Flowchart for medarbejderuddannelse (individuel registrering)

Hvad er flowchart for medarbejderuddannelse (individuel registrering)?

Medarbejderuddannelse som proces er det, der sker med ét uddannelseskrav, når det lander på én persons registrering. Det bliver tildelt, det har en frist, medarbejderen tilmelder sig og deltager, kompetencen bliver vurderet, hvor arbejdet kræver det, og registreringen bliver opdateret, så nogen bagefter kan vise, hvad netop den person er uddannet i, hvornår, og hvordan resultatet blev afgjort. Alt herunder handler om én medarbejder. Der er hverken hold, budgetrunde eller kursuskatalog i det.

Den afgrænsning er bevidst, for det her er ikke processen, der bygger organisationens uddannelsesprogram. Kompetenceafdækning, den årlige uddannelsesplan, budget og frikøb af tid, beslutningen om at købe eller udvikle et kursus, og den senere evaluering af, om uddannelsen faktisk ændrede noget på arbejdspladsen, ligger opstrøms og arbejder med grupper frem for enkeltpersoner. Dette diagram tager over derefter: kurset findes, og en navngiven person skal gennemføre det inden en dato. Det stopper også før onboarding, som leverer en ny kollegas første blok af oplæring inde i et bredere ansættelsesforløb, og før MUS-samtalen selv, som kun er én af de tre ting, der overhovedet kan sætte et krav på registreringen.

Fem baner bærer forløbet. Medarbejderens bane rummer de punkter, hvor personen faktisk handler (tilmelding, deltagelse og selve prøven), og den rummer også sluttilstanden, for registreringen tilhører medarbejderen. Nærmeste leder bekræfter, hvad rollen kræver, frigiver tid til frivillig uddannelse, modtager eskaleringen ved overskredet frist og afgør, om en ikke bestået prøve giver et nyt forsøg. Den uddannelsesansvarlige tildeler og registrerer. Underviseren gennemfører, vurderer kompetencen og udsteder beviset. Compliance ejer datoerne: både fristopfølgningen og genopfriskningen. Netop det at skille datoerne fra den uddannelsesansvarlige er det, der gør overskredet uddannelse synlig for en, hvis job det er at kigge efter.

Hvad dette flowchart dækker

I denne skabelon

• Fem baner (medarbejder, nærmeste leder, uddannelsesansvarlig, underviser og compliance) fordelt på fem faser: Tildeling, Besked og tilmelding, Deltagelse og gennemførelse, Kompetencetjek samt Registrering og genopfriskning
• Tildeling: 'Uddannelseskrav opstår for medarbejderen' fastholder, hvilken af de tre udløsere der gjaldt (et rollekrav, en regelændring eller en aftale fra MUS), lederen bekræfter rollens uddannelseskrav, og den uddannelsesansvarlige tildeler uddannelsen til medarbejderen og giver besked med en frist
• En deling i 'Obligatorisk eller frivillig?': obligatoriske tildelinger går direkte til 'Tilmeld til kurset', mens frivillige først løber gennem lederen og 'Aftal studietid og prioritet', før der bliver tilmeldt
• En fristopfølgning i compliance-banen, 'Gennemført inden fristen?', hvis overskredne gren eskalerer på tværs til lederens 'Aftal en ny frist' og sender medarbejderen tilbage til tilmelding i stedet for stille at lukke sagen
• En beslutning, 'Kræves kompetencevurdering?', der springer vurderingen over ved ren informationsuddannelse, og derefter 'Er kompetencen opnået?' i underviserens bane; et nej går videre til lederens 'Aftales et nyt forsøg?', som enten sender medarbejderen tilbage til tilmelding eller ender i 'Opgaven fratages indtil ny oplæring'
• Registrering og genopfriskning: underviseren udsteder kursusbeviset, den uddannelsesansvarlige opdaterer den individuelle uddannelsesregistrering, compliance fastsætter fristen for genopfriskning, og genopfriskningsgrenen føder tilbage i tildelingsfasen, når fristen nås

