So erstellen Sie eine visuelle SOP
So bauen Sie eine visuelle SOP: Das Diagramm trägt Reihenfolge, Verantwortliche, Entscheidungen und Übergaben, der Text trägt Toleranzen, Kriterien, Warnungen und Nachweise, und eine freigegebene Version trägt die Schulung.
Eine visuelle SOP ist eine Prozedur, deren führende Darstellung das Diagramm ist, während die schriftlichen Details (Toleranzen, Annahmekriterien, Einstellungen und Nachweise) an den einzelnen Schritten hängen, die sie brauchen.
Kurz gesagt
- Reihenfolge, Verantwortung und Entscheidungen gehören auf das Diagramm; was ein Kasten nicht lesbar tragen kann, gehört in den Text.
- Toleranzen, Einstellungen und Warnungen sitzen am Schritt und nicht in seiner Beschriftung.
- Eine Beschriftung von mehr als etwa einem Dutzend Wörtern hat die Aufgabe des Textes übernommen.
- Verantwortung als Bahn gezeichnet macht eine Übergabe sichtbar, statt sie nur zu beschreiben.
- Schulung wird auf die freigegebene Version dokumentiert, nicht auf die Prozedur im Allgemeinen.
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Was die Kästen tragen können und was nicht
Eine visuelle SOP ist keine geschriebene Prozedur mit einem Diagramm davor. Diese Fassung erzeugt zwei Dokumente über einen Prozess, und die Zeichnung ist die, die zuletzt aktualisiert wird. Eine visuelle SOP dreht das Verhältnis um: Das Diagramm ist die Prozedur, und die Worte überleben als Details, die an einzelnen Schritten hängen. Niemand liest zwei Seiten Fließtext, während er ein Prüfmittel in der Hand hält, das er gerade aus dem Einsatz nehmen soll.
Das Diagramm trägt Reihenfolge, Verantwortung, Entscheidungen und Übergaben: die vier Dinge, mit denen Prosa am schlechtesten umgeht. Der Text trägt, was ein Kasten in der Größe, in der er gelesen wird, nicht fassen kann: Toleranzen, Annahmekriterien, Einstellungen, Warnungen und den auszufüllenden Nachweis. Legen Sie diese Aufteilung einmal und schriftlich fest, statt sie Schritt für Schritt auszuhandeln. Drücken Sie die Kriterien in die Beschriftungen, entsteht eine Wand aus Kleingedrucktem; lassen Sie sie ganz weg, haben Sie ein Bild und keine Prozedur.
Das Beispiel unten ist eine Prozedur zur Prüfmittelkalibrierung über fünf Verantwortliche. Das meiste daran existiert für einen einzigen Ausgang: „Vorher-Wert innerhalb der Toleranz?“, verlassen über „Außer Toleranz“. Achten Sie außerdem auf die Einzugsschleife, in der „Im laufenden Auftrag“ zu „Befristete Kalibrierverlängerung genehmigen“ führt und direkt zu derselben Frage zurückkommt. So bleibt ein überfälliges Prüfmittel zulässig, ohne dass jemand behauptet, es sei kalibriert worden.
Dieselbe Prozedur, mit den Worten an den Schritten
Verfolgen Sie ein Prüfmittel durch die ganze Prozedur und sehen Sie, wie ein einziger Wert außer Toleranz die gesamte Phase der Auswirkungsbewertung dahinter öffnet.
Das Diagramm trägt die Reihenfolge
Ein Termin, eine Einzugsaufforderung, dann „Prüfmittel für den Einzug verfügbar?“, dessen Ausgang „Im laufenden Auftrag“ zu „Befristete Kalibrierverlängerung genehmigen“ führt. Dem Diagramm gehört die Tatsache, dass dieser Weg existiert; wie lange eine Verlängerung laufen darf und wer sie zeichnen darf, ist Detail an dieser Zeile.
Kriterien gehören neben den Kasten
Annahme und Zustandserfassung, dann teilt „Intern oder extern kalibrieren?“ nach „Intern“ und „Akkreditiertes Labor“ auf. „Vorher-Wert mit dem Normal vergleichen“ ist eine einzige Anweisung in der Beschriftung; die Zahl der Punkte über den Messbereich und die Einschwingzeit sind das, was in den Kommentar dieser Zeile gehört.
