Cómo crear un flujo de aprobación
Cómo diseñar un flujo de aprobación: decide qué decide de verdad cada puerta, fija los umbrales desde tu delegación de facultades, enruta los rechazos y registra quién aprobó qué y cuándo.
Cómo funciona
Escribe qué está decidiendo cada puerta
Una frase por aprobación: qué pregunta responde esa persona y con qué evidencia. Las puertas que no se pueden formular así suelen estar ahí para dar visibilidad más que para decidir, y la visibilidad se resuelve mejor con una notificación que no frene el trabajo.
Toma los umbrales de tu delegación de facultades
Los tramos de importe, los niveles de riesgo y los límites de materialidad pertenecen a la matriz de delegación, no a quien diseña el flujo. Pon la cifra y la moneda sobre la propia decisión para que el enrutado sea auditable, y fíjalas lo bastante altas como para que la puerta extra se active pocas veces.
Da a cada puerta exactamente un aprobador responsable
Se puede consultar a más personas, pero una sola responde por la decisión. Un comité puede aprobar, pero entonces el comité es el aprobador y hay que nombrar su quórum y su presidencia. Dos aprobadores independientes del mismo nivel es la forma que consigue que ninguno de los dos revise a fondo.
Enruta todos los rechazos
Dibuja adónde va lo rechazado: de vuelta para corregirlo con el motivo registrado, hacia arriba para escalarlo o a un estado cerrado explícito. Los flujos que dejan el rechazo sin dibujar producen expedientes que no están ni vivos ni cerrados, parados en un estado que nadie persigue.
Haz que la profundidad de la revisión siga al riesgo
Añade una decisión de enrutado antes de las revisiones caras, como hace el ejemplo con su nivel de riesgo. Aplicar la diligencia completa a todo significa o que el proceso es demasiado lento o que la diligencia no es real, y normalmente son las dos cosas a la vez.
Captura la evidencia de la aprobación
Cada aprobación necesita un aprobador, una marca de tiempo y la versión a la que se aplicó. En QueryChart el propio diagrama lleva un flujo de aprobación y un historial inmutable, así que «quién aprobó la versión vigente en marzo» tiene respuesta sin que nadie rebusque en su correo.
Preguntas frecuentes
¿Cuántos niveles de aprobación debe tener un flujo?
Los mínimos que tomen decisiones reales: normalmente uno, con un segundo por encima de un umbral tomado de tu delegación de facultades. Cada puerta adicional añade tiempo de cola y diluye la responsabilidad: el aprobador que es uno de cinco revisa menos, no más, así que un flujo de cinco puertas puede ser un control más débil que uno de dos y costar bastante más. Si una puerta nunca ha rechazado nada, esa es la prueba de que debería ser una notificación.
¿Cuál es la diferencia entre una aprobación y una revisión?
Una aprobación es una decisión que puede bloquear el trabajo y que asume la responsabilidad del resultado; una revisión es un examen que produce comentarios. Confundirlas es un fallo de diseño frecuente: a los revisores se les acaba dando un veto que no debían tener, o se trata a los aprobadores como revisores y su firma deja de significar nada. Dibuja las revisiones como pasos y las aprobaciones como decisiones, y la distinción pasa a ser estructural en lugar de una convención.
¿Las aprobaciones deben ir en paralelo o en secuencia?
En secuencia cuando un aprobador posterior depende de la decisión de otro anterior, y en paralelo cuando valoran cosas independientes. La mayoría de los flujos se dibujan en secuencia por costumbre y añaden días sin ninguna razón analítica: legal revisando las condiciones del contrato y finanzas evaluando el crédito no necesitan el resultado del otro. Las puertas en paralelo son más difíciles de representar en algunas herramientas de tickets, y eso es una limitación de la herramienta que conviene nombrar en vez de codificarla como diseño de proceso.
¿Cómo registro las aprobaciones para una auditoría?
Captura el aprobador, la marca de tiempo y la versión exacta aprobada; esto último es lo que suele faltar. Una aprobación que no se puede vincular a una revisión concreta solo demuestra que alguien aprobó algo en algún momento. QueryChart registra las aprobaciones contra una revisión del diagrama con un historial inmutable, así que la pregunta que hace de verdad un auditor —qué versión estaba vigente y quién la firmó— tiene respuesta directa.