Flussdiagramm Lieferantenauswahl mit gewichteter Bewertung

Was ist flussdiagramm lieferantenauswahl mit gewichteter bewertung?

Die Lieferantenauswahl ist der Teil der Beschaffung, in dem mehrere Lieferanten am selben Bedarf gemessen werden und die Organisation das Ergebnis hinterher erklären können muss. Fast die gesamte Schwierigkeit steckt an zwei Stellen. Die erste ist die Reihenfolge: Kriterien und Gewichtungen, die nach dem Lesen der Angebote formuliert werden, sind keine Kriterien mehr, sondern eine Begründung, und alle Beteiligten wissen das. Die zweite ist die Vergleichsbasis, denn der niedrigste Angebotspreis und die niedrigsten Kosten über fünf Jahre Nutzung gehören regelmäßig zu zwei verschiedenen Lieferanten, und nur eine dieser Zahlen steht im Angebot.

Der Prozess ist enger, als er klingt, und die Abgrenzungen sind wichtig. Er beantwortet nicht die Frage, ob überhaupt im Wettbewerb vergeben wird. Ob ein Bedarf eine Direktvergabe, drei Angebote, eine vollständige Ausschreibung oder eine begründete Einzelvergabe rechtfertigt, klärt der Entscheidungsbaum zur Lieferantenauswahl. Er ist auch nicht der durchgängige Beschaffungsprozess, der früher bei Budget und Make-or-Buy beginnt und über die Vergabe hinaus in Vertrag, Lieferung und Lieferantenbewertung weiterläuft. Und er endet vor der administrativen Arbeit danach: Den ausgewählten Lieferanten auf die freigegebene Lieferantenliste zu bringen, ist die Lieferantenfreigabe; den Lieferantenstammsatz anzulegen und die Bankdaten zu verifizieren, ist das Lieferanten-Onboarding; die Bestellung auszulösen, ist der Bestellprozess. Einen Lieferanten auszuwählen und einen Lieferanten bezahlen zu können, sind nicht dasselbe Ereignis, und genau durch das Vermischen wird aus einem Bewertungsergebnis stillschweigend ein zahlbarer Lieferantenstammsatz.

Das Diagramm unten bildet den Wettbewerb selbst ab, über fünf Bahnen (Bedarfsträger, Einkauf, technischer Prüfer, Finanzen und Lieferanten) und sieben Phasen vom Bedarf bis zur Auswahl. Es zeichnet die drei Verzweigungen, für die Sie eine Antwort brauchen, bevor Sie sie benötigen: ob die RFI genug qualifizierte Antworten für eine Shortlist erbracht hat, ob die Bewertung einen eindeutigen Vorzugslieferanten oder ein knappes Ergebnis mit Klärungsbedarf ergeben hat, und ob die Empfehlung genehmigt oder zurückverwiesen wird. Die Rückmeldung an nicht berücksichtigte Bieter ist ein eigener Schritt im Diagramm statt einer Fußnote, weil sie am häufigsten übersprungen und am häufigsten angegriffen wird.

