Lieferantenfreigabe: Vorlage für das Prozessdiagramm

Was ist lieferantenfreigabe: vorlage für das?

Die Lieferantenfreigabe ist die Entscheidung, dass ein Lieferant überhaupt eingesetzt werden darf. Sie ist nicht dasselbe wie das Onboarding, das den Lieferantenstammsatz anlegt, den Vertrag schließt und die Zahlungsdaten hinterlegt. Die Freigabe beantwortet eine engere Frage: Wurde dieser Lieferant gegen Ihre Kriterien bewertet, und wofür genau ist er freigegeben? Werden beide als ein Ablauf gefahren, liest sich ein aktiver Stammsatz irgendwann still und leise wie eine Pauschalfreigabe, und der Einkauf bestellt ein Produktionsteil bei einem Lieferanten, der nur für etwas ganz anderes bewertet wurde.

Der größte Teil der Arbeit ist Nachweisbeschaffung, nicht Entscheidung. Fragebogen und Zertifikatspaket kommen vom Lieferanten zurück, die Finanzabteilung prüft die wirtschaftliche Stabilität, die Qualitätssicherung sieht sich das Qualitätsmanagementsystem und dessen Zertifikate an, und Lieferanten in der hohen Risikoklasse erhalten ein Audit und eine Probelieferung, bevor irgendjemand unterschreibt. Die Entscheidung selbst dauert Minuten. Belastbar wird sie erst dadurch, dass Nachweise, Risikoklasse und freigegebener Umfang an einer Stelle von den jeweils verantwortlichen Personen dokumentiert wurden.

ISO 9001:2015 Abschnitt 8.4 erwartet, dass eine Organisation Kriterien für die Bewertung, Auswahl, Überwachung und erneute Bewertung externer Anbieter festlegt und dokumentierte Information über die Ergebnisse aufbewahrt. Ein bestimmter Ablauf wird nicht vorgeschrieben, und diese Vorlage ist für sich genommen kein Compliance-System. Nutzen Sie sie als Ausgangspunkt und passen Sie Schwimmbahnen, die Regel zur Risikoklassifizierung und die Freigabeinstanz an die Art an, wie in Ihrem Haus tatsächlich entschieden wird.

Was dieses Flussdiagramm abdeckt

In dieser Vorlage

• Fünf Rollenbahnen (Bedarfsträger, Einkauf, Qualität, Finanzen und Freigabeinstanz) über fünf Phasen: Anfrage, Vorprüfung, Bewertung, Audit und Musterauftrag sowie Freigabe und Listung
• Der Einstieg: Ein Lieferant wird mit Business Case vorgeschlagen, der Einkauf entscheidet über 'Qualifizierung durchführen?' und schließt schwache Vorschläge, bevor jemand Zeit investiert, und der Lieferantenfragebogen wird versendet, auf Vollständigkeit geprüft und so lange nachgefordert, bis die Lücken geschlossen sind
• Zwei Bewertungsschritte in getrennten Bahnen: Qualität prüft Qualitätssystem und Zertifikate (Geltungsbereich, Akkreditierung, Gültigkeit), Finanzen bewertet die wirtschaftliche Stabilität
• Eine Entscheidung zur Risikoklasse, die Lieferanten der hohen Klasse zum Audit vor Ort oder remote schickt, mit einer Schleife über 'Maßnahmenplan vereinbaren', die abgeschlossene Feststellungen zurück auf dieselbe Entscheidung 'Auditfeststellungen akzeptabel?' führt, während niedrigere Klassen direkt zur Probelieferung gehen
• Ein Muster oder eine Probelieferung, die der Bedarfsträger bewertet, bevor irgendeine Freigabe erteilt wird, und anschließend eine vom Einkauf zusammengestellte Freigabeakte als Entscheidungsgrundlage
• Eine dreiwertige Freigabeentscheidung (freigegeben, bedingt freigegeben oder abgelehnt) bei der die bedingte Freigabe zuerst ihre Bedingungen dokumentiert, die Freigabe den Lieferanten mit definiertem Umfang in die Lieferantenliste aufnimmt und eine terminierte erneute Freigabe den Kreis schließt

Wann Sie diese Vorlage verwenden sollten

• Sie führen eine Liste freigegebener Lieferanten, haben aber keine schriftliche Regel dafür, wie ein Lieferant darauf kommt, oder wieder herunter
• Qualität, Einkauf und Finanzen halten jeweils einen Teil der Bewertung, und niemand verantwortet die Entscheidung, die alles zusammenführt
• Ein Kunde oder Auditor hat gefragt, wie Sie Lieferanten bewerten und erneut bewerten, und die ehrliche Antwort ist ein E-Mail-Verlauf
• Sie trennen Freigabe und Onboarding, damit ein vorhandener Lieferantenstammsatz nicht länger bedeutet, dass der Lieferant für alles freigegeben ist
• Sie müssen festlegen, wer die Freigabeinstanz ist und ab welchem Volumen oder Risikoniveau sie wechselt

So funktioniert es

1. Vorlage als Diagramm öffnen

   Öffnen Sie die Vorlage zur Lieferantenfreigabe und verwenden Sie sie als neues Diagramm. Nichts ist gesperrt: Jede Bahn, jeder Schritt und jede Verzweigung lässt sich umbenennen, verschieben oder löschen.

