Flowchart for onboarding af medarbejdere
Skabelon til onboarding af nye medarbejdere på tværs af HR, IT, leder og facility — fra accepteret tilbud over preboarding og første dag til prøvetidssamtalen efter 90 dage.
Sådan fungerer det
Omdøb banerne, så de passer til jeres organisation
Erstat HR, ansættende leder, IT og facility med de afdelinger, der reelt udfører arbejdet. Hvis løn, sikkerhed eller en fælles servicedesk ejer et trin hos jer, så giv dem deres egen bane frem for at gemme overleveringen inde i HR.
Sæt de rigtige leveringstider ind
Ret 'Er udstyret klar inden startdatoen?' til den leveringstid, jeres IT-afdeling faktisk oplyser, og skriv grænsen på noden. Hvis hardware tager tre uger, skal tjekket ligge ved kontraktunderskrift — ikke ugen før.
Skriv screeningsgrenen om efter jeres egen politik
Udskift 'Er baggrundstjekket rent?' og undtagelsesbeslutningen med de tjek, I lovligt må og skal foretage i jeres land, og angiv, hvem der godkender en undtagelse. Slet grenen helt, hvis I ikke kører baggrundstjek.
Nævn jeres systemer ved navn
Del 'Opret konti og tildel adgange' op i de systemer, en ny medarbejder skal bruge på første dag. Netop det at liste dem ved navn gør diagrammet til noget, IT kan udføre uden at stille et opklarende spørgsmål.
Tilføj en ejer og en frist pr. trin
Brug kommentarfeltet på hver node til at notere, hvem der er ansvarlig, og hvornår trinnet skal være klart i forhold til startdatoen (start minus 10 dage, første dag, dag 30). Så fungerer diagrammet samtidig som tidsplan.
Evaluer det efter de næste par ansættelser
Spørg hver ny medarbejder, hvad der manglede på første dag, og opdater diagrammet. Onboarding-diagrammer forældes hurtigt, fordi værktøjer og adgangskrav ændrer sig hurtigere end dokumentet gør.
Ofte stillede spørgsmål
Hvilke faser består en onboarding-proces af?
De fleste onboarding-processer har fem: preboarding (kontrakt, screening, bestilling af udstyr, oprettelse af konti), første dag (velkomst, arbejdsplads, systemadgang, underskrift på politikker), første uge (teamintroduktion, forventningsafstemning, oplæringsplan), de første 30-60 dage (planlagte opfølgninger) og en prøvetids- eller 90-dagesvurdering, der formelt bekræfter ansættelsen. Diagrammet ovenfor deler preboarding i to faser — Tilbud og kontrakt samt Screening — fordi det er udfaldet af screeningen, der frigiver IT og facility.
Hvad er forskellen på preboarding og onboarding?
Preboarding er alt mellem accepteret tilbud og startdato: kontrakt, baggrunds- og referencetjek, bestilling af hardware, oprettelse af konti samt plads og adgangskort. Onboarding begynder på første arbejdsdag. Skellet er vigtigt i praksis, fordi det er i preboarding, alle leveringstiderne ligger. En computer bestilt på første dag ankommer i uge tre, så enhver onboarding-proces, der starter på startdatoen, er allerede bagud.
Hvem ejer onboarding-processen — HR eller den ansættende leder?
HR ejer typisk processen og de formelle trin (kontrakt, screening, politikker, løn), mens den ansættende leder ejer resultatet: forventninger, oplæring, opfølgninger og beslutningen ved prøvetidens udløb. IT og facility ejer deres egne klargøringstrin, men er sjældent ansvarlige for tidslinjen. Netop den opdeling er grunden til, at processen har brug for én navngiven ejer af hele forløbet — oftest HR — som kan rykke de andre baner, når en startdato flytter sig.
Hvordan viser jeg, hvad der sker, når et trin fejler?
Tegn fejlvejen i stedet for at beskrive den i en fodnote. I denne skabelon sendes et flaget baggrundstjek til en undtagelsesbeslutning hos lederen, som enten fører tilbage til hovedforløbet eller ender i et tilbagetrukket tilbud, og udstyr, der ikke når frem i tide, ledes til et midlertidigt lånesæt, der kobler sig på igen ved første dag. Hver gren fører enten tilbage til forløbet eller ender i et eksplicit slutpunkt, så der ikke findes en vej, hvor processen bare stopper.