Flowchart for fakturagodkendelse — Excel

Kort fortalt

• Fire swimlanes for de roller, der rent faktisk rører en faktura: Leverandør, Kreditorbogholderi, Budgetansvarlig og Økonomichef, så hvert trin har en navngiven ejer i stedet for at ligge hos "økonomi".
• Seks faser hen over toppen: Modtagelse, Validering, Match og kontering, Afklaring, Godkendelse samt Bogføring og betaling.
• En dubletkontrol umiddelbart efter registreringen, med udgangen "Bloker og markér som dublet", så mistænkte dubletter stoppes, før der bruges arbejde på match eller godkendelse.

Kildetabellen: Flowchart for fakturagodkendelse

Skriv ét trin pr. række i Excel. Brug en entydig nøgle, en beskrivelse, næste trin og en ansvarlig rolle. Fakturagodkendelse er kontrolvejen mellem en leverandørfaktura, der lander, og penge, der forlader bankkontoen. I de fleste økonomiafdelinger involverer den fire parter, som sjældent sidder sammen: leverandøren, der udsteder og retter fakturaen, kreditorbogholderiet, der registrerer og validerer den, den budgetansvarlige, der bekræfter at forbruget er deres og konterer det, og økonomichefen, der medunderskriver de større beløb og frigiver betalingskørslen. Tegnet som én lang liste af trin ser processen triviel ud. Tegnet med overleveringerne synlige træder den reelle omkostning frem: hver pil, der krydser en bane, er en kø, en mailtråd eller en faktura, der ligger i nogens indbakke efter forfald.

Overfør beskrivelsen til Box text, målet til Line to, grenens navn til Line text og den ansvarlige til Vertical lane. Tre ting står for det meste af besværet. For det første dubletter: den samme faktura kommer både på mail og med posten, eller en leverandør rykker og sender igen, og uden en hård kontrol på leverandør plus fakturanummer bliver den betalt to gange. For det andet skellet ved ordren: fakturaer med ordrereference kan matches automatisk mod indkøbsordren og varemodtagelsen, mens fakturaer uden ordre ikke har noget at holde sig til og kræver, at et menneske afgør, hvilket omkostningssted og hvilken finanskonto de hører til. For det tredje afvigelserne: en pris- eller mængdeforskel, eller en budgetansvarlig der bestrider posten, skal blive til en afklaring hos leverandøren og derefter tilbage i forløbet i stedet for at dø i en indbakke. Kontrollér alle grene og ansvarlige i diagrammet mod regnearket. Se også /da/guides/sadan-struktureres-excel-data-til-et-rutediagram.

Sådan fungerer det

1. Omdøb banerne til jeres rigtige roller

   Skriv ét trin pr. række i Excel. Brug en entydig nøgle, en beskrivelse, næste trin og en ansvarlig rolle. Erstat Leverandør, Kreditorbogholderi, Budgetansvarlig og Økonomichef med rollerne i jeres organisation. Hvis et shared service-center registrerer og matcher, mens en lokal controller konterer, så del kreditorbanen i to, så overleveringen bliver synlig.

2. Definér nøglerne i jeres dubletkontrol

   Overfør beskrivelsen til Box text, målet til Line to, grenens navn til Line text og den ansvarlige til Vertical lane. Beslut, hvad der gør to fakturaer ens. Leverandørnummer plus fakturanummer er den primære nøgle; bruttobeløb plus fakturadato fanger de leverandører, der genudsender med nyt nummer. Skriv nøglerne ind i noten på trinnet "Dubletfaktura?", så ingen skal gætte.

3. Skriv jeres ordrepolitik ind

   Følg både normalforløb, afvisninger og tilbagekoblinger i det viste diagram, før du deler det. Fastlæg reglen for, hvilket forbrug der kræver en indkøbsordre, og hvad der sker, når der burde have været en. Hvis fakturaer uden ordre ikke er tilladt over et bestemt beløb, så tilføj det som en udgang fra "Er der ordrereference på fakturaen?" i stedet for at lade dem glide stiltiende videre til kontering.

Faldgruber du skal undgå

• Manglende forbindelser

  En opgaveliste er ikke et procesdiagram, før hvert trin har en tydelig destination og beslutningerne har navngivne udfald. I skriver eller opdaterer en forretningsgang for kreditorbogholderiet, hvor målet er ét billede på en side, som folk rent faktisk læser i stedet for seks siders procedure.

Ofte stillede spørgsmål

Kan jeg bruge min egen Excel-fil?

Ja. Tilpas kolonnerne til QueryCharts arkindtastning, og kontrollér destinationerne, når rækkerne ændres. Et typisk forløb er: modtag fakturaen fra leverandøren, registrér den i kreditorsystemet med leverandør, fakturanummer, dato, nettobeløb, moms og en eventuel ordrereference, kontrollér at den ikke er en dublet, afgør om der er ordrereference, match fakturaer med ordre mod indkøbsordren og varemodtagelsen eller send fakturaer uden ordre til den budgetansvarlige til kontering på omkostningssted og finanskonto, send til godkendelse efter beløb, indhent den budgetansvarliges godkendelse plus økonomichefens medunderskrift over grænsen, bogfør fakturaen i finans og læg den i næste betalingskørsel. Afvigelser drejer af til en afklaring hos leverandøren og kommer tilbage i forløbet, når de er rettet.

Hvordan undgår man at betale den samme faktura to gange?

Kør dubletkontrollen, før der bruges arbejde på match eller godkendelse, altså allerede ved registreringen. Match på leverandørnummer plus fakturanummer som primær nøgle, og læg en sekundær kontrol på bruttobeløb plus fakturadato oveni, så genudsendte fakturaer med nyt nummer også fanges. Mistænkte dubletter bør blokeres og markeres til gennemsyn frem for at blive slettet stiltiende, for en reel faktura nummer to på samme beløb findes: for eksempel ved faste månedlige abonnementer. Dubletter slipper oftest igennem, når den samme faktura kommer ad to kanaler, for eksempel mail og en leverandørportal, så kontrollen skal ligge nedstrøms for alle modtagelsesveje.

Hvad er forskellen på godkendelse med og uden ordrereference?

En faktura med ordre bærer allerede den kommercielle aftale, så godkendelsen er i høj grad en matchøvelse: fakturaen holdes op mod indkøbsordren og varemodtagelsen, og hvis pris og mængde ligger inden for tolerancen, er forbruget reelt godkendt på forhånd. En faktura uden ordre har intet at holde sig til, så et menneske skal bekræfte, at forbruget er gyldigt, og tildele omkostningssted, finanskonto og momskode, før den kan sendes til godkendelse. Det ekstra konteringstrin er grunden til, at fakturaer uden ordre tager længere tid, og til at mange organisationer sætter en beløbsgrænse, hvorover en indkøbsordre er obligatorisk.