Vorlagen für Einkauf und Lieferantenprozesse

Vorlagen für Einkauf und Lieferantenprozesse in dieser Kategorie

• Flussdiagramm für den Bestellprozess (P2P) — Flussdiagramm für den Bestellprozess: Bestellanforderung, Budgetprüfung, Genehmigungsgrenzen, Angebote, Bestellung, Wareneingang, Dreiwege-Abgleich und Zahlung.
• Rechnungsfreigabe: Flussdiagramm für Eingangsrechnungen — Vorlage für die Rechnungsfreigabe als Swimlane-Diagramm: Erfassung, Dublettenprüfung, Drei-Wege-Abgleich mit Bestellung und Wareneingang, Kontierung, Freigabe nach Wertgrenze, Klärfälle, Buchung und Zahlung.
• Lieferanten-Onboarding: Vorlage für das Prozessdiagramm — Prozessdiagramm für das Lieferanten-Onboarding mit Bahnen für Bedarfsträger, Einkauf, Recht, Finanzen und Sicherheit: von der Lieferantenanfrage bis zum Eintrag in der Liste freigegebener Lieferanten.
• Flussdiagramm für den Beschaffungsprozess — Beschaffungsprozess als durchgängiges Flussdiagramm: Bedarf und Leistungsbeschreibung, Eigenfertigung oder Zukauf, Budgetfreigabe, Ausschreibung oder Abruf, Zuschlag, Vertrag, Lieferung und Bewertung.
• Prozessdiagramm für die Bestellanforderung (BANF) — Prozessdiagramm für die Bestellanforderung: Spezifikation und Kontierung, Budgetprüfung, Genehmigung nach Wertgrenze, Prüfung durch den Einkauf und ein sauber begrenztes Eilverfahren.
• Lieferantenfreigabe: Vorlage für das Prozessdiagramm — Vorlage für das Prozessdiagramm der Lieferantenfreigabe: Fragebogen, Qualitäts- und Finanzprüfung, Risikoklasse, Audit, Probelieferung und Aufnahme in die Lieferantenliste.
• Make-or-Buy-Entscheidung: Flussdiagramm als Entscheidungsbaum — Flussdiagramm zur Make-or-Buy-Entscheidung: ein Entscheidungsbaum zu Kernkompetenz, Kapazität, Vollkosten, IP-Risiko und Beschaffungsmarkt mit fünf benannten Ergebnissen.
• Lieferanten-Risikobewertung: Entscheidungsbaum-Vorlage — Entscheidungsbaum zur Lieferanten-Risikobewertung: Prüfungen zu Daten, Zugriff, Volumen, Abhängigkeit und Zertifikaten legen Risikoklasse und Tiefe der Sorgfaltsprüfung fest.
• Entscheidungsbaum Lieferantenauswahl: Vorlage für den Vergabeweg — Entscheidungsbaum zur Lieferantenauswahl: sieben Prüfungen vom freigegebenen Lieferanten über die Ausschreibungsgrenze bis zu Kosten und Risiko, mit fünf benannten Vergabewegen.
• Flussdiagramm Lieferantenbewertung: laufende Leistungsbewertung — Flussdiagramm zur Lieferantenbewertung bestehender Lieferanten: KPIs für Qualität, Lieferung, Kosten und Service, Scorecard, Lieferantengespräch, Maßnahmenplan und Auslistung.
• Flussdiagramm Lieferantenauswahl mit gewichteter Bewertung — Vorlage für ein Flussdiagramm zur Lieferantenauswahl: Longlist, RFI und Shortlist, gewichtete Angebotsbewertung, Referenzen, Gesamtkostenvergleich und Vergabeempfehlung.
• Flussdiagramm Purchase-to-Pay (P2P): vom Bedarf bis zur Zahlung — Flussdiagramm für den Purchase-to-Pay-Prozess vom Bedarf bis zum bezahlten Lieferanten: Anforderung, Budget und Genehmigungsgrenze, Vertragsprüfung, Bestellung, Wareneingang, Dreiwegeabgleich, Rechnungen ohne Bestellung und Zahllauf.
• Source-to-Pay-Prozess — Bearbeitbarer Source-to-Pay-Prozess als Swimlane-Diagramm von „Bedarf, Umfang und Budgetverantwortlichen definieren“ über „Beschaffungsweg und Budget genehmigt?“ bis zum dokumentierten Ergebnis, mit Rollen, Ausnahmepfaden und Nachweisen.
• Source-to-Contract-Prozess — Bearbeitbarer Source-to-Contract-Prozess als Swimlane-Diagramm von „Kategoriebedarf und Geschäftsziel definieren“ über „Wettbewerbsweg und Kriterien genehmigt?“ bis zum dokumentierten Ergebnis, mit Rollen, Ausnahmepfaden und Nachweisen.
• Workflow zur Beschaffungsfreigabe — Bearbeitbare Swimlane zur Beschaffungsfreigabe von „Einkauf beantragen“ über „Budget und Kontierung gültig?“ bis zum dokumentierten Ergebnis, mit benannten Rollen, Ausnahmewegen und Nachweisen.
