So erstellen Sie ein Flussdiagramm aus einem Dokument

So funktioniert es

1. Sortieren Sie jede Passage in drei Stapel

   Lesen Sie das Dokument einmal durch und markieren Sie jede Passage als Handlung, Bedingung oder keines von beiden. „Der Antragsteller hat die Änderung zu erfassen“ ist eine Handlung. „Für Änderungen, die kein Ersatz in gleicher Ausführung sind“ ist eine Bedingung. Anwendungsbereich, Begriffe, die Verantwortlichkeitstabelle und das Verzeichnis der Verweise sind keines von beiden — und in einer Richtlinie füllen sie mehr Seiten als die Handlungen.

2. Verwerten Sie die Nicht-Schritte, statt sie zu zeichnen

   Der dritte Stapel wird ausgewertet, nicht verworfen. Eine Ausnahme im Anwendungsbereich wird zu einer Entscheidung am Anfang mit einem eigenen Ende. Ein definierter Begriff wird zum Kriterium an der Entscheidung, die ihn verwendet, mit seinem genauen Wortlaut im Kommentar dieser Zeile. Die Verantwortlichkeitstabelle wird der Bahnensatz. Nichts aus diesem Stapel wird ein Kasten.

3. Tippen Sie die Handlungen in Zeilen

   In QueryChart ist jede Zeile ein Kasten, tragen Sie also je eine markierte Handlung in den Boxtext einer Zeile ein — in der Reihenfolge, in der die Handlungen passieren, und nicht in der, in der sie gedruckt waren. Halten Sie die Beschriftung kurz genug, um sie auf einen Blick zu lesen, und lassen Sie die Klausel, aus der sie kommt, im Kommentar des Schritts. Verbinden Sie die Zeilen dann über die Spalte Linie zu, die Zeilennummern nimmt.

4. Geben Sie jeder Bedingung beschriftete Ausgänge

   Die Zeilen aus Bedingungen werden Rauten: Stellen Sie ihre Spalte Form auf Entscheidung und formulieren Sie jede als Frage. Der Linientext nimmt dann eine Beschriftung je Zweig, in der Reihenfolge der Nummern in Linie zu. Eine Klausel, die drei Fälle nennt, braucht drei Beschriftungen — „Geringes Risiko“, „Mittleres Risiko“, „Hohes Risiko“ — sonst erkennt niemand, welcher Weg der eigene ist.

5. Legen Sie die Wege, die das Dokument verstreut hat

   Richten Sie jeden Zweig auf die Zeile, die er erreicht, Rücksprünge eingeschlossen: eine Genehmigung, die Nacharbeit verlangt, kehrt zur technischen Begründung zurück, und eine befristete Änderung mündet zu ihrem Ablaufdatum wieder in dieselbe Prüfung. Füllen Sie dann die Spalten Horizontale Bahn und Vertikale Bahn aus der Verantwortlichkeitstabelle, damit ein Schritt in der Vorprüfung unter der MOC-Koordination liegt.

6. Gleichen Sie das Diagramm mit dem Dokument ab

   Gehen Sie Klausel für Klausel vor und haken Sie jede ab, sobald sie sich in einer Zeile, einer Verzweigungsbeschriftung, einer Bahn oder einem Schrittkommentar wiederfindet. Drei Dinge bleiben übrig: Details, die in einen Kommentar gehören, ein Weg, den noch niemand gezeichnet hat, und Klauseln, denen der Standort seit Jahren nicht mehr folgt. Nehmen Sie die letzte Liste zu der Stelle, die das Dokument verantwortet — sie ist der Änderungsantrag, den diese Arbeit verdient hat.

Häufig gestellte Fragen

Wie mache ich aus einem PDF ein Flussdiagramm?

Extrahieren Sie zuerst den Text und wandeln Sie den Text um, nicht das Layout. Die Leserichtung eines PDFs ist ein Gestaltungsartefakt — Spalten, Marginalien, Tabellen und Fußzeilen verschränken sich — und alles, was ihr folgt, erzeugt Kästen in einer Reihenfolge, die der Prozess nie hatte. Ziehen Sie die Handlungen heraus, markieren Sie die Bedingungen und bauen Sie aus dieser Liste. Der extrahierte Text in der KI von QueryChart ergibt einen brauchbaren ersten Entwurf der Zeilen; die Bedingungen, die sie nicht auflösen konnte, sind der Teil, der einen Menschen braucht.

Wohin gehören Anwendungsbereich und Begriffe im Flussdiagramm?

Keines von beiden wird ein Kasten. Eine Aussage zum Anwendungsbereich wird eine Entscheidung am Anfang des Ablaufs mit einem eigenen Ende: Im Beispiel hier ist die Ausnahme der Richtlinie „Ersatz in gleicher Ausführung?“, und der Zweig „Gleiche Ausführung“ hält bei „Als Instandhaltung abgewickelt“, ohne den Rest des Prozesses zu berühren. Begriffe werden die Kriterien an den Entscheidungen, die sie verwenden — geringes, mittleres und hohes Risiko sind als Beschriftungen nur entscheidbar, weil das Dokument sagt, wo jedes Band beginnt — und der genaue Wortlaut geht in den Kommentar des Schritts.

Warum werden Flussdiagramme aus Dokumenten zu lang?

Zwei Mechanismen, und beide sind vermeidbar. Der erste ist das Abschreiben der Abschnitte, die keine Arbeit beschreiben: eine Verantwortlichkeitstabelle liefert einen Kasten je Rolle, ein Verzeichnis der Verweise einen je Dokument, und keiner davon beschreibt, dass jemand etwas tut. Der zweite ist die Aufblähung an den Entscheidungen — ein Satz, der drei Fälle nennt, gezeichnet als drei Schritte hintereinander statt als eine Raute mit drei beschrifteten Ausgängen, sodass das Diagramm wächst, während die Verzweigung unsichtbar bleibt. Zusammen legen sie einem Prozess mit zwölf Schritten ein Dutzend Kästen zu.

Lassen sich eine Richtlinie oder ein Vertrag als Flussdiagramm zeichnen?

Ja, und die Übung findet meist etwas. Verträge und Richtlinien sind geschrieben, um Pflichten zuzuweisen, und nicht, um Arbeit in eine Reihenfolge zu bringen: ihre Bedingungen sind dicht, und ihre Handelnden werden einmal benannt und danach als die Partei oder der Empfänger geführt. Eine solche Zeichnung zwingt jede Pflicht in die Bahn eines Verantwortlichen und jede Bedingung in einen beschrifteten Zweig — und so kommen die Klausel ohne genannte Folge und die Frist ohne einen Schritt dahinter ans Licht.