出现，例如按月固定收费的情形。重复最常在同一张发票经由两个渠道（例如邮件和供应商门户）到达时溜过去，所以这项检查必须位于每一条接收路径的下游。

有采购订单和无采购订单的发票，审批上有什么区别？

有采购订单的发票已经承载了商务约定，所以审批在很大程度上是一次匹配作业：把发票与采购订单和收货单比对，如果价格和数量落在容差之内，这笔支出实际上已经被事先批准过。无采购订单的发票没有参照点，所以必须由人来确认这笔支出成立，并在送去审批之前指定成本中心、总账科目和税码。多出来的这一步编码，正是无订单发票更慢的原因，也是许多组织设定一个金额门槛、超过就必须有采购订单的原因。