Audit-Checkliste: Flussdiagramm vom Entwurf bis zum Nachweis

Was ist audit-checkliste: flussdiagramm vom entwurf bis zum nachweis?

Eine Audit-Checkliste ist ein Arbeitsdokument, kein Formular. Sie wird für ein Audit gegen einen Satz Kriterien geschrieben, sie wird geprüft, bevor jemand mit ihr arbeitet, sie wird mit dem gefüllt, was tatsächlich gesehen wurde, und sie bleibt danach als Teil des Nachweises erhalten, dass das Audit stattgefunden hat. Ausgelöst wird das Ganze durch ein Audit, das im Programm fällig wird und Umfang und Kriterien mitbringt. Das Diagramm folgt dieser Checkliste von Anfang bis Ende: die Kriterien festgelegt, der Bestand auf eine vorhandene Fassung geprüft, für jede Anforderung im Umfang eine Frage geschrieben, daneben die Aufzeichnung benannt, die jede Frage sehen muss, eine Abdeckungsprüfung, Prüfung und Freigabe durch den leitenden Auditor, Versand mit dem Auditplan, die Zeilen einzeln gegen gezogene Nachweise abgearbeitet, jede als konform, abweichend oder nicht zutreffend gekennzeichnet, die Feststellungen gebildet und mit dem Auditierten abgestimmt, der Bericht ausgestellt und die bearbeitete Checkliste abgelegt.

Gezeichnet ist das Leben der Checkliste, nicht das des Auditprogramms. Es gibt hier keine Programmplanung, keine risikobasierte Auswahl der Prozesse dieses Jahres, keine Prüfung der Auditorenunabhängigkeit und keine Korrekturmaßnahme mit Wirksamkeitsprüfung: Das gehört in den weiteren internen Auditzyklus, und es hier noch einmal zu zeichnen würde genau den Teil zudecken, den Praktiker tatsächlich falsch machen. Das Diagramm endet beim Bericht und bei der Aufbewahrung, und es übergibt an genau einer Stelle: Eine Zeile, die bei „Zeile konform, abweichend oder nicht zutreffend?“ als Abweichung markiert wird, verlässt dieses Diagramm als Korrekturmaßnahmenanforderung in der Verantwortung des Prozesseigners. Diese Grenze sichtbar zu halten zählt, denn eine Checkliste kann still das ganze Audit aufsaugen: Sobald jede Frage ein Kästchen hat, behandeln Beteiligte die Kästchen als das Audit. Eine Checkliste stützt das Urteil des Auditors, sie ersetzt es nicht, und diese Vorlage ist ein Ausgangspunkt, den Sie unter Ihrem eigenen Auditverfahren, Ihren eigenen Kriterien und der Prüfung eines kompetenten Auditors anpassen, statt sie unverändert zu übernehmen.

Vier der acht Entscheidungen tragen den Prozess. „Freigegebene Checkliste im Bestand vorhanden?“ liegt in der Bahn des Qualitätsmanagers, weil Wiederverwendung eine Frage des Bestands ist und nicht des Auditors: Wer den Checklistensatz verantwortet, weiß, welche Fassung gilt und was das letzte Audit dagegen festgestellt hat. „Checkliste passt zu Umfang und Kriterien?“ liegt beim leitenden Auditor und ist das Freigabetor, mit einer Schleife zurück in die Erstellung, denn eine Checkliste, die die Antwort vorgibt oder einen Normabschnitt im Umfang auslässt, lässt sich nach Beginn der Vor-Ort-Arbeit nicht mehr reparieren. „Zeile konform, abweichend oder nicht zutreffend?“ ist die Entscheidung, für die das ganze Dokument existiert, und sie hat bewusst drei Zweige, weil ein zweiwertiger Bogen Auditoren zwingt, etwas als erfüllt zu erfassen, das nie im Umfang war. „Spur außerhalb der Checkliste gefunden?“ ist das Überdruckventil: Es führt zurück in die Bearbeitungsphase, damit eine unerwartete Antwort eine Zeile ergänzt, statt aus dem Nachweis zu fallen, weil es kein Kästchen für sie gab.

