Flussdiagramm Lieferantenaudit (Audit der zweiten Seite)

Was ist flussdiagramm lieferantenaudit (audit der zweiten seite)?

Ein Lieferantenaudit ist ein Audit der zweiten Seite: Sie sind der Kunde, der Lieferant ist die auditierte Stelle, und das Audit findet statt, weil etwas, das Sie einkaufen, wichtig genug ist, um sich vor Ort anzusehen, wie es entsteht. Auslöser ist in diesem Diagramm das Auditprogramm und kein Fehler. Lieferanten werden danach eingestuft, was das Teil Ihrem Produkt antun kann, also üblicherweise nach sicherheits- und zulassungsrelevanten Merkmalen, Prozesskomplexität, bisheriger Leistung und der Frage, ob eine unabhängige Stelle das Managementsystem zertifiziert hat; auditiert wird in diesem Zyklus nur dort, wo das Risiko es rechtfertigt. Von da an folgt das Diagramm einem Audit von Anfang bis Ende: Der Qualitätsmanager gibt Umfang und Auditteam frei, die Agenda geht hinaus, der Lieferant bestätigt den Zugang und liefert Vorabunterlagen, aus Ihren eigenen Anforderungen entsteht eine Checkliste, das Eröffnungsgespräch findet statt, an der Linie wird stichprobenweise geprüft, Feststellungen werden gegen Nachweise festgehalten, das Abschlussgespräch folgt, der Bericht stuft ein, der Lieferant liefert einen Maßnahmenplan, die Wirksamkeit wird verifiziert, und all das wirkt auf den Freigabestatus des Lieferanten.

Das ist weder Lieferantenbewertung noch Lieferantenreklamation. Die Lieferantenbewertung ist die wiederkehrende Scorecard aus Qualität, Lieferung, Kosten und Service über einen Zeitraum und entscheidet, ob ein Lieferant liefert; der Zweig „Nur überwachen“ der ersten Entscheidung verlässt dieses Diagramm genau dorthin, statt ein Audit anzusetzen, für das niemand Zeit hat. Eine Lieferantenreklamation beginnt bei einer fehlerhaften Lieferung und verlangt die Abstellung eines einzelnen Entweichens, während ein Audit vom Risiko ausgeht und das System prüft, das dieses Entweichen erzeugt hat. Ob ein Lieferant überhaupt eingesetzt werden darf, klärt die Lieferantenfreigabe, und die eigenen Prozesse mit eigenen Leuten zu auditieren ist ein Audit der ersten Seite mit einem ganz anderen Unabhängigkeitsproblem. ISO 19011:2018 gibt Anleitung zum Auditieren von Managementsystemen und deckt Audits der zweiten Seite bei externen Anbietern ab, ist aber Leitfaden und keine Anforderung: Nichts hier macht ein Audit amtlich, akkreditiert oder zertifiziert, und das Diagramm ist ein Ausgangspunkt, den Sie an Ihre eigenen Verfahren, die Forderungen Ihrer Kunden und die geltenden Branchenvorschriften anpassen.

Vier Entscheidungen tragen das Audit. „Rechtfertigt das Risiko ein Audit in diesem Zyklus?“ überspringen die meisten Programme, und das erzeugt eine Jahresliste, die niemand abarbeitet, samt Audits bei den Lieferanten, die am leichtesten zu erreichen sind. „Praxis entspricht der dokumentierten Methode?“ ist die Stelle, an der das Audit tatsächlich stattfindet, und sie läuft über „Noch Umfang für Stichproben offen?“, weil eine einzelne Feststellung eine Anekdote bleibt, solange die Stichprobe den angekündigten Umfang nicht abdeckt. „Bereits versandtes Produkt gefährdet?“ ist der Ausnahmepfad, den ein Audit der zweiten Seite braucht und ein internes selten zeichnet: Der Auditor steht in einem Werk, das bereits versandt hat, und die Sperrung kann nicht auf den Bericht warten. „Maßnahmen als wirksam bestätigt?“ liegt aus naheliegendem Grund in der Bahn des leitenden Auditors und nicht beim Lieferanten, und der gescheiterte Zweig führt zu einer Eskalation mit drei echten Wegen, einem Nachaudit, einem verlängerten Plan oder der Auslistung, denn eine Verifizierung ohne Folgen lehrt Lieferanten, dass der Plan das Lieferergebnis ist.

