Sådan laver du et swimlane-diagram

Kort fortalt

• Én bane pr. ansvarlig rolle, ikke pr. person og ikke pr. afdeling.
• Fire-fem baner er loftet for læsbarhed; er der flere, så del processen op.
• Et trin hører til i den bane, der udfører det, ikke den, der får skylden.
• Hver streg over en banegrænse er en overlevering; det er dér, ventetiden ligger.
• I QueryChart er banerne to kolonner i regnearket: ejer og fase.

Hvad banerne egentlig er til for

Et swimlane-diagram svarer på et spørgsmål, som et almindeligt flowchart ikke kan: hvem sidder med det lige nu. Det betyder noget, fordi driftsprocesser sjældent fejler inde i et trin. De fejler mellem trinnene: i det hul, hvor ét team er blevet færdigt, og det næste ikke er gået i gang, og hvor ingen har opdaget det, fordi hver afdelings egen tjekliste ser fuldført ud. Når forløbet deles op i baner, bliver netop de huller det mest synlige på siden.

Banerne er den egentlige designbeslutning. Vælg dem efter ansvar, ikke efter organisationsdiagrammet: én bane pr. gruppe, der kan holdes ansvarlig for at gøre et trin færdigt, hvilket som regel er en rolle eller en funktion frem for en person eller en afdeling. Fire-fem baner er loftet i praksis: derover bliver krydsningerne til et net, og diagrammet holder op med at være læsbart. Det er et signal om at dele processen op, ikke om at skrue ned for skriftstørrelsen.

QueryCharts swimlanes kører på to akser samtidig. De lodrette baner er ejerne, de vandrette baner er processens faser, så et trin placeres ved at navngive begge dele. Eksemplet herunder er et rigtigt onboarding-forløb for nye medarbejdere fordelt på fire ejere og seks faser: den proces, der oftest består af fire adskilte tjeklister, som alle skal være færdige samme morgen.

Se et swimlane-diagram blive bygget

Et tværfunktionelt onboarding-forløb fordelt på fire ejerbaner og seks faser. Hvert trin herunder tilføjer én banes arbejde, og én overlevering.

1. Start i én bane

   Kun HR, i fasen Tilbud og kontrakt. En bane dukker først op, når et trin er placeret i den, så på dette tidspunkt ligner diagrammet et helt almindeligt flowchart, hvilket er præcis det, det er, indtil arbejdet skifter hænder.

2. Læg beslutningen i den bane, der ejer den

   Baggrundstjekket er HR's, men undtagelsen er det ikke: den hører til hos den ansættende leder, så ruden ligger i lederens bane. Beslutninger er det, der lettest havner i den forkerte bane, og det er netop den fejl, der får folk til at diskutere, hvem der egentlig skulle have handlet.

3. Overleveringen er hele pointen

   Klargøringen falder ned i IT og derefter i facility, og nu kan du se de to krydsninger, der afgør, om første dag fungerer. Læg mærke til reserveløsningen: udstyr, der ikke når frem i tide, ledes til et lånesæt i stedet for at efterlade den nye medarbejder uden computer.

4. Arbejdet kommer tilbage på tværs af banerne

   Første dag løber fra HR til IT og tilbage igen, og derefter ligger første uge hos den ansættende leder. Overleveringer går begge veje i en rigtig proces; et diagram, hvor arbejdet kun løber nedad, er som regel et diagram over et ønske.

5. Hver bane afslutter sine egne grene

   Prøvetiden lukkes i den ansættende leders bane med to udfald: fastansættelse eller forlængelse med en støtteplan. Hver bane bør gøre sit eget arbejde færdigt frem for at efterlade en streg, der løber ud i en andens.

Sådan fungerer det

1. Skriv rollerne ned, før du skriver trinnene

   Notér hver gruppe, der skal gøre noget, og slå dem sammen, indtil du har fire-fem. Slå sammen efter ansvar: hvis to navne altid handler sammen og ville blive rykket som én, er de én bane. En bane pr. person garanterer, at diagrammet er forkert, næste gang nogen skifter job.

2. Navngiv faserne hen over toppen

   Faserne er de vandrette baner: processens stadier, for eksempel Screening, Klargøring, Første dag. De giver læseren en fornemmelse af tid uden at foregive at være en tidsplan, og de gør det tydeligt, når én fase bærer dobbelt så meget arbejde som de andre.

3. Skriv trinnene som rækker, og udfyld begge banekolonner

   I QueryChart bærer hver række en vandret bane (fasen) og en lodret bane (ejeren). Åbn regnearksvisningen under eksemplet ovenfor og se det: et swimlane-diagram er en ganske almindelig tabel med to ekstra kolonner, og layoutet udledes af dem i stedet for at blive trukket på plads.

