Processkabeloner til medarbejderforløbet (6 forbundne flowcharts)

Hvad pakken indeholder

1. 1. Flowchart for rekrutteringsprocessen: fra ledig stilling til accepteret tilbud

   Dér, hvor en person kommer ind i organisationen: stillingsbehov, screening, samtaler, tilbud.

2. 2. Flowchart for onboarding af medarbejdere

   De første halvfems dage, som HR kører dem — papirarbejde, introduktion, prøvetidssamtale.

3. 3. Flowchart for brugerprovisionering (tiltrædelse, rolleskifte, fratrædelse)

   De samme halvfems dage, som identitetsteamet kører dem: konti, grupper, licenser, adgangsgennemgange.

4. 4. Flowchart for medarbejdervurdering (performance review)

   Den tilbagevendende cyklus, der starter, når onboarding er slut og prøvetiden er godkendt.

5. 5. Flowchart for offboarding af medarbejdere (fratrædelse)

   Fratrædelsesforløbet fra HR's side: opsigelse, overlevering, sidste løn, exitsamtale.

6. 6. Flowchart for fjernelse af brugeradgang (deprovisionering)

   Fratrædelsesforløbet fra it's side, på et ur HR's udgave ikke deler.

Sådan hænger de sammen

Flowchart for rekrutteringsprocessen: fra ledig stilling til accepteret tilbud → Flowchart for onboarding af medarbejdere

Rekrutteringen slutter ved "Tilbud accepteret og startdato aftalt" — og netop den aftalte startdato er det input, onboarding planlægges baglæns fra. Linket gør rekrutteringskonsulentens sidste trin til onboarding-koordinatorens første.

Flowchart for onboarding af medarbejdere → Flowchart for brugerprovisionering (tiltrædelse, rolleskifte, fratrædelse)

"Opret konti og tildel adgange" er én kasse i HR's diagram og en hel proces på tyve trin i identitetsteamets. Det er det trin, der oftest er underspecificeret i ethvert onboarding-dokument, og linket er dét, der fritager HR for at skulle beskrive arbejde, afdelingen ikke selv udfører.

Flowchart for onboarding af medarbejdere → Flowchart for medarbejdervurdering (performance review)

"Aftal forventninger til rollen og oplæringsplan" er dér, hvor onboarding stopper og samtalecyklussen begynder. At forbinde dem er dét, der får den første samtale til at måle de forventninger, der faktisk blev sat, i stedet for et generisk kompetenceskema.

Flowchart for brugerprovisionering (tiltrædelse, rolleskifte, fratrædelse) → Flowchart for fjernelse af brugeradgang (deprovisionering)

Provisioneringsdiagrammet slutter allerede med et trin, der ordret hedder "Overdraget til processen for adgangsfjernelse". Sætningen stod der i forvejen; pakken gør den klikbar.

Flowchart for offboarding af medarbejdere (fratrædelse) → Flowchart for fjernelse af brugeradgang (deprovisionering)

"Luk adgange samme dag" er det trin, revisorerne spørger til først, og det er HR, der beder it om at gøre noget inden for en frist, HR ikke selv kan håndhæve. Linket peger på den proces, der ejer fristen.

Flowchart for offboarding af medarbejdere (fratrædelse) → Flowchart for fjernelse af brugeradgang (deprovisionering)

Den anden lukning — "Luk alle resterende adgange" — er opsamlingen på alt det, samme-dags-trinnet ikke fangede: fælleskonti, tredjepartsværktøjer, fysisk adgang. Den peger på det samme diagram, bare på et andet tidspunkt i fratrædelsesforløbet.

Sådan fungerer det

1. Start i indgangsdiagrammet, og følg en rigtig person igennem

   Åbn rekrutteringsdiagrammet, og følg en nyansat fra den seneste tid hele vejen igennem. Hvor jeres organisation gør noget andet, retter I kassen. Linkene til de fem andre diagrammer består imens.

2. Ret overleveringstrinnene, før I gør noget andet

   De seks forbundne rækker er dér, hvor processen faktisk går galt. Tjek, at hver af dem har den rigtige ansvarlige og den rigtige frist på begge sider af linket — HR's samme dag og it's samme dag er ofte to forskellige dage.

3. Læg de to it-diagrammer på identitetsteamets bord

   Provisionering og adgangsfjernelse er de to diagrammer, HR ikke skal redigere. Del mappen, lad identitetsteamet eje netop de to, og linkene virker videre hen over ejerskabsgrænsen.

4. Slå godkendelser til på fratrædelsesdiagrammerne først

   Offboarding og adgangsfjernelse er det par, revisorerne tager stikprøver fra. Slår I godkendelsesforløbet til på de to, får I en dateret sign-off med navn på, uden at hele mappen bliver en øvelse i ændringsstyring.

5. Slet det, I ikke gør

   En skabelon, der beskriver et trin, jeres organisation springer over, er værre end et hul, for den bliver læst som politik. Fjern rækkerne i stedet for at lade dem stå grå.

Ofte stillede spørgsmål

Hvad betyder forbundne helt konkret her?

Seks bestemte kasser bærer en reference til et andet diagram i pakken. I editoren vises det som et badge på kassen, og klikker du på det, åbner det linkede diagram. Linkene skrives, når pakken oprettes, så de virker med det samme i stedet for at være noget, du selv skal koble sammen.

Kræver det et betalt abonnement?

Ja — skabelonpakker indgår i Plus. En pakke opretter seks diagrammer på én gang, og gratisplanen rummer tre. De enkelte skabeloner, inklusive alle seks medlemmer af denne pakke, er fortsat gratis at bruge én ad gangen.

Kan HR og it eje hver sine diagrammer i den samme pakke?

Det er netop meningen. Pakken lander som én mappe, og I kan dele enkelte diagrammer eller hele mappen. Krydslinkene virker uanset, hvem der ejer hvad, fordi de peger på diagram-id'er og ikke på placeringer i en mappe.

Hvad hvis vores proces har syv faser og ikke seks?

Læg et diagram mere i mappen, og link til det fra den relevante kasse, præcis som de seks medfølgende links fungerer. Intet ved pakken ligger fast efter oprettelsen — det er seks helt almindelige diagrammer i en helt almindelig mappe.

Er det nok til en ISO 27001-audit af adgangsstyring?

Det giver jer den dokumenterede proces og, med godkendelser slået til, en dateret historik over sign-offs. Det giver jer ikke bevis for, at processen blev fulgt for en konkret fratrådt medarbejder — det kommer fra loggen i jeres identitetssystem, som disse diagrammer beskriver frem for at erstatte.