Was dieses Flussdiagramm abdeckt

In dieser Vorlage

• Fünf Swimlanes (Lieferantenqualität / Leitender Auditor, Qualitätsmanager, Einkauf, Lieferant und Verantwortlicher der Lieferantenliste) über sieben Phasen: Auditprogramm, Planen und ankündigen, Dokumentenprüfung, Audit vor Ort, Feststellungen und Bericht, Korrekturmaßnahmen sowie Verifizierung und Status
• Ein risikobasiertes Programm an der Spitze, wo „Auditprogramm aus dem Lieferantenrisiko abgeleitet“ die Lieferanten einstuft, bevor jemand einen Termin bucht, und „Rechtfertigt das Risiko ein Audit in diesem Zyklus?“ diejenigen, die die Schwelle nicht erreichen, auf „Lieferanten über die Scorecard überwachen“ lenkt statt auf eine Liste, die niemand abarbeitet
• Die Planung als beidseitiger Austausch gezeichnet: Der Qualitätsmanager gibt Umfang, Termine und Auditteam frei, die Agenda geht hinaus, und „Vorabunterlagen vollständig?“ springt zu „Zugang bestätigen und Vorabunterlagen senden“ zurück, wenn die Nachweise ausbleiben, sodass dünne Unterlagen das Audit verschieben statt es zu vergeuden
• Die Stichprobenschleife, die den meisten Auditdiagrammen fehlt: „Praxis entspricht der dokumentierten Methode?“ hält entweder eine Feststellung fest oder geht weiter, und „Noch Umfang für Stichproben offen?“ kehrt zu „Aufzeichnungen stichproben, Linie begehen, befragen“ zurück, bis der angekündigte Umfang abgedeckt ist
• Ein Ausnahmepfad für bereits ausgeliefertes Produkt: „Bereits versandtes Produkt gefährdet?“ zieht den Lieferanten mitten im Audit in „Verdächtigen Bestand sperren, Lieferungen kennzeichnen“, weil versandter Bestand nicht auf den Bericht warten kann, und die Abstellung selbst gehört in eine Lieferantenreklamation
• Eingestufte Feststellungen mit angehängter Konsequenz: „Hauptabweichung festgestellt?“ kann neue Bestellungen sperren, solange der Plan entsteht, „Plan adressiert Ursache und Entweichen?“ schickt einen schwachen Plan zur Überarbeitung zurück, und „Maßnahmen als wirksam bestätigt?“ führt entweder zum Abschluss oder zu einer Eskalation bis hin zur Auslistung

Wann Sie diese Vorlage verwenden sollten

• Sie kaufen bei einem Lieferanten, dessen Prozess mehr zählt als seine Papierlage, und brauchen ein Bild davon, wie ein Audit dort vorbereitet, durchgeführt und geschlossen wird.
• Ihr Auditprogramm existiert als Tabelle mit Terminen, und niemand kann erklären, warum genau diese Lieferanten ausgewählt wurden und andere nicht.
• Es wird auditiert, aber die Feststellungen sterben nach dem Abschlussgespräch, weil nichts im Prozess die Wirksamkeit der Korrekturmaßnahme verifiziert.
• Ein Kunde, eine Zertifizierungsstelle oder ein interner Auditor hat gefragt, wie Sie Ihre eigene Lieferantenbasis auditieren, und der ehrliche Nachweis ist ein Ordner mit Reiseberichten.
• Sie legen gerade fest, wer neue Bestellungen sperren und wer einen Lieferanten auslisten darf und ab wann diese Entscheidung den Einkauf verlässt.

So funktioniert es

1. Benennen Sie die Bahnen nach Ihren Rollen um

   Ersetzen Sie Lieferantenqualität / Leitender Auditor, Qualitätsmanager, Einkauf, Lieferant und Verantwortlicher der Lieferantenliste durch die Rollen, die es bei Ihnen wirklich gibt. Kleine Organisationen führen die ersten beiden häufig zusammen, und die freigegebene Lieferantenliste pflegt oft der Einkauf oder die Stammdaten statt der Qualität. Behalten Sie die Lieferantenbahn in jedem Fall: Sie markiert die vier Schritte, die von jemandem außerhalb Ihrer Organisation abhängen, und genau dort bleibt der Zyklus stehen.

2. Schreiben Sie Ihre Auswahlregel an die erste Entscheidung

   Hinterlegen Sie an „Rechtfertigt das Risiko ein Audit in diesem Zyklus?“ eine echte Regel statt eines Gefühls. Die meisten Programme kombinieren die Kritikalität des Teils, sicherheits- oder zulassungsrelevante Merkmale, die jüngste Leistung des Lieferanten und die Frage, ob eine unabhängige Stelle sein Managementsystem zertifiziert hat. Halten Sie fest, welches Intervall jede Risikoklasse verdient und was es zurücksetzt, und wer freigibt, dass ein Lieferant übersprungen wird.