Was dieses Flussdiagramm abdeckt

In dieser Vorlage

• Vier Swimlanes (Leitender Auditor, Auditor (Ersteller der Checkliste), Auditierter / Prozesseigner und Qualitätsmanager) über sechs Phasen: Umfang und Kriterien, Checkliste erstellen, Prüfung und Freigabe, Checkliste abarbeiten, Feststellungen und Bericht sowie Aufbewahren und verbessern
• Eine Entscheidung „Freigegebene Checkliste im Bestand vorhanden?“ in der Bahn des Qualitätsmanagers, damit eine wiederverwendete Checkliste mit ihrer letzten Fassung und den früheren Feststellungen ankommt, statt jeden Zyklus aus dem Gedächtnis neu geschrieben zu werden
• Die Erstellungsschleife, die den meisten Auditdiagrammen fehlt: eine Frage je Anforderung, daneben die Aufzeichnung benannt, die sie sehen muss, und eine Prüfung „Jedes Kriterium im Umfang durch eine Zeile abgedeckt?“, die Lücken vor der Prüfung zurück in die Erstellung schickt
• Die Checklistenprüfung als echtes Tor, an dem „Checkliste passt zu Umfang und Kriterien?“ den Entwurf entweder zum Versand mit dem Auditplan freigibt oder ihn zur Nacharbeit an Fragen und Stichprobenplan zurückgibt
• Die dreiwertige Entscheidung „Zeile konform, abweichend oder nicht zutreffend?“, Zeile für Zeile unter der Schleife „Weitere Zeilen auf der Checkliste offen?“ abgearbeitet, wobei der Abweichungszweig die Feststellung zum Normabschnitt festhält und der dritte Zweig begründet, warum die Zeile hier nicht zutrifft
• Abschluss auf abgestimmten Nachweisen: ein Überdruckventil „Spur außerhalb der Checkliste gefunden?“, das während der Vor-Ort-Arbeit Zeilen ergänzt, eine Prüfung „Auditierter erkennt die Nachweise an?“ mit erneuter Prüfung, die die Differenz entweder ausräumt oder offen in den Bericht trägt, und die bearbeitete Checkliste als Nachweis abgelegt

Wann Sie diese Vorlage verwenden sollten

• Sie schreiben die erste Audit-Checkliste für einen Prozess und wollen Erstellung, Prüfung und Aufbewahrung abgestimmt haben, bevor jemand Kästchen ausfüllt
• Ihre Checklisten werden Jahr für Jahr wiederverwendet, und niemand kann sagen, welche Fassung bearbeitet wurde oder was die Feststellungen des letzten Zyklus daran geändert haben
• Auditoren geben abgehakte Bögen ohne Dokumentennummern zurück, sodass sich eine Feststellung ein halbes Jahr später nicht erneut prüfen lässt
• Auditierte bereiten inzwischen nur noch das vor, wonach die versendete Checkliste fragt, und Sie brauchen eine Regel, was vorab herausgeht und was nicht
• Ein Zertifizierungs- oder Kundenauditor will die bearbeiteten Checklisten hinter Ihren internen Auditberichten sehen, und Sie müssen zeigen, wo sie liegen

So funktioniert es

1. Benennen Sie die Bahnen nach Ihren Rollen um

   Ersetzen Sie Leitender Auditor, Auditor (Ersteller der Checkliste), Auditierter / Prozesseigner und Qualitätsmanager durch die Bezeichnungen, die Sie wirklich verwenden. In einer kleinen Organisation sind leitender Auditor und Qualitätsmanager meist dieselbe Person: Führen Sie diese Bahnen zusammen, statt eine Prüfübergabe zu zeichnen, die nie stattfindet. Den Auditierten behalten Sie trotzdem in einer eigenen Bahn, denn von dort kommen die Aufzeichnungen und die Anerkennung.

2. Schreiben Sie Ihre Kriterien an den ersten Schritt

   Halten Sie fest, wogegen diese Checkliste vergleicht: die Normabschnitte, das geltende Verfahren samt Fassung, die Kunden- oder Vertragsforderung, oder alle drei. Nennen Sie am selben Schritt den Stichprobenumfang und wie die Stichprobe gezogen wird. Kriterien, die erst nach den Fragen festgelegt werden, ergeben eine Checkliste, die die Gewohnheiten ihres Verfassers auditiert statt die Anforderung.

