Lieferantenrisikomanagement
Bearbeitbarer Prozess für das Lieferantenrisikomanagement als Swimlane-Diagramm von „Lieferant und Ausgabenabhängigkeit identifizieren“ über „Prüfung ergibt erhöhtes Risiko?“ zum Ergebnis, mit Rollen und Nachweisen.
Was ist lieferantenrisikomanagement?
Der Ablauf beginnt bei „Lieferant und Ausgabenabhängigkeit identifizieren“. Die nächsten beiden Schritte, „Kritikalität und Datenzugriff einstufen“ und „Finanzielle, operative und Compliance-Risiken prüfen“, schaffen die Informationsbasis für eine belastbare Entscheidung. Das Diagramm weist jede Übergabe einer Rolle zu und bewahrt die Nachweise bis zum Abschluss.
Die wichtigsten Entscheidungspunkte sind „Prüfung ergibt erhöhtes Risiko?“ und „Restrisiko im Rahmen der Befugnis vertretbar?“. Der erste Zweig führt zu „Standardprüfung mit dokumentierter Begründung anwenden“, der zweite kann „Maßnahmen, erweiterte Prüfung oder Ablehnung verlangen“ erfordern. Lässt sich das nicht lösen, kann der Fall bei „Lieferant ablehnen und alternative Beschaffung starten“ enden. Leiten Sie Kritikalität und Prüfhäufigkeit aus der tatsächlichen Versorgungsabhängigkeit ab.
Was dieses Flussdiagramm abdeckt
In dieser Vorlage
- „Lieferant und Ausgabenabhängigkeit identifizieren“, gefolgt von „Kritikalität und Datenzugriff einstufen“.
- „Prüfung ergibt erhöhtes Risiko?“ mit einem Weg zu „Standardprüfung mit dokumentierter Begründung anwenden“.
- „Nachweise und Kontinuitätspläne anfordern“ und „Restrisiko und Maßnahmen bewerten“ als getrennte Übergaben zwischen Lieferant und interner Seite.
- „Restrisiko im Rahmen der Befugnis vertretbar?“ mit „Maßnahmen, erweiterte Prüfung oder Ablehnung verlangen“, wenn die Entscheidung negativ ausfällt. Eine weitere Entscheidung kann bei „Lieferant ablehnen und alternative Beschaffung starten“ enden.
- „Verantwortliche, Kontrollen und Prüfintervall vereinbaren“, „Nutzung oder Alternativquelle genehmigen“ und „Risikobewertung und Überwachungsauslöser erfassen“ als kontrollierter Abschluss.
Wann Sie diese Vorlage verwenden sollten
- Sie klären damit, wer „Lieferant und Ausgabenabhängigkeit identifizieren“ verantwortet und welche Informationen die nächste Rolle braucht.
- Sie setzen es ein, wenn die Antwort auf „Prüfung ergibt erhöhtes Risiko?“ unklar ist oder Entscheidungen außerhalb der Dokumentation fallen.
- Sie machen damit „Risikobewertung und Überwachungsauslöser erfassen“ in einem Audit oder einer operativen Prüfung sichtbar.
So funktioniert es
Weisen Sie Entscheidungsverantwortliche zu
Ersetzen Sie die Bahnen Einkauf, Bedarfsträger, Risikoteam, Lieferant und Genehmiger durch Ihre tatsächlichen Funktionen. Trennen Sie die verantwortliche Person für „Prüfung ergibt erhöhtes Risiko?“ vom Anfordernden, wenn Ihre Befugnisregeln das verlangen.
Konfigurieren Sie die Entscheidungspunkte
Leiten Sie Kritikalität und Prüfhäufigkeit aus der tatsächlichen Versorgungsabhängigkeit ab. Definieren Sie, welcher Nachweis für „Restrisiko im Rahmen der Befugnis vertretbar?“ genügt und wer eine Ausnahme genehmigen darf.
Verbinden Sie nachgelagerte Aufzeichnungen
Verknüpfen Sie „Risikobewertung und Überwachungsauslöser erfassen“ mit der passenden Bestellung, dem Vertrag, dem Lieferantenstamm oder dem operativen Vorgang. Legen Sie Aufbewahrungs- und Prüftermine nach Ihrer Dokumentenrichtlinie fest.
Häufig gestellte Fragen
Was enthält die Vorlage für das Lieferantenrisikomanagement?
Sie umfasst „Lieferant und Ausgabenabhängigkeit identifizieren“, „Finanzielle, operative und Compliance-Risiken prüfen“, „Restrisiko und Maßnahmen bewerten“ und „Risikobewertung und Überwachungsauslöser erfassen“, mit drei beschrifteten Entscheidungen und Nacharbeitspfaden.
Lassen sich die Entscheidungsregeln ändern?
Ja. Leiten Sie Kritikalität und Prüfhäufigkeit aus der tatsächlichen Versorgungsabhängigkeit ab. Bearbeiten Sie Beschriftungen der Entscheidungspunkte, Swimlanes und Rückwege, bevor Sie das Diagramm in Ihrer Organisation einsetzen.
Welche Nachweise sollten aufbewahrt werden?
Bewahren Sie die Grundlage für „Prüfung ergibt erhöhtes Risiko?“, den Nachweis hinter „Restrisiko im Rahmen der Befugnis vertretbar?“, Genehmigungen oder Ausnahmeentscheidungen und den Abschlussnachweis auf: „Risikobewertung und Überwachungsauslöser erfassen“.
Wo dieser Prozess einzuordnen ist
In den meisten Unternehmen übergibt dieser Prozess an Flussdiagramm Lieferantenaudit (Audit der zweiten Seite).
Kommt danach
- Flussdiagramm Lieferantenaudit (Audit der zweiten Seite) — Vorlage für den Lieferantenauditprozess: risikobasiertes Auditprogramm, Ankündigung und Agenda, Vorabunterlagen, Eröffnungsgespräch, Stichproben, eingestufte Feststellungen, Maßnahmenplan und Listenstatus.