Was dieses Flussdiagramm abdeckt

In dieser Vorlage

• Fünf Swimlanes (Bedarfsträger, Einkauf, technischer Prüfer, Finanzen und Lieferanten) über sieben Phasen: Bedarf, Markt und Kriterien, RFI und Shortlist, Ausschreibung und Angebote, Bewertung, Due Diligence und Auswahl.
• Der Vorbereitungsblock, der abgeschlossen sein muss, bevor jemand an den Markt geht: Leistungsbeschreibung und Ziele vom Bedarfsträger, Marktanalyse und Longlist vom Einkauf, Bewertungskriterien und Gewichtung vom technischen Prüfer sowie Budget und Kostenmodell von den Finanzen.
• Eine RFI-Stufe mit echter Verzweigung: Die Lieferanten reichen RFI-Antworten ein, danach schickt „Genug qualifizierte Antworten?“ den Zweig „Shortlist“ weiter zur Angebotsanfrage und „Zu wenige“ zurück in Marktanalyse und Longlist, statt einen Wettbewerb mit einem Feld zu führen, das nie tragfähig war.
• Eine bewusste Aufteilung bei der Angebotsabgabe: „Angebote fristgerecht einreichen“ verzweigt auf zwei beschriftete Wege: „Technisch“ zum Prüfer, der gegen die vereinbarten Kriterien bewertet, und „Kaufmännisch“ zum Einkauf, der Konditionen und Preis bewertet, damit sich die technische Bewertung ohne die Preise vor Augen bildet.
• Die Entscheidung bei knappem Ergebnis, „Eindeutiger Vorzugslieferant?“: „Eindeutig“ führt zu Referenzen und Vor-Ort-Besuch, „Knapp“ zu „Klärungsrunde oder zweite Runde“, die für überarbeitete Angebote zur Angebotsabgabe zurückkehrt, statt die Gewichtung nachträglich anzupassen. Ein Kommentar definiert „eindeutig“ als vereinbarten Abstand zwischen den beiden besten gewichteten Gesamtwerten.
• Der Abschluss: Referenzen und Vor-Ort-Besuch, ein Gesamtkostenvergleich durch die Finanzen, die als Dokument erstellte Vergabeempfehlung, das Tor „Empfehlung genehmigt?“, dessen Zweig „Zurückverwiesen“ wieder in die Klärungsrunde führt, die Information der nicht berücksichtigten Bieter als expliziter Schritt und „Vorzugslieferant ausgewählt“ als Endpunkt.

Wann Sie diese Vorlage verwenden sollten

• Sie führen einen Wettbewerb durch und wollen Kriterien, Gewichtung und Bewertungsskala festgelegt haben, bevor das erste Angebot geöffnet wird.
• Bewertungen laufen immer wieder auf den Angebotspreis hinaus, weil zu Beginn niemand ein vergleichbares Gesamtkostenmodell aufgebaut hat.
• Zwei Angebote lagen einen Punkt auseinander, und es gab keine vereinbarte Regel für das, was dann passiert.
• Ein Auditor, ein Kunde oder ein unterlegener Bieter hat gefragt, wie ein Lieferant ausgewählt wurde, und die ehrliche Antwort ist eine Tabelle, die heute niemand mehr nachvollziehen kann.
• Sie trennen Auswahl von Lieferantenfreigabe und Onboarding, damit das Gewinnen einer Bewertung nicht länger von allein einen freigegebenen, zahlbaren Lieferantenstammsatz erzeugt.

So funktioniert es

1. Vorlage als Diagramm öffnen

   Öffnen Sie die Vorlage zur Lieferantenauswahl und verwenden Sie sie als neues Diagramm. Nichts ist festgeschrieben: Jede Bahn, jeder Schritt, jede Zweigbeschriftung und jeder Kommentar lässt sich umbenennen, verschieben oder löschen, damit der Ablauf zu Ihrer tatsächlichen Vergabepraxis passt.

2. Bahnen umbenennen und das Bewertungsgremium benennen

   Ersetzen Sie Bedarfsträger, Einkauf, technischer Prüfer, Finanzen und Lieferanten durch die Rollen, die Sie haben. Der technische Prüfer ist meist ein kleines Gremium und keine Einzelperson: Halten Sie fest, wer darin sitzt und dass es für alle Angebote dieselben Personen sind. Wer erst nach Beginn der Bewertung dazustößt, bringt einen anderen Maßstab mit.

3. Kriterien und Gewichtung vor dem Marktgang fixieren

   „Bewertungskriterien und Gewichtung festlegen“ steht mit Absicht vor der Angebotsanfrage. Schreiben Sie Kriterien, Gewichtung und Bewertungsskala in den Kommentar, dazu die Bedeutung jeder Stufe der Skala, und halten Sie das Datum der Abstimmung fest. Nach Angebotseingang gesetzte Kriterien lassen sich gegenüber einem unterlegenen Bieter oder einem Prüfer nicht verteidigen. Öffentliche Auftraggeber müssen Zuschlagskriterien in der Regel vorab bekannt machen und wie bekannt gemacht anwenden. Die konkreten Regeln nehmen Sie daher aus dem für Sie geltenden Vergaberecht und nicht aus dieser Vorlage.

4. Mindestanforderungen von bewerteten Kriterien trennen

   Halten Sie Ausschlusskriterien (technische Spezifikation, für diesen Umfang gültige Zertifizierung, Versicherung, Datenschutzpflichten) aus der gewichteten Matrix heraus und prüfen Sie sie, bevor bewertet wird. Innerhalb einer gewichteten Matrix kann eine verfehlte Mindestanforderung durch einen scharfen Preis ausgeglichen werden. Das ist der häufigste Fehler in einer Lieferantenbewertung.

