Entscheidungsbaum Lieferantenauswahl: Vorlage für den Vergabeweg

Was ist entscheidungsbaum lieferantenauswahl: vorlage für den vergabeweg?

Ein Entscheidungsbaum zur Lieferantenauswahl beantwortet eine einzige Frage: Welchen Vergabeweg dürfen wir für diesen Bedarf gehen, und wer darf das entscheiden? Jeder Knoten ist eine Prüfung, die sich aus Nachweisen beantworten lässt, jeder Zweig trägt die Antwort und nicht die nächste Aufgabe, und jeder Weg endet in einem benannten Ergebnis, statt in einen einzigen Idealpfad zu münden. Genau das macht ihn zu einem Entscheidungsbaum und nicht zu einer Prozesslandkarte.

Die Unterscheidung ist wichtig, weil beide Dokumente regelmäßig verwechselt werden. Wenn Sie den durchgängigen Ablauf brauchen (Bedarf erkennen, Budget klären, ausschreiben, vergeben, Vertrag schließen, Lieferung annehmen und die Lieferantenleistung bewerten), nutzen Sie stattdessen das Flussdiagramm des Beschaffungsprozesses. Jene Seite beantwortet „Was passiert als Nächstes, und wer tut es?“. Diese Seite beantwortet „Welche Option wählen wir, und wer wählt sie?“. In der Praxis sitzt der Entscheidungsbaum innerhalb des Schritts „Vergabeweg festlegen“ jener Prozesslandkarte, und das ist der Teil, über den in Organisationen gestritten wird, weil er klärt, ob überhaupt im Wettbewerb vergeben werden muss. Die davon getrennte Frage, wie ein Lieferant überhaupt auf die freigegebene Liste kommt, klärt der Lieferantenfreigabe-Prozess.

Das Diagramm trägt sieben Entscheidungen über vier Bahnen mit Entscheidungsbefugnis (Bedarfsträger, Einkauf, Technik und Compliance sowie Finanzen und Risiko) und endet in fünf unterschiedlichen Ergebnissen: Direktvergabe an einen bereits freigegebenen Lieferanten, Vergleich von drei Angeboten, vollständige Ausschreibung, Einzelvergabe mit dokumentierter Begründung sowie Ablehnung mit Rückgabe an den Bedarfsträger zur Neuspezifikation. An den entscheidenden Prüfungen stehen Kommentare mit den dahinterliegenden Kriterien, denn ein Entscheidungsbaum nützt nur, wenn die Schwellenwerte aufgeschrieben sind und nicht von jedem Einkäufer anders erinnert werden.

Was dieses Flussdiagramm abdeckt

In dieser Vorlage

• Vier Bahnen mit Entscheidungsbefugnis (Bedarfsträger, Einkauf, Technik und Compliance sowie Finanzen und Risiko) über fünf Phasen: Bedarf, Vergabeweg, Lieferantenprüfung, Kosten und Risiko sowie Vergabeentscheidung. Die Bahnen benennen, wer jede Frage beantwortet, nicht wer die Arbeit macht.
• Das Rückgrat des Vergabewegs in der Bahn Einkauf: „Freigegebener Lieferant vorhanden?“ gefolgt von „Kapazität und Vertrag gültig?“, wobei ein „Nein“ bei einer der beiden Prüfungen den Bedarf zu „Volumen über Ausschreibungsgrenze?“ weiterleitet statt zur Direktvergabe.
• Die Schwellenwertverzweigung, in der „Darunter“ sofort bei „Drei Angebote einholen und vergleichen“ endet, während „Darüber“ zu „Spezialleistung oder Single Source?“ weitergeht, dessen Zweig „Wettbewerb“ bei „Vollständige Ausschreibung durchführen“ endet.
• Der Einzelvergabe-Zweig: „Single Source“ verlangt zuerst eine schriftliche Begründung, bevor irgendetwas vergeben wird, und führt dann über „Risikobewertung vertretbar?“ zu „Einzelvergabe mit Begründung“, mit einem Kommentar, der die Kriterien zu Abhängigkeit, Kontinuität, Bonität und Screening festhält.
• Der Direktvergabe-Zweig: „Mindestanforderungen erfüllt?“ als reine Ausschlussprüfung in der Bahn Technik und Compliance, danach „Gesamtkosten im Budget?“ in der Bahn Finanzen und Risiko, deren Zweig „Über Budget“ zu „Preis verhandeln oder Umfang anpassen“ führt und dieselbe Frage erneut stellt, statt den Preis stillschweigend zu akzeptieren.
• Fünf unterschiedliche Endpunkte statt eines gemeinsamen Ausgangs: Direktvergabe, Vergleich von drei Angeboten, vollständige Ausschreibung, begründete Einzelvergabe und „Ablehnen und Bedarf neu spezifizieren“, wo sowohl verfehlte Mindestanforderungen als auch eine nicht bestandene Risikobewertung zusammenlaufen.

