Sådan laver du et swimlane-diagram

Sådan fungerer det

1. Skriv rollerne ned, før du skriver trinnene

   Notér hver gruppe, der skal gøre noget, og slå dem sammen, indtil du har fire-fem. Slå sammen efter ansvar: hvis to navne altid handler sammen og ville blive rykket som én, er de én bane. En bane pr. person garanterer, at diagrammet er forkert, næste gang nogen skifter job.

2. Navngiv faserne hen over toppen

   Faserne er de vandrette baner — processens stadier, for eksempel Screening, Klargøring, Første dag. De giver læseren en fornemmelse af tid uden at foregive at være en tidsplan, og de gør det tydeligt, når én fase bærer dobbelt så meget arbejde som de andre.

3. Skriv trinnene som rækker, og udfyld begge banekolonner

   I QueryChart bærer hver række en vandret bane (fasen) og en lodret bane (ejeren). Åbn regnearksvisningen under eksemplet ovenfor og se det: et swimlane-diagram er en ganske almindelig tabel med to ekstra kolonner, og layoutet udledes af dem i stedet for at blive trukket på plads.

4. Placer hvert trin i den bane, der udfører arbejdet

   Prøven er, hvem der ville blive rykket, hvis trinnet blev forsinket. Ikke hvem der har en holdning til det, ikke hvem der rapporterer på det — hvem der gør det. Trin, der er parkeret i banen hos den, der råber højest, er grunden til, at banediagrammer stille og roligt bliver droppet.

5. Kig grundigt på hver eneste krydsning

   Hver streg, der krydser en banegrænse, er en overlevering, og overleveringer er der, hvor processer går i stå. Spørg for hver af dem, hvordan den modtagende bane finder ud af, at der ligger arbejde og venter — en sag, en mail, en fælles kø eller slet ingenting. »Slet ingenting« er et fund, og det er som regel det fund, der er værd at have.

6. Tjek balancen mellem banerne, og send det rundt

   En bane med én kasse behøver måske ikke at eksistere; en bane med femten er sandsynligvis tre roller med samme hat på. Ret til, og del derefter diagrammet med hver baneejer og få deres godkendelse, så diagrammet bliver noget, teamene har tilsluttet sig, frem for noget, én person har tegnet om dem.

Ofte stillede spørgsmål

Hvad er forskellen på et swimlane-diagram og et flowchart?

Et flowchart viser rækkefølge og logik. Et swimlane-diagram viser den samme rækkefølge delt op efter, hvem der udfører hvert trin, så ansvar og overleveringer bliver synlige. Ethvert swimlane-diagram er et flowchart; det er banerne, der gør det til et billede af en organisation frem for blot et billede af en procedure. Hvis en proces bliver inde i ét team, tilfører baner ingenting — brug dem i det øjeblik, den krydser en grænse.

Skal swimlanes være vandrette eller lodrette?

Konventionen er vandrette baner med forløbet læst fra venstre mod højre, og det er også det, de fleste finder lettest at skimme. QueryChart bruger begge akser på én gang: lodrette baner til ejerne og vandrette baner til processens faser. Kombinationen gør, at du både kan se, hvem der handler, og hvor langt henne i processen de er, uden at nogen af de to dimensioner kun ligger underforstået i placeringen.

Hvor mange swimlanes bør et diagram have?

Fire eller fem. To-tre er almindeligt og fuldstændig fint til en proces, der krydser én grænse. Over cirka fem overlapper krydsningerne så meget, at det kræver en indsats at følge en enkelt vej, og løsningen er sjældent et større lærred, men en mindre afgrænsning: del processen ved en naturlig overlevering, og giv hver halvdel sit eget diagram, hvor selve overleveringen er slutningen på det ene og starten på det andet.

Hvor placerer man eksterne parter som leverandører eller kunder?

I deres egen bane, hver gang deres handling er en del af forløbet. En leverandør, der sender en faktura, en kunde, der bekræfter, at en klage er løst, en kandidat, der accepterer et tilbud — det er trin, processen venter på, og at gemme dem inde i en intern bane gør ventetiden usynlig. At give dem en bane gør det samtidig tydeligt, hvor stor en del af jeres gennemløbstid der reelt ikke er jeres.