5. Definieren, was ein eindeutiger Vorzugslieferant ist

   Schreiben Sie den Abstand in den Kommentar zu „Eindeutiger Vorzugslieferant?“: wie weit die beiden besten gewichteten Gesamtwerte auseinanderliegen müssen, damit das Ergebnis als eindeutig gilt, und wer entscheidet, wenn sie es nicht tun. Vereinbaren Sie das, bevor Sie die Punktzahlen sehen. Der Zweig „Knapp“ führt eine Klärungs- oder zweite Runde durch und holt überarbeitete Angebote ein, eine vertretbare Antwort auf ein knappes Ergebnis. Die Matrix neu zu gewichten, nachdem die Summen sichtbar sind, ist es nicht.

6. Das Gesamtkostenmodell aufbauen, gegen das verglichen wird

   Legen Sie das Modell bei „Budget und Kostenmodell festlegen“ fest und nicht erst bei „Gesamtkosten (TCO) vergleichen“, damit jedes Angebot auf derselben Basis kalkuliert wird. Benennen Sie die Bestandteile (Kaufpreis, Einführung, Schulung, Lizenzen, Verbrauchsmaterial, Wartung und Support, Ausstieg und Entsorgung) und den Zeitraum des Vergleichs. Halten Sie die Währung fest und wie Wechselkurs und Preisgleitung behandelt werden, falls nicht alle Angebote in einer Währung vorliegen.

7. Rückmeldung an unterlegene Bieter klären und Diagramm abstimmen

   Vereinbaren Sie den Inhalt des Feedback-Schritts vorab: die eigenen Punktzahlen je Kriterium, die Gründe dafür und keine Informationen über Preise oder Lösungen anderer Bieter. Konsistentes Feedback sorgt dafür, dass Lieferanten beim nächsten Mal wieder anbieten; inkonsistentes macht aus einem verlorenen Angebot eine Beschwerde. Teilen Sie das Diagramm anschließend mit Einkauf, Finanzen und allen benannten Prüfern, holen Sie die Freigabe ein und halten Sie es unter Versionskontrolle, damit Sie zeigen können, welche Fassung der Kriterien am Tag einer Auswahl galt.

Häufig gestellte Fragen

Was ist der Prozess der Lieferantenauswahl?

Es ist der strukturierte Vergleich konkurrierender Lieferanten an einem Bedarf, der in einer erklärbaren Empfehlung endet. Im Ablauf auf dieser Seite führt er von einem freigegebenen Bedarf und einer schriftlichen Leistungsbeschreibung über Marktanalyse und Longlist, eine RFI, die eine Shortlist erzeugt, eine an diese Shortlist gerichtete Angebotsanfrage mit bereits fixierten Kriterien und Gewichtungen, getrennte technische und kaufmännische Bewertung, eine Prüfung, ob das Ergebnis eindeutig oder knapp ist, Referenzprüfung und Vor-Ort-Besuch, einen Gesamtkostenvergleich bis zu einer Vergabeempfehlung, die einem Genehmiger vorgelegt wird. Er endet bewusst mit der Genehmigung der Empfehlung: Vertrag, Lieferantenfreigabe, Onboarding und Bestellung sind eigene Prozesse.

Worin unterscheidet sich das von einem Entscheidungsbaum zur Lieferantenauswahl oder einem Beschaffungsprozess?

Drei Dokumente, drei Fragen. Ein Entscheidungsbaum zur Lieferantenauswahl beantwortet, für welchen Vergabeweg ein Bedarf qualifiziert ist (Direktvergabe, drei Angebote, vollständige Ausschreibung oder begründete Einzelvergabe) und wer das entscheiden darf. Diese Seite setzt ein, nachdem die Antwort „im Wettbewerb vergeben“ lautet, und beschreibt, wie der Wettbewerb tatsächlich geführt und bewertet wird. Ein Flussdiagramm des Beschaffungsprozesses ist breiter als beides: Es beginnt beim Bedarf und der Make-or-Buy-Entscheidung, nimmt Budget und Vergabeweg auf und läuft über die Vergabe hinaus in Vertrag, Lieferung, Zahlung und Lieferantenbewertung. Die meisten Organisationen brauchen alle drei, aber die Trennung verhindert, dass die Bewertungsmechanik in einer Box namens „Lieferant auswählen“ verschwindet.

