Sådan laver du et godkendelsesworkflow

Sådan fungerer det

1. Skriv ned, hvad hver port beslutter

   Én sætning pr. godkendelse: hvilket spørgsmål svarer denne person på, og på hvilket grundlag? Porte, der ikke kan formuleres sådan, er som regel der for synlighedens skyld — og synlighed er bedre tjent med en notifikation, der ikke holder arbejdet tilbage.

2. Hent grænserne fra jeres beføjelsesoversigt

   Beløbsintervaller, risikoklasser og væsentlighedsgrænser hører til i beføjelsesoversigten, ikke hos den, der designer workflowet. Skriv beløbet og valutaen på selve beslutningen, så routingen kan efterprøves, og sæt dem højt nok til, at den ekstra port sjældent udløses.

3. Giv hver port præcis én ansvarlig godkender

   Andre kan høres; én person står på mål for beslutningen. Udvalg kan godkende, men så er udvalget godkenderen, og både beslutningsdygtighed og formand skal navngives. To sideordnede godkendere på samme niveau er den form, der får ingen af dem til at læse grundigt.

4. Giv hvert afslag en vej videre

   Tegn, hvor en afvist sag går hen: retur til tilretning med begrundelsen registreret, op til eskalering, eller til en eksplicit lukket tilstand. Workflows, der lader afvisningen være utegnet, producerer sager, der hverken er levende eller lukkede, og som ingen rykker for.

5. Lad vurderingens dybde følge risikoen

   Læg en routingbeslutning ind før de dyre vurderinger, sådan som eksemplet gør med sin risikoklasse. At lægge fuld due diligence på alt betyder enten, at processen er for langsom, eller at grundigheden ikke er reel — og som regel begge dele.

6. Registrér dokumentationen for godkendelsen

   Hver godkendelse har brug for en godkender, et tidsstempel og den version, den gjaldt. I QueryChart har selve diagrammet et godkendelsesforløb og en uforanderlig historik, så »hvem godkendte den version, der gjaldt i marts« har et svar, uden at nogen skal lede i en indbakke.

Ofte stillede spørgsmål

Hvor mange godkendelsesniveauer bør et workflow have?

Så få som muligt — kun dem, der reelt træffer beslutninger. Typisk ét, med et niveau mere over en grænse hentet fra jeres beføjelsesoversigt. Hver ekstra port lægger kø til og udvander ansvaret: godkendere, der er én ud af fem, vurderer mindre grundigt, ikke mere, så et workflow med fem porte kan være en svagere kontrol end et med to — og koste betydeligt mere. Har en port aldrig afvist noget, er det netop dokumentationen for, at den bør være en notifikation.

Hvad er forskellen på en godkendelse og en gennemgang?

En godkendelse er en beslutning, der kan standse arbejdet, og som bærer ansvaret for udfaldet; en gennemgang er en granskning, der producerer kommentarer. At blande de to sammen er en udbredt designfejl: de, der gennemgår, får en vetoret, de ikke var tiltænkt, eller godkendere behandles som anmeldere, så deres underskrift ikke betyder noget. Tegn gennemgange som trin og godkendelser som beslutninger, så bliver forskellen strukturel frem for en konvention.

Skal godkendelser være parallelle eller sekventielle?

Sekventielle, når en senere godkender bygger på en tidligeres beslutning, og parallelle, når de vurderer hver sin uafhængige ting. De fleste workflows tegnes sekventielt af ren vane og lægger dage til uden analytisk grund — jura, der vurderer kontraktvilkår, og økonomi, der vurderer kreditrisiko, har ikke brug for hinandens udfald. Parallelle porte er sværere at repræsentere i visse sagssystemer, og det er en værktøjsbegrænsning, der er værd at kalde ved navn frem for at bage ind i procesdesignet.

Hvordan dokumenterer jeg godkendelser til en audit?

Registrér godkenderen, tidsstemplet og præcis den version, der blev godkendt — det sidste er det, der som regel mangler. En godkendelse, der ikke kan knyttes til en bestemt revision, beviser kun, at nogen godkendte noget på et tidspunkt. QueryChart registrerer godkendelser mod en diagramrevision med en uforanderlig historik, så det spørgsmål, en auditor faktisk stiller — hvilken version var gældende, og hvem skrev under — kan besvares direkte.