Flowchart for uddannelses- og kompetenceprocessen

Hvad er flowchart for uddannelses- og kompetence?

En uddannelsesproces forvandler et kompetencegab til dokumentation for, at gabet er lukket. Den starter, når nogen opdager et behov, og i praksis kommer det fra ét af fire steder: en ny eller ændret rolle, MUS-cyklussen, et fund fra en audit eller et tilsyn, eller en ændring i lovgivning eller standard. Den slutter med to produkter: en uddannelsesregistrering, der viser, hvad der blev gennemført, og hvordan kompetencen blev bedømt, og en verifikation af, at personen nu kan udføre opgaven i det daglige arbejde.

Afstanden mellem de to produkter er der, hvor de fleste uddannelsesprocesser fejler. Fremmøde er let at registrere, så uddannelsesregistret bliver stille og roligt til en deltagerliste. Ingen skriver beståelseskriteriet ned, før kurset køres, så vurderingen bagefter bliver et skøn. Effektmålingen springes helt over, fordi den ligger uger senere og ikke har nogen ejer. Hver af delene er et dokumentationsproblem snarere end et uddannelsesproblem, og hver af dem løses ved at give trinnet en bane og en navngiven rolle i stedet for at lade det stå som en underforstået opfølgning.

Skabelonen løber over fem baner (Medarbejder, Leder, HR/uddannelse, Underviser og Kvalitet) og fem faser fra identifikation af behov til registrering og effekt. Den holder de besværlige veje synlige frem for at antage en lykkelig sti: et bekræftet behov uden budget ender eksplicit som udskudt, en ikke-bestået vurdering går til en lederbeslutning om et nyt forsøg, før nogen omplaceres, og en dato for genopfriskning føres tilbage til den årlige uddannelsesplan, så tilbagevendende uddannelse kommer ind i processen igen i stedet for at hvile på nogens hukommelse.

Hvad dette flowchart dækker

I denne skabelon

• Fem swimlanes (Medarbejder, Leder, HR/uddannelse, Underviser og Kvalitet) fordelt på fem faser: Identifikation af behov, Planlægning og godkendelse, Kursus og booking, Gennemførelse og vurdering samt Registrering og effekt
• Identifikation af behov: udløseren registreres med sin kilde (rolleændring, MUS, auditfund eller ændret lovgivning), hvorefter lederbeslutningen 'Er kompetencegabet bekræftet?' enten lukker behovet uden uddannelse eller sender det videre til HR, som registrerer det i behovsanalysen
• Planlægning og godkendelse: behovet føjes til den årlige uddannelsesplan og går til beslutningen 'Er budget og frigivelse godkendt?', hvis udskudte gren ender eksplicit i 'Uddannelse udskudt til næste cyklus' frem for at forsvinde
• Beslutningen 'Findes et egnet kursus?', der enten booker et eksisterende kursus eller giver undervisningsbanen et designtrin for kursusindhold og vurdering, og begge grene mødes igen i 'Book kursus og tilmeld deltagere'
• Grenen bestået eller ikke bestået: underviseren gennemfører undervisningen, medarbejderen gennemfører kompetencevurderingen, og 'Er vurderingen bestået?' sender en dumpet vurdering til lederbeslutningen 'Er et nyt forsøg aftalt?', som enten sender personen tilbage til tilmelding og genoplæring eller begrænser opgaverne, indtil kompetencen er på plads
• Registrering og effekt: HR opdaterer uddannelsesregistret, Kvalitet verificerer effekten i praksis, og 'Er effekten dokumenteret?' sender et resterende gab tilbage til beslutningen om genoplæring. Til sidst sættes en dato og en påmindelse for genopfriskning, som føres tilbage til den årlige uddannelsesplan, når den forfalder

Hvornår du skal bruge skabelonen

• I skriver eller omskriver proceduren for uddannelse og kompetence i en kvalitetshåndbog og har brug for ét diagram, der viser, hvordan kompetence fastlægges, leveres og dokumenteres
• Uddannelsen bliver gennemført pålideligt, men ingen kan vise, at den virkede, og effekttjekket har brug for en navngiven ejer og en fast plads i flowet frem for at være en valgfri opfølgning
• Flere funktioner er involveret, og det er uklart, hvem der godkender budgettet og frigivelsen af tid, hvem der vurderer kompetencen, og hvem der signerer registreringen
• I sætter et LMS eller et workflow i et HR-system op, hvor processen bør være aftalt, før nogen bygger godkendelsesregler og påmindelser ind i et værktøj
• Roller er omfattet af lovpligtige genopfriskningsintervaller, og I har brug for en dokumenteret vej tilbage til den årlige plan, når et certifikat forfalder

Sådan fungerer det

1. Omdøb banerne til jeres rigtige roller

   Erstat Medarbejder, Leder, HR/uddannelse, Underviser og Kvalitet med de funktioner, der reelt udfører arbejdet. I mindre organisationer ligger uddannelse inde i HR, og lederen er også bedømmer; læg de baner sammen frem for at lade som om, det er forskellige personer. Leveres uddannelsen af en ekstern udbyder, så behold undervisningsbanen og navngiv den efter udbyderen.

