Sådan laver du en visuel SOP
Sådan bygger du en visuel SOP: diagrammet bærer rækkefølge, ansvarlige, beslutninger og overleveringer, teksten bærer tolerancer, kriterier, advarsler og registreringer, og én godkendt version bærer oplæringen.
Sådan fungerer det
Beslut, hvad diagrammet svarer for
Skriv opdelingen ned, før I begynder: diagrammet ejer rækkefølge, ansvarlig, beslutning og overlevering, og teksten ejer tolerance, kriterium, indstilling, advarsel og registrering. Hver sætning i den eksisterende procedure har derefter en destination, og diskussionen om, hvad der skal med, holder op med at være en diskussion om smag.
Skær hvert trin ned til én instruktion
Sammenlign aflæsningen med normalen i fem punkter over måleområdet, og lad instrumentet svinge ind først — det er ét trin og to detaljer. Behold udsagnsordet og dets genstand i etiketten; de fem punkter og indsvingningstiden hører i trinnets kommentar. En etiket, nogen læser midt i arbejdet, holder sig under en halv snes ord.
Skriv trinnene ind, og form spørgsmålene
Hver rækkes Bokstekst er en kasse. Hver række, der spørger om noget, får Beslutning i sin kolonne Figur; kolonnen Linje til tager de rækkenumre, et trin fører videre til, og Linjetekst bærer ordlyden på hver pil i samme rækkefølge. En tolerancebeslutning vil have svartilstandene — »Inden for tolerance«, »Uden for tolerance« — frem for ja og nej.
Hæng detaljen på det trin, den styrer
Læg acceptreglen på den beslutning, den afgør, frem for i en indledning: om referencens usikkerhed trækkes fra, før afgørelsen træffes, hvor mange punkter der kontrolleres, og hvem der afgør en aflæsning, der ligger på grænsen. Detaljer lagt på et trin er detaljer, nogen læser i det øjeblik, de gælder.
Sæt hvert trins ansvarlige i en bane
Den rolle, der udfører et trin, hører i dets kolonne Lodret bane og fasen i kolonnen Vandret bane — begge almindelig tekst på rækken, så ansvar er data frem for en placering. Udfyldt danner de fem rækker fra »Opret rapport om overskredet tolerance« og frem ét bånd for Kvalitetschef: proceduren har helt forladt teknikerens hænder.
Kør én rigtig opgave ud fra diagrammet alene
Giv diagrammet til en tekniker, der ikke har kørt proceduren før, og se dem udføre én rigtig kalibrering ud fra det, uden at svare på spørgsmål. Hvert spørgsmål, de er nødt til at stille, navngiver en detalje, der ligger i det forkerte lag; hvert trin, der tages uden for den tegnede rækkefølge, er en rute, der skal rettes. Den version, der overlever det forsøg, er den, I skal godkende.
Ofte stillede spørgsmål
Hvad gør en SOP visuel frem for illustreret?
Hvilken af de to der er master, diagrammet eller teksten. I en visuel SOP er diagrammet det styrede dokument, og den skrevne detalje hænger på de enkelte trin; i en illustreret SOP er teksten proceduren, og billedet opsummerer den. Testen er, hvad der sker, når processen ændrer sig. Bliver rettelsen lavet i diagrammet, og følger detaljen med derfra, er SOP'en visuel. Skal to dokumenter begge rettes, er det ene af dem allerede forældet, og der er ingen måde at afgøre hvilket.
Hvor meget tekst bør en visuel SOP stadig indeholde?
Så meget som arbejdet kræver, holdt pr. trin frem for som en fortælling. Ét trin kan bære et helt afsnit — punkterne over måleområdet, indsvingningstiden, reglen om usikkerhed — mens de tre efter det slet ikke bærer noget. Det, der ikke bør findes, er en sammenhængende prosaudgave, der løber sideløbende med diagrammet, for den gentager rækkefølgen, og gentaget rækkefølge er det, der skrider. Detaljer hængt på et trin kan ikke modsige flowet; en parallel fortælling kan, og gør det til sidst.
Hvor hører tolerancer og acceptkriterier hjemme?
På den beslutning, de afgør. »Aflæsning før justering inden for tolerance?« er kun gentagelig, hvis reglen følger med: hvilke punkter der blev kontrolleret, om referencens usikkerhed trækkes fra, før afgørelsen træffes, og hvem der afgør en aflæsning, der ligger på grænsen. Lagt i et specifikationskapitel i stedet er kriteriet tre klik væk i det øjeblik, der er brug for det, og den generøse godkendelse bliver stille og roligt den lokale standard.
Kan en auditor acceptere en visuel SOP?
Auditorer er ligeglade med format og nøjeregnende med styring. Der bliver spurgt, om der findes én gældende version, hvem der godkendte den og hvornår, hvad der er ændret siden forrige revision, om de, der udfører arbejdet, er oplært i den gældende version, og om de registreringer, proceduren kræver, faktisk blev produceret. Et diagram besvarer alle fem lige så nemt som prosa, og det viser den forgrening, en auditor ellers skulle stykke sammen ud fra sætninger.