• Strategischer Beschaffungsprozess — Bearbeitbarer strategischer Beschaffungsprozess als Swimlane-Diagramm von „Ausgaben oder künftigen Bedarf identifizieren“ über „Beschaffungsweg und Wettbewerb begründet?“ zum Ergebnis, mit Rollen und Nachweisen.
• RFQ-Prozess: Ablaufdiagramm für Preisanfragen — Bearbeitbares Swimlane-Diagramm des RFQ-Prozesses: von „Beschaffbare Spezifikation definieren“ über „Ausreichend konforme Angebote?“ bis zum dokumentierten Ergebnis, mit Rollen, Ausnahmewegen und Nachweisen.
• RFP-Prozess: Ablaufdiagramm für Ausschreibungen — Bearbeitbares Swimlane-Diagramm des RFP-Prozesses: von „Ergebnis und Leistungsumfang definieren“ über „Angebote vollständig und zulässig?“ bis zum dokumentierten Ergebnis, mit Rollen, Ausnahmewegen und Nachweisen.
• Beschaffungs-RFI-Prozess — Bearbeitbare Swimlane für den Beschaffungs-RFI-Prozess von „Fähigkeits- oder Marktunbekannte identifizieren“ über „Decken die Antworten den Informationsbedarf ab?“ zum Ergebnis, mit Rollen und Nachweisen.
• Ausschreibungsprozess in der Beschaffung — Bearbeitbare Swimlane für den Ausschreibungsprozess in der Beschaffung von „Umfang und Ausschreibungsweg freigeben“ über „Sind die Angebote fristgerecht eingegangen und regelkonform?“ zum Ergebnis, mit Rollen und Nachweisen.
• Prozess der Angebotsbewertung — Editierbare Swimlane zur Angebotsbewertung von „Bewertungskriterien und Interessenkonflikterklärungen festschreiben“ über „Angebot technisch konform?“ bis zum dokumentierten Ergebnis, mit Rollen, Ausnahmewegen und Nachweisen.
• Lieferantenrisikomanagement — Bearbeitbarer Prozess für das Lieferantenrisikomanagement als Swimlane-Diagramm von „Lieferant und Ausgabenabhängigkeit identifizieren“ über „Prüfung ergibt erhöhtes Risiko?“ zum Ergebnis, mit Rollen und Nachweisen.
• Lieferantenleistungsmanagement — Bearbeitbarer Prozess für das Lieferantenleistungsmanagement als Swimlane-Diagramm von „Liefer-, Qualitäts- und Serviceergebnisse erfassen“ über „Daten und Kennzahlen abgestimmt?“ zum Ergebnis, mit Rollen und Nachweisen.
• Lieferantenqualitätsmanagement — Bearbeitbarer Prozess für das Lieferantenqualitätsmanagement als Swimlane-Diagramm von „Mangel erkennen und betroffenen Bestand isolieren“ über „Mögliche Auswirkung auf Sicherheit oder Produktion?“ zum Ergebnis, mit Rollen und Nachweisen.
• Bestelländerungsprozess — Bearbeitbare Swimlane für den Bestelländerungsprozess von „Änderungsanfrage zu Preis, Menge oder Termin entgegennehmen“ über „Liegt die Änderung innerhalb der vereinbarten Toleranz und des Umfangs?“ zum Ergebnis, mit Rollen und Nachweisen.
• Beschaffungsvertragsprozess — Bearbeitbare Swimlane für den Beschaffungsvertragsprozess von „Zuschlag, Leistungsumfang und Zahlungsplan bestätigen“ über „Sind alle erforderlichen Fachprüfungen abgeschlossen?“ zum Ergebnis, mit Rollen und Nachweisen.
• Verlängerung von Lieferantenverträgen — Bearbeitbarer Prozess zur Verlängerung von Lieferantenverträgen als Swimlane-Diagramm von „Prüfung vor dem Kündigungstermin auslösen“ über „Lieferant weiterhin geeignet?“ zum Ergebnis, mit Rollen und Nachweisen.
• Beschaffungsausnahmeprozess — Bearbeitbare Swimlane für den Beschaffungsausnahmeprozess von „Abweichung vom Standardweg erkennen“ über „Ist die Begründung durch Nachweise gestützt?“ bis zum dokumentierten Ergebnis, mit benannten Rollen, Ausnahmewegen und Nachweisen.
• Prozess der Notfallbeschaffung — Editierbare Swimlane zur Notfallbeschaffung von „Unmittelbaren betrieblichen oder sicherheitsrelevanten Bedarf bestätigen“ über „Kann vorhandener Bestand oder Vertrag den Bedarf decken?“ zum Ergebnis, mit Rollen und Nachweisen.
• Prozess der Materialbedarfsplanung — Bearbeitbare Swimlane für die Materialbedarfsplanung von „Bedarf und Stückliste laden“ über „Sind Bestands- und Bedarfsdaten verlässlich?“ bis zum dokumentierten Ergebnis, mit Rollen, Ausnahmewegen und Nachweisen.