2. Skriv ned, hvor behovene kommer fra, og hvem der bekræfter dem

   Startnoden nævner fire kilder: rolleændring, MUS, auditfund og ændret lovgivning. Fjern dem, der ikke gælder hos jer, og tilføj dem, der gør, og skriv derefter, hvem der bekræfter gabet ved beslutningen 'Er kompetencegabet bekræftet?'. Kilden sætter som regel deadlinen, så notér den på anmodningen.

3. Fastlæg beståelseskriteriet, før kurset overhovedet findes

   Beslut for hver type uddannelse, hvad det vil sige at bestå: en testscore, en observeret opgave, der godkendes af en navngiven bedømmer, eller en periode under oplæring. Skriv det ind i designtrinnet og i 'Er vurderingen bestået?'. Uden et fastlagt kriterium dokumenterer registreringen fremmøde og ikke kompetence.

4. Definer, hvad uddannelsesregistret skal indeholde

   Angiv felterne på registreringstrinnet: hvem der blev uddannet, i hvilket indhold og hvilken version af det, hvornår, af hvem, hvordan kompetencen blev bedømt, og hvad resultatet blev. Beslut, hvor registret ligger, og hvem der må rette i det, og gem tidligere versioner, så I kan vise, hvad registret sagde på en given dato.

5. Giv effektverifikationen en metode og et tidsinterval

   Vælg, hvordan Kvalitet verificerer effekten (observation i arbejdet, bekræftelse fra nærmeste leder, fejl- eller kassationsrater, den næste interne audit), og hvor lang tid efter gennemførelsen det sker. Tredive til halvfems dage er almindeligt. Et tjek umiddelbart efter kurset fortæller jer, at personen bestod en test, ikke at adfærden ændrede sig.

6. Sæt genopfriskningsintervaller, og udpeg en ejer af påmindelsen

   Notér intervallet pr. uddannelsestype, om det er fastsat af lovgivning eller af jeres egen politik, og hvem der får besked, når datoen nærmer sig. Genopfriskningsgrenen i dette diagram går tilbage i den årlige uddannelsesplan, så den tilbagevendende cyklus bliver inde i den samme proces frem for at leve i et regneark.

Ofte stillede spørgsmål

Hvilke faser består en uddannelsesproces af?

De fleste uddannelsesprocesser har seks: identificér behovet og bekræft kompetencegabet, planlæg og godkend uddannelsen inklusive budget og frigivelse af tid, vælg eller design kurset, planlæg og tilmeld, gennemfør og vurder, og registrér til sidst resultatet og verificér, at det virkede. Diagrammet ovenfor tilføjer et syvende element, som ofte glemmes (datoen for genopfriskning), fordi tilbagevendende certificeringer har brug for en dokumenteret vej tilbage i den årlige plan frem for en påmindelse i nogens kalender.

Hvordan hænger det sammen med ISO 9001 punkt 7.2?

Punkt 7.2 (Kompetence) kræver, at organisationen fastlægger den nødvendige kompetence for arbejde, der påvirker kvaliteten, sikrer at medarbejderne er kompetente på baggrund af uddannelse, træning eller erfaring, handler hvor der er et gab og vurderer effekten af den handling, samt opbevarer dokumenteret information som bevis for kompetence. Skabelonen er bygget op om netop de fire krav, og det er derfor, den har et eksplicit effektverifikationstrin og et registreringstrin frem for at slutte ved gennemførelsen. At tegne processen opfylder ikke punktet i sig selv: det er de opbevarede registreringer og resultaterne af effektvurderingen, der udgør beviset.

Hvordan måler I effekten af uddannelse?

Vælg en metode, der står i forhold til risikoen, og brug den, når der er gået tid nok til, at adfærden kan vise sig. Observation i arbejdet mod selve opgaven, bekræftelse fra nærmeste leder, en gennemgang af fejl- eller omarbejdsrater eller den næste interne audit fungerer alle. Kirkpatrick-modellen er en udbredt ramme, der skelner mellem reaktion, læring, adfærd og resultater, men ingen standard kræver den. Det afgørende er, at metoden er fastlagt på forhånd, har en ejer, og at et negativt resultat fører et sted hen, i dette diagram tilbage til beslutningen om et nyt forsøg.

Hvad skal der ske, når nogen ikke består vurderingen?

Giv den ikke-beståede vurdering en eksplicit vej frem for at gentage kurset som standard. I skabelonen går en dumpet vurdering til lederbeslutningen 'Er et nyt forsøg aftalt?', som enten sender personen tilbage til tilmelding og genoplæring eller begrænser de pågældende opgaver, indtil kompetencen er dokumenteret. At registrere den beslutning betyder lige så meget som resultatet, for en begrænsning af opgaver er en forretningsbeslutning med en omkostning, og i reguleret eller sikkerhedskritisk arbejde er registreringen af, hvem der godkendte fortsat udførelse, hele pointen med processen.