Sådan laver du et flowchart ud fra et dokument

Sådan fungerer det

1. Sortér hver passage i tre bunker

   Læs dokumentet igennem én gang, og markér hver passage som handling, betingelse eller ingen af dem. »Anmoderen skal logge ændringen« er en handling. »For ændringer, der ikke er identiske udskiftninger« er en betingelse. Omfang, definitioner, ansvarstabellen og henvisningslisten er ingen af dem, og i en politik fylder de flere sider end handlingerne.

2. Brug ikke-trinnene i stedet for at tegne dem

   Den tredje bunke skal høstes, ikke smides ud. En undtagelse i omfanget bliver en beslutning forrest med sin egen afslutning. Et defineret begreb bliver kriteriet på den beslutning, der bruger det, med den præcise ordlyd i den rækkes kommentar. Ansvarstabellen bliver banesættet. Intet i bunken bliver en kasse.

3. Skriv handlingerne ind som rækker

   I QueryChart er hver række en kasse, så læg én markeret handling i hver rækkes Bokstekst, i den rækkefølge handlingerne sker, frem for den rækkefølge de var trykt i. Hold etiketten kort nok til at kunne læses med et blik, og lad det led, den kom fra, ligge i trinnets kommentar. Forbind derefter rækkerne med kolonnen Linje til, som tager rækkenumre.

4. Giv hver betingelse en navngiven udgang

   De rækker, der kom fra betingelser, bliver romber: sæt deres kolonne Figur til Beslutning, og skriv hver af dem om til et spørgsmål. Linjetekst tager derefter ét navn pr. forgrening, i samme rækkefølge som numrene i Linje til. Et led, der nævner tre tilfælde, har brug for tre navne — »Lav risiko«, »Mellem risiko«, »Høj risiko« — ellers kan en læser ikke se, hvilken rute der gælder for dem.

5. Placér de ruter, dokumentet spredte

   Peg hver forgrening på den række, den når frem til, også bagud: en godkendelse, der kræver mere arbejde, vender tilbage til det tekniske grundlag, og en midlertidig ændring kobler sig ved sin udløbsdato på samme vurdering igen. Udfyld derefter kolonnerne Vandret bane og Lodret bane ud fra ansvarstabellen, så et trin ligger i Screening og klassificering under MOC-koordinatoren.

6. Læs diagrammet tilbage mod dokumentet

   Gå led for led igennem, og sæt hak ved hvert enkelt mod en række, et navn på en forgrening, en bane eller en trinkommentar. Tre ting bliver tilbage: detaljer, der hører i en kommentar, en rute ingen har tegnet endnu, og led anlægget holdt op med at følge for år tilbage. Tag den sidste liste til den, der ejer dokumentet — det er den revisionsanmodning, kortlægningen har fortjent.

Ofte stillede spørgsmål

Hvordan laver jeg et flowchart ud fra en PDF?

Træk teksten ud først, og omskriv teksten frem for layoutet. En PDF's læserækkefølge er et designprodukt — spalter, marginnoter, tabeller og sidefødder blandes — så alt, der følger den, giver kasser i en rækkefølge, processen aldrig havde. Hent handlingerne ud, markér betingelserne, og byg ud fra den liste. At indsætte den udtrukne tekst i QueryCharts AI giver et brugbart første udkast af rækkerne; de betingelser, den ikke kunne løse, er den del, der kræver et menneske.

Hvor hører omfang og definitioner hjemme i et flowchart?

Ingen af dem bliver en kasse. En bestemmelse om anvendelsesområde bliver en beslutning forrest i flowet med sin egen afslutning: i eksemplet her er politikkens undtagelse »Identisk udskiftning?«, og grenen »Identisk« stopper ved »Håndteres som vedligehold« uden at røre resten af processen. Definitioner bliver kriterierne på de beslutninger, der bruger dem — lav, mellem og høj risiko kan kun afgøres som navne på forgreninger, fordi dokumentet siger, hvor hvert bånd begynder — og den præcise ordlyd hører i trinnets kommentar.

Hvorfor bliver flowcharts lavet ud fra dokumenter for lange?

To mekanismer, og begge kan undgås. Den første er afskrift af de afsnit, der ikke beskriver noget arbejde: en ansvarstabel bidrager med én kasse pr. rolle, en henvisningsliste med én pr. dokument, og ingen af dem beskriver noget, nogen gør. Den anden er oppustning ved beslutningerne — én sætning, der nævner tre tilfælde, tegnet som tre trin i træk frem for én rombe med tre navngivne udgange, så diagrammet vokser, mens forgreningen bliver usynlig. Tilsammen lægger de et dusin kasser til en proces på tolv trin.

Kan en politik eller en kontrakt tegnes som et flowchart?

Ja, og øvelsen finder som regel noget. Kontrakter og politikker er skrevet for at fordele forpligtelser frem for at sætte arbejde i rækkefølge, så deres betingelser er tætte, og deres aktører nævnes én gang og omtales derefter som parten eller modtageren. At tegne en tvinger hver forpligtelse ind i en ejers bane og hver betingelse ind i en navngiven forgrening, og det er sådan, det led uden en angivet konsekvens og den varslingsfrist uden et trin bag sig kommer for dagens lys.