Entscheidungsbaum Lieferantenauswahl: Vorlage für den Vergabeweg
Entscheidungsbaum zur Lieferantenauswahl: sieben Prüfungen vom freigegebenen Lieferanten über die Ausschreibungsgrenze bis zu Kosten und Risiko, mit fünf benannten Vergabewegen.
So funktioniert es
Vorlage als Diagramm öffnen
Öffnen Sie den Entscheidungsbaum zur Lieferantenauswahl und verwenden Sie ihn als neues Diagramm. Nichts ist festgeschrieben: Jede Bahn, jede Prüfung, jede Zweigbeschriftung und jedes Ergebnis lässt sich umbenennen, verschieben oder löschen.
Die Wertgrenzen setzen, die den Vergabeweg steuern
„Volumen über Ausschreibungsgrenze?“ ist der Ort, an dem Ihre Regeln leben. Schreiben Sie die Wertbänder in den Kommentar: unter welchem Betrag ein Angebot genügt, ab wann drei Angebote gelten und ab wann eine vollständige Ausschreibung zwingend ist. Nennen Sie die Währung und halten Sie fest, ob die Grenze pro Bestellung oder für den kumulierten Jahreswert bei diesem Lieferanten gilt — sonst werden Bedarfe gestückelt, um darunter zu bleiben. Als öffentlicher Auftraggeber entnehmen Sie Werte und Bekanntmachungspflichten dem für Sie geltenden Vergaberecht und nicht dieser Vorlage.
Benennen, wer jede Frage beantwortet
Ersetzen Sie Bedarfsträger, Einkauf, Technik und Compliance sowie Finanzen und Risiko durch die Rollen, bei denen die Entscheidung tatsächlich liegt. Eine Bahn je Entscheidungsträger, nicht je Person, damit das Diagramm einen Stellenwechsel überlebt. Liegen technische Prüfung und Compliance bei Ihnen bei verschiedenen Personen, teilen Sie diese Bahn — sie wird am häufigsten versehentlich zusammengelegt.
Mindestanforderungen als Ausschlusskriterien aufschreiben
Tragen Sie die Kriterien hinter „Mindestanforderungen erfüllt?“ in den Kommentar ein: technische Spezifikation, für diesen Umfang gültige Zertifizierung, Versicherung sowie regulatorische und datenschutzrechtliche Pflichten. Halten Sie die gewichtete Bewertung aus dieser Prüfung heraus. Wer eine Ausschlussanforderung in eine Punktematrix mischt, erlaubt einem Lieferanten, eine verfehlte Mindestanforderung mit einem guten Preis auszugleichen — der mit Abstand häufigste Fehler einer Auswahlentscheidung.
Festlegen, was eine Einzelvergabe-Begründung enthalten muss
Benennen Sie die Pflichtfelder an „Begründung der Einzelvergabe erfassen“: warum kein anderer Lieferant den Bedarf decken kann, wie das geprüft wurde, Wert, Laufzeit und wer es genehmigt hat. Geben Sie jeder Begründung ein Ablaufdatum, damit sie bei der Verlängerung erneut geprüft und nicht stillschweigend fortgeschrieben wird, und prüfen Sie, ob die Einschränkung echt ist oder erst durch eine um ein Produkt herum geschriebene Spezifikation entstanden ist.
Vereinbaren, woran jeder Endpunkt übergibt
Dieses Diagramm endet bei der Entscheidung über den Vergabeweg. Drei Angebote, eine Ausschreibung und eine Vergabe starten jeweils einen eigenen Prozess. Verknüpfen Sie „Drei Angebote einholen und vergleichen“ und „Vollständige Ausschreibung durchführen“ mit Ihrer Prozesslandkarte zur Beschaffung und die beiden Vergabeergebnisse mit dem Bestellprozess, statt dieselben Schritte doppelt zu dokumentieren und die beiden Fassungen auseinanderlaufen zu lassen.
Abstimmen lassen und eine gültige Version pflegen
Teilen Sie das Diagramm mit Einkauf, Finanzen und allen darin benannten Genehmigern, halten Sie deren Freigabe fest und verlinken Sie die freigegebene Fassung aus Ihrer Einkaufsrichtlinie. Nutzen Sie die Versionshistorie, damit Sie bei einer geänderten Wertgrenze zeigen können, welche Regel am Tag einer Vergabe galt.
Häufig gestellte Fragen
Was ist ein Entscheidungsbaum zur Lieferantenauswahl?