3. Legen Sie Fragestil und Nachweisspalte fest

   Entscheiden Sie, dass jede Zeile eine offene Frage und die erwartete Aufzeichnung trägt, und schreiben Sie das an die Erstellungsschritte. Schließen Sie geschlossene Fragen aus, die sich mit Ja beantworten lassen, und geben Sie der Nachweisspalte eine Form: Dokumentennummer, Datum, Charge oder Auftrag und wer sie erzeugt hat. Das ist die eine Änderung, die eine bearbeitete Checkliste ein Jahr später wieder lesbar macht.

4. Setzen Sie das Prüftor und den Freigebenden

   Benennen Sie, wer den Entwurf prüft und worauf: Abdeckung jedes Normabschnitts im Umfang, Fragen, die die Antwort nicht vorgeben, und einen Stichprobenplan, den der Audittag auch trägt. Entscheiden Sie, ob die Freigabe auf der Checkliste selbst oder im Auditplan dokumentiert wird und ob eine wiederverwendete Fassung eine erneute Freigabe braucht oder nur eine Abdeckungsprüfung.

5. Schreiben Sie Ihre Regel für nicht zutreffend

   Einigen Sie sich darauf, was als nicht zutreffend gekennzeichnet werden darf, wer das darf und was daneben stehen muss. Üblich ist, dass die Begründung den Ausschluss aus dem Umfang oder die fehlende Tätigkeit benennt und der leitende Auditor jede solche Zeile prüft, bevor der Bericht ausgestellt wird. Ohne Regel wird dieser Zweig zum stillen Ausgang aus jeder unangenehmen Frage.

6. Regeln Sie Aufbewahrung und Ablageort

   Vermerken Sie am Ablageschritt den tatsächlichen Ort, die Benennungskonvention und die Aufbewahrungsfrist für bearbeitete Checklisten, Stichprobennotizen und Bericht. Ergänzen Sie, wie vertrauliche oder personenbezogene Angaben auf einer Zeile geschützt werden. Im Notizbuch des Auditors ist keine Aufbewahrungsregel, und genau da hakt ein Zertifizierungsauditor nach.

7. Gehen Sie es an einem abgeschlossenen Audit durch

   Nehmen Sie zwei abgeschlossene Audits, eines das glatt lief und eines mit einer strittigen Feststellung, und verfolgen Sie deren Checklisten durch das Diagramm. Jeder Schritt, den die Beteiligten beschreiben und der nicht gezeichnet ist, und jedes Kästchen, das niemand wirklich ausgeführt hat, ist die Änderung, die sich lohnt, bevor Sie das als eigenes Verfahren veröffentlichen.

Häufig gestellte Fragen

Welche Schritte umfasst der Ablauf einer Audit-Checkliste?

Ein Audit wird im Programm fällig, und Umfang, Kriterien und Stichprobenumfang werden festgelegt. Der Qualitätsmanager prüft den Bestand auf eine freigegebene Checkliste und holt deren letzte Fassung samt Feststellungen hervor. Der Auditor listet die Normabschnitte im Umfang, schreibt je Anforderung eine offene Frage und benennt die zugehörige Aufzeichnung und prüft, ob jedes Kriterium eine Zeile hat. Der leitende Auditor gibt den Entwurf frei oder schickt ihn zur Nacharbeit zurück. Er wird mit dem Auditplan versendet, der Auditierte legt die Aufzeichnungen bereit, und die Zeilen werden einzeln bearbeitet: Frage stellen, Nachweis erfassen, als konform, abweichend oder nicht zutreffend kennzeichnen und eine Zeile ergänzen, wenn die Vor-Ort-Arbeit Neues zutage fördert. Aus den abweichenden Zeilen entstehen die Feststellungen, sie werden mit dem Auditierten abgestimmt und berichtet. Die bearbeitete Checkliste wird als Auditnachweis abgelegt, das Audit geschlossen, und was dieser Zyklus ergeben hat, geht zurück in den Checklistenbestand für den nächsten.

Was ist der Unterschied zwischen Audit-Checkliste und Auditplan?

