如何用文字製作流程圖
如何把一段書面描述變成流程圖：把文字拆成每個步驟一個動作，把條件句變成決策，為每個被動句找出執行者，並把留下的缺口補上。
把文字轉成流程圖是一次有三條規則的翻譯：每個步驟一個動作，每個條件變成一個決策，每個被動句都必須說明由誰執行。
簡而言之
- 每個步驟一個動作；「審核並批准」是兩個步驟，外加一次被藏起來的交接。
- 每一個條件詞都是一個決策，兩種結果都要畫出來。
- 被動語態藏起了執行者——把人找出來，或者標記為待解的問題。
- 文字可以停在失敗處；流程圖不能。
- 這次翻譯一定會帶出問題。問題本身就是目的。
散文能藏起三樣圖表藏不住的東西
書面的流程描述寫起來舒服，讀起來難以跟隨，因為散文容許一種圖表不會容忍的含糊。有三樣東西尤其擅長藏在一個段落裏：執行者，被動語態會把他整個抹去；條件，一個從句就能把它埋掉；以及另一種結果，一句話大可以不提。把文字變成流程圖，主要就是把這三樣東西拉到明處。
翻譯本身幾乎是機械的。每個帶動詞的句子成為一個步驟，而以「和」連起來的兩個動詞的句子通常是兩個步驟。每一個「如果」「當」「除非」「若」「萬一」都變成一個帶具名出口的決策。每一個「其後由……審核」都變成一次泳道切換。用這種方式把一頁文字走一遍，您會得到比預期更多的步驟——其中有幾個會發現只是同一個步驟被描述了兩次。
下面的示例是一個培訓流程：由需求分析一直到能力紀錄。它很適合示範，因為底下的原文會寫成「評估未通過的，可安排進一步培訓」——一個從句裝着一個決策、兩種結果和一個負責人，而這些一碰上圖表，沒有一樣留得下來。
同一個流程：文字版與圖表版
一個由需求分析到能力確認的培訓流程。畫布下方的程序文本由同一批列生成。
拆開第一段
「確認存在能力差距的，將該需求登記入培訓需求分析」既是一個決策，也是一個步驟——而其中一種結果，即無需培訓，這句話從來懶得說出來。
找出藏在從句裏的批准
「在預算及放行獲批的前提下」是一道有負責人、亦有押後路徑的關卡。書面程序經常把一個真實的決策壓縮成一個介詞短語。
寫清楚誰做甚麼
「物色並預訂合適的課程」沒有提及任何人，「開展培訓」同樣沒有提及任何人。分配泳道會逼出這個問題；而如果兩個部門都以為是對方負責預訂，那是一項發現，不是排版問題。
把文字留下的缺口補上
未通過會引向重新培訓或調職的決策，成效在工作現場得到驗證，並安排一次日後重新進入流程的複修培訓。文字停在「可安排進一步培訓」；圖表必須說清楚，若這樣做仍然無效會怎樣。
運作方式
標出文字裏的每一個動作
通讀一遍，把每一件有人做的事都劃出來，包括那些埋在敘述句裏的。凡是以「和」連起來的都拆開。通常您會得到比文件本身的編號清單多出一半的步驟。
圈出每一個條件詞
搜尋：如果、當、若、除非、否則、在……的前提下、萬一，以及按需要。每一個都是一個決策。把它寫成一個問題，並記下兩個答案——包括文字沒有給出的那一個，因為那正是值得追下去的一個。
解開被動語態
對每一個「某某被審視」式的句子，弄清楚是誰在做。如果無人答得上來，就讓這個步驟暫時不設負責人，把問題寫進它的備註裏，而不是挑一個最有可能的部門——畫進圖裏的猜測，與事實看上去毫無分別。
把步驟寫成列，再連起來
把每個動作填進某一列的「方框文字」，把條件的「形狀」設為決策，用「連線至」欄按列號連接，答案填在「連線文字」裏。現在您得到的，是一張關於文字字面所說內容的圖表——連同它所有的缺口。
把每一條不順的路徑都走到一個結局
書面程序在失敗處停筆。把每一條懸空的分支拿出來，問清楚實際會發生甚麼：返工、上報、一次例外批准，還是一個真正的結束。凡是您答不上來的，都作為問題退回給撰寫人。
此後只保留一個來源
圖表一經確認，就應該成為大家依據的版本，文字檢視由它生成。分別維護一個段落和一張圖表，只會保證一年之內兩者描述的是兩個不同的流程，而且無人知道哪一個作準。
應避免的錯誤
把標題變成方框
章節標題是主題，不是動作。用標題堆出來的圖表看似整齊，卻沒有給讀者任何可據以行動的東西。
自行編出缺失的結果
文字沒有說失敗時會怎樣，隨手畫一個合理的說法就等於把這個缺口埋掉。把它標出來，然後去問。
沿用文件原本的次序
書面程序常按主題而非按時序編排。跟着實際先發生的事走，而不是跟着第一頁上的內容走。
讓兩個版本同時存在
描述同一個流程的兩份材料必定會各自演變。要在轉換收尾之前就定下哪一份是來源，而不是轉換完了才算。
把您的文字變成流程圖
把培訓示例作為您自己的圖表打開，或者由空白開始，把您的描述貼給 AI 助手。
相關指南
常見問題
怎樣把一份書面程序轉成流程圖？
分三遍做。第一遍，標出每一個動作——每個步驟一個，凡是以「和」連起來的都拆開。第二遍，標出每一個條件詞，把它變成一個兩種結果都畫出來的決策。第三遍，指明每個步驟由誰執行，藉此解開被動語態。然後把步驟輸入成列，按列號連接，並分配泳道。最後得到的圖表，是文字所說內容的畫面——包括它沒有說的那些部分，而價值正正就在那裏。
AI 能把文字變成流程圖嗎？
第一遍它做得不錯——把散文拆成步驟、發現條件、提出一個次序和一套泳道——QueryChart 的助手也能根據貼上的文字草擬一張圖表。它做不到的，是解決文件本身遺漏的東西：沒有點名的執行者，以及停在失敗處的那條分支。它會用看似合理的預設答案把這些位置填上，而不是把它們標示出來，所以對生成的圖表要專門就您沒有提供的內容做一次審核。
如果這段文字一次描述了幾個流程怎麼辦？
把它們拆開。一份長程序通常包含兩三個共用同一份文件的流程，合在一起轉換會得到一張大到用不了的圖。找一個自然的邊界——一次交接、一個新的觸發條件、一段適用於另一個部門的章節——讓每一邊各成一張圖表，在接縫處互相引用。
轉換一份書面程序要花多長時間？
如果只做翻譯本身，寫得緊湊的五頁大約需要一至兩小時。更花時間的是後續：一次典型的轉換會留下幾個沒有負責人的步驟和幾條懸而未決的分支，需要流程負責人定奪。請為那次溝通預留時間——略過它，就等於換一種格式把同樣的含糊重新發佈一次。
