Flowchart for audittjeklisten: fra udkast til registrering

Hvad er flowchart for audittjeklisten: fra udkast til registrering?

En audittjekliste er et arbejdsdokument, ikke en formular. Den skrives til én audit mod ét sæt kriterier, den gennemgås, før nogen bruger den, den udfyldes med det, der faktisk blev set, og den gemmes bagefter som en del af dokumentationen for, at auditten fandt sted. Udløseren er en audit, der forfalder på programmet med et omfang og et sæt kriterier knyttet til sig. Diagrammet herunder følger den tjekliste hele vejen: kriterierne fastlagt, biblioteket tjekket for en eksisterende revision, et spørgsmål skrevet til hvert krav i omfanget, den registrering hvert spørgsmål skal se navngivet ved siden af, en dækningskontrol, gennemgang og godkendelse hos den ledende auditor, udsendelse sammen med auditplanen, linjerne gennemarbejdet én ad gangen mod stikprøvet dokumentation, hver markeret opfyldt, afvigende eller ikke relevant, fundene samlet og aftalt med den auditerede, rapporten udsendt, og den udfyldte tjekliste arkiveret.

Det her er tjeklistens liv, ikke auditprogrammets. Der er ingen programplanlægning, ingen risikobaseret udvælgelse af hvilke processer der auditeres i år, ingen kontrol af auditorens uafhængighed og ingen korrigerende handling eller opfølgende verifikation: det hører til den bredere interne auditcyklus, og at tegne det igen ville begrave netop den del, praktikere reelt får galt fat i. Diagrammet stopper ved rapporten og ved arkiveringen, og det afleverer videre ét eneste sted: en linje, der markeres som afvigelse ved "Linjen opfyldt, afvigende eller ikke relevant?", forlader diagrammet som en anmodning om korrigerende handling ejet af procesejeren. Den grænse skal blive ved med at være synlig, for en tjekliste er stille og roligt i stand til at opsluge hele auditten: når først hvert spørgsmål har en kasse, begynder folk at behandle kasserne som auditten. En tjekliste understøtter auditorens dømmekraft, den erstatter den ikke, og denne skabelon er et udgangspunkt, der skal tilpasses jeres egen auditprocedure, jeres egne kriterier og gennemgangen hos en kompetent auditor frem for at blive taget i brug som den er.

Fire af diagrammets otte beslutninger bærer processen. 'Findes en godkendt tjekliste i biblioteket?' ligger i kvalitetschefens bane, fordi genbrug er en biblioteksbeslutning snarere end auditorens: den, der ejer tjeklistesamlingen, ved, hvilken revision der er gældende, og hvad sidste cyklus' audit fandt på den. 'Passer tjeklisten til omfang og kriterier?' ligger hos den ledende auditor og er godkendelsesporten, med en sløjfe for omarbejdning tilbage i udarbejdelsen, for en tjekliste, der lægger svaret i munden på den auditerede eller springer et kravpunkt i omfanget over, kan ikke repareres, når feltarbejdet først er begyndt. 'Linjen opfyldt, afvigende eller ikke relevant?' er den beslutning, hele dokumentet findes for at træffe, og den har tre grene med vilje, for et tosidet opfyldt-eller-afvigende skema tvinger auditorer til at registrere en godkendelse af noget, der aldrig var i omfanget. 'Spor fundet uden for tjeklisten?' er sikkerhedsventilen: den løber tilbage i gennemførelsesfasen, så et uventet svar tilføjer en linje frem for at blive holdt uden for registreringen, fordi der ikke var en kasse til det.

