Spesenabrechnung: Flussdiagramm für den Freigabeprozess

Was ist spesenabrechnung: flussdiagramm für den freigabe?

Ein Freigabeprozess für Spesenabrechnungen befasst sich mit Geld, das bereits ausgegeben wurde. Jemand hat eine Bahnfahrkarte, ein Kundenessen oder ein Hotel bezahlt, aus eigener Tasche oder mit der Firmenkreditkarte, und die Organisation muss den Vorgang nun prüfen, kontieren und ausgleichen. Das ist eine andere Aufgabe als die Rechnungsfreigabe, bei der die Forderung eines Lieferanten gegen eine Bestellung geprüft wird. Hier gibt es keine Bestellung zum Abgleichen und keinen Lieferantenstammsatz zum Nachschlagen: Der Nachweis ist ein Beleg, den nur die einreichende Person besitzt, die Gegenseite ist eine Kollegin oder ein Kollege, die oder der bis zur Bearbeitung in Vorleistung geht, und das Geld fließt meist über die Entgeltabrechnung ab statt über den Zahllauf der Kreditorenbuchhaltung.

Abrechnungen bleiben aus einer überschaubaren Zahl von Gründen liegen. Der Beleg fehlt oder ist unlesbar. Die Abrechnung ist auf eine Kategorie oder Kostenstelle kontiert, die den Aufwand nicht trägt. Die Ausgabe verstößt gegen die Richtlinie und wird als Datenfehler zur Korrektur zurückgeschickt, obwohl in Wahrheit jemand mit Entscheidungsbefugnis eine Ausnahme genehmigen und dokumentieren müsste. Freigegeben wird von der Person, die gerade greifbar ist, statt von der Person, die das Budget verantwortet. Und niemand sucht nach Dubletten, was bei Spesen etwas ganz anderes bedeutet als bei Rechnungen: ein Taxi, das beide Mitfahrenden abrechnen, eine Kartenzahlung, die zusätzlich als Barauslage eingereicht wird, oder ein zweimal fotografierter Beleg, der einen Monat später erneut auftaucht.

Diese Vorlage bildet eine Abrechnung über fünf Bahnen ab (Mitarbeitende, Führungskraft, Buchhaltung/Kreditoren, Entgeltabrechnung und Interne Revision) und über sieben Phasen von der Erfassung bis zur Nachkontrolle. Sie ist bewusst eindeutig an den drei Stellen, über die Teams später streiten: Die Richtlinienprüfung hat getrennte Ausgänge für einen korrigierbaren Fehler und einen echten Verstoß, die Freigabesteuerung folgt einer festgeschriebenen Wertgrenze statt der Verfügbarkeit einzelner Personen, und die Dublettenprüfung läuft, bevor Aufwand in Kontierung oder Auszahlung fließt. Passen Sie Wertgrenzen, Kategorien und Rollenbezeichnungen an Ihre eigene Spesenrichtlinie und Ihre Unterschriftenregelung an.

Was dieses Flussdiagramm abdeckt

In dieser Vorlage

• Fünf Swimlanes (Mitarbeitende, Führungskraft, Buchhaltung/Kreditoren, Entgeltabrechnung und Interne Revision) über sieben Phasen: Erfassung, Einreichung, Vorprüfung, Freigabe, Prüfung Buchhaltung, Erstattung und Nachkontrolle
• Eine einzige Weiche „Beleg vorhanden und richtlinienkonform?“ mit drei Ausgängen: Eine konforme Abrechnung geht an die Führungskraft, eine unvollständige geht zur erneuten Einreichung an die einreichende Person zurück, und ein Richtlinienverstoß wird zur Ausnahmeentscheidung weitergeleitet statt als Fehler zurückgewiesen
• Der Verstoßzweig an der Entscheidung „Ausnahmegenehmigung erteilt?“ in der Bahn Buchhaltung/Kreditoren: Eine erteilte Ausnahme kehrt in den normalen Freigabeweg zurück, eine Ablehnung endet bei „Abrechnung abgelehnt und geschlossen“, demselben Ausgang, den auch eine Ablehnung durch die Führungskraft nimmt
• Zwei aufeinanderfolgende Freigabeprüfungen: „Führungskraft gibt frei?“ und danach „Betrag über der Wertgrenze?“, wobei eine Abrechnung oberhalb des Limits zusätzlich über „An zweiten Freigebenden eskalieren“ läuft, bevor die Buchhaltung sie sieht
• Die Prüfung „Doppelte Abrechnung erkannt?“ als erster Schritt der Buchhaltung, mit dem Ausgang „Sperren und Dublette klären“, gefolgt von „Belege prüfen und Vorsteuer kontieren“ sowie „Abrechnung auf Aufwandskonto buchen“
• Zwei Erstattungswege an der Entscheidung „Erstattung über Lohn oder Zahllauf?“, die bei „Erstattung ausgezahlt und mitgeteilt“ zusammenlaufen, dazu ein Stichprobenzweig aus der Buchung in die Bahn der Internen Revision: Abrechnungen für die Stichprobe auswählen, prüfen, ob jede durch Belege gedeckt ist, ungedeckte Beträge zurückfordern und die Feststellung erfassen, dann die Ergebnisse berichten

