Flowchart for leverandørvalg med vægtet pointmodel

Sådan fungerer det

1. Åbn skabelonen som et diagram

   Åbn skabelonen til leverandørvalg og brug den som et nyt diagram. Intet er låst: hver bane, hvert trin, hver forgreningstekst og hver kommentar kan omdøbes, flyttes eller slettes, så det passer til den måde, jeres organisation faktisk kører en evaluering på.

2. Omdøb banerne og navngiv bedømmelsesudvalget

   Erstat Bestillende afdeling, Indkøb, Faglig bedømmer, Økonomi og Leverandører med de roller, I har. Faglig bedømmer er som regel et lille udvalg og ikke én person, så notér, hvem der sidder i det, og at det er de samme mennesker for alle tilbud. En bedømmer, der kommer til, efter bedømmelsen er begyndt, har sin egen skala med sig.

3. Lås kriterier og vægtning, før I går i markedet

   'Aftal tildelingskriterier og vægtning' ligger før RFQ'en med vilje. Skriv kriterierne, vægtningen og pointskalaen ind i kommentaren sammen med, hvad hvert trin på skalaen betyder, og notér datoen, de blev aftalt. Kriterier fastlagt efter at tilbuddene er kommet ind, kan hverken forsvares over for en fravalgt tilbudsgiver eller en auditor, og offentlige ordregivere skal som hovedregel offentliggøre tildelingskriterierne på forhånd og anvende dem som offentliggjort — så tag de konkrete regler fra udbudsreglerne i jeres land og ikke fra denne skabelon.

4. Hold mindstekrav ude af pointmodellen

   Krav, der er bestå/dumpe — den tekniske specifikation, en certificering gyldig for dette omfang, forsikring, databehandlerforpligtelser — hører ikke hjemme i den vægtede matrix og skal testes, før bedømmelsen begynder. Inde i en pointmodel kan et ikke-opfyldt mindstekrav opvejes af en skarp pris, og det er den hyppigste fejl i en leverandørevaluering.

5. Definér, hvad en entydig vinder betyder

   Skriv marginen ind i kommentaren på 'Entydig foretrukken leverandør?': hvor langt de to øverste vægtede totaler skal ligge fra hinanden, før resultatet tæller som entydigt, og hvem der afgør det, når de ikke gør. Aftal det, før I ser pointene. Tæt løb-grenen kører en afklaring eller anden runde og vender tilbage med reviderede tilbud, hvilket er et forsvarligt svar på et tæt løb; at omvægte matricen, når totalerne er synlige, er det ikke.

6. Byg den totalomkostningsmodel, tilbuddene sammenlignes på

   Fastlæg modellen ved 'Fastlæg budget og omkostningsmodel' — ikke ved 'Sammenlign totalomkostninger' — så alle tilbud prissættes på samme grundlag. Navngiv elementerne: anskaffelsespris, implementering, oplæring, licenser, forbrugsstoffer, vedligehold og support, exit og bortskaffelse, og den periode, de sammenlignes over. Angiv valuta, og hvordan kurs og indeksering håndteres, hvis ikke alle tilbud er i samme valuta.

7. Beslut, hvad de fravalgte får at vide, og rundsend så diagrammet

   Aftal indholdet af tilbagemeldingstrinnet på forhånd: deres point på hvert kriterium, begrundelsen bag dem, og ingen oplysninger om andre tilbudsgiveres priser eller løsninger. Ensartet tilbagemelding er det, der får leverandører til at byde igen næste gang, og uensartet tilbagemelding er det, der laver et tabt udbud om til en klage. Del derefter diagrammet med Indkøb, Økonomi og alle navngivne bedømmere, få deres godkendelse, og hold det under versionsstyring, så I kan vise, hvilken version af kriterierne der gjaldt på den dato, et valg blev truffet.

Ofte stillede spørgsmål

Hvad er leverandørvalg?

Det er den strukturerede sammenligning af konkurrerende leverandører mod ét behov, der ender i en indstilling, som kan forklares. I forløbet på denne side går det fra et godkendt behov og en skreven kravspecifikation, over markedsundersøgelse og bruttoliste, en RFI der giver en shortlist, en RFQ eller et udbud sendt til den shortlist med tildelingskriterier og vægtning allerede låst, adskilt faglig og kommerciel bedømmelse, et tjek af om resultatet er entydigt eller et tæt løb, referencetjek og leverandørbesøg, en sammenligning af totalomkostninger, og en indstilling, der forelægges en godkender. Det stopper bevidst, når indstillingen er godkendt: kontrakt, leverandørgodkendelse, leverandøroprettelse og ordreafgivelse er selvstændige processer.

