Comment créer un organigramme à partir de texte
Comment transformer une description écrite en organigramme : divisez le texte en une action par étape, convertissez les condamnations avec sursis en décisions, nommez l'acteur dans chaque clause passive et comblez les lacunes.
Transformer un texte en organigramme est une traduction avec trois règles : une action par étape, chaque conditionnelle devient une décision et chaque clause passive doit nommer celui qui l'exécute.
En bref
- Une action par étape ; « examiner et approuver » comporte deux étapes et un transfert caché.
- Chaque mot conditionnel est une décision qui nécessite que les deux résultats soient tirés.
- La voix passive cache l'acteur : résolvez-la ou marquez-la comme une question ouverte.
- Le texte peut se terminer par un échec ; un organigramme ne le peut pas.
- Attendez-vous à ce que la traduction suscite des questions. C’est là le point.
La prose cache trois choses qu'un diagramme ne peut pas
Les descriptions écrites des processus sont faciles à produire et difficiles à suivre, car la prose vous permet d'être vague d'une manière qu'un diagramme ne tolérera pas. Trois choses en particulier se cachent bien dans un paragraphe : l'acteur, que la voix passive supprime entièrement ; la condition qu'une clause subordonnée peut enterrer ; et le résultat alternatif, qu'une phrase peut simplement refuser de mentionner. Transformer du texte en organigramme consiste principalement à faire glisser ces trois éléments à l'air libre.
La traduction elle-même est presque mécanique. Chaque phrase avec un verbe devient une étape, et une phrase avec deux verbes reliés par « et » en fait généralement deux. Chaque « si », « où », « à moins que », « devrait » et « dans le cas où » devient une décision avec des sorties étiquetées. Chaque « est ensuite examiné par » devient un changement de voie. Parcourez une page de texte de cette façon et vous produirez plus d'étapes que prévu, dont plusieurs s'avèrent être la même étape décrite deux fois.
L'exemple ci-dessous est un processus de formation : de l'analyse des besoins jusqu'au bilan de compétences. C'est une bonne démonstration car le texte sous-jacent dirait "en cas d'échec à l'évaluation, une formation complémentaire peut être organisée" : une clause contenant une décision, deux résultats et un propriétaire, dont aucun ne survit au contact avec un diagramme.
Comment cela fonctionne
Marquez chaque action dans le texte
Lisez et soulignez chaque chose distincte que fait quelqu'un, y compris celles contenues dans des phrases narratives. Divisez tout ce qui est joint par "et". Vous terminerez généralement avec la moitié du nombre d'étapes que contient la liste numérotée du document.
Entourez chaque mot conditionnel
Recherchez si, quand, où, à moins que, ne devrait, autrement, sous réserve de, dans le cas où et selon les besoins. Chacun est une décision. Écrivez-le sous forme de question et notez les deux réponses, y compris celle que le texte ne donne pas, celle qui mérite d'être recherchée.
Résoudre la voix passive
Pour chaque phrase de la forme « le X est Y-ed », découvrez qui le fait. Lorsque personne ne peut vous le dire, laissez l'étape non attribuée et posez la question dans son commentaire plutôt que de choisir l'équipe la plus probable, car une supposition tracée sur un graphique ne peut pas être distinguée d'un fait.
Tapez les étapes sous forme de lignes et connectez-les
Placez chaque action dans le texte de la boîte d'une ligne, définissez les conditions sur Shape Decision et utilisez la colonne Ligne vers pour vous connecter par numéro de ligne aux réponses dans le texte de la ligne. Vous avez maintenant un tableau de ce que dit littéralement le texte, les lacunes et tout.
Suivez chaque itinéraire malheureux jusqu'à une fin
Les procédures écrites se terminent à la panne et s'arrêtent. Prenez chaque branche en suspens et demandez-vous ce qui se passe réellement : une refonte, une escalade, une approbation d'exception ou une véritable fin. Tout ce à quoi vous ne pouvez pas répondre revient à l'auteur sous forme de question.
Gardez une source par la suite
Une fois le graphique accepté, faites-en la version à partir de laquelle les gens travaillent et générez la vue texte à partir de celle-ci. Maintenir un paragraphe et un diagramme séparément garantit que, dans un délai d'un an, ils décrivent deux processus différents et que personne ne sait lequel est en vigueur.
Erreurs à éviter
Transformer les titres en cases
Les titres de section sont des sujets, pas des actions. Un graphique composé de titres semble organisé et n'indique au lecteur rien sur lequel il pourrait agir.
Inventer le résultat manquant
Lorsque le texte ne dit pas ce qui se passe en cas d’échec, dessiner quelque chose de raisonnable enterre le fossé. Marquez-le et demandez.
Conserver l'ordre du document
Les procédures écrites sont souvent classées par sujet plutôt que par séquence. Suivez d’abord ce qui se passe réellement, pas ce qui se trouve sur la première page.
Garder les deux versions en ligne
Deux artefacts décrivant un processus divergeront. Décidez quelle est la source avant de terminer la conversion, pas après.
Questions fréquentes
Comment convertir une procédure écrite en organigramme ?
Travaillez en trois passes. Tout d'abord, marquez chaque action : une par étape, en divisant tout ce qui est joint par "et". Deuxièmement, marquez chaque mot conditionnel et transformez chacun en une décision avec les deux résultats. Troisièmement, résolvez la voix passive en nommant qui effectue chaque étape. Tapez ensuite les étapes en lignes, connectez-les par numéro de ligne et attribuez des voies. Le graphique qui en résulte est une image de ce que dit le texte, y compris les parties qu'il ne dit pas, c'est-à-dire où se trouve la valeur.
L’IA peut-elle transformer un texte en organigramme ?
Il fait bien la première passe (diviser la prose en étapes, repérer les conditions, proposer un ordre et des voies) et l'assistant de QueryChart rédigera un graphique à partir du texte collé. Ce qu’il ne peut pas faire, c’est résoudre ce que le document laisse de côté : l’acteur anonyme, la branche qui s’arrête à un échec. Il les remplit avec des valeurs par défaut plausibles au lieu de les signaler, de sorte qu'un graphique généré doit être examiné spécifiquement pour les éléments que vous n'avez pas fournis.
Et si le texte décrivait plusieurs processus à la fois ?
Divisez-les. Une longue procédure contient généralement deux ou trois processus partageant un document, et leur conversion ensemble produit un graphique trop volumineux pour être utilisé. Recherchez une frontière naturelle (un transfert, un changement de déclencheur, une section qui s'applique à une équipe différente) et faites de chaque côté son propre tableau avec une référence croisée à la couture.
Combien de temps prend la conversion d’une procédure écrite ?
Une heure ou deux pour cinq pages bien rédigées, si vous ne faites que la traduction. Ce qui prend plus de temps, c'est le suivi : une conversion typique produit une poignée d'étapes non assignées et de branches non résolues qui nécessitent une décision du propriétaire du processus. Prévoyez cette conversation, car la sauter signifie republier la même ambiguïté dans un nouveau format.