Flowchart for onboarding af medarbejdere

Hvad er flowchart for onboarding af medarbejdere?

Onboarding er ikke én HR-proces. Det er fire processer, der skal være færdige samme morgen. HR sender kontrakten og kører baggrundstjek, IT bestiller udstyr og opretter konti, facility klargør en plads og adgangskort, og den ansættende leder sætter forventninger og kører opfølgningerne i prøvetiden. Hver afdeling kan udføre sin egen del perfekt, og den nye medarbejder sidder alligevel og venter på et login på første arbejdsdag.

Derfor er den brugbare version af processen tegnet som swimlanes frem for en tjekliste. Når arbejdet er delt op efter ejer, kan man se de to steder, det reelt går galt: overleveringen fra baggrundstjek til klargøring (IT kan ikke bestille noget, før startdatoen er bekræftet og tjekket er afsluttet), og afstanden mellem startdatoen og leveringstiden på udstyr. Begge dele står i diagrammet som rigtige beslutninger med en fejlvej, ikke som en lykkelig sti med en note klistret på.

Diagrammet herunder går fra accepteret tilbud til enten fastansættelse eller forlænget prøvetid. Det dækker seks faser fordelt på fire baner, og det holder fejlvejene synlige: et flag i baggrundstjekket sendes til en undtagelsesbeslutning hos lederen, før nogen trækker et tilbud tilbage, og udstyr, der ikke når frem i tide, udløser et lånesæt i stedet for en blokeret første dag.

Hvad dette flowchart dækker

I denne skabelon

• Fire swimlanes (HR, ansættende leder, IT og facility) fordelt på seks faser: Tilbud og kontrakt, Screening, Klargøring, Første dag, Første uge og Prøvetid
• Preboarding: udsend kontrakt og bekræft startdato, kør derefter baggrunds- og referencetjek, og send startdatoen videre til IT og facility samme dag, den aftales
• En beslutning om baggrundstjek, der sender et flag videre til vurderingen 'Undtagelse godkendt af ansættende leder?', så et tilbud kun trækkes tilbage efter en dokumenteret menneskelig vurdering
• Klargøringskæden, der skal være færdig inden første dag: bestil computer og telefon, opret konti og tildel adgange, klargør plads og adgangskort, overleveret mellem IT-banen og facility-banen
• Et tjekpunkt, 'Er udstyret klar inden startdatoen?', med en reel reserveløsning, hvor et midlertidigt lånesæt sikrer, at første dag alligevel kan gennemføres
• Første dag til prøvetid: velkomst og introduktion, udlevering af udstyr med adgange verificeret på stedet, underskrift på politikker, teamintroduktion og buddy, forventningsafstemning, opfølgning efter 30 og 60 dage og en beslutning efter 90 dage, der enten fastansætter eller forlænger prøvetiden med en støtteplan

Hvornår du skal bruge skabelonen

• I skal skrive eller omskrive jeres onboarding-SOP og har brug for ét billede, der viser, hvem der gør hvad, i stedet for fire adskilte tjeklister
• Nye medarbejdere møder gentagne gange op uden computer, konto eller arbejdsplads, og I har brug for at se, hvilken overlevering der reelt fejler
• HR, IT og facility arbejder i hver deres system, og ingen ejer den samlede tidslinje mellem accepteret tilbud og første arbejdsdag
• I ansætter så ofte, at onboarding skal forløbe ens, uanset hvilken leder der er involveret
• Nogen har spurgt, hvordan adgange tildeles, og hvordan underskrift på politikker dokumenteres, og I har brug for en nedskrevet proces at pege på

Sådan fungerer det

1. Omdøb banerne, så de passer til jeres organisation

   Erstat HR, ansættende leder, IT og facility med de afdelinger, der reelt udfører arbejdet. Hvis løn, sikkerhed eller en fælles servicedesk ejer et trin hos jer, så giv dem deres egen bane frem for at gemme overleveringen inde i HR.

