Sådan laver du et flowchart ud fra en SOP
Sådan konverterer du en skreven SOP til et flowchart: del teksten op i én handling pr. trin, gør hver betingelse til en beslutning, tildel ansvarlige, og afklar det, teksten udelod.
At lave et flowchart ud fra en skreven SOP handler om at dele teksten op i én handling pr. trin, gøre hver betingende sætning til en beslutning med navngivne udgange og lukke de huller, det afdækker.
Kort fortalt
- Én handling pr. trin: en sætning med to udsagnsord er som regel to trin.
- Hvert betingende ord i teksten er en beslutning, der skal have navngivne udgange.
- Vage forbehold som 'om nødvendigt' og 'efter behov' markerer et manglende kriterium.
- Regn med at finde ubesvarede spørgsmål. Det er værdien, ikke en bivirkning.
- Hold én kilde og generér begge visninger, ellers skrider de to dokumenter fra hinanden.
Hvad en SOP-konvertering reelt indebærer
At konvertere en SOP er ikke en formateringsøvelse. Prosa giver forfatteren lov til at være upræcis på måder, et diagram ikke tillader: 'ændringen vurderes og forelægges om nødvendigt ændringsrådet' gemmer en beslutning, et kriterium og en ansvarlig i seks ord. At tegne det tvinger alle tre frem i lyset, og resultatet af at konvertere en skreven procedure er sjældent et pænere dokument: det er en liste af spørgsmål, ingen havde bemærket var ubesvarede.
Det mekaniske er ligetil. Hver sætning med et udsagnsord og en aktør bliver til et trin. Hvert 'hvis', 'medmindre', 'når', 'afhængigt af' og 'i tilfælde af' bliver til en beslutning med navngivne udgange. Hvert 'herefter sender X-afdelingen' bliver til et baneskift. Nummererede proceduretrin kan næsten oversættes ét til ét; problemet ligger altid i de brødtekstafsnit, der står imellem dem, for det er der, undtagelserne er begravet.
Eksemplet herunder er en procedure for ændringsstyring. Læs den genererede proceduretekst under lærredet ved siden af diagrammet: samme rækker, to visninger. Det er måltilstanden: ikke et flowchart, der erstatter jeres SOP, men ét dokument med en diagramvisning og en tekstvisning, så en procesændring ikke kan opdatere det ene og efterlade det andet.
En skreven procedure, konverteret
En SOP for ændringsstyring som flowchart i fire etaper. Procedureteksten nedenunder genereres ud fra de samme rækker.
Del teksten op i trin
'Opret en ændringsanmodning, som logges i registret og sorteres efter type' er tre trin og ikke én sætning. Sorteringen er en beslutning med tre udgange (standard, normal og akut), og hvert af de ord var en hel gren, der gemte sig i en bisætning.
Gør hver betingelse til en beslutning
Vurdering, CAB-behandling og selve godkendelsesbeslutningen med sin løkke tilbage til fornyet indsendelse. Den skrevne udgave sagde, at afviste ændringer 'kan rettes og indsendes igen', hvilket er en beslutning med to udgange: én tilbage til vurderingen og én til en udskudt afslutning.
Giv hvert trin en ansvarlig
Anmoder, ændringsansvarlig, CAB og udfører. Proceduren var skrevet i passiv hele vejen igennem ('ændringen planlægges'), og det er tildelingen af baner, der tvinger spørgsmålet frem om, hvem der faktisk gør det, inklusive hastegodkendelsen, der springer ændringsrådet over.
Luk de løkker, teksten lod stå åbne
Verifikationen fejler, rollback-planen køres, og forløbet vender tilbage til planlægningen i stedet for at stoppe. Skrevne procedurer ender rutinemæssigt ved 'hvis verifikationen fejler, rulles ændringen tilbage' og siger aldrig, hvad der så sker; et diagram kan ikke lade den linje hænge.
Sådan fungerer det
Nummerér hver handling i teksten
Gå jeres SOP igennem, og markér hver enkelt handling, også dem, der ligger begravet i brødtekstafsnittene. Sætninger med to udsagnsord bundet sammen af et 'og' er som regel to trin. Alene den gennemgang gør typisk en procedure på fem sider til tredive kandidattrin, hvoraf flere viser sig at være dubletter.
Fremhæv hvert betingende ord
Søg dokumentet igennem for 'hvis', 'medmindre', 'når', 'afhængigt af', 'i tilfælde af', 'ellers' og 'om nødvendigt'. Hvert af dem er en beslutning. Skriv den ud som et spørgsmål, og notér begge svar, også det svar, teksten ikke giver, for det er hele grunden til at gøre det her.
