Comment créer un organigramme à partir d'un document

En bref

• La majeure partie d'un document ne décrit aucune action : le champ d'application, les définitions et les responsabilités ne sont pas des étapes.
• Les graphiques tirés de documents durent deux fois plus longtemps que le processus, et l'excédent est de la prose.
• Chaque passage qui n'est pas une étape a quand même un domicile : un itinéraire, une étiquette de branchement, une voie ou un commentaire.
• Un terme défini est généralement le critère qui manquait à sa décision : extrayez les définitions, ne les dessinez pas.
• Une phrase nommant trois cas est un diamant avec trois sorties, et non trois étapes.

La portée, les définitions et les responsabilités ne sont pas des étapes

Un document est écrit pour être lu, pas exécuté, et seule une minorité de celui-ci décrit quelqu'un faisant quelque chose. La première section indique la portée, la deuxième section définit les termes, la troisième section énumère qui est responsable de quoi, et les actions commencent quelque part à la page quatre. Transcrivez cette structure et le résultat est un diagramme deux fois plus long que le processus, dans lequel une douzaine d'étapes réelles se trouvent parmi une douzaine de cases que personne n'exécute.

Triez chaque passage en action, condition ou ni l’un ni l’autre avant de taper quoi que ce soit. Les actions deviennent des boîtes et les conditions deviennent des décisions étiquetées ; cette chasse conditionnelle représente presque tout le travail lorsque la source est une SOP numérotée et qu'elle a son propre guide. Ce qui est particulier à un document, c'est la troisième pile, et l'erreur est de la traiter comme un déchet. Portée, définitions, responsabilités et références ont chacune une destination qui n'est pas une boîte.

L'exemple ci-dessous est une gestion de politique de changement pour un site en exploitation, reconstruite en 26 lignes réparties en six phases allant de la « Demande » à la « Mise en œuvre et clôture ». Regardez où sont passés ses non-pas. L'exclusion dans son paragraphe de champ d'application est désormais "Remplacement **en nature ?**", avec une sortie "En nature" qui sort du processus ; ses définitions des risques sont désormais les étiquettes des branches sur « Quel niveau d'examen des dangers ? » ; sa table d'autorités est une ruelle. Quatre flèches pointent vers le haut de la feuille ; le plus long réintègre l'examen technique.

Comment cela fonctionne

1. Triez chaque passage en trois piles

   Lisez le document une fois, en marquant chaque passage, action, condition ou ni l'un ni l'autre. "L'expéditeur doit enregistrer la modification" est une action. "Pour des modifications autres que le remplacement en nature" est une condition. Le champ d'application, les définitions, le tableau des responsabilités et la liste de références ne sont ni l'un ni l'autre, et dans une politique, ils occupent plus de pages que les actions.

2. Passez les non-étapes plutôt que de les dessiner

   Le troisième tas est récolté et non jeté. Une exclusion du périmètre devient une décision de front avec une fin qui lui est propre. Un terme défini devient le critère de la décision qui l'utilise, avec sa formulation exacte dans le commentaire de cette ligne. La table des responsabilités devient le jeu de voies. Rien dans la pile ne devient une boîte.

3. Tapez les actions en lignes

   Dans QueryChart, chaque ligne est une boîte, donc placez une action marquée dans la colonne de texte Box de chaque ligne, dans l'ordre dans lequel les actions se produisent plutôt que dans l'ordre dans lequel elles ont été imprimées. Gardez l'étiquette suffisamment courte pour pouvoir être lue d'un coup d'œil et laissez la clause d'où elle provient dans le commentaire de l'étape. Joignez ensuite les lignes avec la colonne Ligne vers, qui prend les numéros de ligne.

4. Donnez à chaque condition une sortie étiquetée

   Les lignes issues des conditions deviennent des losanges : changez leur colonne Forme en Décision et réécrivez chacune sous forme de question. Le texte de ligne prend ensuite une étiquette par branche, dans l'ordre des numéros dans Ligne vers. Une clause nommant trois cas nécessite trois étiquettes (« Risque faible », « Risque moyen », « Risque élevé ») sinon un lecteur ne peut pas dire quelle est la voie à suivre.