Hvad dette flowchart dækker

I denne skabelon

• Fire swimlanes (Ledende auditor, Auditor (skriver tjeklisten), Auditeret / procesejer og Kvalitetschef) fordelt på seks faser: Omfang og kriterier, Udarbejd tjeklisten, Gennemgang og udsendelse, Gennemfør tjeklisten, Fund og rapport samt Arkivering og forbedring
• Beslutningen "Findes en godkendt tjekliste i biblioteket?" i kvalitetschefens bane, så en genbrugt tjekliste kommer med sin sidste revision og sine tidligere fund vedhæftet i stedet for at blive skrevet om efter hukommelsen hver cyklus
• Den udarbejdelsessløjfe, de fleste auditdiagrammer springer over: et spørgsmål skrevet til hvert krav, den registrering det skal se navngivet ved siden af, og kontrollen "Er hvert kriterium i omfanget dækket af en linje?", der sender huller tilbage i udarbejdelsen før gennemgangen
• Gennemgang af tjeklisten som en reel port, hvor "Passer tjeklisten til omfang og kriterier?" enten godkender udkastet til udsendelse sammen med auditplanen eller sender det tilbage til omarbejdning af spørgsmålene og stikprøveplanen
• Den tregrenede beslutning "Linjen opfyldt, afvigende eller ikke relevant?" gennemarbejdet linje for linje under sløjfen "Flere linjer tilbage på tjeklisten?", hvor afvigelsesgrenen skriver fundet op mod sit kravpunkt, og den tredje gren noterer, hvorfor linjen ikke er relevant her
• Afslutning på aftalt dokumentation: ventilen "Spor fundet uden for tjeklisten?", der tilføjer linjer undervejs i feltarbejdet, kontrollen "Accepterer den auditerede dokumentationen?" med en fornyet kontrol, der enten løser uenigheden eller fører den uafklaret videre i rapporten, og den udfyldte tjekliste arkiveret som registrering

Hvornår du skal bruge skabelonen

• I skriver den første audittjekliste for en proces og vil have udarbejdelsen, gennemgangen og arkiveringen omkring den aftalt, før nogen begynder at sætte flueben
• Jeres tjeklister genbruges år efter år, og ingen kan sige, hvilken revision der blev arbejdet i, eller hvad sidste cyklus' fund ændrede på dem
• Auditorerne afleverer afkrydsede skemaer uden dokumentnumre, så et fund ikke kan tjekkes igen et halvt år senere
• De auditerede er begyndt kun at forberede det, den udsendte tjekliste spørger om, og I har brug for en regel for, hvad der sendes på forhånd, og hvad der ikke gør
• En certificerings- eller kundeauditor har bedt om at se de udfyldte tjeklister bag jeres interne auditrapporter, og I skal kunne vise, hvor de opbevares

Sådan fungerer det

1. Omdøb banerne til jeres roller

   Erstat Ledende auditor, Auditor (skriver tjeklisten), Auditeret / procesejer og Kvalitetschef med de titler, I reelt bruger. I en lille organisation er den ledende auditor og kvalitetschefen som regel den samme person, så læg de to baner sammen frem for at tegne en gennemgang, der aldrig sker. Behold alligevel den auditerede i sin egen bane, for registreringerne og accepten kommer derfra.

2. Skriv jeres kriterier på det første trin

   Skriv, hvad denne tjekliste holdes op imod: standardens kravpunkter, den procedure og revision der er gældende, kunde- eller kontraktkravet, eller alle tre. Angiv stikprøvestørrelsen og hvordan stikprøven udvælges på det samme trin. Kriterier, der fastlægges efter at spørgsmålene er skrevet, giver en tjekliste, der auditerer forfatterens vaner frem for kravet.

3. Fastlæg spørgeformen og dokumentationskolonnen

   Beslut, at hver linje bærer et åbent spørgsmål og den registrering, den forventer at se, og skriv det så på udarbejdelsestrinnene. Udeluk lukkede spørgsmål, der kan besvares med et ja, og giv dokumentationskolonnen en form: dokumentnummer, dato, batch eller ordre, og hvem der har frembragt den. Det er den ene rettelse, der gør en udfyldt tjekliste læsbar igen et år senere.

4. Sæt gennemgangsporten og hvem der godkender

   Navngiv den, der gennemgår udkastet, og hvad vedkommende tjekker: dækning af hvert kravpunkt i omfanget, spørgsmål der ikke lægger svaret i munden på den auditerede, og en stikprøveplan, auditdagen faktisk kan bære. Beslut, om godkendelsen registreres på selve tjeklisten eller i auditplanen, og om en genbrugt revision kræver ny godkendelse eller kun en dækningskontrol.