Skriv trinnene ind som rækker, og forbind dem
Læg hver handling i en rækkes 'Box text', sæt 'Shape' til Decision på de betingede, og forbind dem via 'Line to'-kolonnen med rækkenumre. Skriv udgangene i 'Line text'. På det tidspunkt har I et flowchart over det, jeres SOP bogstaveligt talt siger, huller og det hele.
Tildel en ansvarlig til hvert trin
Passiv er standardsproget i skrevne procedurer, og det skjuler aktøren: 'vurderingen dokumenteres' nævner ingen. Læg hvert trin i banen for den rolle, der udfører det. Et trin, I ikke kan placere, er et spørgsmål til procesejeren, ikke et formateringsproblem.
Afklar de løse grene
Følg hver ulykkelig udgang frem til en afslutning. Skrevne SOP'er stopper vanemæssigt ved fejlen ('ændringen rulles tilbage') uden at sige, hvad der følger efter. Tag listen over uafklarede grene med tilbage til procesejeren; den liste er konverteringens mest værdifulde resultat.
Læg det gamle dokument på hylden
Når diagrammet er aftalt og godkendt, gør det til kilden, og generér tekstvisningen ud fra det i stedet for at vedligeholde begge dele. To dokumenter, der beskriver én procedure, kommer fra hinanden, og forskellen er usynlig, indtil en auditor eller en hændelse lægger dem ved siden af hinanden.
Faldgruber du skal undgå
At afskrive i stedet for at konvertere
Kopierer I afsnitsoverskrifter ind i kasser, får I et diagram med præcis samme upræcished som teksten. Konverteringen er kun besværet værd, hvis betingelserne og de ansvarlige kommer frem fra skjul.
Stiltiende at opfinde den manglende gren
Når teksten ikke siger, hvad der sker ved fejl, er fristelsen at tegne noget fornuftigt. Markér det i stedet som et spørgsmål, og spørg procesejeren: et gæt, der er blevet tegnet, ligner et faktum til forveksling.
At beholde begge dokumenter
Den skrevne SOP og diagrammet skrider fra hinanden, første gang nogen opdaterer det ene i en fart. Vælg én kilde, og generér den anden visning.
At konvertere tre procedurer på én gang
En lang SOP er ofte flere procedurer i én fil. Konvertér dem som separate diagrammer, der henviser til hinanden, ellers ender I med et diagram, der er for stort til at bruge.
Lav et flowchart ud fra jeres SOP
Åbn eksemplet med ændringsstyring som jeres eget diagram, eller start på et blankt og gå jeres procedure igennem trin for trin.
Relaterede guides
Ofte stillede spørgsmål
Skal flowchartet erstatte den skrevne SOP?
Det skal erstatte den som kilde, men ikke nødvendigvis som eneste visning. Nogle detaljer hører hjemme i tekst (præcise feltværdier, sikkerhedsadvarsler, henvisninger til lovgivning), og nogle læsere foretrækker prosa. Reglen, der betyder noget, er én kilde: hold processen ét sted, og generér tekst- og diagramvisningen ud fra den, så en opdatering ikke kan lande i det ene dokument og springe det andet over.
Hvad gør jeg, når vores SOP ikke siger, hvem der udfører et trin?
Lad det stå uden ansvarlig, og rejs spørgsmålet. Procedurer i passiv skjuler aktøren som en ren stilistisk vane, og svaret er tit reelt omstridt: to afdelinger går hver især ud fra, at den anden gør det. Sætter I selv en bane på, begraver I et rigtigt fund under et diagram, der ser troværdigt ud. Listen over trin, I ikke kan placere, er det ene af de to mest brugbare resultater af en konvertering; det andet er listen over uafklarede grene.
Kan AI konvertere en SOP til et flowchart?
Den klarer første gennemgang godt: at dele prosa op i trin, finde betingelserne og foreslå figurer og rækkefølge. QueryCharts AI kan lave et udkast til et diagram ud fra indsat proceduretekst. Det, den ikke kan, er at afklare det, dokumentet ikke siger (den manglende ansvarlige, grenen der stopper ved en fejl), og netop det er de dele, der fortjener et menneskes opmærksomhed. Behandl det genererede diagram som et udkast med spørgsmål vedhæftet, ikke som en færdig procedure.
Hvor lang tid tager det at konvertere en SOP?
En stramt skrevet procedure på fem sider tager en time eller to at gøre til et første diagramudkast. Selve konverteringen går hurtigt; det, der tager tid, er den efterfølgende samtale om de huller, den afdækker: typisk en håndfuld trin uden ansvarlig og et par uafklarede grene. Sæt tid af til den samtale, for springer I den over, sender I den samme tvetydighed videre i et nyt format.