• Versorgungsplanung — Bearbeitbarer Prozess der Versorgungsplanung als Swimlane-Diagramm von „Absatzprognose und feste Aufträge sammeln“ über „Versorgung deckt vorrangigen Bedarf?“ bis zum dokumentierten Ergebnis, mit Rollen, Ausnahmepfaden und Nachweisen.
• Ablaufdiagramm für die Bestellüberwachung und -beschleunigung — Bearbeitbares Swimlane-Diagramm zur Beschleunigung von Bestellungen: von „Bestellung mit nahendem Bedarfstermin erkennen“ über „Lieferung gefährdet?“ bis zum dokumentierten Ergebnis, mit Rollen, Ausnahmewegen und Nachweisen.
• Management von Lieferantenverzögerungen — Bearbeitbarer Prozess für Lieferantenverzögerungen als Swimlane-Diagramm von „Verzögerungsmeldung oder verpassten Meilenstein erfassen“ über „Verzögerung gefährdet kritische Zusage?“ zum Ergebnis, mit Rollen und Nachweisen.
• Prozess bei Materialengpässen — Bearbeitbare Swimlane für Materialengpässe von „Engpass gegen Produktionsplan identifizieren“ über „Engpass nach Bestandsprüfung bestätigt?“ bis zum dokumentierten Ergebnis, mit Rollen, Ausnahmewegen und Nachweisen.
• Wareneingangsprozess in der Beschaffung — Bearbeitbare Swimlane für den Wareneingangsprozess in der Beschaffung von „Lieferung gegen offene Bestellung entgegennehmen“ über „Stimmen Menge und Zustand mit der Bestellung überein?“ zum Ergebnis, mit Rollen und Nachweisen.
• Prozess zur Nachverfolgung von Beschaffungseinsparungen — Bearbeitbare Swimlane für die Nachverfolgung von Beschaffungseinsparungen von „Basis für Menge, Preis und Umfang festlegen“ über „Ist die Basis durch tatsächliche Nachweise gestützt?“ zum Ergebnis, mit Rollen und Nachweisen.
• Prüfprozess für Beschaffungskennzahlen — Bearbeitbare Swimlane für den Prüfprozess für Beschaffungskennzahlen von „Ausgaben-, Durchlaufzeit- und Ausnahmedaten extrahieren“ über „Sind die Daten für die Berichterstattung belastbar?“ zum Ergebnis, mit Rollen und Nachweisen.
• Prüfprozess für die Beschaffungsrichtlinie — Bearbeitbare Swimlane für den Prüfprozess für die Beschaffungsrichtlinie von „Planmäßige oder vorfallbezogene Prüfung auslösen“ über „Sind die Änderungen mit der Befugnisordnung vereinbar?“ zum Ergebnis, mit Rollen und Nachweisen.
• Nachhaltige Beschaffung — Bearbeitbarer Prozess für nachhaltige Beschaffung als Swimlane-Diagramm von „Relevante Nachhaltigkeitsanforderungen definieren“ über „Aussagen für diese Kategorie belegt?“ zum Ergebnis, mit Rollen und Nachweisen.
• Prozess des Beschaffungsrisikomanagements — Bearbeitbare Swimlane für das Beschaffungsrisikomanagement von „Kritische Materialien und Abhängigkeiten identifizieren“ über „Einzelner Ausfallpunkt oder hohe Auswirkung?“ zum Ergebnis, mit Rollen und Nachweisen.
• Offboarding von Lieferanten — Bearbeitbarer Offboarding-Prozess für Lieferanten als Swimlane-Diagramm von „Ablauf, Kündigung oder Sperrung als Auslöser erfassen“ über „Offene Lieferungen oder Ansprüche?“ zum Ergebnis, mit Rollen und Nachweisen.
• Gantt-Diagramm Beschaffungsprojekt: Vorlage vom Bedarf zum Vertrag — Bearbeitbares Gantt-Diagramm für ein Beschaffungsprojekt: Anforderungen, Markterkundung, Ausschreibung, Bewertung, Verhandlung, Zuschlag und Vertrag mit Abhängigkeiten und Meilensteinen. Dauer ändern, Termine folgen.
• RFP-Projektplan als Gantt-Diagramm: Vorlage für die Käuferseite — Bearbeitbares Gantt-Diagramm für ein RFP-Projekt auf Käuferseite: Anforderungen, Entwurf und Rechtsprüfung, Versand, Fragenphase, feste Angebotsfrist, parallele Bewertung, Präsentationen, Verhandlung, Zuschlag und Übergabe.
• Gantt-Diagramm Lieferanten-Onboarding mit Testphase — Bearbeitbares Gantt-Diagramm für das Lieferanten-Onboarding: Due Diligence, Risikobewertung, Vertrag, Systemeinrichtung, Erstbestellung und Testphase mit Abhängigkeiten und Meilensteinen für Freigabe, Unterschrift und Abnahme.
• Gantt-Diagramm Vertragsverlängerung mit Kündigungsfrist — Bearbeitbares Gantt-Diagramm für die Vertragsverlängerung: Prüfung, Benchmark, Verhandlung, Freigabe und Unterschrift, mit der Kündigungsfrist als feste Wartezeit sowie Meilensteinen für den Verlängerungsweg und die Bestätigung.