Sådan laver du en visuel SOP
Sådan bygger du en visuel SOP: diagrammet bærer rækkefølge, ansvarlige, beslutninger og overleveringer, teksten bærer tolerancer, kriterier, advarsler og registreringer, og én godkendt version bærer oplæringen.
En visuel SOP er en procedure, hvis primære fremstilling er diagrammet, med den skrevne detalje (tolerancer, acceptkriterier, indstillinger og registreringer) hængt op på de enkelte trin, der har brug for den.
Kort fortalt
- Rækkefølge, ansvar og beslutninger hører på diagrammet; det, en kasse ikke kan bære læseligt, hører i teksten.
- Tolerancer, indstillinger og advarsler ligger på trinnet, ikke inde i dets etiket.
- En etiket på mere end en halv snes ord har overtaget tekstens arbejde.
- Ansvar tegnet som en bane gør en overlevering synlig frem for blot beskrevet.
- Oplæring registreres mod den godkendte version, ikke mod proceduren i almindelighed.
Vælg værktøj til dokumentation
Hvad kasserne kan bære, og hvad de ikke kan
En visuel SOP er ikke en skreven procedure med et diagram sat foran. Den udgave giver to dokumenter om én proces, og tegningen er den, der bliver opdateret sidst. En visuel SOP vender forholdet om: diagrammet er proceduren, og ordene lever videre som detaljer, der hænger på de enkelte trin. Ingen læser to sider fortælling, mens de står med et instrument, de netop har fået besked på at tage ud af drift.
Diagrammet bærer rækkefølge, ansvar, beslutninger og overleveringer: de fire ting, prosa er dårligst til. Teksten bærer det, en kasse ikke kan rumme i den størrelse, en kasse læses i: tolerancer, acceptkriterier, indstillinger, advarsler og den registrering, der skal udfyldes. Aftal den opdeling én gang og skriftligt frem for at diskutere den trin for trin. Presser I kriterierne ind i etiketterne, får I en mur af småt tryk; udelader I dem helt, har I et billede frem for en procedure.
Eksemplet herunder er en procedure for kalibrering af udstyr på tværs af fem ansvarlige. Det meste af den findes for én udgang: »Aflæsning før justering inden for tolerance?«, der forlades på »Uden for tolerance«. Hold også øje med indkaldelsesløkken, hvor »I brug på en opgave« når frem til »Godkend en dateret forlængelse« og kommer direkte tilbage til samme spørgsmål, og det er sådan, et instrument med overskredet frist bliver ved med at være lovligt, uden at nogen påstår, det blev kalibreret.
Samme procedure, med ordene på trinnene
Følg ét instrument gennem hele proceduren, og se en enkelt aflæsning uden for tolerance åbne hele fasen Konsekvensvurdering bag sig.
Diagrammet bærer rækkefølgen
En frist, en indkaldelse, og så »Kan instrumentet kaldes ind?«, hvis udgang »I brug på en opgave« giver adgang til »Godkend en dateret forlængelse«. Diagrammet ejer det forhold, at ruten findes; hvor længe en forlængelse må løbe, og hvem der må skrive den under, er detaljer på den række.
Kriterierne hører ved siden af kassen
Modtagelsen registreres, og så deler »Kalibreres internt eller eksternt?« sig i »Internt« og »Akkrediteret laboratorium«. »Sammenlign før justering med normalen« er én instruktion i etiketten; antallet af punkter over måleområdet og indsvingningstiden er det, du ville lægge i den rækkes kommentar.
Én udgang gør hele arbejdet
Den port, proceduren findes for, er »Aflæsning før justering inden for tolerance?«. »Uden for tolerance« rejser en rapport og åbner »Vurder målinger siden sidste godkendte kalibrering«, hvorefter »Er frigivet produkt berørt?« sender »Allerede leveret« til tilbagekaldelsesprocessen og »Stadig på lager« til en ny kontrol.
Hver rute ender i en registrering
Reparation og kassation skilles af »Kan det justeres inden for tolerance?«: »Kan ikke justeres« ender i »Instrument kasseret og erstattet«, mens et instrument, der kan justeres, verificeres igen. Begge overlevende ruter går derefter gennem aflæsningen efter justering, certifikatet og den nye mærkat.
Proceduren retter sin egen plan
»Giver afdriftshistorikken grund til ændring?« skriver procedurens eget interval om: »Afkort eller forlæng« når frem til »Nulstil intervallet og sæt ny mærkat«, tre rækker efter at instrumentet kom i drift igen: det ene trin, der rører et instrument, som allerede er i brug, før »I drift og kalibreret«.
Sådan fungerer det
Beslut, hvad diagrammet svarer for
Skriv opdelingen ned, før I begynder: diagrammet ejer rækkefølge, ansvarlig, beslutning og overlevering, og teksten ejer tolerance, kriterium, indstilling, advarsel og registrering. Hver sætning i den eksisterende procedure har derefter en destination, og diskussionen om, hvad der skal med, holder op med at være en diskussion om smag.
Skær hvert trin ned til én instruktion
Sammenlign aflæsningen med normalen i fem punkter over måleområdet, og lad instrumentet svinge ind først: det er ét trin og to detaljer. Behold udsagnsordet og dets genstand i etiketten; de fem punkter og indsvingningstiden hører i trinnets kommentar. En etiket, nogen læser midt i arbejdet, holder sig under en halv snes ord.