2. Sæt de rigtige leveringstider ind

   Ret 'Er udstyret klar inden startdatoen?' til den leveringstid, jeres IT-afdeling faktisk oplyser, og skriv grænsen på noden. Hvis hardware tager tre uger, skal tjekket ligge ved kontraktunderskrift, ikke ugen før.

3. Skriv screeningsgrenen om efter jeres egen politik

   Udskift 'Er baggrundstjekket rent?' og undtagelsesbeslutningen med de tjek, I lovligt må og skal foretage i jeres land, og angiv, hvem der godkender en undtagelse. Slet grenen helt, hvis I ikke kører baggrundstjek.

4. Nævn jeres systemer ved navn

   Del 'Opret konti og tildel adgange' op i de systemer, en ny medarbejder skal bruge på første dag. Netop det at liste dem ved navn gør diagrammet til noget, IT kan udføre uden at stille et opklarende spørgsmål.

5. Tilføj en ejer og en frist pr. trin

   Brug kommentarfeltet på hver node til at notere, hvem der er ansvarlig, og hvornår trinnet skal være klart i forhold til startdatoen (start minus 10 dage, første dag, dag 30). Så fungerer diagrammet samtidig som tidsplan.

6. Evaluer det efter de næste par ansættelser

   Spørg hver ny medarbejder, hvad der manglede på første dag, og opdater diagrammet. Onboarding-diagrammer forældes hurtigt, fordi værktøjer og adgangskrav ændrer sig hurtigere end dokumentet gør.

Ofte stillede spørgsmål

Hvilke faser består en onboarding-proces af?

De fleste onboarding-processer har fem: preboarding (kontrakt, screening, bestilling af udstyr, oprettelse af konti), første dag (velkomst, arbejdsplads, systemadgang, underskrift på politikker), første uge (teamintroduktion, forventningsafstemning, oplæringsplan), de første 30-60 dage (planlagte opfølgninger) og en prøvetids- eller 90-dagesvurdering, der formelt bekræfter ansættelsen. Diagrammet ovenfor deler preboarding i to faser (Tilbud og kontrakt samt Screening), fordi det er udfaldet af screeningen, der frigiver IT og facility.

Hvad er forskellen på preboarding og onboarding?

Preboarding er alt mellem accepteret tilbud og startdato: kontrakt, baggrunds- og referencetjek, bestilling af hardware, oprettelse af konti samt plads og adgangskort. Onboarding begynder på første arbejdsdag. Skellet er vigtigt i praksis, fordi det er i preboarding, alle leveringstiderne ligger. En computer bestilt på første dag ankommer i uge tre, så enhver onboarding-proces, der starter på startdatoen, er allerede bagud.

Hvem ejer onboarding-processen, HR eller den ansættende leder?

HR ejer typisk processen og de formelle trin (kontrakt, screening, politikker, løn), mens den ansættende leder ejer resultatet: forventninger, oplæring, opfølgninger og beslutningen ved prøvetidens udløb. IT og facility ejer deres egne klargøringstrin, men er sjældent ansvarlige for tidslinjen. Netop den opdeling er grunden til, at processen har brug for én navngiven ejer af hele forløbet (oftest HR), som kan rykke de andre baner, når en startdato flytter sig.

Hvordan viser jeg, hvad der sker, når et trin fejler?

Tegn fejlvejen i stedet for at beskrive den i en fodnote. I denne skabelon sendes et flaget baggrundstjek til en undtagelsesbeslutning hos lederen, som enten fører tilbage til hovedforløbet eller ender i et tilbagetrukket tilbud, og udstyr, der ikke når frem i tide, ledes til et midlertidigt lånesæt, der kobler sig på igen ved første dag. Hver gren fører enten tilbage til forløbet eller ender i et eksplicit slutpunkt, så der ikke findes en vej, hvor processen bare stopper.