Flowchart for uddannelses- og kompetenceprocessen

Sådan fungerer det

1. Omdøb banerne til jeres rigtige roller

   Erstat Medarbejder, Leder, HR/uddannelse, Underviser og Kvalitet med de funktioner, der reelt udfører arbejdet. I mindre organisationer ligger uddannelse inde i HR, og lederen er også bedømmer; læg de baner sammen frem for at lade som om, det er forskellige personer. Leveres uddannelsen af en ekstern udbyder, så behold undervisningsbanen og navngiv den efter udbyderen.

2. Skriv ned, hvor behovene kommer fra, og hvem der bekræfter dem

   Startnoden nævner fire kilder: rolleændring, MUS, auditfund og ændret lovgivning. Fjern dem, der ikke gælder hos jer, og tilføj dem, der gør, og skriv derefter, hvem der bekræfter gabet ved beslutningen 'Er kompetencegabet bekræftet?'. Kilden sætter som regel deadlinen, så notér den på anmodningen.

3. Fastlæg beståelseskriteriet, før kurset overhovedet findes

   Beslut for hver type uddannelse, hvad det vil sige at bestå: en testscore, en observeret opgave, der godkendes af en navngiven bedømmer, eller en periode under oplæring. Skriv det ind i designtrinnet og i 'Er vurderingen bestået?'. Uden et fastlagt kriterium dokumenterer registreringen fremmøde og ikke kompetence.

4. Definer, hvad uddannelsesregistret skal indeholde

   Angiv felterne på registreringstrinnet: hvem der blev uddannet, i hvilket indhold og hvilken version af det, hvornår, af hvem, hvordan kompetencen blev bedømt, og hvad resultatet blev. Beslut, hvor registret ligger, og hvem der må rette i det, og gem tidligere versioner, så I kan vise, hvad registret sagde på en given dato.

5. Giv effektverifikationen en metode og et tidsinterval

   Vælg, hvordan Kvalitet verificerer effekten (observation i arbejdet, bekræftelse fra nærmeste leder, fejl- eller kassationsrater, den næste interne audit), og hvor lang tid efter gennemførelsen det sker. Tredive til halvfems dage er almindeligt. Et tjek umiddelbart efter kurset fortæller jer, at personen bestod en test — ikke at adfærden ændrede sig.

6. Sæt genopfriskningsintervaller, og udpeg en ejer af påmindelsen

   Notér intervallet pr. uddannelsestype, om det er fastsat af lovgivning eller af jeres egen politik, og hvem der får besked, når datoen nærmer sig. Genopfriskningsgrenen i dette diagram går tilbage i den årlige uddannelsesplan, så den tilbagevendende cyklus bliver inde i den samme proces frem for at leve i et regneark.

Ofte stillede spørgsmål

Hvilke faser består en uddannelsesproces af?

De fleste uddannelsesprocesser har seks: identificér behovet og bekræft kompetencegabet, planlæg og godkend uddannelsen inklusive budget og frigivelse af tid, vælg eller design kurset, planlæg og tilmeld, gennemfør og vurder, og registrér til sidst resultatet og verificér, at det virkede. Diagrammet ovenfor tilføjer et syvende element, som ofte glemmes — datoen for genopfriskning — fordi tilbagevendende certificeringer har brug for en dokumenteret vej tilbage i den årlige plan frem for en påmindelse i nogens kalender.

Hvordan hænger det sammen med ISO 9001 punkt 7.2?

Punkt 7.2 (Kompetence) kræver, at organisationen fastlægger den nødvendige kompetence for arbejde, der påvirker kvaliteten, sikrer at medarbejderne er kompetente på baggrund af uddannelse, træning eller erfaring, handler hvor der er et gab og vurderer effekten af den handling, samt opbevarer dokumenteret information som bevis for kompetence. Skabelonen er bygget op om netop de fire krav, og det er derfor, den har et eksplicit effektverifikationstrin og et registreringstrin frem for at slutte ved gennemførelsen. At tegne processen opfylder ikke punktet i sig selv — det er de opbevarede registreringer og resultaterne af effektvurderingen, der udgør beviset.

Hvordan måler I effekten af uddannelse?

Vælg en metode, der står i forhold til risikoen, og brug den, når der er gået tid nok til, at adfærden kan vise sig. Observation i arbejdet mod selve opgaven, bekræftelse fra nærmeste leder, en gennemgang af fejl- eller omarbejdsrater eller den næste interne audit fungerer alle. Kirkpatrick-modellen er en udbredt ramme, der skelner mellem reaktion, læring, adfærd og resultater, men ingen standard kræver den. Det afgørende er, at metoden er fastlagt på forhånd, har en ejer, og at et negativt resultat fører et sted hen — i dette diagram tilbage til beslutningen om et nyt forsøg.

Hvad skal der ske, når nogen ikke består vurderingen?

Giv den ikke-beståede vurdering en eksplicit vej frem for at gentage kurset som standard. I skabelonen går en dumpet vurdering til lederbeslutningen 'Er et nyt forsøg aftalt?', som enten sender personen tilbage til tilmelding og genoplæring eller begrænser de pågældende opgaver, indtil kompetencen er dokumenteret. At registrere den beslutning betyder lige så meget som resultatet, for en begrænsning af opgaver er en forretningsbeslutning med en omkostning — og i reguleret eller sikkerhedskritisk arbejde er registreringen af, hvem der godkendte fortsat udførelse, hele pointen med processen.