Hvornår du skal bruge skabelonen

• I kan dokumentere, at et kursus blev afholdt, men ikke at en navngiven medarbejder gennemførte det inden fristen
• Obligatorisk eller lovpligtig uddannelse bliver overskredet, og ingen har aftalt, hvem der får besked, hvor hurtigt, og hvad de forventes at gøre ved det
• I er ved at sætte tildelinger, påmindelser og eskaleringsregler op i et LMS eller HR-system og vil have ruten aftalt, før nogen bygger den
• En auditor, en kunde eller en myndighed spørger, hvordan kompetencen er dokumenteret for netop én rolleindehaver, og svaret skal være en registrering frem for et kursuskatalog
• Nye forsøg og fratagne opgaver håndteres fra sag til sag, og beslutningen mangler en navngiven ejer og et skriftligt udfald

Sådan fungerer det

1. Omdøb banerne til jeres rigtige roller

   Erstat medarbejder, nærmeste leder, uddannelsesansvarlig, underviser og compliance med de funktioner, der reelt udfører arbejdet. I mindre organisationer ligger uddannelse under HR, og compliance ligger hos kvalitet eller arbejdsmiljø; slå de baner sammen frem for at lade som om, de er forskellige mennesker. Leveres kurset af en ekstern udbyder, så behold underviserbanen og skriv udbyderens navn på. Behold medarbejderbanen, selv om den kun rummer fem trin, for den viser hvert eneste sted, hvor intet flytter sig, før personen selv gør noget.

2. Skriv ned, hvad der sætter uddannelse på en registrering

   Startnoden dækker tre udløsere: rollens uddannelseskrav, en ændring i lovgivning eller standard, og en aftale fra MUS. Slet dem, der ikke gælder hos jer, og tilføj dem, der gør, fx en korrigerende handling efter en hændelse eller et krav i en kundekontrakt. Notér udløseren på tildelingen, for det er normalt den, der sætter fristen, og den, der begrunder fristen, når nogen beder om udsættelse.

3. Adskil obligatorisk fra frivillig, og sig hvor det står

   Obligatorisk betyder, at medarbejderen ikke kan takke nej, og at fristen er sat af rollen, en regel eller en kontrakt. Frivillig betyder, at lederen afgør, om det sker i dette kvartal. Beslut, hvilket felt i jeres system der bærer den markering, og sørg for, at de to lister ikke er slået sammen i medarbejderens visning: én udifferentieret liste over tildelinger lærer folk at behandle det hele som vejledende.

4. Sæt fristen og eskaleringsuret samtidig

   En frist uden konsekvens er et forslag. Ved beslutningen 'Gennemført inden fristen?' skal I definere, hvor længe efter datoen opfølgningen kører, hvem der modtager eskaleringen, hvad de forventes at gøre, og hvad der sker, hvis også den nye dato bliver overskredet. Send den til en, der har myndighed over medarbejderens tid: det er normalt nærmeste leder og ikke den uddannelsesansvarlige.

5. Fastlæg beståelseskriteriet, før prøven findes

   Beslut for hver type uddannelse, hvad det konkret vil sige at have opnået kompetencen: en testscore, en observeret opgave godkendt af en navngiven bedømmer, eller en periode under opsyn. Skriv det ind i beslutningen 'Er kompetencen opnået?'. Uden et nedskrevet kriterium bliver resultatet en vurdering, der først træffes bagefter, og registreringen dokumenterer så deltagelse frem for kompetence.

6. Definér felterne, opbevaringstiden og genopfriskningsintervallet

   Angiv, hvad 'Opdater den individuelle uddannelsesregistrering' skal indeholde: medarbejderen, indholdet og dets version, datoen, hvem der underviste, hvordan kompetencen blev vurderet, resultatet og næste frist. Uddannelsesregistreringer er personoplysninger, så fastsæt en opbevaringsperiode og et revurderingstidspunkt frem for at gemme dem uendeligt som standard. Sæt derefter genopfriskningsintervallet pr. uddannelsestype, og notér, om det kommer fra en regel, en certificerende organisation eller jeres egen politik.

Ofte stillede spørgsmål

Hvad er forskellen på medarbejderuddannelse og den overordnede uddannelsesproces?