Ein Ausgang leistet die ganze Arbeit
Die Weiche, für die die Prozedur existiert, ist „Vorher-Wert innerhalb der Toleranz?“. „Außer Toleranz“ löst einen Bericht aus und öffnet „Messungen seit der letzten gültigen Kalibrierung bewerten“, wonach „Freigegebenes Produkt betroffen?“ den Ausgang „Bereits ausgeliefert“ in den Rückrufprozess und „Noch im Haus“ in eine erneute Prüfung schickt.
Jeder Weg erreicht einen Nachweis
Reparatur und Aussonderung trennt „In die Toleranz justierbar?“: „Nicht justierbar“ endet bei „Prüfmittel ausgesondert und ersetzt“, während ein justierbares Prüfmittel nachgeprüft wird. Beide überlebenden Wege führen danach über den Nachher-Wert, den Kalibrierschein und die neue Plakette.
Die Prozedur ändert ihren eigenen Plan
„Rechtfertigt die Drift-Historie eine Änderung?“ schreibt das eigene Intervall der Prozedur um: „Verkürzen oder verlängern“ erreicht „Intervall anpassen und neu kennzeichnen“, drei Zeilen nachdem das Prüfmittel wieder in den Einsatz ging, der einzige Schritt, der ein bereits genutztes Prüfmittel betrifft, vor „Im Einsatz und kalibriert“.
So funktioniert es
Entscheiden Sie, wofür das Diagramm einsteht
Schreiben Sie die Aufteilung auf, bevor Sie beginnen: Dem Diagramm gehören Reihenfolge, Verantwortlicher, Entscheidung und Übergabe, dem Text gehören Toleranz, Kriterium, Einstellung, Warnung und Nachweis. Jeder Satz der bestehenden Prozedur hat danach ein Ziel, und der Streit darüber, was hineingehört, ist kein Streit über Geschmack mehr.
Kürzen Sie jeden Schritt auf eine Anweisung
Den Wert an fünf Punkten über den Messbereich mit dem Normal vergleichen und das Prüfmittel vorher einschwingen lassen. Das ist ein Schritt und zwei Details. Behalten Sie Verb und Objekt in der Beschriftung; die fünf Punkte und die Einschwingzeit gehören in den Kommentar des Schritts. Eine Beschriftung, die jemand im Arbeiten liest, bleibt unter einem Dutzend Wörtern.
Tippen Sie die Schritte ein und formen Sie die Fragen
Der Boxtext jeder Zeile ist ein Kasten. Jede Zeile, die etwas fragt, erhält Entscheidung in ihrer Spalte Form; die Spalte Linie zu nimmt die Zeilennummern auf, zu denen ein Schritt führt, und der Linientext trägt den Wortlaut jedes Pfeils in derselben Reihenfolge. Eine Toleranzentscheidung will die Antwortzustände („In Toleranz“, „Außer Toleranz“) und nicht Ja und Nein.
Hängen Sie das Detail an den Schritt, für den es gilt
Legen Sie die Annahmeregel an die Entscheidung, die sie entscheidet, und nicht in eine Vorbemerkung: ob die Unsicherheit des Normals vor der Bewertung abgezogen wird, wie viele Punkte geprüft werden und wer über einen Wert genau auf der Grenze befindet. Ein Detail, das an einem Schritt liegt, ist ein Detail, das jemand in dem Moment liest, in dem es gilt.
Legen Sie den Verantwortlichen jedes Schritts in eine Bahn
Die ausführende Rolle gehört in die Spalte Vertikale Bahn, die Phase in die Spalte Horizontale Bahn, beide schlichter Text in der Zeile, damit Verantwortung Daten sind und keine Position. Ausgefüllt bilden die fünf Zeilen ab „Bericht zur Toleranzüberschreitung erstellen“ ein Band des Qualitätsmanagements: Die Prozedur hat die Hände des Technikers vollständig verlassen.
Führen Sie einen echten Auftrag allein aus dem Diagramm
Geben Sie das Diagramm einem Techniker, der die Prozedur nie ausgeführt hat, und sehen Sie ihm bei einer echten Kalibrierung zu, ohne Fragen zu beantworten. Jede Frage, die er stellen muss, benennt ein Detail in der falschen Schicht; jeder Schritt, der aus der gezeichneten Reihenfolge fällt, ist ein Weg zum Korrigieren. Die Fassung, die diesen Durchlauf übersteht, ist die, die freigegeben wird.
