Sådan kortlægger du en forretningsproces

Sådan fungerer det

1. Skriv omfanget som to hændelser

   'Starter, når der oprettes en indkøbsanmodning; slutter, når leverandøren er betalt.' Én sætning, aftalt med den, der har bestilt kortet, før nogen interviews. Er folk uenige om grænserne, er den uenighed det første fund — og den er billigere at løse nu end efter tre udkast.

2. Udpeg banerne og menneskene i dem

   Lav en liste over de roller, arbejdet passerer igennem, også eksterne parter, og find én person pr. bane, der faktisk udfører trinnene frem for en, der leder dem. Fire eller fem baner; har I brug for otte, er omfanget for bredt og bør deles ved en overlevering.

3. Interview efter undtagelserne, ikke rutinen

   Alle kan beskrive den lykkelige sti, og det er sjældent der, problemet er. Spørg i stedet: hvad gør I, når kontostrengen mangler, når godkenderen er på ferie, når fakturaen kommer før varerne? De svar er grenene, og de står næsten aldrig skrevet ned noget andet sted.

4. Byg as-is som rækker og tag banerne til sidst

   Skriv trinnene ind i QueryChart som rækker, forbind dem via 'Line to'-kolonnen, og giv derefter hver række en ansvarlig bane og en fase. At få rækkefølgen på plads, før I tænker på layout, holder diskussionen på processen; diagrammet samler sig selv ud fra rækkerne.

5. Mål overleveringerne

   Notér for hver overgang mellem baner, hvordan den næste bane opdager, at der er arbejde, og hvor længe den typisk venter. Skriv det i trinnets kommentarfelt. Gennemløbstiden i de fleste forretningsprocesser er kø og ikke arbejde, og køerne står præcis her.

6. Validér, godkend og hold én version

   Gå det færdige kort igennem med hver baneejer, og ret det, de er uenige i. Få det derefter godkendt i QueryChart, så der findes én gældende version med en underskrift og en dato på — i stedet for en PDF, der begynder at afvige fra virkeligheden dagen efter workshoppen.

Ofte stillede spørgsmål

Hvad er forskellen på proceskortlægning og procesmodellering?

Proceskortlægning giver et billede, folk kan bruge: hvem gør hvad, i hvilken rækkefølge, med hvilke beslutninger og overleveringer. Procesmodellering giver en formel, notationsbunden gengivelse — som regel BPMN — som et værktøj kan validere eller eksekvere, og den har regler om hændelsestyper, gateways og beskedflows. De fleste organisationer har brug for kortet. Grib fat i modellen, når noget længere nede i kæden skal bruge den, for eksempel en workflow-motor eller et automatiseringsprojekt.

Skal jeg kortlægge den nuværende proces eller den forbedrede?

Den nuværende, først og altid. Et as-is-kort er en faktuel beskrivelse, I kan validere med dem, der udfører arbejdet, og det gør det til en aftale frem for en holdning. Når det først findes, er et to-be-kort en kort og billig samtale om konkrete ændringer. Springer I as-is over, bliver forbedringen designet ud fra en antaget proces — og antagelsen er som regel den lykkelige sti.

Hvor lang tid bør det tage at kortlægge en forretningsproces?

For én driftsproces med fire eller fem baner: et par timers interviews, en eftermiddag til at tegne udkastet og en valideringsseance. To til tre dages arbejde fordelt over kalenderen. Alt, der tager uger, skyldes som regel et afgrænsningsproblem og ikke kompleksitet — grænserne blev ikke fastlagt, så kortet blev ved med at brede sig ud i tilstødende processer.

Hvem bør eje et kort over en forretningsproces?

Én navngiven person, der kan ændre det, normalt procesejeren og ikke den, der faciliterede kortlægningen. Baneejerne gennemgår det; procesejeren holder det ved lige. Uden én ejer forfalder kort på en forudsigelig måde: de bliver liggende og tilgængelige og holder stille og roligt op med at passe på virkeligheden, hvilket er værre end slet ikke at have et, fordi folk stadig stoler på det.