Es ist ein Diagramm der Prüfungen, die festlegen, wie ein Lieferant für einen konkreten Bedarf ausgewählt wird — mit den Antworten an den Zweigen. Statt Beschaffungsaufgaben der Reihe nach aufzuzählen, fragt es, ob ein bereits freigegebener Lieferant den Bedarf abdeckt und Kapazität hat, ob das Volumen über der Ausschreibungsgrenze liegt, ob der Bedarf wirklich eine Spezialleistung oder Single Source ist, ob der Lieferant die technischen und Compliance-Mindestanforderungen erfüllt, ob die Gesamtkosten im Budget liegen und ob die Risikobewertung besteht. Jeder Weg endet in einem benannten Ergebnis — Direktvergabe, drei Angebote, vollständige Ausschreibung, begründete Einzelvergabe oder Ablehnung —, sodass der Vergabeweg aus den Nachweisen folgt und nicht daraus, wen man gerade gefragt hat.
Worin unterscheidet sich das von einem Flussdiagramm des Beschaffungsprozesses?
Ein Flussdiagramm des Beschaffungsprozesses ist eine funktionsübergreifende Landkarte dessen, was als Nächstes passiert und wer es tut — vom erkannten Bedarf über Spezifikation, Budget, Ausschreibung, Vergabe, Vertrag, Lieferung bis zur Leistungsbewertung. Ein Entscheidungsbaum deckt eine deutlich engere Frage ab: für welchen von mehreren Vergabewegen dieser Bedarf qualifiziert ist und wer jede Prüfung beantworten darf. Er hat mehr Entscheidungen als Aufgaben, seine Zweige tragen Antworten statt Tätigkeiten, und seine Pfade enden in unterschiedlichen Ergebnissen, statt wieder in einen Ablauf zurückzuführen. Die meisten Organisationen brauchen beides — der Baum sitzt üblicherweise im Schritt „Vergabeweg festlegen“ der Prozesslandkarte.
Wann braucht man drei Angebote und wann eine vollständige Ausschreibung?
Das hängt von Regeln ab, die Sie selbst setzen und dokumentieren, nicht von Gewohnheit. Die meisten Unternehmen arbeiten mit Wertbändern in einer Unterschriften- und Kompetenzregelung: ein Angebot unterhalb einer niedrigen Grenze, drei Angebote im mittleren Band und eine vollständige Ausschreibung darüber, mit einem Ausnahmeweg für echte Single-Source-Fälle. Die Vorlage lässt die Beträge bewusst offen, denn eine von einer anderen Organisation übernommene Wertgrenze ist nicht begründbar. Zwei Details zählen so viel wie die Zahlen: ob die Grenze pro Bestellung oder gegen das kumulierte Jahresvolumen bei diesem Lieferanten gemessen wird und wer eine Ausnahme genehmigen darf. Öffentliche Auftraggeber setzen diese Werte nicht selbst — Schwellenwerte, Bekanntmachungspflichten und Wartefristen ergeben sich aus dem für sie geltenden Vergaberecht.
Nach welchen Kriterien sollte entschieden werden, welcher Lieferant ausgewählt wird?
Trennen Sie Mindestanforderungen von bewerteten Kriterien. Mindestanforderungen sind Ausschlusskriterien: die technische Spezifikation, eine für den eingekauften Umfang gültige Zertifizierung, Versicherung sowie regulatorische und datenschutzrechtliche Pflichten. Ein Lieferant, der eine davon verfehlt, ist zu keinem Preis auswählbar — deshalb prüft das Diagramm sie vor den Kosten. Alles Weitere — Preis, Gesamtkosten, Lieferzeit, Servicelevel, Nachhaltigkeit — wird gegen Gewichtungen bewertet, die vor der Angebotsöffnung vereinbart wurden. ISO 9001:2015 Abschnitt 8.4 erwartet, dass eine Organisation Kriterien für Bewertung, Auswahl, Überwachung und Neubewertung externer Anbieter festlegt und dokumentierte Information über die Ergebnisse aufbewahrt — schreibt aber weder Kriterien noch Gewichtungen vor.
Wann ist eine Einzelvergabe vertretbar?
Wenn wirklich nur ein Lieferant den Bedarf decken kann — proprietäre Technologie, eine Kompatibilitäts- oder Kontinuitätsbindung oder ein echter Notfall — und der Grund vor der Vergabe dokumentiert und nicht hinterher rekonstruiert wird. Die entscheidende Prüfung lautet, ob die Einschränkung real ist oder durch Ihre eigene Spezifikation erzeugt wurde: Ein um ein bestimmtes Produkt herum geschriebener Bedarf schafft seine eigene Einzelquelle. In diesem Diagramm kann der Zweig „Single Source“ keine Vergabe erreichen, ohne eine erfasste Begründung und eine Risikobewertung zu durchlaufen, denn eine nicht im Wettbewerb vergebene Leistung hat keinen Marktpreistest als Rückfallebene. Geben Sie jeder Begründung einen Wert, eine Laufzeit, einen benannten Genehmiger und ein Ablaufdatum.