如何由文件建立流程圖
如何把一份從來沒有為步驟編過號的文件變成流程圖：哪些段落根本不是步驟，範圍、定義和職責應該去哪裡，以及為甚麼畫出來的圖總是太長。
由文件建立流程圖，就是把描述動作的段落，與從來不描述動作的三類段落——範圍、定義、職責——分開，然後只畫前者。
簡而言之
- 文件大部分內容都不描述任何動作：範圍、定義和職責都不是步驟。
- 由文件畫出來的圖，長度是流程的兩倍，多出來的都是散文。
- 每一段不是步驟的內容仍然有歸宿——一條路、一個分支標籤、一條泳道，或者一則備註。
- 一個被定義的用語，通常正是它那個決策一直欠缺的判斷準則——把定義挖出來用，不要把它畫出來。
- 一句話點名三種情況，是一個帶三條出口的菱形，不是三個步驟。
範圍、定義和職責都不是步驟
文件是寫來讀的，不是寫來執行的，當中只有一小部分在描述有人做了甚麼。第一章寫範圍，第二章定義用語，第三章列出誰負責甚麼，而動作要到第四頁某處才開始。照這個結構謄下來，得到的是一張長度等於流程兩倍的圖，十來個真步驟夾在十來個沒有人執行的方框中間。
動手打字之前，先把每一段歸進動作、條件或兩者皆非。動作變方框，條件變成帶標籤的決策；當來源是一份編了號的 SOP，找條件幾乎就是全部工作，而那件事另有專文。文件特有的是第三堆，而常犯的錯誤是把它當成廢料。範圍、定義、職責和引用文件清單，每一樣都有一個不是方框的歸宿。
下面的示例是一份營運廠區的變更管理政策，重建成六個階段、26 行，由「提出」到「執行與結案」。留意它的非步驟去了哪裡。範圍段落裡那項豁免，現在是「是否屬同類替換？」，帶著一條離開流程的「同類替換」出口；它的風險定義現在是「採用哪一級危害審查？」上的分支標籤；它那張授權權限表則是一條泳道。有四條箭嘴指回表的上方，最長的一條重新進入技術審查。
六個階段，一份政策文件
一份變更管理政策的重建：看它的範圍段落變成一條離開的路、風險定義變成分支標籤、授權權限表變成一條泳道。
範圍變成一條離開的路
政策的範圍段落把同類替換排除在外。這項豁免既不是方框也不是註腳：畫出來，它是「是否屬同類替換？」，帶一條通往「按保養維修工作處理」的「同類替換」出口，位置在「提出變更」之後兩行，早於任何工作被承擔。
一句話，三條出口
一項條款按類型為變更分類，而它是一個菱形，不是三個步驟：「永久、臨時還是緊急變更？」，其中「臨時」收下「訂定期限日期與拆除計劃」，「永久」直接去到技術依據。緊急那條出口，印在後面另一章。
定義就是判斷準則
文件把風險定義埋在一個沒有人會畫的章節裡；它們其實是「採用哪一級危害審查？」的出口——「低風險」、「中風險」和「高風險」。定義的作用是令一條分支可以被判定，而三條路最後都匯到「評估對安全系統與操作界限的影響」。
職責清單就是泳道
需要哪一級授權，在文件裡是一張表；在這裡是「授權主管」泳道，掛在它真正作出決定的那一行上。「是否已在所需層級獲授權？」在「不批准」止步，在「已授權」通行，在「需補充作業」退回技術依據。
最長的箭嘴指回上方
「開車前安全審查是否通過？」把未結事項送回去再走一圈，才准開車。後面「到期時是否仍有需要？」給出「轉為永久變更」，它重新進入「記錄技術依據」——全圖最長的一條箭嘴，也是一項臨時變更賴以存活的那條條款。
運作方式
把每一段歸進三堆
把文件通讀一次，為每一段標上動作、條件或兩者皆非。「提出人須將變更登錄入冊」是動作。「除同類替換以外的變更」是條件。範圍、定義、職責表和引用文件清單都是兩者皆非，而在一份政策裡，它們佔的頁數比動作還多。
把非步驟花掉，而不是畫出來
第三堆是拿來收割的，不是拿來丟棄的。一項範圍豁免變成流程前段的一個決策，帶著自己的一個結束。一個被定義的用語變成用到它那個決策上的判斷準則，原文則放進那一行的備註。職責表變成整組泳道。這一堆裡沒有任何東西會變成方框。
把動作輸入成行