3. Legen Sie den Inhalt der Vorabunterlagen fest

   Listen Sie ihn an „Zugang bestätigen und Vorabunterlagen senden“ auf: Prozesslandkarte, Produktionslenkungsplan oder Gleichwertiges, das letzte interne Audit und die Ergebnisse der Managementbewertung, Kalibrier- und Schulungsnachweise der betroffenen Arbeitsgänge sowie die Änderungshistorie Ihrer Teile. Halten Sie außerdem die Frist fest und was bei Überschreitung geschieht, sonst ist der Zweig Lücken eine höfliche Schleife ohne Ende.

4. Definieren Sie die Einstufung vor dem Audit

   Einigen Sie sich darauf, was eine Feststellung zur Hauptabweichung, zur Nebenabweichung oder zum Hinweis macht, schreiben Sie es in den Auditplan und versenden Sie ihn mit der Agenda. Hängen Sie an jede Stufe eine Antwortfrist und an die oberste eine Konsequenz. Eine im Abschlussgespräch ausgehandelte Einstufung ist eine Einstufung, die der Lieferant verhandelt, und sie macht Feststellungen verschiedener Auditoren im Programm unvergleichbar.

5. Regeln Sie Sperrung und Bestellstopp

   Entscheiden Sie, wer „Verdächtigen Bestand sperren, Lieferungen kennzeichnen“ aus einem Audit heraus auslösen darf und wie weit das reicht: Fertigbestand des Lieferanten, Ware in Transit, Ihr eigenes Lager und die laufende Fertigung. Schreiben Sie dann die Regel hinter „Neue Bestellungen bis zur Antwort sperren“, die meist nur das betroffene Teil betrifft und nicht alles, was der Lieferant fertigt, und benennen Sie, wer sie aufhebt.

6. Legen Sie Verifizierungsmethode und Zeitraum fest

   Halten Sie fest, wie „Maßnahmen als wirksam bestätigt?“ beantwortet wird: mit Nachweisen, die Sie benennen, statt mit den angebotenen, über einen definierten Zeitraum wie eine Anzahl Lieferungen oder einen erneuten Besuch. Der Leitfaden behandelt ein Nachaudit als legitimen Weg der Verifizierung. Nennen Sie, wer eine Hauptabweichung schließen darf, und halten Sie fest, dass keine Feststellung auf ein Versprechen hin geschlossen wird.

7. Gehen Sie es an einem abgeschlossenen Lieferantenaudit durch

   Nehmen Sie zwei abgeschlossene Audits, eines das sauber geschlossen wurde und eines das sich hinzog, und verfolgen Sie sie durch das Diagramm. Alles, was die Beteiligten beschreiben und nicht gezeichnet ist, oder gezeichnet ist und in der Praxis übersprungen wird, gehört vor der Veröffentlichung korrigiert. Achten Sie besonders darauf, was zwischen Bericht und Abschluss wirklich passiert ist: Dort sind die meisten Lieferantenauditprozesse undokumentiert.

Häufig gestellte Fragen

Welche Schritte umfasst ein Lieferantenaudit?

Das Programm entsteht aus dem Lieferantenrisiko, und eine erste Entscheidung klärt, ob dieses Risiko ein Audit rechtfertigt oder ob die Scorecard-Überwachung den Lieferanten abdeckt. Der Qualitätsmanager gibt Umfang, Termine und Auditteam frei, die Agenda geht hinaus, und der Lieferant bestätigt den Zugang und liefert Vorabunterlagen, die bei Unvollständigkeit zurückspringen. Der leitende Auditor baut aus Ihren eigenen Anforderungen eine Checkliste, führt das Eröffnungsgespräch und zieht dann Stichproben aus Aufzeichnungen, begeht die Linie und befragt Mitarbeiter. Wo die Praxis der dokumentierten Methode nicht entspricht, wird die Lücke gegen objektive Nachweise festgehalten, und ist versandtes Produkt gefährdet, sperrt der Lieferant den Bestand noch während des Audits; die Stichproben laufen weiter, bis der Umfang abgedeckt ist. Das Abschlussgespräch stimmt die Fakten ab, der Bericht stuft jede Feststellung ein, eine Hauptabweichung kann neue Bestellungen sperren, und das Audit schließt erst, wenn die Maßnahmen als wirksam bestätigt sind.

Was unterscheidet Audits der ersten, zweiten und dritten Seite?

