Flowchart for offboarding af medarbejdere (fratrædelse)
Tværfagligt offboarding-flowchart med baner for HR, leder, IT, løn og facility: fra opsigelse over overlevering og exitsamtale til lukkede adgange, afleveret udstyr og sidste løn.
Sådan fungerer det
Omdøb banerne til jeres reelle ejere
Skabelonen leveres med HR, leder, IT, løn og økonomi samt facility. Erstat dem med de teams, der faktisk findes hos jer. Hvis IT og sikkerhed er adskilt, så del banen. Hvis én kontorchef håndterer både udstyr og bygningsadgang, så læg facility ind under HR og slet den tomme bane.
Tilpas fasekolonnerne til jeres opsigelsesvarsel
Kolonnerne hedder Opsigelse og beslutning, Offboarding-plan, Videnoverdragelse, Sidste uge, Sidste arbejdsdag og Efter fratrædelse. Hvis jeres normale varsel er tre måneder, så indsæt en kolonne mellem planen og overleveringen til den lange mellemperiode. Er de fleste fratrædelser på fjorten dage, så slå plan og videnoverdragelse sammen til én.
Skriv jeres regel for lukning af adgange ned
Beslut, hvad der udløser grenen 'Skal adgange lukkes med det samme?': afskedigelser, alle med administrator- eller produktionsadgang, alle med godkendelsesret på betalinger. Skriv den reelle udløser i kommentarfeltet på noden, og tilføj jeres målsætning — for eksempel inden for en time efter beskeden — så diagrammet udtrykker en forpligtelse og ikke en hensigt.
List det udstyr og de systemer, I faktisk udleverer
Erstat 'Indsaml computer, telefon og adgangskort' med jeres reelle udleveringsliste, og vedhæft den fulde systemoversigt til trinnet om lukning af adgange. De konti, der oftest bliver glemt, er dem, der er købt på et teamkreditkort og aldrig registreret hos IT, så tilføj et trin eller en note, der beder lederen om at nævne alle værktøjer, medarbejderen brugte, men som IT ikke administrerer.
Afstem sidste løn og opbevaring med lønafdelingen
Tidspunkt for sidste løn, udbetaling af feriepenge, ophør af personalegoder og opbevaringstid for personalesager afhænger af lovgivning, overenskomst og kontrakt. Gennemgå trinnene 'Beregn sidste løn og goder' og 'Arkivér efter opbevaringspolitikken' med løn og jeres juridiske rådgiver, før I publicerer, og notér opbevaringsperioden i kommentarfeltet, så ingen behøver slå den op igen.
Publicer den, sæt ejere på, og evaluer efter rigtige fratrædelser
Del diagrammet med HR, IT, løn og lederne, så alle arbejder ud fra én version i stedet for hver deres tjekliste. Gå diagrammet igennem efter de næste par fratrædelser, og tilføj de trin, der blev overset. Versionshistorikken gør det let at se, hvad der blev ændret hvornår — og det betyder noget, når processen bruges som dokumentation i en adgangsgennemgang.
Ofte stillede spørgsmål
Hvad er forskellen på egen opsigelse og afskedigelse i offboarding?
Ved egen opsigelse kender I varslet fra starten, så forløbet kan planlægges roligt: lederen bekræfter sidste arbejdsdag, overleveringen løber over flere uger, og adgangene lukkes typisk på den sidste dag. En afskedigelse — opsigelse fra arbejdsgiver, nedlæggelse af stillingen eller udløb af en tidsbegrænset kontrakt — kræver en HR-vurdering, før noget meldes ud, involverer ofte juridisk rådgivning eller tillidsrepræsentanten og kræver hyppigt, at adgangene lukkes i samme øjeblik, samtalen slutter, frem for ved varslets udløb. I diagrammet er de to veje forgreninger fra én beslutning, og de mødes igen i den fælles offboarding-tjekliste, så resten af processen er den samme.
Hvornår skal vi lukke systemadgange i en offboarding?
Sæt to regler op, og skriv dem ind i processen. Ved almindelige egne opsigelser lukkes adgangene ved udgangen af sidste arbejdsdag — SSO, mail, VPN, adgangskort, fællespostkasser og alle SaaS-værktøjer købt uden om IT. Ved afskedigelser og alle med privilegeret adgang (administratorer, godkendere i økonomi, produktionsadgange) lukkes de samme dag, som beslutningen kommunikeres, helst inden for en time. Overfør ejerskabet af dokumenter og postkasse, før kontoen deaktiveres, ellers ender filerne forældreløse. Diagrammet gør det til en eksplicit beslutning i IT-banen, så ingen skal gætte, hvilken regel der gælder.
Hvem ejer offboarding-processen?
HR ejer normalt processen fra ende til anden, fordi HR modtager opsigelsen, afholder exitsamtalen og opbevarer sagen. Men HR kan ikke udføre de fleste af trinnene. Lederen ejer overleveringsplanen og godkendelsen af, at arbejdet reelt er overdraget, IT ejer lukning af adgange og overførsel af data, løn ejer sidste løn og goder, og facility ejer fysisk udstyr og bygningsadgang. Pointen med et swimlane-diagram er at gøre hver af de ejere synlige, så de trin, der jævnligt falder ned mellem stolene — en computer, der aldrig kom retur, en sovende konto, en udokumenteret fast opgave — får en navngiven ejer i stedet for en fælles antagelse.
Hvad skal en exitsamtale handle om, og hvornår skal den holdes?
Hold den tre til fem dage før sidste arbejdsdag: sent nok til, at medarbejderen taler frit, og tidligt nok til, at vedkommende stadig gider være præcis og stadig kan træffes. Kom omkring, hvorfor de stopper, hvad de er blevet tilbudt et andet sted, hvad der kunne have holdt på dem, hvad der bremsede dem i hverdagen, og hvad der ikke er skrevet ned, som teamet bør vide. Hold den adskilt fra overleveringsmødet, og rapportér resultaterne til lederne som temaer frem for ordret, ellers giver de næste fem høflige svar. Bemærk, at exitsamtalen i diagrammet ligger på hovedsporet og ikke som et valgfrit sidespor, så den ikke springes over, når den sidste uge bliver travl.