Flowchart for leverandørvalg med vægtet pointmodel

Hvad er flowchart for leverandørvalg med vægtet pointmodel?

Leverandørvalg er den del af indkøb, hvor mere end én leverandør måles mod det samme behov, og hvor organisationen bagefter skal kunne forklare resultatet. Næsten al vanskeligheden ligger to steder. Det første er rækkefølgen: kriterier og vægtninger, der skrives, efter at tilbuddene er læst, er ikke længere kriterier: de er en efterrationalisering, og det ved alle involverede godt. Det andet er sammenligningsgrundlaget, for den laveste tilbudspris og de laveste omkostninger ved at eje tingen i fem år peger jævnligt på to forskellige leverandører, og kun det ene tal står på tilbuddet.

Processen er smallere, end den lyder, og afgrænsningerne betyder noget. Den handler ikke om, hvorvidt der overhovedet skal konkurreres. Om et behov skal dækkes ved direkte tildeling, tre tilbud, et fuldt udbud eller en begrundet eneleverandør er et selvstændigt sæt tests. Den er heller ikke den samlede indkøbsproces, som starter tidligere med finansiering og køb-eller-lav og fortsætter forbi tildelingen ind i kontrakt, levering og leverandørevaluering. Og den stopper før det administrative arbejde, der følger: at få den valgte leverandør på den godkendte leverandørliste er leverandørgodkendelse, at oprette leverandørposten og verificere bankoplysningerne er leverandøroprettelse, og at afgive ordren er indkøbsordreprocessen. At vælge en leverandør og at kunne betale en er ikke samme begivenhed, og når de to smelter sammen, bliver et evalueringsresultat stille til en betalbar leverandørpost.

Diagrammet herunder dækker selve konkurrencen på tværs af fem baner (Bestillende afdeling, Indkøb, Faglig bedømmer, Økonomi og Leverandører) og syv faser fra Behov til Valg. Det tegner de tre forgreninger, der skal have et aftalt svar, før I får brug for dem: om RFI'en gav nok kvalificerede svar til overhovedet at lave en shortlist, om pointene gav en entydig foretrukken leverandør eller et tæt løb, der kræver afklaring, og om indstillingen godkendes eller sendes retur. Tilbagemelding til de fravalgte er et trin i diagrammet frem for en eftertanke, fordi det er den del, der oftest springes over, og den del, der oftest bliver anfægtet.

Hvad dette flowchart dækker

I denne skabelon

• Fem swimlanes (Bestillende afdeling, Indkøb, Faglig bedømmer, Økonomi og Leverandører) fordelt på syv faser: Behov, Marked og kriterier, RFI og shortlist, RFQ og tilbud, Evaluering, Due diligence og Valg.
• Forberedelsesblokken, der skal være på plads, før nogen går i markedet: kravspecifikation og ønsket resultat fra den bestillende afdeling, markedsundersøgelse og bruttoliste fra Indkøb, tildelingskriterier og vægtning aftalt af den faglige bedømmer, samt budget og omkostningsmodel fastlagt af Økonomi.
• Et RFI-trin med en reel forgrening: leverandørerne indsender RFI-svar, hvorefter 'Nok kvalificerede svar?' sender Shortlist videre til RFQ'en og For få tilbage til markedsundersøgelsen og bruttolisten, frem for at køre en konkurrence med et felt, der aldrig var levedygtigt.
• En bevidst opdeling ved tilbudsafgivelsen, hvor 'Indsend tilbud inden fristen' forgrener sig ad to navngivne spor: Fagligt til bedømmeren, der scorer mod de aftalte kriterier, og Kommercielt til Indkøb, der scorer vilkår og pris, så den faglige vurdering dannes uden priserne foran sig.
• Beslutningen ved 'Entydig foretrukken leverandør?': Entydig går videre til referencer og leverandørbesøg, mens Tæt løb går til 'Kør afklaring eller anden runde', som vender tilbage til tilbudsafgivelsen med reviderede tilbud i stedet for at justere vægtningen bagefter. En kommentar definerer, hvad entydig betyder som en aftalt margin mellem de to øverste vægtede totaler.
• Afslutningen: referencer og leverandørbesøg, en sammenligning af totalomkostninger hos Økonomi, indstillingen om valg samlet som et dokument, porten 'Er indstillingen godkendt?', hvis Sendt retur-gren går tilbage i afklaring, tilbagemelding til de fravalgte som et eksplicit trin, og 'Leverandør valgt' som slutpunkt.

