Lieferantenfreigabe: Vorlage für das Prozessdiagramm
Vorlage für das Prozessdiagramm der Lieferantenfreigabe: Fragebogen, Qualitäts- und Finanzprüfung, Risikoklasse, Audit, Probelieferung und Aufnahme in die Lieferantenliste.
So funktioniert es
Vorlage als Diagramm öffnen
Öffnen Sie die Vorlage zur Lieferantenfreigabe und verwenden Sie sie als neues Diagramm. Nichts ist gesperrt: Jede Bahn, jeder Schritt und jede Verzweigung lässt sich umbenennen, verschieben oder löschen.
Bahnen auf Ihre Rollen umbenennen
Ersetzen Sie Bedarfsträger, Einkauf, Qualität, Finanzen und Freigabeinstanz durch die Rollen, die es bei Ihnen tatsächlich gibt. Sind Qualität und Einkauf dieselbe Person, führen Sie die beiden Bahnen zusammen, statt eine leer stehen zu lassen.
Ihre Regel zur Risikoklassifizierung festhalten
Legen Sie die Kriterien hinter 'Hohe Risikoklasse?' in die Notiz des Schritts: Einkaufsvolumen, Geschäftskritikalität, regulatorische Exponierung und wie schwer der Lieferant zu ersetzen wäre. Die Klasse steuert sowohl das Audit als auch das Intervall der erneuten Freigabe und sollte deshalb nicht zweimal beurteilt werden.
Freigabeinstanz und ihre Grenzen benennen
Legen Sie fest, wer auf welcher Stufe unterschreibt und was eine bedingte Freigabe praktisch bedeutet — welche Bedingungen, wer sie verifiziert und wann sie verfallen. Halten Sie die Person, die das Audit durchgeführt hat, von der Person getrennt, die freigibt.
Ablageorte für die Nachweise festlegen
Entscheiden Sie, wo Freigabeakte und Liste freigegebener Lieferanten tatsächlich liegen und welcher Umfang je Eintrag dokumentiert wird: Warengruppen, Teile oder Leistungen, Lieferantenstandorte und etwaige Bedingungen.
In Umlauf geben und unter Änderungslenkung stellen
Teilen Sie das Diagramm mit den Personen jeder Bahn und sammeln Sie deren Kommentare ein. Nutzen Sie anschließend den Freigabeworkflow und die Versionshistorie, damit das Prozessdokument selbst einen dokumentierten Freigebenden und einen Nachweis der Änderungen hat.
Häufig gestellte Fragen
Was ist der Unterschied zwischen Lieferantenfreigabe und Lieferanten-Onboarding?
Onboarding ist administrativ: Stammsatz anlegen, Vertrag schließen, Bankdaten verifizieren und Zahlungsbedingungen hinterlegen. Die Freigabe ist eine Bewertung: die Entscheidung, ob der Lieferant überhaupt eingesetzt werden darf und für welche Warengruppen, Teile oder Standorte. Viele Organisationen fahren beides zusammen — praktisch, bis ein aktiver Stammsatz als Nachweis dafür gilt, dass der Lieferant bewertet wurde. Wer beides als zwei Prozesse führt, mit der Liste freigegebener Lieferanten als Ergebnis dieses Prozesses, vermeidet das. Brauchen Sie auch die administrative Seite, nutzen Sie die Onboarding-Vorlage zusätzlich.
Wer sollte einen neuen Lieferanten freigeben?
Wer das Risiko trägt, wenn der Lieferant ausfällt. In der Praxis ist das meist die Einkaufsleitung bei geringem Volumen und geringem Risiko, mit der Qualitätssicherung als Mitzeichner für alles, was ein Produkt oder einen regulierten Prozess berührt, und einer namentlich benannten Instanz oberhalb einer Wertgrenze aus Ihrer Unterschriftenregelung. Zwei Regeln wiegen schwerer als die genaue Aufteilung: Der Freigebende sollte nicht dieselbe Person sein, die Audit oder Bewertung durchgeführt hat, und jede bedingte Freigabe braucht für jede Bedingung einen namentlich Verantwortlichen.
Wann braucht ein Lieferant vor der Freigabe ein Audit?
Das entscheidet die Risikoklasse. Lieferanten der hohen Klasse — Produktionsteile, regulierte oder sicherheitskritische Prozesse, Single Source oder hohes Jahresvolumen — werden vor der Freigabe auditiert, und zwar vor Ort, wo der Prozess gesehen und nicht nachgelesen werden muss. Remote-Audits gegen dieselbe Checkliste sind für dokumentenlastige Umfänge, Nachaudits und erneute Freigaben angemessen. Lieferanten niedrigerer Klassen werden üblicherweise über Fragebogen, gültige Zertifikate und eine Probelieferung qualifiziert.
Wie oft sollten freigegebene Lieferanten erneut freigegeben werden?
Setzen Sie das Intervall nach Risikoklasse: üblich sind jährlich für hochriskante oder kritische Lieferanten und alle zwei bis drei Jahre für die übrigen, dokumentiert im Listeneintrag selbst und nicht im Kalender einer einzelnen Person. Ergänzen Sie Ereignisauslöser, denn die meisten Probleme warten nicht auf den Prüftermin — eine fehlerhafte Charge oder schwere Reklamation, ein Eigentümerwechsel, die Verlagerung eines Fertigungsstandorts oder ein abgelaufenes Zertifikat sollten den Lieferanten zurück in diesen Ablauf holen. ISO 9001:2015 fordert die erneute Bewertung externer Anbieter, nennt aber kein Intervall — die Kadenz müssen Sie selbst begründen.