Wann Sie diese Vorlage verwenden sollten

• Sie schreiben eine Spesenrichtlinie neu und stellen fest, dass sich Freigabesteuerung und Ausnahmeweg als Bild leichter klären lassen als in Fließtext
• Sie konfigurieren ein Reisekosten- oder Spesentool beziehungsweise ein ERP-Modul, in dem Freigabewege, Wertgrenzen und Belegregeln festgelegt sein müssen, bevor gebaut wird
• Sie setzen oder überprüfen den Betrag, ab dem ein zweiter Freigebender erforderlich ist, damit die Unterschriftenregelung eine sichtbare Routing-Regel wird statt Gewohnheit
• Sie weisen neue Führungskräfte ein, die Abrechnungen freigeben, und neue Mitarbeitende, die wissen müssen, was bei einem fehlenden Beleg oder einer Ausgabe außerhalb der Richtlinie passiert
• Sie bereiten eine Spesenprüfung oder eine Vorsteuerprüfung vor, in der Sie zeigen müssen, wie Abrechnungen belegt, kontiert und nach der Auszahlung stichprobenartig geprüft werden

So funktioniert es

1. Benennen Sie die Bahnen nach Ihren echten Rollen

   Ersetzen Sie Mitarbeitende, Führungskraft, Buchhaltung/Kreditoren, Entgeltabrechnung und Interne Revision durch Ihre tatsächlichen Funktionen. In kleineren Organisationen sind Buchhaltung und Entgeltabrechnung ein Schreibtisch: Führen Sie die Bahnen zusammen, statt eine Übergabe zu zeichnen, die es nicht gibt. Prüft ein Shared Service Center die Abrechnungen vor, bevor die Führungskraft sie sieht, geben Sie ihm eine eigene Bahn.

2. Schreiben Sie auf, was „richtlinienkonform“ bedeutet

   Die Prüfung ist nur so gut wie die Richtlinie dahinter. Listen Sie die erstattungsfähigen Kategorien, die Höchstbeträge pro Person, den Betrag, unterhalb dessen kein Beleg nötig ist, sowie Kilometerpauschale und Verpflegungsmehraufwand auf. Hängen Sie diese Liste an den Schritt „Beleg vorhanden und richtlinienkonform?“, damit alle Freigebenden denselben Maßstab anlegen.

3. Setzen Sie echte Zahlen an die Wertgrenze

   Ersetzen Sie „Betrag über der Wertgrenze?“ durch Ihr eigenes Limit, nennen Sie die Währung und legen Sie fest, wer in welcher Stufe unterschreibt. Entscheiden Sie außerdem, ob die Prüfung den Gesamtbetrag der Abrechnung oder eine einzelne Position liest. Sonst kommt eine Dienstreise als mehrere Abrechnungen an, die jeweils unter dem Limit liegen.

4. Legen Sie die Schlüssel der Dublettenprüfung fest

   Entscheiden Sie, wann zwei Abrechnungen dieselbe sind. Üblich ist die Kombination aus einreichender Person, Datum, Betrag und Händler, erweitert um den Vergleich über mehrere Einreichende hinweg für geteilte Kosten wie ein Taxi oder ein Teamessen. Halten Sie fest, dass eine Verdachtsdublette gesperrt und geklärt statt gelöscht wird, denn echte Wiederholungsausgaben auf derselben Strecke am selben Tag kommen vor.

5. Wählen Sie den Erstattungsweg und veröffentlichen Sie die Stichtage

   Legen Sie fest, welche Abrechnungen über die Entgeltabrechnung laufen und welche in den Zahllauf gehen, und veröffentlichen Sie den jeweiligen Stichtag. Die meisten Diskussionen über Spesen drehen sich um den Zeitpunkt, nicht um den Betrag: Wer den wöchentlichen Stichtag und den nächsten Abrechnungstermin kennt, hört auf, in der Buchhaltung nachzufragen.

6. Vereinbaren Sie die Stichprobenregel und halten Sie eine gültige Fassung

   Halten Sie fest, wie oft die Stichprobe gezogen wird und wie sie gewichtet ist, etwa zugunsten hoher Beträge, erteilter Ausnahmen und Freigaben durch Personen, die der einreichenden Person unterstellt sind. Gehen Sie das fertige Diagramm mit einer Führungskraft, der Buchhaltung und der Entgeltabrechnung durch, korrigieren Sie es auf das tatsächliche Vorgehen, geben Sie diese Fassung frei und behalten Sie die älteren, damit später erkennbar bleibt, welche Version gerade gilt.

