Sådan laver du et flowchart ud fra tekst
Sådan omsætter du en skreven beskrivelse til et flowchart: én handling pr. trin, hver betingelse bliver en beslutning, hver passiv sætning får en ansvarlig, og hullerne bliver lukket.
At omsætte tekst til et flowchart er en oversættelse med tre regler: én handling pr. trin, hver betingelse bliver til en beslutning, og hver passiv sætning skal have sat navn på den, der udfører den.
Kort fortalt
- Én handling pr. trin; »gennemgår og godkender« er to trin og én skjult overlevering.
- Hvert betingelsesord er en beslutning, hvor begge udfald skal tegnes.
- Passivformen skjuler den ansvarlige: find personen, eller markér det som et åbent spørgsmål.
- Tekst kan slutte ved en fejl; et flowchart kan ikke.
- Regn med, at oversættelsen rejser spørgsmål. Det er hele pointen.
Prosa skjuler tre ting, et diagram ikke kan
Skrevne procesbeskrivelser er behagelige at producere og svære at følge, fordi prosa tillader en vaghed, et diagram ikke accepterer. Især tre ting gemmer sig godt i et afsnit: den ansvarlige, som passivformen fjerner helt; betingelsen, som en bisætning kan begrave; og det alternative udfald, som en sætning simpelthen kan lade være med at nævne. At lave et flowchart ud fra tekst handler først og fremmest om at trække de tre frem i lyset.
Selve oversættelsen er næsten mekanisk. Hver sætning med et udsagnsord bliver et trin, og en sætning med to udsagnsord bundet sammen af »og« er som regel to. Hvert »hvis«, »når«, »medmindre«, »såfremt« og »i tilfælde af« bliver til en beslutning med navngivne udgange. Hvert »gennemgås derefter af« bliver til et baneskift. Arbejd en side tekst igennem på den måde, og du får flere trin, end du regnede med, hvoraf flere viser sig at være det samme trin beskrevet to gange.
Eksemplet herunder er en uddannelsesproces: fra behovsanalyse til kompetenceregistrering. Den er god at vise, fordi den underliggende tekst ville sige »bestås vurderingen ikke, kan der arrangeres yderligere uddannelse«: én bisætning, der rummer en beslutning, to udfald og en ansvarlig, og intet af det overlever mødet med et diagram.
Samme proces: som tekst og som diagram
En uddannelsesproces fra behovsanalyse til kompetence. Procedureteksten under lærredet er genereret ud fra de samme rækker.
Del det første afsnit op
»Bekræftes et kompetencegab, registreres behovet i behovsanalysen« er både en beslutning og et trin: med et udfald, ingen uddannelse nødvendig, som sætningen aldrig gad nævne.
Find godkendelsen, der gemmer sig i en bisætning
»Under forudsætning af budget og frigivelse« er en godkendelse med en ansvarlig og en udskydelsesvej. Skrevne procedurer reducerer rutinemæssigt en reel beslutning til en indskudt biordsforbindelse.
Sæt navn på, hvem der gør hvad
»Et egnet kursus findes og bookes« nævner ingen, og »undervisningen gennemføres« nævner heller ingen. At tildele baner tvinger spørgsmålet frem, og hvis to afdelinger begge gik ud fra, at den anden bookede, er det et fund, ikke et formateringsproblem.
Luk det, teksten lod stå åbent
En ikke bestået vurdering ledes til en beslutning om genoplæring eller omplacering, effekten verificeres i praksis, og der sættes dato for en genopfriskning, som træder ind i processen igen senere. Teksten stopper ved »der kan arrangeres yderligere uddannelse«; diagrammet skal sige, hvad der sker, hvis det ikke virker.
Sådan fungerer det
Markér hver eneste handling i teksten
Læs teksten igennem og streg hver enkelt ting under, som nogen gør, også dem, der ligger begravet inde i fortællende sætninger. Del alt op, der er bundet sammen af »og«. Du ender typisk med halvanden gang så mange trin, som dokumentets egen nummererede liste indeholder.
Ring hvert betingelsesord ind
Søg efter hvis, når, medmindre, såfremt, ellers, under forudsætning af, i tilfælde af og efter behov. Hvert af dem er en beslutning. Skriv den som et spørgsmål, og notér begge svar, også det, teksten ikke giver, for det er netop det, der er værd at forfølge.
