Sådan laver du et flowchart ud fra et dokument
Sådan bliver et dokument, hvis trin aldrig blev nummereret, til et flowchart: hvilke passager slet ikke er trin, hvor omfang, definitioner og ansvar hører hjemme i stedet, og hvorfor diagrammet bliver for langt.
At bygge et flowchart ud fra et dokument handler om at skille de passager, der beskriver en handling, fra de tre slags, der aldrig gør det (omfang, definitioner og ansvar) og kun tegne de første.
Kort fortalt
- Det meste af et dokument beskriver ingen handling: omfang, definitioner og ansvar er ikke trin.
- Diagrammer tegnet ud fra dokumenter bliver dobbelt så lange som processen, og overskuddet er prosa.
- Hver passage, der ikke er et trin, har alligevel et hjem: en rute, et navn på en forgrening, en bane eller en kommentar.
- Et defineret begreb er som regel det kriterium, dets beslutning manglede: udnyt definitionerne, tegn dem ikke.
- Én sætning, der nævner tre tilfælde, er én rombe med tre udgange, ikke tre trin.
Omfang, definitioner og ansvar er ikke trin
Et dokument er skrevet til at blive læst, ikke udført, og kun et mindretal af det beskriver nogen, der gør noget. Afsnit ét angiver formål og omfang, afsnit to definerer begreber, afsnit tre lister, hvem der er ansvarlig for hvad, og handlingerne begynder et sted på side fire. Skriv den struktur af, og resultatet er et diagram, der er dobbelt så langt som processen, hvor et dusin rigtige trin står blandt et dusin kasser, ingen udfører.
Sortér hver passage i handling, betingelse eller ingen af dem, før du skriver noget. Handlinger bliver kasser, og betingelser bliver beslutninger med navngivne udgange; den jagt på betingelser er næsten hele arbejdet, når kilden er en nummereret SOP, og den har sin egen guide. Det særlige ved et dokument er den tredje bunke, og fejlen er at behandle den som spild. Omfang, definitioner, ansvar og henvisninger har hver en destination, der ikke er en kasse.
Eksemplet herunder er en politik for ændringsstyring på et driftsanlæg, bygget op igen som 26 rækker fordelt på seks faser fra Anmodning til Implementering og lukning. Hold øje med, hvor dens ikke-trin endte. Undtagelsen i afsnittet om omfang er nu »Identisk udskiftning?« med en udgang »Identisk«, der forlader processen; dens risikodefinitioner er nu navnene på forgreningerne fra »Hvilket niveau for risikogennemgang?«; dens tabel over godkendelsesniveauer er en bane. Fire pile peger tilbage op i arket; den længste kobler sig på den tekniske vurdering igen.
Seks faser, ét politikdokument
En politik for ændringsstyring, bygget om: hold øje med, at afsnittet om omfang ankommer som en rute ud, risikodefinitionerne som navne på forgreninger og godkendelsesniveauerne som en bane.
Omfanget bliver en rute ud
Politikkens afsnit om omfang udelader identiske udskiftninger. Den undtagelse er hverken en kasse eller en fodnote: tegnet er den »Identisk udskiftning?« med en udgang »Identisk« til »Håndteres som vedligehold«, nået to rækker efter »Ændring foreslået« og før noget arbejde er bundet.
Én sætning, tre udgange
Et enkelt led klassificerede ændringer efter type, og det er én rombe frem for tre trin: »Permanent, midlertidig eller akut?«, hvor »Midlertidig« opsamler »Fastsæt udløbsdato og fjernelsesplan«, og »Permanent« går direkte til det tekniske grundlag. Udgangen for det akutte stod trykt i et senere afsnit.
Definitionerne er kriterierne
Dokumentet begraver sine risikodefinitioner i et afsnit, ingen ville tegne; de er udgangene fra »Hvilket niveau for risikogennemgang?«: »Lav risiko«, »Mellem risiko« og »Høj risiko«. En definition er det, der gør en forgrening afgørbar, og alle tre ruter mødes i »Vurder påvirkning af sikkerhedssystemer og driftsgrænser«.
Ansvarslisten er banerne
Hvilket godkendelsesniveau der kræves, var en tabel i dokumentet; her er det banen »Godkendende leder«, hængt op på den række, hvor den afgør noget. »Godkendt på det krævede niveau?« stopper ved »Afvist«, går videre ved »Godkendt« og vender tilbage ved »Mere arbejde krævet« til det tekniske grundlag.
Den længste pil peger tilbage
»Sikkerhedsgennemgang før opstart bestået?« sender udestående handlinger en tur mere rundt før opstart. Senere tilbyder »Stadig nødvendig ved udløbsdatoen?« udgangen »Gør permanent«, som kobler sig på »Dokumentér det tekniske grundlag« igen, den længste pil her, og det led en midlertidig ændring lever videre på.
Sådan fungerer det
Sortér hver passage i tre bunker
Læs dokumentet igennem én gang, og markér hver passage som handling, betingelse eller ingen af dem. »Anmoderen skal logge ændringen« er en handling. »For ændringer, der ikke er identiske udskiftninger« er en betingelse. Omfang, definitioner, ansvarstabellen og henvisningslisten er ingen af dem, og i en politik fylder de flere sider end handlingerne.
Brug ikke-trinnene i stedet for at tegne dem
Den tredje bunke skal høstes, ikke smides ud. En undtagelse i omfanget bliver en beslutning forrest med sin egen afslutning. Et defineret begreb bliver kriteriet på den beslutning, der bruger det, med den præcise ordlyd i den rækkes kommentar. Ansvarstabellen bliver banesættet. Intet i bunken bliver en kasse.
