Flowchart for rekrutteringsprocessen: fra ledig stilling til accepteret tilbud

Sådan fungerer det

1. Omdøb banerne til jeres rigtige roller

   Erstat 'HR / rekruttering' med jeres rekrutteringskonsulent, samarbejdspartner eller fælles servicefunktion, og del 'Samtalepanel' op i første og anden runde, hvis rundernes deltagere ikke er de samme. Slet kun økonomibanen, hvis stilling og lønbånd reelt godkendes et andet sted — og flyt i så fald de to beslutninger over i den bane, der ejer dem.

2. Fastlæg godkendelsespunkter og grænser

   Skriv, hvem der besvarer 'Er stillingen godkendt?' og mod hvad — for eksempel en godkendt normering eller en budgetteret stilling. Tilføj, hvem der ejer lønbåndet, og hvordan et tilbud over båndet eskaleres, så 'Er tilbuddet inden for lønbåndet?' har et reelt svar frem for en vane.

3. Tilpas samtale- og testtrinnene til jeres egne

   Udvid 'Afhold kompetencebaserede samtaler' til de runder, I faktisk holder (screeningsamtale, faglig samtale, panel, afsluttende samtale), og ret 'Gennemfør rollerelateret test' til jeres arbejdsprøve, præsentation eller case. Fjern testtrinnet helt, hvis I ikke bruger et — i stedet for at lade det stå som en hensigt.

4. Beslut, hvad der udløser genåbningssløjfen

   Grenen 'Genåbn' tilbage til søgningen er det ærlige svar på ingen egnede kandidater. Skriv ned, hvad der skal ændres, før stillingen slås op igen — lønbåndet, minimumskravene, kanalerne eller selve opslaget — så sløjfen ikke bare gentager den samme søgning.

5. Placer tjekkene rigtigt i tid

   Bekræft, om jeres skriftlige tilbud er betinget af referencer, og hvornår arbejds- og opholdstilladelse verificeres. Flyt 'Indhent referencer og tjek arbejdstilladelse' efter 'Send skriftligt tilbud', hvis det svarer til jeres praksis — men hold verifikationen af arbejdstilladelse før startdatoen.

6. Tilføj ejere og svartider, og hold det opdateret

   Sæt en navngiven ejer og en måltid på hvert trin, især screening og godkendelse af tilbuddet. Del derefter diagrammet med de ledere, der følger det, og hold én version, så en procesændring kan ses i diagrammets historik frem for at blive annonceret i en mail.

Ofte stillede spørgsmål

Hvilke faser består en rekrutteringsproces af?

Seks, i denne rækkefølge: definer rollen og få stillingen godkendt; slå op og søg kandidater; screen ansøgninger mod minimumskravene; bliv enige om en kandidatliste; afhold samtaler og test; og til sidst tjek, godkend og send tilbuddet. De faser, der i praksis springes over, er den første og den fjerde — og det er præcis derfor, stillinger går i stå ved godkendelsen eller driver af sted med en kandidatliste, ingen har sagt god for. Hver fase bør have én ejer og en beslutning, der afslutter den.

Hvem godkender en ny stilling, og hvornår?

Godkendelsen deler sig typisk i to. Godkendelsen af selve stillingen — om organisationen overhovedet vil finansiere endnu en person — ligger hos økonomi eller budgetansvarlig og hører hjemme, før opslaget skrives, ikke efter at en kandidat er fundet. Lønnen — om det konkrete tilbud ligger inden for lønbåndet for niveauet — ligger hos økonomi eller løn og hører hjemme i tilbudsfasen. Diagrammet viser dem som to adskilte beslutninger, fordi de besvares på forskellig dokumentation på forskellige tidspunkter.

Hvad skal der ske, når der ikke er egnede kandidater?

Processen skal genåbne — ikke stiltiende sænke kravene. I denne skabelon kan både 'Er kandidatlisten godkendt?' og 'Anbefaler panelet en ansættelse?' løbe tilbage til søgningen. Inden I slår op igen, skal I ændre mindst ét input: lønbåndet, minimumskravene, kanalerne eller opslaget. At genopslå en uændret stilling gennem de samme kanaler giver den samme kandidatliste, og det er den anden søgning, der for alvor ødelægger jeres time-to-hire.

Hvornår skal referencer og arbejdstilladelse tjekkes?

Arbejds- og opholdstilladelse skal være verificeret, før ansættelsen begynder. Arbejdsgiveren hæfter selv for at have kontrolleret, at en udenlandsk medarbejder må arbejde i Danmark, og bøderne rammer virksomheden — så lad det aldrig ligge til introduktionsdagen. Referencer indhentes typisk efter et mundtligt eller betinget skriftligt tilbud, og derfor gør mange organisationer det skriftlige tilbud udtrykkeligt betinget af tilfredsstillende referencer. Skabelonen placerer tjekkene før beslutningen om tilbuddet, men rækkefølgen er et politikvalg, der bør stå i diagrammet frem for at være underforstået.