Beslutningstræ for leverandørvalg (skabelon)

Sådan fungerer det

1. Åbn skabelonen som et diagram

   Åbn beslutningstræet for leverandørvalg, og brug det som et nyt diagram. Intet er låst: alle baner, tests, grenetiketter og udfald kan omdøbes, flyttes eller slettes.

2. Fastsæt de grænser, der styrer indkøbsvejen

   'Beløb over udbudsgrænsen?' er der, hvor jeres regler bor. Skriv beløbsintervallerne ind i kommentaren: under hvilket beløb ét tilbud er nok, hvor de tre tilbud begynder, og hvor et fuldt udbud bliver obligatorisk. Angiv valutaen, og angiv, om grænsen gælder pr. ordre eller den samlede årlige værdi hos den leverandør — ellers bliver behov delt op for at holde sig under den. Er I en offentlig ordregiver, så tag beløbene og bekendtgørelseskravene fra det udbudsregelsæt, I er omfattet af, frem for fra denne skabelon.

3. Navngiv, hvem der svarer på hvert spørgsmål

   Erstat Rekvirent, Indkøb, Teknik og compliance samt Økonomi og risiko med de roller, der reelt har beslutningen. Én bane pr. beslutningstager, ikke pr. person, så diagrammet overlever, at nogen skifter job. Ligger teknisk gennemgang og compliance hos forskellige personer hos jer, så del den bane i to — det er den bane, der oftest bliver delt ved et uheld.

4. Skriv mindstekravene ned som bestå eller dumpe

   Læg kriterierne bag 'Opfyldes mindstekravene?' ind i kommentaren: teknisk specifikation, certificering gyldig for dette omfang, forsikring og eventuelle regulatoriske eller databeskyttelsesmæssige krav. Hold vægtet pointgivning uden for denne test. Blander man et mindstekrav ind i en scoringsmodel, kan en leverandør kompensere for et dumpet krav med en god pris, og det er den hyppigste enkeltfejl i en udvælgelsesbeslutning.

5. Definer, hvad en begrundelse for eneleverandør skal indeholde

   Navngiv felterne på 'Registrer begrundelse for eneleverandør': hvorfor ingen anden leverandør kan opfylde behovet, hvad der blev gjort for at teste det, værdien, varigheden, og hvem der gav accept. Giv hver begrundelse en udløbsdato, så den testes igen ved fornyelse i stedet for at blive rullet videre, og tjek, at begrænsningen er reel og ikke skabt af en specifikation skrevet op ad ét bestemt produkt.

6. Aftal, hvad hvert slutpunkt afleverer til

   Dette diagram stopper ved valget af indkøbsvej. Tre tilbud, et udbud og en tildeling starter hver deres eget forløb, så link 'Indhent og sammenlign tre tilbud' og 'Gennemfør fuldt udbud' til jeres proceskort for indkøb, og de to tildelingsudfald til processen for indkøbsordrer — i stedet for at dokumentere de samme trin to gange og lade de to versioner drive fra hinanden.

7. Send det rundt, og hold én gældende version

   Del diagrammet med indkøb, økonomi og hver eneste godkender, der er nævnt i det, få deres godkendelse registreret, og link til den godkendte version fra jeres indkøbspolitik. Brug versionshistorikken, så I ved en ændret grænse kan vise, hvilken regel der gjaldt den dag, en tildeling blev truffet.

Ofte stillede spørgsmål

Hvad er et beslutningstræ for leverandørvalg?

Det er et diagram over de tests, der afgør, hvordan en leverandør vælges til et bestemt behov, med svarene skrevet på grenene. I stedet for at liste indkøbsopgaver i rækkefølge spørger det, om en godkendt leverandør allerede dækker behovet og har kapacitet, om beløbet ligger over grænsen for konkurrenceudsættelse, om behovet reelt er specialiseret eller kun kan dækkes af én leverandør, om leverandøren opfylder tekniske mindstekrav og compliance-krav, om totalomkostningen er inden for budget, og om risikovurderingen er bestået. Hver vej ender i et navngivet udfald — direkte tildeling, tre tilbud, fuldt udbud, en begrundet eneleverandør eller en afvisning — så indkøbsvejen afgøres af dokumentationen frem for af, hvem man lige spurgte.

Hvordan adskiller det sig fra et flowchart over indkøbsprocessen?

Et flowchart over indkøbsprocessen er et tværfunktionelt kort over, hvad der sker bagefter, og hvem der gør det — fra identifikation af et behov over specifikation, budget, udbud, tildeling, kontrakt og levering til opfølgning på præstationen. Et beslutningstræ dækker et langt snævrere spørgsmål: hvilken af flere veje dette behov kvalificerer sig til, og hvem der har ret til at besvare hver test. Det har flere beslutninger end opgaver, grenene bærer svar frem for handlinger, og vejene ender i forskellige udfald i stedet for at løbe sammen igen. De fleste har brug for begge dele — træet sidder typisk inde i trinnet om indkøbsvej i proceskortet.

Hvornår skal man have tre tilbud, og hvornår et fuldt udbud?

Det afhænger af regler, I selv fastsætter og registrerer — ikke af sædvane. De fleste private virksomheder bruger beløbsintervaller i en bemyndigelsesmatrix: ét tilbud under en lav grænse, tre tilbud i et mellemliggende interval, og et fuldt udbud derover, med en undtagelsesvej til reelle tilfælde med kun én leverandør. Skabelonen lader beløbene stå tomme med vilje, for en grænse kopieret fra en anden organisation kan ikke forsvares. To detaljer betyder lige så meget som tallene: om grænsen måles pr. ordre eller mod det samlede årlige forbrug hos den leverandør, og hvem der må godkende en undtagelse. Offentlige ordregivere fastsætter ikke selv beløbene — tærskelværdier, bekendtgørelseskrav og standstill-regler kommer fra udbudsreglerne i deres jurisdiktion.

Hvilke kriterier bør afgøre, hvilken leverandør der vælges?

Skil mindstekravene fra de scorede kriterier. Mindstekrav er bestå eller dumpe: den tekniske specifikation, certificering gyldig for det omfang, der købes, forsikring og eventuelle regulatoriske eller databeskyttelsesmæssige krav. En leverandør, der dumper ét af dem, kan ikke vælges til nogen pris — og derfor tester diagrammet dem før kostprisen. Alt andet — pris, totalomkostninger, leveringstid, serviceniveauer, bæredygtighed — scores mod vægte, der er aftalt, før tilbuddene åbnes. ISO 9001:2015 punkt 8.4 forventer, at en organisation fastlægger kriterier for evaluering, udvælgelse, overvågning og fornyet evaluering af eksterne leverandører og opbevarer dokumenteret information om resultaterne, men den foreskriver hverken kriterierne eller vægtene.

Hvornår er en tildeling til én leverandør acceptabel?

Når kun én leverandør reelt kan opfylde behovet — proprietær teknologi, et krav om kompatibilitet eller kontinuitet, eller en ægte nødsituation — og begrundelsen er dokumenteret før tildelingen frem for rekonstrueret bagefter. Testen er, om begrænsningen er reel eller skabt af jeres egen specifikation, for et behov skrevet op ad ét produkt skaber sin egen eneleverandør. I dette diagram kan grenen Eneleverandør ikke nå frem til en tildeling uden at passere en registreret begrundelse og en risikovurdering, for en tildeling uden konkurrence har ingen markedspris at falde tilbage på. Giv hver begrundelse en værdi, en varighed, en navngiven godkender og en udløbsdato.