Hvordan adskiller det sig fra et beslutningstræ for indkøbsvej eller et flowchart for hele indkøbsprocessen?

Tre dokumenter, tre spørgsmål. Et beslutningstræ for indkøbsvej svarer på, hvilken indkøbsvej et behov kvalificerer til — direkte tildeling, tre tilbud, fuldt udbud eller en begrundet eneleverandør — og hvem der må afgøre det. Denne side tager over, når svaret er 'konkurrer om det', og dækker, hvordan konkurrencen faktisk køres og bedømmes. Et flowchart for indkøbsprocessen er bredere end begge: det starter ved behovet og køb-eller-lav-beslutningen, tager finansiering og vej til markedet med, og fortsætter forbi tildelingen ind i kontrakt, levering, betaling og leverandørevaluering. De fleste organisationer har brug for alle tre, men ved at holde dem adskilt undgår I, at selve evalueringsmekanikken bliver begravet i en kasse med teksten 'vælg leverandør'.

Hvornår skal tildelingskriterier og vægtning aftales, og må de ændres?

Før RFQ'en eller udbudsmaterialet sendes ud, og helst før markedet overhovedet kontaktes — hvilket er dér, de ligger i dette diagram. Offentliggør dem sammen med materialet, så tilbudsgiverne ved, hvad der måles, og hvor meget hvert kriterium vejer. Når tilbuddene er åbnet, skal de betragtes som låste. Findes der en reel fejl i kriterierne — en vægtning, der ikke går op, eller et kriterium, der viser sig at være umåleligt — er den forsvarlige rettelse at genudsende til alle tilbudsgivere og tillade reviderede tilbud, ikke at justere matricen og genberegne i stilhed. Offentlige ordregivere har endnu mindre spillerum: tildelingskriterier skal som hovedregel offentliggøres på forhånd og anvendes som offentliggjort, og de konkrete regler følger af udbudsreglerne i jeres land.

Hvordan håndterer man to tilbud, der scorer næsten ens?

Beslut, hvad 'næsten ens' betyder, før I ser pointene, og følg så den vej, I aftalte. I dette diagram har beslutningen 'Entydig foretrukken leverandør?' en Tæt løb-gren, der kører en afklaring eller anden runde og vender tilbage til tilbudsafgivelsen, så begge leverandører svarer på de samme spørgsmål og bedømmes igen på de samme kriterier. Det, man skal undgå, er reflekshandlingen: at tilføje et kriterium, ændre en vægtning eller indføre en tiebreak-regel, når man kan se, hvilken leverandør den begunstiger. Overlever et reelt dødt løb en anden runde, er en på forhånd aftalt tiebreak — for eksempel den højeste faglige score — forsvarlig, netop fordi den var skrevet ned først.

Skal det billigste tilbud altid vinde?

Kun hvis prisen er det eneste kriterium, og det er den sjældent. Dette diagram bedømmer det faglige og det kommercielle hver for sig og sammenligner derefter totalomkostninger, før indstillingen skrives, fordi den tilbudte pris kun er en del af det, organisationen kommer til at betale. Implementering, oplæring, licenser, forbrugsstoffer, vedligehold, omkostningen ved at skifte senere og bortskaffelse flytter ofte rangordenen, og en leverandør, der ser billigst ud på tilbuddet, kan være den dyreste over perioden. Den regel, der betyder noget, er sammenlignelighed: alle tilbud prissat på de samme elementer, over den samme periode, på de samme forudsætninger.

Hvilken dokumentation bør et leverandørvalg efterlade?

Nok til at kunne rekonstruere beslutningen uden at være afhængig af nogens hukommelse: kravspecifikationen, kriterierne og vægtningen med datoen, de blev aftalt, bruttolisten og hvordan shortlisten blev udledt af RFI'en, de enkelte point med begrundelsen bag hvert af dem, alle afklarende spørgsmål og svar udsendt til samtlige tilbudsgivere, sammenligningen af totalomkostninger, indstillingen, godkendelsen og en registrering af den tilbagemelding, de fravalgte fik. ISO 9001:2015 pkt. 8.4 forventer, at en organisation fastlægger og anvender kriterier for at evaluere, udvælge, overvåge og revurdere eksterne leverandører og opbevarer dokumenteret information om resultaterne — men foreskriver hverken kriterierne, vægtningen eller forløbet.