Comment créer une SOP visuelle

En bref

• La séquence, la propriété et les décisions figurent sur le diagramme ; ce qu'une boîte ne peut pas contenir lisiblement est inscrit dans le texte.
• Les tolérances, paramètres et avertissements figurent sur la marche et non sur son étiquette.
• Une étiquette de plus d'une douzaine de mots a pris le relais du texte.
• La propriété dessinée sous forme de voie rend un transfert visible au lieu d'être simplement décrit.
• La formation est enregistrée par rapport à la version approuvée et non par rapport à la procédure en général.

Ce que les boîtes contiennent et ce qu'elles ne peuvent pas contenir

Une SOP visuelle n’est pas une procédure écrite avec un diagramme ajouté au début. Cette version produit deux documents décrivant un processus, et le dessin est celui mis à jour en dernier. Une SOP visuelle inverse la relation : le diagramme est la procédure et les mots survivent sous forme de détails accrochés aux étapes individuelles. Personne ne lit un récit de deux pages en tenant un instrument qu’on lui a demandé de retirer du service.

Le diagramme comporte la séquence, la propriété, les décisions et les transferts : les quatre choses pour lesquelles la prose est la pire. Le texte contient ce qu'une boîte ne peut pas contenir à la taille d'une boîte lue : les tolérances, les critères d'acceptation, les paramètres, les avertissements et l'enregistrement à compléter. Réglez cette division une fois et par écrit plutôt que de la discuter étape par étape. Insérez les critères dans les étiquettes et le résultat est un mur de petits caractères ; laissez-les complètement de côté et c'est une image plutôt qu'une procédure.

L'exemple ci-dessous est une procédure d'étalonnage d'équipement auprès de cinq propriétaires. La majeure partie existe pour une sortie : « Lecture telle que trouvée dans les limites de tolérance ? » laissant sur "Hors tolérance". Regardez également la boucle de rappel, où « Nécessaire pour un travail en direct » atteint « Autoriser une extension d'étalonnage datée » et revient directement à la même question, à savoir comment un instrument en retard reste légal sans que personne ne prétende qu'il a été calibré.

Comment cela fonctionne

1. Décidez de quoi le diagramme est responsable

   Notez la répartition avant de commencer : le graphique possède la séquence, le propriétaire, la décision et le transfert, et le texte possède la tolérance, le critère, le paramètre, l'avertissement et l'enregistrement. Chaque phrase de la procédure existante a alors une destination, et le débat sur ce qu'il faut inclure cesse d'être un débat sur le goût.

2. Réduisez chaque étape à une seule instruction

   Comparez la lecture à la norme en cinq points sur la plage, permettant à l'instrument de se stabiliser en premier : cela représente une étape et deux détails. Gardez le verbe et son complément dans l'étiquette ; les cinq points et le temps de stabilisation figurent dans le commentaire de l'étape. Une étiquette que quelqu'un lit en travaillant ne contient qu'une douzaine de mots.

3. Tapez les étapes et façonnez les questions

   Le texte de la boîte de chaque ligne est une boîte. Toute ligne qui demande quelque chose obtient une Décision dans sa colonne Forme ; la colonne Ligne vers prend les numéros de ligne auxquels mène une étape et le texte de la ligne contient le libellé de chaque flèche dans le même ordre. Une décision de tolérance veut que la réponse soit (« Dans la tolérance », « Hors tolérance ») plutôt que oui et non.

4. Joindre le détail à l'étape qu'il régit

   Mettez la règle d'acceptation sur la décision qu'elle décide plutôt que dans un préambule : si l'incertitude de référence est soustraite avant que l'appel ne soit effectué, combien de points sont vérifiés et qui statue sur une lecture qui se trouve sur la ligne. Les détails déposés pour une étape sont des détails que quelqu'un lit au moment où ils s'appliquent.

5. Mettez le propriétaire de chaque pas dans une voie

   Le rôle qui exécute une étape apparaît dans sa colonne Voie verticale et la phase dans la colonne Voie horizontale, tous deux en texte brut sur la ligne, donc la propriété est une donnée plutôt qu'une position. Remplies, les cinq lignes à partir de "Etablir un constat de hors tolérance" forment une seule bande "Responsable qualité" : la procédure a entièrement quitté les mains du technicien.