5. Placez les itinéraires dispersés dans le document

   Pointez chaque branche vers la ligne qu'elle atteint, vers l'arrière inclus : une autorisation nécessitant plus de travail revient à la base technique, et une modification temporaire à sa date d'expiration rentre dans la même revue. Remplissez ensuite les colonnes Voie horizontale et Voie verticale du tableau des responsabilités, de sorte qu'une étape se trouve dans « Sélection » sous le « Coordinateur MOC ».

6. Relisez le tableau par rapport au document

   Allez clause par clause et cochez chacune d’elles contre une ligne, une étiquette de branche, une voie ou un commentaire d’étape. Il reste trois choses : un détail qui appartient à un commentaire, un itinéraire que personne n'a encore tracé et des clauses que le site a cessé de suivre il y a des années. Apportez cette dernière liste au propriétaire du document : c'est la demande de révision que le mappage a gagnée.

Erreurs à éviter

• Dessiner une interdiction comme étape

  "Aucun changement ne doit être mis en œuvre avant autorisation" n'est pas une chose que tout le monde fait ; c'est une affirmation sur la topologie. Satisfaire cela en vérifiant que rien n’arrive à la mise en œuvre sauf par la porte, et non en ajoutant une case.

• Six cases que personne ne joue

  Une liste de qui est responsable de ce qui n'est pas une séquence et sa transcription produit six cases d'affilée que personne n'exécute. Les rôles appartiennent aux colonnes des voies, attachées aux étapes qui se déroulent réellement.

• Clauses entières collées dans une étiquette

  Une boîte contenant quarante mots de langage politique ne peut pas être lue à la taille d’un diagramme. Conservez l'instruction dans l'étiquette et le libellé dans le commentaire de l'étape, où le texte original reste disponible pour quiconque le souhaite.

• Croire au document sur la plante

  Une procédure écrite enregistre ce qui a été approuvé et non ce qui est fait. Parcourez le tableau avec les personnes qui dirigent le processus ; lorsqu'ils décrivent un itinéraire pour lequel le document n'a aucune clause, le document est la chose qui ne va pas.

Questions fréquentes

Comment transformer un PDF en organigramme ?

Extrayez d'abord le texte et convertissez le texte, pas la mise en page. L'ordre de lecture d'un PDF est un artefact de conception (les colonnes, les barres latérales, les tableaux et les pieds de page s'entrelacent), donc tout ce qui le suit produit des boîtes dans un ordre que le processus n'a jamais eu. Extrayez les actions, marquez les conditions et construisez à partir de cette liste. Coller le texte extrait dans l'IA de QueryChart obtient une première ébauche utilisable des lignes ; les conditions qu’il n’a pas pu résoudre sont la partie dont une personne a besoin.

Où vont la portée et les définitions dans un organigramme ?

Ni l’un ni l’autre ne devient une boîte. Une déclaration de périmètre devient une décision en début de flux avec une fin qui lui est propre : dans l'exemple ici, l'exclusion de la politique est "Remplacement en nature ?", et la branche "En nature" s'arrête à "Gestionné comme travaux de maintenance" sans toucher au reste du processus. Les définitions deviennent les critères des décisions qui les utilisent (les risques faibles, moyens et élevés ne peuvent être décidés que sous forme d'étiquettes de branche car le document indique où commence chaque bande), et la formulation exacte figure dans le commentaire de l'étape.

Pourquoi les organigrammes créés à partir de documents paraissent-ils trop longs ?

Deux mécanismes, et les deux sont évitables. La première est la transcription des sections qui ne décrivent aucun travail : un tableau des responsabilités fournit une case par rôle, une liste de références une par document, et ni l'une ni l'autre ne décrit quoi que ce soit. La seconde est l’inflation au niveau des décisions : une phrase nommant trois cas tracés en trois étapes consécutives au lieu d’un losange avec trois sorties étiquetées, de sorte que le graphique s’agrandit tandis que les ramifications restent invisibles. À eux deux, ils ajoutent une douzaine de cases à un processus en douze étapes.

Une politique ou un contrat peut-il être dessiné sous forme d’organigramme ?

Oui, et l’exercice trouve généralement quelque chose. Les contrats et les politiques sont rédigés pour répartir les obligations plutôt que pour séquencer le travail, de sorte que leurs conditions sont denses et leurs acteurs sont nommés une fois, puis appelés partie ou destinataire. En dessiner un force chaque obligation dans la voie du propriétaire et chaque condition dans une branche étiquetée, c'est ainsi que la clause sans conséquence déclarée et le délai de préavis sans étape derrière apparaissent.