Skriv trinnene ind, og form spørgsmålene
Hver rækkes Bokstekst er en kasse. Hver række, der spørger om noget, får Beslutning i sin kolonne Figur; kolonnen Linje til tager de rækkenumre, et trin fører videre til, og Linjetekst bærer ordlyden på hver pil i samme rækkefølge. En tolerancebeslutning vil have svartilstandene (»Inden for tolerance«, »Uden for tolerance«) frem for ja og nej.
Hæng detaljen på det trin, den styrer
Læg acceptreglen på den beslutning, den afgør, frem for i en indledning: om referencens usikkerhed trækkes fra, før afgørelsen træffes, hvor mange punkter der kontrolleres, og hvem der afgør en aflæsning, der ligger på grænsen. Detaljer lagt på et trin er detaljer, nogen læser i det øjeblik, de gælder.
Sæt hvert trins ansvarlige i en bane
Den rolle, der udfører et trin, hører i dets kolonne Lodret bane og fasen i kolonnen Vandret bane: begge almindelig tekst på rækken, så ansvar er data frem for en placering. Udfyldt danner de fem rækker fra »Opret rapport om overskredet tolerance« og frem ét bånd for Kvalitetschef: proceduren har helt forladt teknikerens hænder.
Kør én rigtig opgave ud fra diagrammet alene
Giv diagrammet til en tekniker, der ikke har kørt proceduren før, og se dem udføre én rigtig kalibrering ud fra det, uden at svare på spørgsmål. Hvert spørgsmål, de er nødt til at stille, navngiver en detalje, der ligger i det forkerte lag; hvert trin, der tages uden for den tegnede rækkefølge, er en rute, der skal rettes. Den version, der overlever det forsøg, er den, I skal godkende.
Faldgruber du skal undgå
Småt tryk inde i kasserne
Så snart en etiket bærer tolerancen, indstillingerne og advarslen, er diagrammet et afsnit i et rektangel, og rækkefølgen er holdt op med at være læselig. Detaljen var ikke forkert: den lå i det forkerte lag.
At hægte diagrammet på teksten
Beholder I fortællingen som master og diagrammet som illustration, skrider de to garanteret fra hinanden, og illustrationen er den, der taber. Et diagram, der ikke er det styrede dokument, er pynt med et versionsnummer på.
Ingen registrering navngivet i flowet
En procedure, der siger, hvad der skal gøres, og aldrig siger, hvad der skal skrives ned, giver arbejde uden bevis bag sig. Sæt navn på registreringen på det trin, der skaber den: certifikatet, rapporten om overskredet tolerance, posten i registret.
Oplæring mod en unavngiven version
En oplæringsregistrering, der nævner SOP'en men ikke dens version, kan ikke vise, hvem der er oplært i den gældende. Godkend en version, oplær mod den version, og oplær igen på de ændringer, der ændrer, hvad nogen gør.
Byg din egen visuelle SOP
Åbn kalibreringseksemplet som dit eget diagram, og flyt derefter dine egne tolerancer og acceptkriterier over på de trin, der afgør dem.
Relaterede guides
Ofte stillede spørgsmål
Hvad gør en SOP visuel frem for illustreret?
Hvilken af de to der er master, diagrammet eller teksten. I en visuel SOP er diagrammet det styrede dokument, og den skrevne detalje hænger på de enkelte trin; i en illustreret SOP er teksten proceduren, og billedet opsummerer den. Testen er, hvad der sker, når processen ændrer sig. Bliver rettelsen lavet i diagrammet, og følger detaljen med derfra, er SOP'en visuel. Skal to dokumenter begge rettes, er det ene af dem allerede forældet, og der er ingen måde at afgøre hvilket.
Hvor meget tekst bør en visuel SOP stadig indeholde?
Så meget som arbejdet kræver, holdt pr. trin frem for som en fortælling. Ét trin kan bære et helt afsnit (punkterne over måleområdet, indsvingningstiden, reglen om usikkerhed), mens de tre efter det slet ikke bærer noget. Det, der ikke bør findes, er en sammenhængende prosaudgave, der løber sideløbende med diagrammet, for den gentager rækkefølgen, og gentaget rækkefølge er det, der skrider. Detaljer hængt på et trin kan ikke modsige flowet; en parallel fortælling kan, og gør det til sidst.
Hvor hører tolerancer og acceptkriterier hjemme?
På den beslutning, de afgør. »Aflæsning før justering inden for tolerance?« er kun gentagelig, hvis reglen følger med: hvilke punkter der blev kontrolleret, om referencens usikkerhed trækkes fra, før afgørelsen træffes, og hvem der afgør en aflæsning, der ligger på grænsen. Lagt i et specifikationskapitel i stedet er kriteriet tre klik væk i det øjeblik, der er brug for det, og den generøse godkendelse bliver stille og roligt den lokale standard.
Kan en auditor acceptere en visuel SOP?
Auditorer er ligeglade med format og nøjeregnende med styring. Der bliver spurgt, om der findes én gældende version, hvem der godkendte den og hvornår, hvad der er ændret siden forrige revision, om de, der udfører arbejdet, er oplært i den gældende version, og om de registreringer, proceduren kræver, faktisk blev produceret. Et diagram besvarer alle fem lige så nemt som prosa, og det viser den forgrening, en auditor ellers skulle stykke sammen ud fra sætninger.
