如何创建审批流程
如何设计审批流程：想清楚每道关卡真正在决定什么，按你们的授权审批权限表设定门槛，为拒绝规划去向，并记录谁批准了什么。
审批流程是一串关卡，每道关卡都有一位负有问责的审批人、一个写明的决策问题、一条拒绝时的去路，以及一份关于谁在何时批准了什么的记录。
简而言之
- 如果一道关卡从来没说过“不”，它就是一条通知。那就按通知来画。
- 每道关卡一位负有问责的审批人，并给他决策所需的信息。
- 门槛来自授权审批权限表，并且应当写在决策点上。
- 拒绝要有去向：修改、上报升级，或一个明确的已关闭状态。
- 记录审批人、时间戳与版本——一次拿不出证据的批准，等于没有发生过。
每道关卡都应当有能力说“不”
检验一个审批流程的标准，不是它收集了多少个签名，而是其中有没有任何一个在现实中真的可能被否决。一道从未拒绝过任何东西的关卡，就是一条附带额外延迟的通知；它比没有关卡更糟，因为它会产生一条审批记录，暗示存在一次并未发生的复核——而那恰恰是审计人员会抽样检查、法庭会拿来阅读的证据。
因此，好的审批设计主要是做减法。两道有意义的关卡胜过五道礼节性的，因为五分之一的审批人签字时根本不看。留下的每一道关卡都需要三样东西：一位负有问责的审批人、一个他们要回答的明确问题，以及足以让他们作答的信息摆在面前。这些缺一样，多加一道关卡就只是把风险挪到了更不显眼的地方。
下面的示例是一个供应商审批流程，它的结构诚实得少见：一道可以因材料缺失而回环的初筛关卡、一个决定复核深度的风险等级判定、一道带纠正措施回环的审核关卡，以及最后一个三选一的决策——批准、有条件批准或拒绝——而不是通常的二选一。
一个关卡都能真正把关的审批流程
供应商审批，从提议到列入名录。四道关卡，每一道都能否决，每一道都有一条出路。
在投入复核精力之前先做初筛
一份业务论证，以及一个可以在第一步就叫停整个流程的“是否继续”决策。最便宜的关卡放在最前面：去评估一个谁都没决定要合作的供应商，是审批流程中最常见的浪费。
催办本身就是流程的一部分
供应商问卷这道关卡在材料缺失时把事项退回补充，而不是直接判不通过。多数真实的审批流程，花在催办不完整材料上的日历时间比花在做决定上的还多，把这个回环画出来，才让它变得可以度量。
复核深度随风险而变
风险等级判定把高风险供应商送去现场审核，并附带自己的纠正措施回环，而较低等级则直接往下走。一刀切的复核深度是最常见的设计错误：在琐碎的事情上用力过猛，在危险的事情上用力不足。
三种结果，而不是两种
审批机构可以批准、有条件批准或拒绝——而有条件批准会在供应商列入名录之前先把条件记录下来。二选一的关卡，是在逼审批人在“挡住正当业务”和“放行一件不完整的东西”之间做选择。
运作方式
写下每道关卡到底在决定什么
每次审批写一句话：这个人在回答什么问题，依据的是什么材料？写不成这种句子的关卡，通常是为了知情而存在的——而知情用一条不拦住工作的通知来实现会更好。
门槛从你们的授权审批权限表里取
金额区间、风险等级与重要性水平属于授权表，而不属于设计流程的人。把金额和币种写在决策点上，让路由判断可追溯；并且把门槛设得足够高，让那道额外的关卡很少被触发。
每道关卡只给一位负有问责的审批人
其他人可以被征询意见；但只有一个人为这个决定负责。委员会可以审批，但那样一来审批人就是这个委员会，其法定人数与主持人都需要点名。两位同级且互相独立的审批人，是那种会导致两个人都不认真看的结构。
为每一次拒绝规划去向
画出被拒绝的事项去哪里：带着记录在案的理由退回修改、向上升级，或进入一个明确的已关闭状态。没有把拒绝画出来的流程，会制造出既不在办也未关闭、停在没人催的状态里的事项。
让复核深度跟着风险走
在昂贵的复核之前加一个路由决策，就像示例中的风险等级那样。对所有事情都做完整尽职调查，要么意味着流程太慢，要么意味着尽职调查并不当真——而通常两者兼有。
留下审批的证据
每次批准都需要一位审批人、一个时间戳，以及它所针对的那个版本。在 QueryChart 中，图表本身就带有审批流程和不可篡改的历史记录，因此“三月生效的那一版是谁批准的”会有答案，不必有人去翻邮箱。
应避免的错误
无法说“不”的关卡
一次从未被否决过的审批就是一条通知，而把它记录成一次批准，会在日后任何读到这份证据的人面前夸大控制的强度。
拿不到信息的审批人
一道关卡的质量，不会高于审批人所看到的材料。如果理由是在批准之后才记录的，那这次批准只是装饰。
门槛设得太低
一个在多数交易上都会触发的限额，会训练审批人一路点过去，也会诱使人们把申请拆小，好留在门槛之下。
拒绝没有去路
没画出来的拒绝，会造成最常见的流程故障：那个既未批准也未关闭、且无人负责的事项。
创建你们自己的审批流程
把供应商审批示例作为您自己的图表打开，把里面的关卡替换成你们组织真正会做的那些决定。
相关指南
常见问题
一个审批流程应该有几级审批？
只保留真正做决定的那几级——通常是一级，再加上超过某个门槛之后的第二级，而那个门槛取自你们的授权审批权限表。每多一道关卡都会增加排队时间并稀释问责：五分之一的审批人复核得更不认真，而不是更认真，所以一个五道关卡的流程可能比两道关卡的控制更弱，成本却高得多。如果一道关卡从来没有拒绝过任何东西，这本身就是它应当改成通知的证据。
批准和审核有什么区别？
批准是一个可以拦住工作、并且要为结果承担问责的决定；审核是一次产生意见的检视。把两者混为一谈是常见的设计缺陷：审核人被赋予了本不该有的否决权，或者审批人被当作审核人对待，于是他们的签署不再有意义。把审核画成步骤、把批准画成决策，这个区别就从一种惯例变成了结构上的事实。
审批应该并行还是串行？
当后一位审批人要依赖前一位的决定时用串行，当他们评估的是互不相干的事情时用并行。多数流程只是出于习惯被画成串行，白白拉长了好几天而没有任何分析上的理由——法务复核合同条款和财务评估信用风险，并不需要对方的结论。并行关卡在某些工单系统里比较难表达，那是一种工具限制，值得点明，而不该把它固化进流程设计里。
如何为审计留下审批记录？
记录审批人、时间戳，以及被批准的那个确切版本——最后这一项通常正是缺失的部分。一次无法与特定修订关联起来的批准，只能证明某人在某个时候批准了某个东西。QueryChart 把批准记录在某个图表修订版上，并保留不可篡改的历史记录，因此审计人员真正会问的那个问题——当时生效的是哪一版、由谁签署——可以直接回答。