Wann müssen Bewertungskriterien und Gewichtungen festgelegt werden, und dürfen sie sich ändern?

Vor Versand der Angebotsanfrage oder der Vergabeunterlagen, idealerweise bevor der Markt überhaupt angesprochen wird. Genau dort stehen sie in diesem Diagramm. Veröffentlichen Sie sie mit den Unterlagen, damit die Bieter wissen, was gemessen wird und wie viel jedes Kriterium zählt. Nach Angebotsöffnung gelten sie als gesperrt. Wird ein echter Fehler in den Kriterien entdeckt (eine Gewichtung, die sich nicht aufaddiert, ein Kriterium, das sich nicht messen lässt), ist die vertretbare Korrektur eine erneute Bekanntgabe an alle Bieter mit der Möglichkeit überarbeiteter Angebote, nicht die stille Anpassung der Matrix mit Neubewertung. Öffentliche Auftraggeber haben noch weniger Spielraum: Zuschlagskriterien sind in der Regel vorab bekannt zu machen und wie bekannt gemacht anzuwenden; die konkreten Regeln ergeben sich aus dem für Sie geltenden Vergaberecht.

Wie geht man mit zwei nahezu gleich bewerteten Angeboten um?

Legen Sie fest, was „nahezu gleich“ heißt, bevor Sie die Punktzahlen sehen, und folgen Sie dann dem vereinbarten Weg. In diesem Diagramm hat die Entscheidung „Eindeutiger Vorzugslieferant?“ den Zweig „Knapp“, der eine Klärungs- oder zweite Runde durchführt und zur Angebotsabgabe zurückkehrt, sodass beide Lieferanten dieselben Fragen beantworten und nach denselben Kriterien neu bewertet werden. Zu vermeiden ist der Reflex, ein Kriterium zu ergänzen, eine Gewichtung zu ändern oder eine Stichentscheidsregel einzuführen, sobald erkennbar ist, welchem Anbieter sie nützt. Überlebt ein echter Gleichstand die zweite Runde, ist ein vorab vereinbarter Stichentscheid (etwa die höhere technische Punktzahl) vertretbar, weil er zuerst aufgeschrieben wurde.

Sollte immer das günstigste Angebot gewinnen?

Nur wenn der Preis das einzige Kriterium ist, und das ist er selten. Dieses Diagramm bewertet technisch und kaufmännisch getrennt und vergleicht anschließend die Gesamtkosten, bevor die Empfehlung erstellt wird, denn der angebotene Preis ist nur ein Teil dessen, was die Organisation am Ende zahlt. Einführung, Schulung, Lizenzen, Verbrauchsmaterial, Wartung, die späteren Wechselkosten und die Entsorgung verschieben die Rangfolge häufig, und ein im Angebot günstigster Lieferant kann über die Laufzeit der teuerste sein. Entscheidend ist die Vergleichbarkeit: jedes Angebot auf denselben Bestandteilen, über denselben Zeitraum, mit denselben Annahmen kalkuliert.

Welche Nachweise sollte eine Lieferantenauswahl hinterlassen?

Genug, um die Entscheidung ohne die Erinnerung Einzelner rekonstruieren zu können: die Leistungsbeschreibung, die Kriterien und Gewichtungen mit dem Datum ihrer Abstimmung, die Longlist und die Herleitung der Shortlist aus der RFI, die Einzelbewertungen mit ihrer jeweiligen Begründung, alle an sämtliche Bieter versandten Klärungsfragen und -antworten, den Gesamtkostenvergleich, die Vergabeempfehlung, die Genehmigung und einen Nachweis über das Feedback an die nicht berücksichtigten Bieter. ISO 9001:2015 Abschnitt 8.4 erwartet, dass eine Organisation Kriterien für Bewertung, Auswahl, Überwachung und Neubewertung externer Anbieter festlegt und anwendet sowie dokumentierte Information über die Ergebnisse aufbewahrt, ohne Kriterien, Gewichtungen oder Ablauf vorzuschreiben.