Der Auditplan ist die Verabredung für das Audit: was im Umfang liegt, gegen welche Kriterien, an welchen Terminen, in welchen Bereichen, mit welchen Auditoren und welchen Auditierten. Die Checkliste ist das Arbeitsdokument, das diesen Plan Zeile für Zeile ausführt, und auf ihr werden die Nachweise notiert. Das eine wird vor dem Audit mit dem Auditierten abgestimmt, das andere während des Audits ausgefüllt. In den Worten der ISO 19011 ist die Checkliste eine Form der dokumentierten Information, die ein Auditteam für das Audit vorbereitet, neben Angaben zur Stichprobenziehung, und sie entsteht nach dem Plan und nicht an dessen Stelle. Die Trennung zählt in der Praxis, denn der Plan ist das, dem der Auditierte zugestimmt hat: Wer die Checkliste still über den vereinbarten Umfang hinaus erweitert, hat den Plan geändert, ohne es zu sagen.

Schränkt eine Checkliste ein, was das Audit betrachtet?

Das sollte sie nicht. Die ISO 19011 führt Checklisten in Papier- oder digitaler Form unter der dokumentierten Information auf, die ein Auditteam für das Audit vorbereitet, und hält fest, dass der Einsatz dieser Medien den Umfang der Audittätigkeiten nicht einschränken sollte, der sich aufgrund der während des Audits gesammelten Informationen ändern kann. Deshalb trägt dieses Diagramm nach der letzten bearbeiteten Zeile eine Entscheidung „Spur außerhalb der Checkliste gefunden?“. Die Checkliste ist der Boden dessen, was untersucht wird, nicht die Decke. Das Risiko läuft in beide Richtungen. Wer streng nach den Kästchen arbeitet, geht an dem vorbei, was eine Antwort gerade offengelegt hat, und wer ganz ohne Checkliste auditiert, folgt dem Interessanten und lässt einen Normabschnitt im Umfang unberührt. Tragfähig ist eine Checkliste, die Abdeckung sichert, plus die ausdrückliche Erlaubnis, Zeilen zu ergänzen, wobei jede Ergänzung auf den Bogen geschrieben wird, damit der Nachweis dem entspricht, was wirklich geprüft wurde.

Was gehört in jede Zeile der Checkliste?

Mindestens: die Anforderung, aus der die Zeile stammt, eine offene Frage, die sich nicht mit Ja beantworten lässt, die Aufzeichnung oder Tätigkeit, die die Frage erwartet, der tatsächlich gezogene Nachweis und das Ergebnis. Der Nachweis ist der Teil, den die meisten weglassen. Die ISO 9000 definiert Auditnachweise als Aufzeichnungen, Tatsachenfeststellungen oder andere Informationen, die für die Auditkriterien relevant und verifizierbar sind, und Auditkriterien als den Satz von Politiken, Verfahren oder Anforderungen, gegen den die Nachweise verglichen werden. Verifizierbar ist das entscheidende Wort: Eine Dokumentennummer, eine Charge, ein Datum, eine Auftragsreferenz oder eine benannte Person kann jemand anderes erneut prüfen, ein Haken nicht. Den Nachweis zu benennen ist auch das, was eine Feststellung das Abschlussgespräch überstehen lässt, denn die Diskussion verschiebt sich von dem, was der Auditor empfand, zu dem, was die Aufzeichnung zeigt.

Wer gibt eine Audit-Checkliste frei und wie lange wird sie aufbewahrt?

Die Freigabe liegt in der Regel beim leitenden Auditor, und bei einer wiederverwendeten Checkliste ist das praktische Tor eine Abdeckungsprüfung gegen die geltenden Kriterien statt einer vollständigen Neufassung. Organisationen mit einem Checklistenbestand geben die Stammfassung häufig dem Qualitätsmanager und die Anpassung für ein bestimmtes Audit dem leitenden Auditor; beides funktioniert, solange eine benannte Person zeichnet, dass die Checkliste den Umfang abdeckt. Die Aufbewahrung setzt Ihr eigenes Auditprogramm. Die ISO 19011 hält fest, dass dokumentierte Information, die für ein Audit vorbereitet wird und aus ihm hervorgeht, mindestens bis zum Abschluss des Audits oder wie im Auditprogramm festgelegt aufzubewahren ist, und die ISO 9001 verlangt, dokumentierte Information als Nachweis der Durchführung des Auditprogramms und der Auditergebnisse aufzubewahren. In der Praxis liegen die bearbeiteten Checklisten für denselben Zeitraum beim Bericht.