Skriv handlingerne ind som rækker
I QueryChart er hver række en kasse, så læg én markeret handling i hver rækkes Bokstekst, i den rækkefølge handlingerne sker, frem for den rækkefølge de var trykt i. Hold etiketten kort nok til at kunne læses med et blik, og lad det led, den kom fra, ligge i trinnets kommentar. Forbind derefter rækkerne med kolonnen Linje til, som tager rækkenumre.
Giv hver betingelse en navngiven udgang
De rækker, der kom fra betingelser, bliver romber: sæt deres kolonne Figur til Beslutning, og skriv hver af dem om til et spørgsmål. Linjetekst tager derefter ét navn pr. forgrening, i samme rækkefølge som numrene i Linje til. Et led, der nævner tre tilfælde, har brug for tre navne: »Lav risiko«, »Mellem risiko«, »Høj risiko«, ellers kan en læser ikke se, hvilken rute der gælder for dem.
Placér de ruter, dokumentet spredte
Peg hver forgrening på den række, den når frem til, også bagud: en godkendelse, der kræver mere arbejde, vender tilbage til det tekniske grundlag, og en midlertidig ændring kobler sig ved sin udløbsdato på samme vurdering igen. Udfyld derefter kolonnerne Vandret bane og Lodret bane ud fra ansvarstabellen, så et trin ligger i Screening og klassificering under MOC-koordinatoren.
Læs diagrammet tilbage mod dokumentet
Gå led for led igennem, og sæt hak ved hvert enkelt mod en række, et navn på en forgrening, en bane eller en trinkommentar. Tre ting bliver tilbage: detaljer, der hører i en kommentar, en rute ingen har tegnet endnu, og led anlægget holdt op med at følge for år tilbage. Tag den sidste liste til den, der ejer dokumentet: det er den revisionsanmodning, kortlægningen har fortjent.
Faldgruber du skal undgå
At tegne et forbud som et trin
»Ingen ændring må gennemføres før godkendelse« er ikke noget, nogen gør; det er en påstand om diagrammets topologi. Opfyld den ved at kontrollere, at intet når frem til implementering uden gennem porten, ikke ved at tilføje en kasse.
Seks kasser, ingen udfører
En liste over, hvem der er ansvarlig for hvad, er ikke en rækkefølge, og at skrive den af giver seks kasser i træk, ingen udfører. Roller hører i banekolonnerne, hængt op på de trin, der faktisk sker.
Hele led indsat i en etiket
En kasse, der bærer fyrre ord politiksprog, kan ikke læses i den størrelse, et diagram læses i. Hold instruktionen i etiketten og ordlyden i trinnets kommentar, hvor den oprindelige tekst bliver tilgængelig for den, der vil have den.
At tro dokumentet frem for anlægget
En skreven procedure registrerer, hvad der blev godkendt, ikke hvad der gøres. Gå diagrammet igennem med dem, der kører processen; dér hvor de beskriver en rute, dokumentet ikke har noget led for, er det dokumentet, der er forkert.
Lav et flowchart ud fra dit dokument
Åbn eksemplet med ændringsstyring som dit eget diagram, og tegn derefter kun de passager i dit eget dokument, der beskriver nogen, der handler.
Relaterede guides
Ofte stillede spørgsmål
Hvordan laver jeg et flowchart ud fra en PDF?
Træk teksten ud først, og omskriv teksten frem for layoutet. En PDF's læserækkefølge er et designprodukt: spalter, marginnoter, tabeller og sidefødder blandes, så alt, der følger den, giver kasser i en rækkefølge, processen aldrig havde. Hent handlingerne ud, markér betingelserne, og byg ud fra den liste. At indsætte den udtrukne tekst i QueryCharts AI giver et brugbart første udkast af rækkerne; de betingelser, den ikke kunne løse, er den del, der kræver et menneske.
Hvor hører omfang og definitioner hjemme i et flowchart?
Ingen af dem bliver en kasse. En bestemmelse om anvendelsesområde bliver en beslutning forrest i flowet med sin egen afslutning: i eksemplet her er politikkens undtagelse »Identisk udskiftning?«, og grenen »Identisk« stopper ved »Håndteres som vedligehold« uden at røre resten af processen. Definitioner bliver kriterierne på de beslutninger, der bruger dem (lav, mellem og høj risiko kan kun afgøres som navne på forgreninger, fordi dokumentet siger, hvor hvert bånd begynder), og den præcise ordlyd hører i trinnets kommentar.
Hvorfor bliver flowcharts lavet ud fra dokumenter for lange?
To mekanismer, og begge kan undgås. Den første er afskrift af de afsnit, der ikke beskriver noget arbejde: en ansvarstabel bidrager med én kasse pr. rolle, en henvisningsliste med én pr. dokument, og ingen af dem beskriver noget, nogen gør. Den anden er oppustning ved beslutningerne: én sætning, der nævner tre tilfælde, tegnet som tre trin i træk frem for én rombe med tre navngivne udgange, så diagrammet vokser, mens forgreningen bliver usynlig. Tilsammen lægger de et dusin kasser til en proces på tolv trin.
Kan en politik eller en kontrakt tegnes som et flowchart?
Ja, og øvelsen finder som regel noget. Kontrakter og politikker er skrevet for at fordele forpligtelser frem for at sætte arbejde i rækkefølge, så deres betingelser er tætte, og deres aktører nævnes én gang og omtales derefter som parten eller modtageren. At tegne en tvinger hver forpligtelse ind i en ejers bane og hver betingelse ind i en navngiven forgrening, og det er sådan, det led uden en angivet konsekvens og den varslingsfrist uden et trin bag sig kommer for dagens lys.