Hvornår du skal bruge skabelonen

• I kører en konkurrence og vil have kriterier, vægtning og pointskala på plads, før et eneste tilbud åbnes.
• Evalueringer ender gang på gang med at handle om tilbudsprisen, fordi ingen byggede en sammenlignelig totalomkostningsmodel fra start.
• To tilbud endte inden for ét point af hinanden, og der var ingen aftalt regel for, hvad der så skulle ske.
• En auditor, en kunde eller en fravalgt tilbudsgiver har spurgt, hvordan leverandøren blev valgt, og det ærlige svar er et regneark, ingen længere kan rekonstruere.
• I adskiller leverandørvalg fra leverandørgodkendelse og -oprettelse, så det at vinde en evaluering ikke længere i sig selv skaber en godkendt, betalbar leverandørpost.

Sådan fungerer det

1. Åbn skabelonen som et diagram

   Åbn skabelonen til leverandørvalg og brug den som et nyt diagram. Intet er låst: hver bane, hvert trin, hver forgreningstekst og hver kommentar kan omdøbes, flyttes eller slettes, så det passer til den måde, jeres organisation faktisk kører en evaluering på.

2. Omdøb banerne og navngiv bedømmelsesudvalget

   Erstat Bestillende afdeling, Indkøb, Faglig bedømmer, Økonomi og Leverandører med de roller, I har. Faglig bedømmer er som regel et lille udvalg og ikke én person, så notér, hvem der sidder i det, og at det er de samme mennesker for alle tilbud. En bedømmer, der kommer til, efter bedømmelsen er begyndt, har sin egen skala med sig.

3. Lås kriterier og vægtning, før I går i markedet

   'Aftal tildelingskriterier og vægtning' ligger før RFQ'en med vilje. Skriv kriterierne, vægtningen og pointskalaen ind i kommentaren sammen med, hvad hvert trin på skalaen betyder, og notér datoen, de blev aftalt. Kriterier fastlagt efter at tilbuddene er kommet ind, kan hverken forsvares over for en fravalgt tilbudsgiver eller en auditor, og offentlige ordregivere skal som hovedregel offentliggøre tildelingskriterierne på forhånd og anvende dem som offentliggjort, så tag de konkrete regler fra udbudsreglerne i jeres land og ikke fra denne skabelon.

4. Hold mindstekrav ude af pointmodellen

   Krav, der er bestå/dumpe (den tekniske specifikation, en certificering gyldig for dette omfang, forsikring, databehandlerforpligtelser) hører ikke hjemme i den vægtede matrix og skal testes, før bedømmelsen begynder. Inde i en pointmodel kan et ikke-opfyldt mindstekrav opvejes af en skarp pris, og det er den hyppigste fejl i en leverandørevaluering.

5. Definér, hvad en entydig vinder betyder

   Skriv marginen ind i kommentaren på 'Entydig foretrukken leverandør?': hvor langt de to øverste vægtede totaler skal ligge fra hinanden, før resultatet tæller som entydigt, og hvem der afgør det, når de ikke gør. Aftal det, før I ser pointene. Tæt løb-grenen kører en afklaring eller anden runde og vender tilbage med reviderede tilbud, hvilket er et forsvarligt svar på et tæt løb; at omvægte matricen, når totalerne er synlige, er det ikke.

6. Byg den totalomkostningsmodel, tilbuddene sammenlignes på

   Fastlæg modellen ved 'Fastlæg budget og omkostningsmodel' (ikke ved 'Sammenlign totalomkostninger'), så alle tilbud prissættes på samme grundlag. Navngiv elementerne: anskaffelsespris, implementering, oplæring, licenser, forbrugsstoffer, vedligehold og support, exit og bortskaffelse, og den periode, de sammenlignes over. Angiv valuta, og hvordan kurs og indeksering håndteres, hvis ikke alle tilbud er i samme valuta.

7. Beslut, hvad de fravalgte får at vide, og rundsend så diagrammet

   Aftal indholdet af tilbagemeldingstrinnet på forhånd: deres point på hvert kriterium, begrundelsen bag dem, og ingen oplysninger om andre tilbudsgiveres priser eller løsninger. Ensartet tilbagemelding er det, der får leverandører til at byde igen næste gang, og uensartet tilbagemelding er det, der laver et tabt udbud om til en klage. Del derefter diagrammet med Indkøb, Økonomi og alle navngivne bedømmere, få deres godkendelse, og hold det under versionsstyring, så I kan vise, hvilken version af kriterierne der gjaldt på den dato, et valg blev truffet.

Ofte stillede spørgsmål

Hvad er leverandørvalg?