De arbejder på hvert sit niveau. Den overordnede uddannelsesproces dækker hele organisationen: den finder kompetencegab på tværs af roller, laver en kompetenceafdækning, bygger en årsplan, godkender budget og frikøb af tid, vælger eller udvikler kurser og evaluerer, om uddannelsen virkede. Medarbejderuddannelse som proces er det, der sker med ét krav på én persons registrering, når det program findes: tildeling, frist, obligatorisk eller frivillig, tilmelding, deltagelse, kompetencevurdering, bevis, opdateret registrering og genopfriskning. Er jeres problem at beslutte, hvilken uddannelse organisationen skal køre, så brug processen på programniveau. Er jeres problem at kunne bevise, at en navngiven person gennemførte det, vedkommende skulle, så brug denne.

Hvad skal der ske, når obligatorisk uddannelse overskrider fristen?

Giv den overskredne sag sin egen rute frem for at overlade den til den, der tilfældigvis opdager det. I dette diagram ligger opfølgningen 'Gennemført inden fristen?' i compliance-banen, og dens overskredne gren går på tværs til lederen, som aftaler en ny frist og sender medarbejderen tilbage til tilmelding. Tre ting får det til at virke i praksis: opfølgningen kører automatisk over åbne tildelinger frem for at afhænge af, at nogen læser en rapport; eskaleringen når frem til en person med myndighed over medarbejderens tid; og den nye dato bliver registreret, så en overskridelse nummer to er synlig som et mønster og ikke som en ny enkeltsag. Er uddannelsen en forudsætning for at udføre en opgave, er den ærlige løsning at holde opgaven tilbage, indtil den er gennemført: det er præcis det, noden 'Opgaven fratages indtil ny oplæring' er til for.

Hvad skal en individuel uddannelsesregistrering indeholde?

Nok til flere år senere at kunne svare på, hvad denne person er uddannet i, og hvordan kompetencen blev vurderet. Det vil sige medarbejderen, indholdet og den version af det, vedkommende fik, datoen, hvem der underviste, metoden til at vurdere kompetencen, resultatet og næste frist. ISO 9001:2015 punkt 7.2 beder organisationen om at fastlægge den nødvendige kompetence, sikre at folk er kompetente på grundlag af uddannelse, oplæring eller erfaring, handle hvor der er et gab, og bevare dokumenteret information som bevis på kompetence; ISO 45001 har en tilsvarende bestemmelse for arbejdsmiljø. Dertil kommer arbejdsmiljølovens krav om, at ansatte får den nødvendige oplæring og instruktion i at udføre arbejdet uden risiko. En deltagerliste dækker ikke det, for den dokumenterer fremmøde. At tegne processen opfylder heller ikke i sig selv nogen standard: det er de bevarede registreringer og resultaterne af vurderingerne, der er dokumentationen.

Skal alle kurser have en kompetencevurdering?

Nej, og at lade som om devaluerer dem, der betyder noget. Ren informationsuddannelse, fx en politikorientering eller en årlig genopfriskning af et adfærdskodeks, er rimeligt dokumenteret ved gennemførelse alene. Vurdering hører hjemme, hvor det har en konsekvens at gøre det forkert: betjening af udstyr, håndtering af regulerede data, kliniske eller sikkerhedskritiske opgaver, eller noget en kunde eller en myndighed vil spørge til ved navn. Beslutningen 'Kræves kompetencevurdering?' findes i diagrammet, netop for at svaret sættes pr. uddannelsestype på forhånd i stedet for at blive improviseret af den, der afholder dagen.

Hvor ofte skal en genopfriskning gentages?

Intervallet kommer et af tre steder fra, og det er værd at registrere hvilket. Nogle beviser har en gyldighedsperiode fastsat af den certificerende organisation eller en myndighed, og fornyelsesdatoen er ikke til forhandling. Nogle følger af generelle pligter: arbejdsmiljølovgivningen kræver, at oplæring gentages, når det er nødvendigt, uden at foreskrive et bestemt interval, hvilket efterlader organisationen med at skulle begrunde sit valg. Resten er intern politik, typisk drevet af, hvor hurtigt indholdet eller udstyret ændrer sig. Sæt intervallet pr. uddannelsestype frem for ét tal over hele linjen, og giv påmindelsen en ejer (i dette diagram compliance-banen), så genopfriskningen selv går tilbage ind i tildelingsfasen i stedet for at hvile på nogens hukommelse.