Sådan laver du et flowchart ud fra tekst

Sådan fungerer det

1. Markér hver eneste handling i teksten

   Læs teksten igennem og streg hver enkelt ting under, som nogen gør — også dem, der ligger begravet inde i fortællende sætninger. Del alt op, der er bundet sammen af »og«. Du ender typisk med halvanden gang så mange trin, som dokumentets egen nummererede liste indeholder.

2. Ring hvert betingelsesord ind

   Søg efter hvis, når, medmindre, såfremt, ellers, under forudsætning af, i tilfælde af og efter behov. Hvert af dem er en beslutning. Skriv den som et spørgsmål, og notér begge svar — også det, teksten ikke giver, for det er netop det, der er værd at forfølge.

3. Løs passivformen op

   For hver sætning af typen »X gennemgås« skal du finde ud af, hvem der gør det. Kan ingen svare, så lad trinnet stå uden ansvarlig og skriv spørgsmålet i kommentaren i stedet for at vælge den mest sandsynlige afdeling — et gæt tegnet ind i et diagram kan ikke skelnes fra en kendsgerning.

4. Skriv trinnene som rækker, og forbind dem

   Læg hver handling i feltet Bokstekst på en række, sæt betingelserne til Figur Beslutning, og brug kolonnen Linje til til at forbinde via rækkenummer med svarene i Linjetekst. Nu har du et diagram over det, teksten bogstaveligt talt siger — huller og det hele.

5. Følg hver ulykkelig vej frem til en afslutning

   Skrevne procedurer slutter ved fejlen og stopper der. Tag hver løs forgrening og spørg, hvad der reelt sker: omarbejdning, eskalering, en godkendt undtagelse eller en rigtig afslutning. Alt, du ikke kan svare på, går tilbage til forfatteren som et spørgsmål.

6. Hold jer til én kilde bagefter

   Når diagrammet er godkendt, skal det være den version, folk arbejder ud fra, og tekstvisningen skal genereres ud fra det. Vedligeholder I et afsnit og et diagram hver for sig, beskriver de garanteret to forskellige processer inden for et år — og ingen ved, hvilken der gælder.

Ofte stillede spørgsmål

Hvordan omdanner jeg en skreven procedure til et flowchart?

Arbejd i tre gennemløb. Først markerer du hver handling — én pr. trin, og alt, der er bundet sammen af »og«, deles op. Dernæst markerer du hvert betingelsesord og laver det om til en beslutning med begge udfald tegnet. Til sidst løser du passivformen op ved at sætte navn på, hvem der udfører hvert trin. Derefter skriver du trinnene ind som rækker, forbinder dem via rækkenummer og tildeler baner. Resultatet er et billede af det, teksten siger — inklusive det, den ikke siger, og det er der, værdien ligger.

Kan AI lave et flowchart ud fra tekst?

Den klarer det første gennemløb godt — den deler prosa op i trin, opdager betingelser og foreslår en rækkefølge og nogle baner — og QueryCharts assistent laver et udkast ud fra indsat tekst. Det, den ikke kan, er at løse det, dokumentet udelader: den unavngivne ansvarlige og forgreningen, der stopper ved en fejl. Den udfylder dem med sandsynlige standardsvar i stedet for at markere dem, så et genereret diagram skal gennemgås særligt for alt det, du ikke selv leverede.

Hvad gør jeg, hvis teksten beskriver flere processer på én gang?

Del dem op. En lang procedure indeholder som regel to eller tre processer, der deler dokument, og omsætter man dem samlet, bliver diagrammet for stort til at bruge. Find en naturlig grænse — en overlevering, en ny udløser, et afsnit der gælder en anden afdeling — og lav hver side til sit eget diagram med en krydshenvisning i sømmen.

Hvor lang tid tager det at omsætte en skreven procedure?

En time eller to for fem stramt skrevne sider, hvis du kun laver selve oversættelsen. Det, der tager længere, er opfølgningen: en typisk omskrivning efterlader en håndfuld trin uden ansvarlig og et par uafklarede forgreninger, som kræver en beslutning fra procesejeren. Sæt tid af til den samtale — springer I den over, udgiver I den samme uklarhed igen i et nyt format.