供应商审批流程图模板
供应商审批流程图模板：调查问卷与证书、质量与财务核查、风险分级、现场审核、样品试单，以及列入合格供应商名单与定期重新审批。
什么是供应商审批流程
供应商审批，就是决定允不允许使用一家供应商。它和导入不是一回事：导入是建立供应商档案、议定合同、设置付款信息。审批回答的是一个更窄的问题——这家供应商是否已按你们的准则被评估过，而它到底被批准供应什么？一旦两者被当成一条流程来跑，一份有效的供应商档案就会悄悄被读作全面批准，于是采购员向一家其实只为别的东西评估过的供应商，下单买了一个量产件。
这项工作大部分是在收集证据，而不是在做决定。供应商交回一份问卷与证书资料包，财务看财务稳健性，质量审阅质量管理体系及其证书，风险较高的供应商在任何人签字之前还要经过一次审核和一次试单。决定本身只需要几分钟。让它在日后站得住脚的，是证据、风险等级与批准范围，被各自负责的人记录在同一个地方。
ISO 9001:2015 第 8.4 条要求组织确定评价、选择、监视与重新评价外部供方的准则，并保留结果的成文信息。它并不规定任何特定流程，而本模板本身也不是一套合规系统。请把它当作起点，并按你们组织实际的决策方式，去改动泳道、风险分级规则与审批权限。
本流程图涵盖的内容
本模板包含
- 五条角色泳道——申请人、采购、质量、财务与审批权限人——横跨五个阶段：提出申请、初筛、评估、审核与试用、批准与列名。
- 前段：提出供应商并附上业务理由，采购的一次初筛（“是否继续做资格认定？”）在任何人花时间之前先关掉站不住脚的提议，然后发出问卷资料包，检查其完整性，并一直催到缺口被补齐。
- 分属不同泳道的两项评估：质量审阅质量体系与证书（范围、认可资质、有效期），财务评估财务稳健性。
- 一个风险等级判断，把高风险供应商送去现场或远程审核，并带一个纠正措施循环，把已关闭的发现退回同一个“审核发现是否可接受？”判断，同时让较低风险的供应商直接进入试用。
- 在任何批准给出之前，由申请人评价一次样品或试单，然后由采购整理出一份供应商批准档案，供决策使用。
- 一个三向的批准判断——批准、有条件批准或拒绝——其中有条件批准先记录其条件，批准则把供应商以确定的范围列入合格供应商名单，并由一次定期的重新审批复核把循环闭合。
何时使用本模板
- 你们有一份合格供应商名单，却没有写下来的规则说明一家供应商如何进入、又如何被移出。
- 质量、采购与财务各握着评估的一部分，却没有人为把它们汇总起来的那个决定负责。
- 客户或审计师问起你们如何评价与重新评价供应商，而老实的答案是一串邮件。
- 你们正在把审批与导入分开，好让“有一份供应商档案”不再意味着这家供应商已经被批准可以供应任何东西。
- 你们需要议定审批权限人是谁，以及在什么金额或风险级别上它会发生变化。
运作方式
把模板打开成一张图
打开供应商审批流程模板，把它当作一张新图来用。没有任何东西是锁死的：每一条泳道、每一步、每一条分支都可以改名、移动或删除。
把泳道改名为你们的角色
把申请人、采购、质量、财务与审批权限人换成实际存在的角色。如果质量与采购是同一个人，就把两条泳道合并，而不是让其中一条空着。
把你们的风险分级规则写下来
把“是否高风险等级？”背后的准则写进这一步的备注：金额、业务关键性、法规暴露程度，以及更换这家供应商的难度。等级同时驱动审核与重新审批周期，所以它不应该被判两次。
指定审批权限人及其权限上限
决定各级由谁签字，以及有条件批准在实务中意味着什么——哪些条件、由谁核实、什么时候到期。让做审核的人与做批准的人保持分离。
定死记录点
决定供应商批准档案与合格供应商名单实际放在哪里，以及每一条记录下要写明什么范围：品类、零件或服务、供应商地点，以及任何条件。
发出去征求意见，并纳入变更控制
把图分享给各条泳道里的人并收集他们的意见，然后用审批工作流与版本历史，让这份流程文件本身也有一位有记录的批准人，以及一条“什么在什么时候被改动过”的轨迹。
常见问题
供应商审批与供应商导入有什么区别？
导入是行政性的：建立供应商档案、议定合同、核验银行信息、设定付款条件。审批是一次评估：决定这家供应商到底能不能用，以及可用于哪些品类、零件或地点。很多组织把两者一起跑，这在“一份有效的供应商档案被当作供应商已被评估过的证据”之前都很方便。把它们保持为两条流程，并让合格供应商名单成为本流程的产出，就能避开这一点。如果你们也需要行政那一侧，就把供应商导入模板与本模板配合使用。
新供应商应该由谁批准？
由供应商出问题时承担风险的那个人。实务中，低金额、低风险的供应商通常是采购负责人；凡涉及产品或受监管流程的，由质量联签；超过你们授权表中设定的金额门槛时，则由一位具名的权限人。有两条规则比具体怎么分更重要：批准人不应该是执行审核或评估的同一个人，而有条件批准的每一项条件都应该有一位具名负责人。
什么情况下供应商在批准前需要一次审核？
这由风险等级决定。高风险的供应商——量产件、受监管或安全关键的过程、单一来源，或者年采购金额很高的——在批准之前要接受审核，凡是必须亲眼看过而不能只靠读文件的过程，就到现场去做。对于以文件为主的范围、跟进复查与重新审批，按同一份检查表做远程审核是合理的。较低风险的供应商通常凭问卷证据、有效证书与一次试单完成资格认定。
合格供应商多久应该重新审批一次？
按风险等级设定周期：高风险或关键供应商通常一年一次，其余的每两到三年一次，并且把日期记在名单条目本身，而不是记在某个人的日历里。同时加上事件触发，因为大多数问题不会等到复核日期——批次不合格或重大投诉、股权变更、生产地点搬迁、证书过期，都应该把这家供应商重新拉回本流程。ISO 9001:2015 要求对外部供方进行重新评价，但没有规定周期，所以节奏由你们自己来设定并说明理由。