Flowchart for rekrutteringsprocessen: fra ledig stilling til accepteret tilbud

Hvad er flowchart for rekrutteringsprocessen: fra ledig stilling til accepteret tilbud?

En rekrutteringsproces forvandler en godkendt stilling til en ansat person. Det meste af forsinkelsen i en ansættelse ligger ikke i samtalerne, men i hullerne mellem dem: en stilling, der venter på økonomi, en kandidatliste, ingen formelt har tilsluttet sig, eller et tilbud, der går i stå, fordi det ligger over lønbåndet. Når processen tegnes, bliver de overleveringer synlige, og hver af dem får en ejer.

Skabelonen løber fra ledig stilling til accepteret tilbud i fem swimlanes: ansættende leder, HR/rekruttering, økonomi, kandidat og samtalepanel. Læst fra venstre mod højre bevæger den sig gennem rollebeskrivelse, søgning, screening og kandidatliste, samtaler og test samt tilbud. Seks beslutningspunkter markerer, hvor den kan forgrene sig: godkendelse af stillingen, minimumskrav ved screening, enighed om kandidatlisten, panelets anbefaling, tjek af lønbåndet og kandidatens svar.

Diagrammet viser også de veje, der normalt aldrig bliver dokumenteret. Ansøgere, der falder fra ved screeningen, ender i 'Ansøgning afvist' frem for stille og roligt at forsvinde. Er kandidatlisten ikke stærk nok, eller vil panelet ikke anbefale nogen, løber flowet tilbage til søgningen, så stillingen slås op igen i stedet for at blive besat modstræbende. Et afvist tilbud vender tilbage til beslutningen om kandidatlisten, så den næste kandidat overvejes, før stillingen genåbnes.

Hvad dette flowchart dækker

I denne skabelon

• Fem swimlanes (ansættende leder, HR/rekruttering, økonomi, kandidat og samtalepanel) fordelt på fem faser: rollebeskrivelse, søgning, screening og kandidatliste, samtaler og test samt tilbud
• Godkendelse af stillingen, før noget opslag går ud: økonomi besvarer 'Er stillingen godkendt?', og en afvist stilling ender i 'Stillingen sat i bero' frem for at drive videre
• Screening mod de aftalte minimumskrav med et eksplicit slutpunkt, 'Ansøgning afvist', så fravalgte ansøgere lukkes ordentligt i stedet for at blive efterladt i uvished
• Beslutningen 'Er kandidatlisten godkendt?', som ejer genåbningssløjfen: ingen egnede kandidater sender stillingen tilbage til 'Slå stillingen op og søg kandidater'
• Kompetencebaserede samtaler plus en rollerelateret test, efterfulgt af 'Anbefaler panelet en ansættelse?', der vender tilbage til beslutningen om kandidatlisten, når ingen kan ansættes
• Referencer og tjek af arbejds- og opholdstilladelse før tilbuddet samt økonomis tjek 'Er tilbuddet inden for lønbåndet?', der sender tilbud over båndet tilbage til ny prissætning eller eskalering

Hvornår du skal bruge skabelonen

• I skal skrive en ansættelsesproces ned, som i dag kun findes i hovederne på folk, og vil have ét billede, som den ansættende leder, HR og panelet alle kan blive enige om
• Time-to-hire skrider, og I har brug for at se hvorhen: det er som regel godkendelsen af stillingen, enigheden om kandidatlisten eller underskriften på tilbuddet frem for samtalerne
• I sætter et rekrutteringssystem op eller skifter det ud og skal have målprocessen aftalt, før den oversættes til statusser i systemet
• I skal introducere en ny rekrutteringskonsulent eller en førstegangsleder og har brug for et ensides overblik over, hvem der gør hvad hvornår
• I skal vise en intern revisor eller et samarbejdsudvalg, at ansættelsesbeslutninger følger en defineret vej med navngivne godkendere

Sådan fungerer det

1. Omdøb banerne til jeres rigtige roller

   Erstat 'HR / rekruttering' med jeres rekrutteringskonsulent, samarbejdspartner eller fælles servicefunktion, og del 'Samtalepanel' op i første og anden runde, hvis rundernes deltagere ikke er de samme. Slet kun økonomibanen, hvis stilling og lønbånd reelt godkendes et andet sted, og flyt i så fald de to beslutninger over i den bane, der ejer dem.