2. Bahnen auf Ihre Rollen umbenennen

   Ersetzen Sie Bedarfsträger, Einkauf, Qualität, Finanzen und Freigabeinstanz durch die Rollen, die es bei Ihnen tatsächlich gibt. Sind Qualität und Einkauf dieselbe Person, führen Sie die beiden Bahnen zusammen, statt eine leer stehen zu lassen.

3. Ihre Regel zur Risikoklassifizierung festhalten

   Legen Sie die Kriterien hinter 'Hohe Risikoklasse?' in die Notiz des Schritts: Einkaufsvolumen, Geschäftskritikalität, regulatorische Exponierung und wie schwer der Lieferant zu ersetzen wäre. Die Klasse steuert sowohl das Audit als auch das Intervall der erneuten Freigabe und sollte deshalb nicht zweimal beurteilt werden.

4. Freigabeinstanz und ihre Grenzen benennen

   Legen Sie fest, wer auf welcher Stufe unterschreibt und was eine bedingte Freigabe praktisch bedeutet: welche Bedingungen, wer sie verifiziert und wann sie verfallen. Halten Sie die Person, die das Audit durchgeführt hat, von der Person getrennt, die freigibt.

5. Ablageorte für die Nachweise festlegen

   Entscheiden Sie, wo Freigabeakte und Liste freigegebener Lieferanten tatsächlich liegen und welcher Umfang je Eintrag dokumentiert wird: Warengruppen, Teile oder Leistungen, Lieferantenstandorte und etwaige Bedingungen.

6. In Umlauf geben und unter Änderungslenkung stellen

   Teilen Sie das Diagramm mit den Personen jeder Bahn und sammeln Sie deren Kommentare ein. Nutzen Sie anschließend den Freigabeworkflow und die Versionshistorie, damit das Prozessdokument selbst einen dokumentierten Freigebenden und einen Nachweis der Änderungen hat.

Häufig gestellte Fragen

Was ist der Unterschied zwischen Lieferantenfreigabe und Lieferanten-Onboarding?

Onboarding ist administrativ: Stammsatz anlegen, Vertrag schließen, Bankdaten verifizieren und Zahlungsbedingungen hinterlegen. Die Freigabe ist eine Bewertung: die Entscheidung, ob der Lieferant überhaupt eingesetzt werden darf und für welche Warengruppen, Teile oder Standorte. Viele Organisationen fahren beides zusammen, praktisch, bis ein aktiver Stammsatz als Nachweis dafür gilt, dass der Lieferant bewertet wurde. Wer beides als zwei Prozesse führt, mit der Liste freigegebener Lieferanten als Ergebnis dieses Prozesses, vermeidet das. Brauchen Sie auch die administrative Seite, nutzen Sie die Onboarding-Vorlage zusätzlich.

Wer sollte einen neuen Lieferanten freigeben?

Wer das Risiko trägt, wenn der Lieferant ausfällt. In der Praxis ist das meist die Einkaufsleitung bei geringem Volumen und geringem Risiko, mit der Qualitätssicherung als Mitzeichner für alles, was ein Produkt oder einen regulierten Prozess berührt, und einer namentlich benannten Instanz oberhalb einer Wertgrenze aus Ihrer Unterschriftenregelung. Zwei Regeln wiegen schwerer als die genaue Aufteilung: Der Freigebende sollte nicht dieselbe Person sein, die Audit oder Bewertung durchgeführt hat, und jede bedingte Freigabe braucht für jede Bedingung einen namentlich Verantwortlichen.

Wann braucht ein Lieferant vor der Freigabe ein Audit?

Das entscheidet die Risikoklasse. Lieferanten der hohen Klasse (Produktionsteile, regulierte oder sicherheitskritische Prozesse, Single Source oder hohes Jahresvolumen) werden vor der Freigabe auditiert, und zwar vor Ort, wo der Prozess gesehen und nicht nachgelesen werden muss. Remote-Audits gegen dieselbe Checkliste sind für dokumentenlastige Umfänge, Nachaudits und erneute Freigaben angemessen. Lieferanten niedrigerer Klassen werden üblicherweise über Fragebogen, gültige Zertifikate und eine Probelieferung qualifiziert.

Wie oft sollten freigegebene Lieferanten erneut freigegeben werden?

Setzen Sie das Intervall nach Risikoklasse: üblich sind jährlich für hochriskante oder kritische Lieferanten und alle zwei bis drei Jahre für die übrigen, dokumentiert im Listeneintrag selbst und nicht im Kalender einer einzelnen Person. Ergänzen Sie Ereignisauslöser, denn die meisten Probleme warten nicht auf den Prüftermin: eine fehlerhafte Charge oder schwere Reklamation, ein Eigentümerwechsel, die Verlagerung eines Fertigungsstandorts oder ein abgelaufenes Zertifikat sollten den Lieferanten zurück in diesen Ablauf holen. ISO 9001:2015 fordert die erneute Bewertung externer Anbieter, nennt aber kein Intervall. Die Kadenz müssen Sie selbst begründen.