Wann Sie diese Vorlage verwenden sollten

• Bedarfsträger fragen immer wieder, ob drei Angebote oder eine vollständige Ausschreibung nötig sind, und die Antwort hängt davon ab, wen sie fragen.
• Ihre Einkaufsrichtlinie nennt die Wertgrenzen im Fließtext, und Sie möchten sie als Prüfungen mit beschrifteten Antwortzweigen gezeichnet haben.
• Einzelvergaben nehmen zu, und niemand kann auf die Prüfung verweisen, die sie zugelassen hat, oder darauf, wo die Begründung abgelegt ist.
• Sie stimmen Entscheidungsbefugnisse ab: welche Fragen der Einkauf allein beantwortet und welche vor einer Vergabe die Freigabe von Technik, Compliance oder Finanzen brauchen.
• Ein Auditor, ein Kunde oder die interne Revision hat gefragt, wie Lieferanten ausgewählt werden und warum eine bestimmte Vergabe nicht im Wettbewerb erfolgt ist.

So funktioniert es

1. Vorlage als Diagramm öffnen

   Öffnen Sie den Entscheidungsbaum zur Lieferantenauswahl und verwenden Sie ihn als neues Diagramm. Nichts ist festgeschrieben: Jede Bahn, jede Prüfung, jede Zweigbeschriftung und jedes Ergebnis lässt sich umbenennen, verschieben oder löschen.

2. Die Wertgrenzen setzen, die den Vergabeweg steuern

   „Volumen über Ausschreibungsgrenze?“ ist der Ort, an dem Ihre Regeln leben. Schreiben Sie die Wertbänder in den Kommentar: unter welchem Betrag ein Angebot genügt, ab wann drei Angebote gelten und ab wann eine vollständige Ausschreibung zwingend ist. Nennen Sie die Währung und halten Sie fest, ob die Grenze pro Bestellung oder für den kumulierten Jahreswert bei diesem Lieferanten gilt. Sonst werden Bedarfe gestückelt, um darunter zu bleiben. Als öffentlicher Auftraggeber entnehmen Sie Werte und Bekanntmachungspflichten dem für Sie geltenden Vergaberecht und nicht dieser Vorlage.

3. Benennen, wer jede Frage beantwortet

   Ersetzen Sie Bedarfsträger, Einkauf, Technik und Compliance sowie Finanzen und Risiko durch die Rollen, bei denen die Entscheidung tatsächlich liegt. Eine Bahn je Entscheidungsträger, nicht je Person, damit das Diagramm einen Stellenwechsel überlebt. Liegen technische Prüfung und Compliance bei Ihnen bei verschiedenen Personen, teilen Sie diese Bahn. Sie wird am häufigsten versehentlich zusammengelegt.

4. Mindestanforderungen als Ausschlusskriterien aufschreiben

   Tragen Sie die Kriterien hinter „Mindestanforderungen erfüllt?“ in den Kommentar ein: technische Spezifikation, für diesen Umfang gültige Zertifizierung, Versicherung sowie regulatorische und datenschutzrechtliche Pflichten. Halten Sie die gewichtete Bewertung aus dieser Prüfung heraus. Wer eine Ausschlussanforderung in eine Punktematrix mischt, erlaubt einem Lieferanten, eine verfehlte Mindestanforderung mit einem guten Preis auszugleichen, der mit Abstand häufigste Fehler einer Auswahlentscheidung.

5. Festlegen, was eine Einzelvergabe-Begründung enthalten muss

   Benennen Sie die Pflichtfelder an „Begründung der Einzelvergabe erfassen“: warum kein anderer Lieferant den Bedarf decken kann, wie das geprüft wurde, Wert, Laufzeit und wer es genehmigt hat. Geben Sie jeder Begründung ein Ablaufdatum, damit sie bei der Verlängerung erneut geprüft und nicht stillschweigend fortgeschrieben wird, und prüfen Sie, ob die Einschränkung echt ist oder erst durch eine um ein Produkt herum geschriebene Spezifikation entstanden ist.

6. Vereinbaren, woran jeder Endpunkt übergibt

   Dieses Diagramm endet bei der Entscheidung über den Vergabeweg. Drei Angebote, eine Ausschreibung und eine Vergabe starten jeweils einen eigenen Prozess. Verknüpfen Sie „Drei Angebote einholen und vergleichen“ und „Vollständige Ausschreibung durchführen“ mit Ihrer Prozesslandkarte zur Beschaffung und die beiden Vergabeergebnisse mit dem Bestellprozess, statt dieselben Schritte doppelt zu dokumentieren und die beiden Fassungen auseinanderlaufen zu lassen.

7. Abstimmen lassen und eine gültige Version pflegen

   Teilen Sie das Diagramm mit Einkauf, Finanzen und allen darin benannten Genehmigern, halten Sie deren Freigabe fest und verlinken Sie die freigegebene Fassung aus Ihrer Einkaufsrichtlinie. Nutzen Sie die Versionshistorie, damit Sie bei einer geänderten Wertgrenze zeigen können, welche Regel am Tag einer Vergabe galt.

Häufig gestellte Fragen

Was ist ein Entscheidungsbaum zur Lieferantenauswahl?