Det er den strukturerede sammenligning af konkurrerende leverandører mod ét behov, der ender i en indstilling, som kan forklares. I forløbet på denne side går det fra et godkendt behov og en skreven kravspecifikation, over markedsundersøgelse og bruttoliste, en RFI der giver en shortlist, en RFQ eller et udbud sendt til den shortlist med tildelingskriterier og vægtning allerede låst, adskilt faglig og kommerciel bedømmelse, et tjek af om resultatet er entydigt eller et tæt løb, referencetjek og leverandørbesøg, en sammenligning af totalomkostninger, og en indstilling, der forelægges en godkender. Det stopper bevidst, når indstillingen er godkendt: kontrakt, leverandørgodkendelse, leverandøroprettelse og ordreafgivelse er selvstændige processer.

Hvordan adskiller det sig fra et beslutningstræ for indkøbsvej eller et flowchart for hele indkøbsprocessen?

Tre dokumenter, tre spørgsmål. Et beslutningstræ for indkøbsvej svarer på, hvilken indkøbsvej et behov kvalificerer til (direkte tildeling, tre tilbud, fuldt udbud eller en begrundet eneleverandør) og hvem der må afgøre det. Denne side tager over, når svaret er 'konkurrer om det', og dækker, hvordan konkurrencen faktisk køres og bedømmes. Et flowchart for indkøbsprocessen er bredere end begge: det starter ved behovet og køb-eller-lav-beslutningen, tager finansiering og vej til markedet med, og fortsætter forbi tildelingen ind i kontrakt, levering, betaling og leverandørevaluering. De fleste organisationer har brug for alle tre, men ved at holde dem adskilt undgår I, at selve evalueringsmekanikken bliver begravet i en kasse med teksten 'vælg leverandør'.

Hvornår skal tildelingskriterier og vægtning aftales, og må de ændres?

Før RFQ'en eller udbudsmaterialet sendes ud, og helst før markedet overhovedet kontaktes, hvilket er dér, de ligger i dette diagram. Offentliggør dem sammen med materialet, så tilbudsgiverne ved, hvad der måles, og hvor meget hvert kriterium vejer. Når tilbuddene er åbnet, skal de betragtes som låste. Findes der en reel fejl i kriterierne (en vægtning, der ikke går op, eller et kriterium, der viser sig at være umåleligt) er den forsvarlige rettelse at genudsende til alle tilbudsgivere og tillade reviderede tilbud, ikke at justere matricen og genberegne i stilhed. Offentlige ordregivere har endnu mindre spillerum: tildelingskriterier skal som hovedregel offentliggøres på forhånd og anvendes som offentliggjort, og de konkrete regler følger af udbudsreglerne i jeres land.

Hvordan håndterer man to tilbud, der scorer næsten ens?

Beslut, hvad 'næsten ens' betyder, før I ser pointene, og følg så den vej, I aftalte. I dette diagram har beslutningen 'Entydig foretrukken leverandør?' en Tæt løb-gren, der kører en afklaring eller anden runde og vender tilbage til tilbudsafgivelsen, så begge leverandører svarer på de samme spørgsmål og bedømmes igen på de samme kriterier. Det, man skal undgå, er reflekshandlingen: at tilføje et kriterium, ændre en vægtning eller indføre en tiebreak-regel, når man kan se, hvilken leverandør den begunstiger. Overlever et reelt dødt løb en anden runde, er en på forhånd aftalt tiebreak (for eksempel den højeste faglige score) forsvarlig, netop fordi den var skrevet ned først.

Skal det billigste tilbud altid vinde?

Kun hvis prisen er det eneste kriterium, og det er den sjældent. Dette diagram bedømmer det faglige og det kommercielle hver for sig og sammenligner derefter totalomkostninger, før indstillingen skrives, fordi den tilbudte pris kun er en del af det, organisationen kommer til at betale. Implementering, oplæring, licenser, forbrugsstoffer, vedligehold, omkostningen ved at skifte senere og bortskaffelse flytter ofte rangordenen, og en leverandør, der ser billigst ud på tilbuddet, kan være den dyreste over perioden. Den regel, der betyder noget, er sammenlignelighed: alle tilbud prissat på de samme elementer, over den samme periode, på de samme forudsætninger.

Hvilken dokumentation bør et leverandørvalg efterlade?

Nok til at kunne rekonstruere beslutningen uden at være afhængig af nogens hukommelse: kravspecifikationen, kriterierne og vægtningen med datoen, de blev aftalt, bruttolisten og hvordan shortlisten blev udledt af RFI'en, de enkelte point med begrundelsen bag hvert af dem, alle afklarende spørgsmål og svar udsendt til samtlige tilbudsgivere, sammenligningen af totalomkostninger, indstillingen, godkendelsen og en registrering af den tilbagemelding, de fravalgte fik. ISO 9001:2015 pkt. 8.4 forventer, at en organisation fastlægger og anvender kriterier for at evaluere, udvælge, overvåge og revurdere eksterne leverandører og opbevarer dokumenteret information om resultaterne, men foreskriver hverken kriterierne, vægtningen eller forløbet.