2. Fastlæg godkendelsespunkter og grænser

   Skriv, hvem der besvarer 'Er stillingen godkendt?' og mod hvad, for eksempel en godkendt normering eller en budgetteret stilling. Tilføj, hvem der ejer lønbåndet, og hvordan et tilbud over båndet eskaleres, så 'Er tilbuddet inden for lønbåndet?' har et reelt svar frem for en vane.

3. Tilpas samtale- og testtrinnene til jeres egne

   Udvid 'Afhold kompetencebaserede samtaler' til de runder, I faktisk holder (screeningsamtale, faglig samtale, panel, afsluttende samtale), og ret 'Gennemfør rollerelateret test' til jeres arbejdsprøve, præsentation eller case. Fjern testtrinnet helt, hvis I ikke bruger et, i stedet for at lade det stå som en hensigt.

4. Beslut, hvad der udløser genåbningssløjfen

   Grenen 'Genåbn' tilbage til søgningen er det ærlige svar på ingen egnede kandidater. Skriv ned, hvad der skal ændres, før stillingen slås op igen (lønbåndet, minimumskravene, kanalerne eller selve opslaget), så sløjfen ikke bare gentager den samme søgning.

5. Placer tjekkene rigtigt i tid

   Bekræft, om jeres skriftlige tilbud er betinget af referencer, og hvornår arbejds- og opholdstilladelse verificeres. Flyt 'Indhent referencer og tjek arbejdstilladelse' efter 'Send skriftligt tilbud', hvis det svarer til jeres praksis, men hold verifikationen af arbejdstilladelse før startdatoen.

6. Tilføj ejere og svartider, og hold det opdateret

   Sæt en navngiven ejer og en måltid på hvert trin, især screening og godkendelse af tilbuddet. Del derefter diagrammet med de ledere, der følger det, og hold én version, så en procesændring kan ses i diagrammets historik frem for at blive annonceret i en mail.

Ofte stillede spørgsmål

Hvilke faser består en rekrutteringsproces af?

Seks, i denne rækkefølge: definer rollen og få stillingen godkendt; slå op og søg kandidater; screen ansøgninger mod minimumskravene; bliv enige om en kandidatliste; afhold samtaler og test; og til sidst tjek, godkend og send tilbuddet. De faser, der i praksis springes over, er den første og den fjerde, og det er præcis derfor, stillinger går i stå ved godkendelsen eller driver af sted med en kandidatliste, ingen har sagt god for. Hver fase bør have én ejer og en beslutning, der afslutter den.

Hvem godkender en ny stilling, og hvornår?

Godkendelsen deler sig typisk i to. Godkendelsen af selve stillingen (om organisationen overhovedet vil finansiere endnu en person) ligger hos økonomi eller budgetansvarlig og hører hjemme, før opslaget skrives, ikke efter at en kandidat er fundet. Lønnen (om det konkrete tilbud ligger inden for lønbåndet for niveauet) ligger hos økonomi eller løn og hører hjemme i tilbudsfasen. Diagrammet viser dem som to adskilte beslutninger, fordi de besvares på forskellig dokumentation på forskellige tidspunkter.

Hvad skal der ske, når der ikke er egnede kandidater?

Processen skal genåbne, ikke stiltiende sænke kravene. I denne skabelon kan både 'Er kandidatlisten godkendt?' og 'Anbefaler panelet en ansættelse?' løbe tilbage til søgningen. Inden I slår op igen, skal I ændre mindst ét input: lønbåndet, minimumskravene, kanalerne eller opslaget. At genopslå en uændret stilling gennem de samme kanaler giver den samme kandidatliste, og det er den anden søgning, der for alvor ødelægger jeres time-to-hire.

Hvornår skal referencer og arbejdstilladelse tjekkes?

Arbejds- og opholdstilladelse skal være verificeret, før ansættelsen begynder. Arbejdsgiveren hæfter selv for at have kontrolleret, at en udenlandsk medarbejder må arbejde i Danmark, og bøderne rammer virksomheden, så lad det aldrig ligge til introduktionsdagen. Referencer indhentes typisk efter et mundtligt eller betinget skriftligt tilbud, og derfor gør mange organisationer det skriftlige tilbud udtrykkeligt betinget af tilfredsstillende referencer. Skabelonen placerer tjekkene før beslutningen om tilbuddet, men rækkefølgen er et politikvalg, der bør stå i diagrammet frem for at være underforstået.