Es ist ein Diagramm der Prüfungen, die festlegen, wie ein Lieferant für einen konkreten Bedarf ausgewählt wird, mit den Antworten an den Zweigen. Statt Beschaffungsaufgaben der Reihe nach aufzuzählen, fragt es, ob ein bereits freigegebener Lieferant den Bedarf abdeckt und Kapazität hat, ob das Volumen über der Ausschreibungsgrenze liegt, ob der Bedarf wirklich eine Spezialleistung oder Single Source ist, ob der Lieferant die technischen und Compliance-Mindestanforderungen erfüllt, ob die Gesamtkosten im Budget liegen und ob die Risikobewertung besteht. Jeder Weg endet in einem benannten Ergebnis (Direktvergabe, drei Angebote, vollständige Ausschreibung, begründete Einzelvergabe oder Ablehnung), sodass der Vergabeweg aus den Nachweisen folgt und nicht daraus, wen man gerade gefragt hat.

Worin unterscheidet sich das von einem Flussdiagramm des Beschaffungsprozesses?

Ein Flussdiagramm des Beschaffungsprozesses ist eine funktionsübergreifende Landkarte dessen, was als Nächstes passiert und wer es tut, vom erkannten Bedarf über Spezifikation, Budget, Ausschreibung, Vergabe, Vertrag, Lieferung bis zur Leistungsbewertung. Ein Entscheidungsbaum deckt eine deutlich engere Frage ab: für welchen von mehreren Vergabewegen dieser Bedarf qualifiziert ist und wer jede Prüfung beantworten darf. Er hat mehr Entscheidungen als Aufgaben, seine Zweige tragen Antworten statt Tätigkeiten, und seine Pfade enden in unterschiedlichen Ergebnissen, statt wieder in einen Ablauf zurückzuführen. Die meisten Organisationen brauchen beides. Der Baum sitzt üblicherweise im Schritt „Vergabeweg festlegen“ der Prozesslandkarte.

Wann braucht man drei Angebote und wann eine vollständige Ausschreibung?

Das hängt von Regeln ab, die Sie selbst setzen und dokumentieren, nicht von Gewohnheit. Die meisten Unternehmen arbeiten mit Wertbändern in einer Unterschriften- und Kompetenzregelung: ein Angebot unterhalb einer niedrigen Grenze, drei Angebote im mittleren Band und eine vollständige Ausschreibung darüber, mit einem Ausnahmeweg für echte Single-Source-Fälle. Die Vorlage lässt die Beträge bewusst offen, denn eine von einer anderen Organisation übernommene Wertgrenze ist nicht begründbar. Zwei Details zählen so viel wie die Zahlen: ob die Grenze pro Bestellung oder gegen das kumulierte Jahresvolumen bei diesem Lieferanten gemessen wird und wer eine Ausnahme genehmigen darf. Öffentliche Auftraggeber setzen diese Werte nicht selbst. Schwellenwerte, Bekanntmachungspflichten und Wartefristen ergeben sich aus dem für sie geltenden Vergaberecht.

Nach welchen Kriterien sollte entschieden werden, welcher Lieferant ausgewählt wird?

Trennen Sie Mindestanforderungen von bewerteten Kriterien. Mindestanforderungen sind Ausschlusskriterien: die technische Spezifikation, eine für den eingekauften Umfang gültige Zertifizierung, Versicherung sowie regulatorische und datenschutzrechtliche Pflichten. Ein Lieferant, der eine davon verfehlt, ist zu keinem Preis auswählbar. Deshalb prüft das Diagramm sie vor den Kosten. Alles Weitere (Preis, Gesamtkosten, Lieferzeit, Servicelevel, Nachhaltigkeit) wird gegen Gewichtungen bewertet, die vor der Angebotsöffnung vereinbart wurden. ISO 9001:2015 Abschnitt 8.4 erwartet, dass eine Organisation Kriterien für Bewertung, Auswahl, Überwachung und Neubewertung externer Anbieter festlegt und dokumentierte Information über die Ergebnisse aufbewahrt, schreibt aber weder Kriterien noch Gewichtungen vor.

Wann ist eine Einzelvergabe vertretbar?

Wenn wirklich nur ein Lieferant den Bedarf decken kann (proprietäre Technologie, eine Kompatibilitäts- oder Kontinuitätsbindung oder ein echter Notfall) und der Grund vor der Vergabe dokumentiert und nicht hinterher rekonstruiert wird. Die entscheidende Prüfung lautet, ob die Einschränkung real ist oder durch Ihre eigene Spezifikation erzeugt wurde: Ein um ein bestimmtes Produkt herum geschriebener Bedarf schafft seine eigene Einzelquelle. In diesem Diagramm kann der Zweig „Single Source“ keine Vergabe erreichen, ohne eine erfasste Begründung und eine Risikobewertung zu durchlaufen, denn eine nicht im Wettbewerb vergebene Leistung hat keinen Marktpreistest als Rückfallebene. Geben Sie jeder Begründung einen Wert, eine Laufzeit, einen benannten Genehmiger und ein Ablaufdatum.