Løs passivformen op
For hver sætning af typen »X gennemgås« skal du finde ud af, hvem der gør det. Kan ingen svare, så lad trinnet stå uden ansvarlig og skriv spørgsmålet i kommentaren i stedet for at vælge den mest sandsynlige afdeling: et gæt tegnet ind i et diagram kan ikke skelnes fra en kendsgerning.
Skriv trinnene som rækker, og forbind dem
Læg hver handling i feltet Bokstekst på en række, sæt betingelserne til Figur Beslutning, og brug kolonnen Linje til til at forbinde via rækkenummer med svarene i Linjetekst. Nu har du et diagram over det, teksten bogstaveligt talt siger: huller og det hele.
Følg hver ulykkelig vej frem til en afslutning
Skrevne procedurer slutter ved fejlen og stopper der. Tag hver løs forgrening og spørg, hvad der reelt sker: omarbejdning, eskalering, en godkendt undtagelse eller en rigtig afslutning. Alt, du ikke kan svare på, går tilbage til forfatteren som et spørgsmål.
Hold jer til én kilde bagefter
Når diagrammet er godkendt, skal det være den version, folk arbejder ud fra, og tekstvisningen skal genereres ud fra det. Vedligeholder I et afsnit og et diagram hver for sig, beskriver de garanteret to forskellige processer inden for et år, og ingen ved, hvilken der gælder.
Faldgruber du skal undgå
At lave overskrifter om til bokse
Afsnitsoverskrifter er emner, ikke handlinger. Et diagram bygget af overskrifter ser velordnet ud og fortæller læseren intet, vedkommende kan handle på.
At finde på det manglende udfald
Når teksten ikke siger, hvad der sker ved en fejl, begraver du hullet ved at tegne noget rimeligt. Markér det, og spørg.
At bevare dokumentets rækkefølge
Skrevne procedurer er ofte ordnet efter emne frem for efter forløb. Følg det, der reelt sker først, ikke det, der står på side ét.
At holde begge versioner i live
To dokumenter, der beskriver én proces, skrider fra hinanden. Beslut, hvilket af dem der er kilden, før I er færdige med omskrivningen, ikke bagefter.
Lav et flowchart ud fra din tekst
Åbn uddannelseseksemplet som dit eget diagram, eller start på en tom side og indsæt din beskrivelse i AI-assistenten.
Relaterede guides
Ofte stillede spørgsmål
Hvordan omdanner jeg en skreven procedure til et flowchart?
Arbejd i tre gennemløb. Først markerer du hver handling: én pr. trin, og alt, der er bundet sammen af »og«, deles op. Dernæst markerer du hvert betingelsesord og laver det om til en beslutning med begge udfald tegnet. Til sidst løser du passivformen op ved at sætte navn på, hvem der udfører hvert trin. Derefter skriver du trinnene ind som rækker, forbinder dem via rækkenummer og tildeler baner. Resultatet er et billede af det, teksten siger: inklusive det, den ikke siger, og det er der, værdien ligger.
Kan AI lave et flowchart ud fra tekst?
Den klarer det første gennemløb godt (den deler prosa op i trin, opdager betingelser og foreslår en rækkefølge og nogle baner), og QueryCharts assistent laver et udkast ud fra indsat tekst. Det, den ikke kan, er at løse det, dokumentet udelader: den unavngivne ansvarlige og forgreningen, der stopper ved en fejl. Den udfylder dem med sandsynlige standardsvar i stedet for at markere dem, så et genereret diagram skal gennemgås særligt for alt det, du ikke selv leverede.
Hvad gør jeg, hvis teksten beskriver flere processer på én gang?
Del dem op. En lang procedure indeholder som regel to eller tre processer, der deler dokument, og omsætter man dem samlet, bliver diagrammet for stort til at bruge. Find en naturlig grænse (en overlevering, en ny udløser, et afsnit der gælder en anden afdeling), og lav hver side til sit eget diagram med en krydshenvisning i sømmen.
Hvor lang tid tager det at omsætte en skreven procedure?
En time eller to for fem stramt skrevne sider, hvis du kun laver selve oversættelsen. Det, der tager længere, er opfølgningen: en typisk omskrivning efterlader en håndfuld trin uden ansvarlig og et par uafklarede forgreninger, som kræver en beslutning fra procesejeren. Sæt tid af til den samtale: springer I den over, udgiver I den samme uklarhed igen i et nyt format.
