Flowchart for fakturagodkendelse

Sådan fungerer det

1. Omdøb banerne til jeres rigtige roller

   Erstat Leverandør, Kreditorbogholderi, Budgetansvarlig og Økonomichef med rollerne i jeres organisation. Hvis et shared service-center registrerer og matcher, mens en lokal controller konterer, så del kreditorbanen i to, så overleveringen bliver synlig.

2. Definér nøglerne i jeres dubletkontrol

   Beslut, hvad der gør to fakturaer ens. Leverandørnummer plus fakturanummer er den primære nøgle; bruttobeløb plus fakturadato fanger de leverandører, der genudsender med nyt nummer. Skriv nøglerne ind i noten på trinnet "Dubletfaktura?", så ingen skal gætte.

3. Skriv jeres ordrepolitik ind

   Fastlæg reglen for, hvilket forbrug der kræver en indkøbsordre, og hvad der sker, når der burde have været en. Hvis fakturaer uden ordre ikke er tilladt over et bestemt beløb, så tilføj det som en udgang fra "Er der ordrereference på fakturaen?" i stedet for at lade dem glide stiltiende videre til kontering.

4. Sæt tolerancen og godkendelsesgrænsen

   Skriv rigtige tal ind i beslutningerne "Match inden for tolerancen?" og "Over godkendelsesgrænsen?" — for eksempel en pristolerance på 5 procent eller et fast beløb, og en grænse for den budgetansvarlige, hvorover økonomichefen medunderskriver. Uklare grænser er den hyppigste grund til, at en kortlagt proces bliver ignoreret.

5. Beslut, hvad der sker med afklaringer, der går i stå

   Skabelonen lader uafklarede sager ende i "Returnér faktura til leverandøren". De fleste teams vil også have en aldersregel, for eksempel rykker efter syv dage og eskalering efter fjorten. Læg dem ind som tidsstyrede trin eller som noter på afklaringsløkken, så afvigelser ikke kan blive liggende i det uendelige.

6. Del diagrammet, og gem den godkendte version

   Gå diagrammet igennem sammen med kreditor, en budgetansvarlig og økonomichefen, ret det til det, de faktisk gør, og ikke det politikken siger, og hold derefter den aftalte version under versionsstyring, så senere rettelser kan spores, og det gældende godkendte diagram er entydigt.

Ofte stillede spørgsmål

Hvilke trin består en fakturagodkendelse af?

Et typisk forløb er: modtag fakturaen fra leverandøren, registrér den i kreditorsystemet med leverandør, fakturanummer, dato, nettobeløb, moms og en eventuel ordrereference, kontrollér at den ikke er en dublet, afgør om der er ordrereference, match fakturaer med ordre mod indkøbsordren og varemodtagelsen eller send fakturaer uden ordre til den budgetansvarlige til kontering på omkostningssted og finanskonto, send til godkendelse efter beløb, indhent den budgetansvarliges godkendelse plus økonomichefens medunderskrift over grænsen, bogfør fakturaen i finans og læg den i næste betalingskørsel. Afvigelser drejer af til en afklaring hos leverandøren og kommer tilbage i forløbet, når de er rettet.

Hvordan undgår man at betale den samme faktura to gange?

Kør dubletkontrollen, før der bruges arbejde på match eller godkendelse — altså allerede ved registreringen. Match på leverandørnummer plus fakturanummer som primær nøgle, og læg en sekundær kontrol på bruttobeløb plus fakturadato oveni, så genudsendte fakturaer med nyt nummer også fanges. Mistænkte dubletter bør blokeres og markeres til gennemsyn frem for at blive slettet stiltiende, for en reel faktura nummer to på samme beløb findes — for eksempel ved faste månedlige abonnementer. Dubletter slipper oftest igennem, når den samme faktura kommer ad to kanaler, for eksempel mail og en leverandørportal, så kontrollen skal ligge nedstrøms for alle modtagelsesveje.

Hvad er forskellen på godkendelse med og uden ordrereference?

En faktura med ordre bærer allerede den kommercielle aftale, så godkendelsen er i høj grad en matchøvelse: fakturaen holdes op mod indkøbsordren og varemodtagelsen, og hvis pris og mængde ligger inden for tolerancen, er forbruget reelt godkendt på forhånd. En faktura uden ordre har intet at holde sig til, så et menneske skal bekræfte, at forbruget er gyldigt, og tildele omkostningssted, finanskonto og momskode, før den kan sendes til godkendelse. Det ekstra konteringstrin er grunden til, at fakturaer uden ordre tager længere tid, og til at mange organisationer sætter en beløbsgrænse, hvorover en indkøbsordre er obligatorisk.

Hvem bør godkende en faktura, og hvordan virker beløbsgrænser?

Den budgetansvarlige, hvis omkostningssted bærer udgiften, bør godkende hver eneste faktura, fordi det er den eneste person, der kan bekræfte, at varen eller ydelsen er modtaget og hører til dem. En beløbsgrænse lægger en ekstra godkender ind over et bestemt beløb — typisk økonomichefen eller en controller — så større forbrug får et ekstra sæt øjne, uden at rutinefakturaer bliver forsinket. Grænserne bør komme fra en nedskrevet fuldmagtsmatrix og anvendes af routingreglen frem for at blive valgt fra sag til sag, og en afvisning på begge niveauer bør føre tilbage i afklaringsløkken hos leverandøren i stedet for bare at stoppe.