Häufig gestellte Fragen

Welche Schritte umfasst die Freigabe einer Spesenabrechnung?

Der typische Ablauf lautet: Die Mitarbeiterin oder der Mitarbeiter hat die Auslage getätigt und den Beleg erfasst und reicht die Abrechnung mit Kategorie und Kostenstelle ein. Geprüft wird auf einen gültigen Beleg und auf Richtlinienkonformität, wobei unvollständige Abrechnungen zurückgehen und Ausgaben außerhalb der Richtlinie zur Ausnahmeentscheidung geleitet werden. Die Führungskraft gibt den sachlichen Grund frei, eine Wertgrenze entscheidet, ob ein zweiter Freigebender nötig ist, und die Buchhaltung prüft anschließend auf Dubletten, kontrolliert die Belege, kontiert die Vorsteuer und bucht die Abrechnung. Die Erstattung erfolgt entweder im nächsten Lohnlauf oder im Zahllauf, und eine Stichprobe der freigegebenen Abrechnungen wird nachträglich geprüft.

Worin unterscheidet sich die Spesenfreigabe von der Rechnungsfreigabe?

Eine Spesenabrechnung ist von Mitarbeitenden verauslagtes Geld, das an eine Person erstattet wird; eine Rechnung ist die Zahlungsforderung eines Lieferanten, meist auf Basis einer Bestellung. Daraus folgen die praktischen Unterschiede. Es gibt weder Bestellung noch Wareneingangsbeleg zum Abgleichen, der Nachweis ist der Beleg plus der angegebene geschäftliche Anlass. Es gibt keine Zahlungsbedingungen, die Frist ist der Stichtag der Entgeltabrechnung oder des Zahllaufs statt eines Fälligkeitsdatums. Die freigebende Person beurteilt, ob die Ausgabe angemessen und richtlinienkonform war, nicht ob ein Betrag mit einer Bestellung übereinstimmt. Und die Dublettenerkennung muss ohne Rechnungsnummer auskommen. Sie arbeitet stattdessen mit einreichender Person, Datum, Betrag und Händler.

Wer sollte eine Spesenabrechnung freigeben, und wie funktionieren Wertgrenzen?

Freigeben sollte die direkte Führungskraft, denn sie kann beurteilen, ob die Reise oder die Anschaffung notwendig war und ob der angegebene geschäftliche Anlass trägt. Niemand gibt die eigenen Spesen frei, und eine Abrechnung sollte nicht von jemandem unterschrieben werden, der der einreichenden Person unterstellt ist. Oberhalb eines festgelegten Betrags kommt ein zweiter Freigebender hinzu, meist die nächsthöhere Führungsebene oder die Finanzleitung, sodass größere Beträge ein Vier-Augen-Prinzip erhalten, ohne den Regelfall zu verzögern. Diese Grenze gehört in die Spesenrichtlinie und in die Routing-Regel, damit niemand im Einzelfall abwägen muss, ob ein Betrag groß genug für eine Weiterleitung ist.

Was soll mit einer Abrechnung außerhalb der Richtlinie geschehen?

Behandeln Sie sie als Entscheidung, nicht als Fehler. Wer sie zur Korrektur zurückschickt, lädt dazu ein, dieselbe Ausgabe in eine Kategorie umzukontieren, die durchgeht, und es bleibt kein Nachweis, dass der Verstoß überhaupt stattgefunden hat. In diesem Diagramm hat der Verstoß einen eigenen Ausgang zu „Ausnahmegenehmigung erteilt?“: Eine Person mit entsprechender Befugnis erteilt die Ausnahme mit dokumentierter Begründung, woraufhin die Abrechnung in den normalen Freigabeweg zurückkehrt, oder sie lehnt ab, und die Abrechnung wird abgelehnt und geschlossen. Werten Sie erteilte Ausnahmen regelmäßig aus, denn eine Kategorie, die jeden Monat eine Ausnahme braucht, ist eine Richtlinie, die geändert gehört.

Wie verhindert man doppelte Spesenabrechnungen?

Führen Sie die Prüfung als ersten Schritt der Buchhaltung durch, bevor Aufwand in Kontierung oder Auszahlung fließt. Spesenabrechnungen haben keine Rechnungsnummer, prüfen Sie deshalb auf die Kombination aus einreichender Person, Datum, Betrag und Händler, und vergleichen Sie auch über mehrere Einreichende hinweg: Ein geteiltes Taxi oder ein Teamessen wird oft von zwei Anwesenden eingereicht. Achten Sie auf Kartenzahlungen, die zusätzlich als Barauslage abgerechnet werden, und auf Belege, die Wochen später erneut fotografiert eingereicht werden. Sperren und klären Sie eine Verdachtsdublette, statt sie zu löschen, denn echte Wiederholungsausgaben, etwa dieselbe Fahrt am selben Wochentag, gibt es tatsächlich.