在 QueryChart 裡每一行就是一個方框，所以把標記為動作的內容逐一填進每一行的「方框文字」欄，次序按動作實際發生的先後，而不是按它們被印出來的先後。標籤要短到一眼讀得完，它出自的那條條款留在該步驟的備註裡。然後用「連線至」欄把各行連起來，那一欄填的是行號。
為每一個條件加上帶標籤的出口
由條件變來的那些行會成為菱形：把它們的「形狀」欄改成「決策」，並把每一個改寫成一個問題。「連線文字」接著按「連線至」裡數字的次序，每條分支填一個標籤。一項點名三種情況的條款需要三個標籤——「低風險」、「中風險」、「高風險」——否則讀的人分不出哪一條路是自己那條。
把文件散落各處的路線放回去
把每一條分支指向它到達的那一行，包括回頭的：一項需要補充作業的授權會退回技術依據，而一項臨時變更到期時會重新進入同一場審查。然後由職責表填好「水平泳道」和「垂直泳道」欄，讓一個步驟坐落在「篩檢」階段、「MOC 協調人」名下。
拿圖表回頭對一次文件
逐條條款去對，把每一條對上一行、一個分支標籤、一條泳道或一則步驟備註。剩下來的會有三樣東西：屬於備註的細節、一條還沒有人畫過的路，以及廠區多年前就已經不再遵守的條款。把最後那份清單交給文件的持有人——那正是這次梳理換回來的修訂申請。
應避免的錯誤
把一項禁令畫成步驟
「任何變更不得在授權前執行」不是任何人會去做的事；它是一項關於拓撲的主張。滿足它的方法，是檢查除了經過那道關卡之外沒有東西到達執行，而不是加一個方框。
六個沒有人執行的方框
一份誰對甚麼負責的清單不是一個次序，把它謄下來會產出連續六個沒有人執行的方框。角色屬於泳道欄，掛在真正會發生的那些步驟上。
整條條款貼進一個標籤
一個裝著四十個字政策語言的方框，在圖表被閱讀的尺寸下根本讀不下去。指示留在標籤裡，原文留在該步驟的備註裡，讓想看原文的人隨時找得到。
相信文件多過相信現場
一份書面程序記錄的是當初獲批的做法，不是現在的做法。帶著真正在跑這個流程的人把圖走一遍；當他們描述一條文件裡沒有任何條款對應的路，錯的是文件。
把你的文件變成流程圖
把變更管理示例收為你自己的圖表，然後只畫你那份文件裡描述有人在做事的那些段落。
相關指南
常見問題
怎樣把 PDF 變成流程圖？
先把文字抽出來，然後轉換文字，而不是轉換版面。PDF 的閱讀次序是一件排版產物——分欄、側邊欄、表格和頁尾交錯在一起——所以任何跟著它走的做法，都會產出一堆流程從來沒有過的次序的方框。把動作抽出來，把條件標出來，再由這份清單開始建。把抽出來的文字貼進 QueryChart 的 AI，可以拿到一份可用的行草稿；它解決不了的那些條件，正是需要人來處理的部分。
範圍和定義在流程圖裡應該放哪裡？
兩者都不會變成方框。一段範圍陳述變成流程前段的一個決策，並帶著自己的一個結束：在這裡的示例中，政策那項豁免就是「是否屬同類替換？」，而「同類替換」這條分支停在「按保養維修工作處理」，完全不碰流程的其餘部分。定義變成用到它們那些決策上的判斷準則——低、中、高風險之所以能夠作為分支標籤被判定，正因為文件寫明了每一檔由哪裡開始——而原文放進該步驟的備註。
為甚麼由文件做出來的流程圖總是太長？
兩種機制，而兩種都可以避免。第一種是把那些不描述任何工作的章節謄了下來：一張職責表每個角色貢獻一個方框，一份引用文件清單每份文件貢獻一個，而兩者都不描述任何人做任何事。第二種是決策處的膨脹——一句點名三種情況的話被畫成連續三個步驟，而不是一個帶三條標籤出口的菱形，於是圖長了，分支卻仍然看不見。兩者加起來，會為一個十二步的流程加上十來個方框。
政策或合約可以畫成流程圖嗎？
可以，而且這件事通常會發現一些東西。合約和政策是寫來分配義務的，不是寫來為工作排序的，所以它們的條件很密，而它們的行為者被點名一次之後，就改稱為「該方」或「收件人」。把它畫出來，會逼著每一項義務進入某個負責人的泳道，每一個條件進入一條帶標籤的分支，而那條沒有寫明後果的條款、那個背後沒有任何步驟的通知期，就是這樣浮出水面的。