Häufige Fehler
Kleingedrucktes in den Kästen
Sobald eine Beschriftung die Toleranz, die Einstellungen und die Warnung trägt, ist das Diagramm ein Absatz in einem Rechteck, und die Reihenfolge ist nicht mehr lesbar. Das Detail war nicht falsch. Es lag in der falschen Schicht.
Das Diagramm an den Text schrauben
Den Fließtext als führend und das Diagramm als Illustration zu behalten, garantiert das Auseinanderlaufen, und die Illustration verliert. Ein Diagramm, das nicht das gelenkte Dokument ist, ist Dekoration mit einer Versionsnummer darauf.
Kein Nachweis im Ablauf benannt
Eine Prozedur, die sagt, was zu tun ist, und nie, was festzuhalten ist, erzeugt Arbeit ohne Beleg. Benennen Sie den Nachweis an dem Schritt, der ihn erzeugt: den Kalibrierschein, den Bericht zur Toleranzüberschreitung, den Eintrag im Verzeichnis.
Schulung auf eine unbenannte Version
Ein Schulungsnachweis, der die SOP nennt, aber nicht ihre Version, kann nicht zeigen, wer auf die gültige Fassung geschult ist. Geben Sie eine Version frei, schulen Sie auf diese Version und schulen Sie nach, wenn eine Änderung verändert, was jemand tut.
Eigene visuelle SOP erstellen
Öffnen Sie das Kalibrierbeispiel als eigenes Diagramm und verschieben Sie dann Ihre eigenen Toleranzen und Annahmekriterien auf die Schritte, die über sie entscheiden.
Verwandte Anleitungen
Häufig gestellte Fragen
Was macht eine SOP visuell und nicht bloß illustriert?
Welche von beiden führt, das Diagramm oder der Text. In einer visuellen SOP ist das Diagramm das gelenkte Dokument, und die schriftlichen Details hängen an einzelnen Schritten; in einer illustrierten SOP ist der Text die Prozedur, und das Bild fasst sie zusammen. Der Test ist, was bei einer Prozessänderung passiert. Wird die Änderung am Diagramm vorgenommen und folgen die Details daraus, ist die SOP visuell. Müssen zwei Dokumente geändert werden, ist eines davon schon veraltet, und es lässt sich nicht sagen, welches.
Wie viel Text sollte eine visuelle SOP noch enthalten?
So viel, wie die Arbeit braucht, gehalten je Schritt statt als Fließtext. Ein Schritt darf einen Absatz tragen (die Punkte über den Messbereich, die Einschwingzeit, die Regel zur Unsicherheit), während die drei danach gar nichts tragen. Was nicht existieren sollte, ist eine durchlaufende Prosafassung neben dem Diagramm, denn sie verdoppelt die Reihenfolge, und verdoppelte Reihenfolge ist das, was auseinanderläuft. Ein Detail an einem Schritt kann dem Ablauf nicht widersprechen; eine parallele Erzählung kann es und tut es irgendwann.
Wohin gehören Toleranzen und Annahmekriterien?
An die Entscheidung, die sie entscheiden. „Vorher-Wert innerhalb der Toleranz?“ ist nur wiederholbar, wenn die Regel mitreist: welche Punkte geprüft wurden, ob die Unsicherheit des Normals vor der Bewertung abgezogen wird und wer über einen Wert genau auf der Grenze befindet. Stattdessen in ein Kapitel der Spezifikation abgelegt, ist das Kriterium in dem Moment, in dem es gebraucht wird, drei Klicks entfernt, und die großzügige Freigabe wird still zum örtlichen Standard.
Akzeptiert ein Auditor eine visuelle SOP?
Auditoren sind gegenüber dem Format gleichgültig und beim Thema Lenkung genau. Gefragt wird, ob eine gültige Fassung existiert, wer sie wann freigegeben hat, was sich seit der letzten Revision geändert hat, ob die Ausführenden auf die in Kraft befindliche Version geschult sind und ob die von der Prozedur verlangten Nachweise erzeugt wurden. Ein Diagramm beantwortet alle fünf Punkte so leicht wie Prosa, und es zeigt die Verzweigung, die ein Auditor sonst aus Sätzen rekonstruieren müsste.