6. Exécutez un vrai travail à partir du seul graphique

   Remettez le diagramme à un technicien qui n'a pas exécuté la procédure et regardez-le effectuer un véritable étalonnage à partir de celui-ci, sans répondre aux questions. Chaque question qu'ils doivent poser porte sur des noms qui se trouvent dans le mauvais calque ; chaque pas pris hors de l'ordre tracé est un itinéraire à corriger. La version qui survit à cette exécution est celle qui doit être approuvée.

Erreurs à éviter

• Petit imprimé à l'intérieur des boîtes

  Une fois qu'une étiquette porte la tolérance, les réglages et l'avertissement, le schéma est un paragraphe dans un rectangle et la séquence n'est plus lisible. Le détail n’était pas faux : il était dans la mauvaise couche.

• Boulonner le schéma sur le texte

  Garder le récit comme maître et le graphique comme illustration garantit que les deux divergent, et l’illustration est ce qui perd. Un diagramme qui n'est pas le document contrôlé est décoré d'un numéro de révision.

• Aucun enregistrement nommé sur le flux

  Une procédure qui dit quoi faire et ne dit jamais quoi écrire produit un travail sans aucune preuve derrière. Nommer l'enregistrement à l'étape qui le crée : le certificat, le constat de hors tolérance, l'inscription au registre.

• Entraînement contre une version sans nom

  Un enregistrement de formation nommant la SOP mais pas sa version ne peut pas montrer qui a été formé sur la SOP actuelle. Approuvez une version, entraînez-vous par rapport à cette version et recyclez-vous sur les modifications qui modifient ce que fait quelqu'un.

Questions fréquentes

Qu’est-ce qui rend une SOP visuelle plutôt qu’illustrée ?

Quel est le maître, le schéma ou le texte. Dans une SOP visuelle, le diagramme est le document contrôlé et les détails écrits dépendent des étapes individuelles ; dans une SOP illustrée, le texte est la procédure et l'image la résume. Le test est ce qui se passe lorsque le processus change. Si la modification est apportée au diagramme et que les détails en découlent, la SOP est visuelle. Si deux documents doivent tous deux être édités, l’un d’eux est déjà obsolète et il n’y a aucun moyen de savoir lequel.

Quelle quantité de texte une SOP visuelle doit-elle encore contenir ?

Autant que le travail l’exige, organisé par étape plutôt que comme un récit. Une étape peut contenir un paragraphe (les points de la plage, le temps de stabilisation, la règle d'incertitude) tandis que les trois suivantes ne contiennent rien du tout. Ce qui ne devrait pas exister, c'est une version continue en prose parallèle au diagramme, car elle duplique la séquence, et la séquence dupliquée est ce qui dérive. Les détails attachés à une étape ne peuvent pas contredire le flux ; un récit parallèle le peut, et finit par le faire.

Où vont les tolérances et les critères d’acceptation ?

Sur la décision, ils décident. "Une lecture trouvée dans les limites de la tolérance ?" n'est reproductible que si la règle l'accompagne : quels points ont été vérifiés, si l'incertitude de référence est soustraite avant l'appel et qui statue sur une lecture située à la limite. Classé dans un chapitre de spécifications, le critère est à trois clics au moment où il est nécessaire, et le laissez-passer généreux devient tranquillement la norme locale.

Une SOP visuelle est-elle acceptable pour un auditeur ?

Les auditeurs sont indifférents au format et spécifiques au contrôle. Ce qui est demandé, c'est s'il existe une version faisant autorité, qui l'a approuvée et quand, ce qui a changé depuis la précédente révision, si les personnes effectuant le travail ont été formées sur la version en vigueur et si les enregistrements demandés par la procédure ont été réalisés. Un diagramme répond à ces cinq questions aussi facilement que la prose, et il montre les branchements qu'un auditeur reconstruirait autrement à partir de phrases.