ISO 19011:2018 formuliert es klar. Ein Audit der ersten Seite ist ein internes Audit, das die Organisation selbst oder in ihrem Auftrag durchführt. Ein Audit der zweiten Seite ist ein externes Audit einer Partei mit einem Interesse an der Organisation, typischerweise ein Kunde, der einen externen Anbieter auditiert; genau das zeichnet dieses Diagramm. Ein Audit der dritten Seite führt eine unabhängige Auditorganisation durch, etwa eine Zertifizierungsstelle oder eine Behörde. Der praktische Unterschied ist die Befugnis. Intern können Sie Zugang erzwingen, die Methode festlegen und jede Aufzeichnung einsehen. Beim Lieferanten können Sie fragen, und was Sie erhalten, regeln der Vertrag und die Bereitschaft des Lieferanten; Bereiche mit der Arbeit eines anderen Kunden bleiben häufig gesperrt. Ihr Audit zertifiziert außerdem nichts: Es ist Ihre eigene Beurteilung für Ihre eigenen Zwecke, keine Akkreditierung.

Wer sollte ein Lieferantenaudit leiten, und darf der Einkäufer das?

Der leitende Auditor sollte im auditierten Prozess kompetent und von der Geschäftsbeziehung unabhängig sein, was in den meisten Organisationen die Lieferantenqualität statt des Einkäufers bedeutet. Das ist keine Herabsetzung des Einkaufs. Dem Einkäufer gehören Preis, Liefertermin und Beziehung, und ihn eine Hauptabweichung gegen einen Lieferanten schreiben zu lassen, mit dem er mitten in Verhandlungen steckt, legt zwei unvereinbare Aufgaben auf eine Person. Der Einkauf hat in diesem Diagramm trotzdem eine echte Rolle: die Vorabunterlagen nachhalten, neue Bestellungen sperren, solange eine Hauptabweichung beantwortet wird, und die Eskalation tragen, wenn die Verifizierung scheitert. Die Feststellung selbst bleibt beim Auditor. Wo dieselbe Person tatsächlich beides macht, lassen Sie den Bericht vor dem Versand von jemand anderem prüfen und halten Sie fest, wer Umfang und Auditteam freigegeben hat, damit die Unabhängigkeitsfrage eine Antwort hat.

Was macht eine Feststellung zur Hauptabweichung statt zur Nebenabweichung?

Eine allgemeingültige Definition gibt es nicht. ISO 19011:2018 sagt ausdrücklich, dass Nichtkonformitäten je nach Kontext der Organisation und ihren Risiken eingestuft werden können und dass die Einstufung quantitativ sein kann, etwa auf einer Skala von 1 bis 5, oder qualitativ, etwa als gering und schwerwiegend. Die Einstufung definieren also Sie, und der Ort dafür ist der mit der Agenda versandte Auditplan und nicht das Abschlussgespräch, in dem der Lieferant darüber streitet. Eine verbreitete Aufteilung: Eine Hauptabweichung ist ein systemisches Versagen, eine fehlende Regelung oder alles, was konformes Produkt gefährdet; eine Nebenabweichung ist ein Einzelfall in einer sonst funktionierenden Regelung; und ein Hinweis ist ein Risiko, das noch keine Abweichung erzeugt hat. Schreiben Sie Ihre eigene Fassung auf, hängen Sie an jede Stufe eine Antwortfrist und legen Sie fest, was eine Hauptabweichung für Bestellungen bedeutet.

Wie oft sollten Lieferanten auditiert werden?

Die Frequenz setzt das Risiko, nicht der Kalender. ISO 9001:2015 Abschnitt 8.4.1 verlangt, dass eine Organisation Kriterien für Bewertung, Auswahl, Leistungsüberwachung und Neubewertung externer Anbieter festlegt und anwendet und dokumentierte Information über diese Tätigkeiten und die daraus folgenden Maßnahmen aufbewahrt, nennt aber kein Intervall und fordert überhaupt kein Audit. Die Automobilbranche ist strenger: IATF 16949:2016 Abschnitt 8.4.2.4.1 fordert einen dokumentierten Prozess für Audits der zweiten Seite, mit Kriterien für Notwendigkeit, Art, Häufigkeit und Umfang dieser Audits aus einer Risikoanalyse, die Produktsicherheit und behördliche Anforderungen, die Lieferantenleistung und den Zertifizierungsgrad des Qualitätsmanagementsystems abdeckt. In der Praxis verdient ein Lieferant, der ein sicherheitsrelevantes Teil ohne unabhängige Zertifizierung fertigt, weit häufiger einen Besuch als ein Händler von Katalogware.