4. Placer hvert trin i den bane, der udfører arbejdet

   Prøven er, hvem der ville blive rykket, hvis trinnet blev forsinket. Ikke hvem der har en holdning til det, ikke hvem der rapporterer på det, hvem der gør det. Trin, der er parkeret i banen hos den, der råber højest, er grunden til, at banediagrammer stille og roligt bliver droppet.

5. Kig grundigt på hver eneste krydsning

   Hver streg, der krydser en banegrænse, er en overlevering, og overleveringer er der, hvor processer går i stå. Spørg for hver af dem, hvordan den modtagende bane finder ud af, at der ligger arbejde og venter: en sag, en mail, en fælles kø eller slet ingenting. »Slet ingenting« er et fund, og det er som regel det fund, der er værd at have.

6. Tjek balancen mellem banerne, og send det rundt

   En bane med én kasse behøver måske ikke at eksistere; en bane med femten er sandsynligvis tre roller med samme hat på. Ret til, og del derefter diagrammet med hver baneejer og få deres godkendelse, så diagrammet bliver noget, teamene har tilsluttet sig, frem for noget, én person har tegnet om dem.

Faldgruber du skal undgå

• Baner kopieret fra organisationsdiagrammet

  Afdelinger er ikke ejere. »Drift« som bane skjuler de tre teams indeni, der reelt sender arbejde videre til hinanden, og diagrammet ender uden en eneste synlig overlevering, hvilket er præcis den information, et swimlane-diagram findes for at vise.

• Én bane pr. person

  Navngiv roller, ikke mennesker. Folk skifter job; processen skal overleve dem. Det forhindrer også diagrammet i at blive et dokument om enkeltpersoner, hvilket er det, der gør det ubehageligt at gennemgå.

• Ni baner

  Over cirka fem dominerer krydsningerne, og ingen kan følge en vej hele vejen igennem. Enten er afgrænsningen for bred (del den i to processer med en defineret overlevering), eller også er flere af banerne i virkeligheden én.

• Beslutninger i den forkerte bane

  En beslutning tilhører den, der træffer valget, og det er ofte ikke den, der har forberedt materialet. At tage fejl her er måden, hvorpå et diagram kommer til at antyde, at en medarbejder godkender sit eget arbejde.

Lav dit eget swimlane-diagram

Åbn onboarding-eksemplet som dit eget diagram, omdøb banerne til jeres egne teams, og udskift trinnene.

Lav dit eget swimlane-diagram

Relaterede guides

• Sådan kortlægger du overleveringer i en proces
• Sådan forbedrer du en forretningsproces
• Sådan kortlægger du en forretningsproces

Ofte stillede spørgsmål

Hvad er forskellen på et swimlane-diagram og et flowchart?

Et flowchart viser rækkefølge og logik. Et swimlane-diagram viser den samme rækkefølge delt op efter, hvem der udfører hvert trin, så ansvar og overleveringer bliver synlige. Ethvert swimlane-diagram er et flowchart; det er banerne, der gør det til et billede af en organisation frem for blot et billede af en procedure. Hvis en proces bliver inde i ét team, tilfører baner ingenting: brug dem i det øjeblik, den krydser en grænse.

Skal swimlanes være vandrette eller lodrette?

Konventionen er vandrette baner med forløbet læst fra venstre mod højre, og det er også det, de fleste finder lettest at skimme. QueryChart bruger begge akser på én gang: lodrette baner til ejerne og vandrette baner til processens faser. Kombinationen gør, at du både kan se, hvem der handler, og hvor langt henne i processen de er, uden at nogen af de to dimensioner kun ligger underforstået i placeringen.

Hvor mange swimlanes bør et diagram have?

Fire eller fem. To-tre er almindeligt og fuldstændig fint til en proces, der krydser én grænse. Over cirka fem overlapper krydsningerne så meget, at det kræver en indsats at følge en enkelt vej, og løsningen er sjældent et større lærred, men en mindre afgrænsning: del processen ved en naturlig overlevering, og giv hver halvdel sit eget diagram, hvor selve overleveringen er slutningen på det ene og starten på det andet.

Hvor placerer man eksterne parter som leverandører eller kunder?

I deres egen bane, hver gang deres handling er en del af forløbet. En leverandør, der sender en faktura, en kunde, der bekræfter, at en klage er løst, en kandidat, der accepterer et tilbud: det er trin, processen venter på, og at gemme dem inde i en intern bane gør ventetiden usynlig. At give dem en bane gør det samtidig tydeligt, hvor stor en del af jeres gennemløbstid der reelt ikke er jeres.