5. Skriv jeres regel for ikke relevant

   Aftal, hvad der må markeres ikke relevant, hvem der må gøre det, og hvad der skal skrives ved siden af. En almindelig regel er, at begrundelsen nævner udelukkelsen fra omfanget eller den aktivitet, der ikke findes, og at den ledende auditor gennemgår hver ikke-relevant linje, før rapporten udsendes. Uden en regel bliver den gren den stille udgang fra ethvert ubehageligt spørgsmål.

6. Fastlæg arkivering, og hvor den udfyldte tjekliste ligger

   Notér på arkiveringstrinnet den faktiske placering, navngivningskonventionen og opbevaringsperioden for udfyldte tjeklister, stikprøvenoter og rapporten. Tilføj, hvordan fortrolige eller personhenførbare oplysninger skrevet på en linje beskyttes. I auditorens notesbog er ikke en opbevaringsregel, og det er netop dét, en certificeringsauditor følger op på.

7. Prøv det af mod en gennemført audit

   Tag to afsluttede audits, én der kørte rent og én der gav et bestridt fund, og følg deres tjeklister gennem diagrammet. Hvert trin, folk beskriver, men som ikke er tegnet, og hver kasse på diagrammet, som ingen reelt udførte, er den rettelse, der er værd at lave, før I udgiver det som jeres egen procedure.

Ofte stillede spørgsmål

Hvilke trin er der i arbejdsgangen om en audittjekliste?

En audit forfalder på programmet, og omfang, kriterier og stikprøvestørrelse fastlægges. Kvalitetschefen tjekker biblioteket for en godkendt tjekliste og henter dens sidste revision og fund frem. Auditoren lister kravpunkterne i omfanget, skriver ét åbent spørgsmål og navngiver registreringen for hvert krav, og tjekker, at hvert kriterium har en linje. Den ledende auditor godkender udkastet eller sender det tilbage til omarbejdning. Det udsendes sammen med auditplanen, den auditerede lægger registreringerne frem, og linjerne gennemarbejdes én ad gangen: stil spørgsmålet, notér dokumentationen, markér linjen opfyldt, afvigende eller ikke relevant, og tilføj en linje, hvis feltarbejdet afdækker noget nyt. Fundene samles fra de afvigende linjer, aftales med den auditerede og rapporteres. Den udfyldte tjekliste arkiveres som auditregistrering, auditten lukkes, og det, denne cyklus fandt, går tilbage i tjeklistebiblioteket til den næste.

Hvad er forskellen på en audittjekliste og en auditplan?

Auditplanen er aftalen om selve auditten: hvad der er i omfanget, mod hvilke kriterier, på hvilke datoer, i hvilke områder, med hvilke auditorer og hvilke auditerede. Tjeklisten er det arbejdsdokument, der fører den plan ud i livet linje for linje, og det er dér, dokumentationen bliver skrevet ned. Den ene aftales med den auditerede før auditten; den anden udfyldes undervejs. I ISO 19011-termer er tjeklisten én form for den dokumenterede information, et auditteam forbereder til auditten, ved siden af stikprøvedetaljer, og den forberedes efter planen frem for i stedet for den. Det betyder noget i praksis at holde de to adskilt, for planen er dét, den auditerede sagde ja til: en auditor, der stille udvider tjeklisten ud over det aftalte omfang, har ændret planen uden at sige det.

Begrænser det auditten at bruge en tjekliste?

Det bør det ikke. ISO 19011 nævner fysiske eller digitale tjeklister blandt den dokumenterede information, et auditteam forbereder til auditten, og siger, at brugen af disse medier ikke bør begrænse omfanget af auditaktiviteterne, som kan ændre sig som følge af information indsamlet under auditten. Derfor bærer dette diagram beslutningen 'Spor fundet uden for tjeklisten?', efter den sidste linje er gennemarbejdet. Tjeklisten er gulvet for, hvad der undersøges, ikke loftet. Risikoen løber begge veje. En auditor, der arbejder strengt efter kasserne, går forbi netop dét, et svar lige har afsløret, og en auditor helt uden tjekliste følger det, der er interessant, og lader et kravpunkt i omfanget ligge urørt. Den holdbare position er en tjekliste, der garanterer dækning, plus en udtalt ret til at tilføje linjer, hvor alt det tilføjede skrives på skemaet, så registreringen svarer til det, der reelt blev undersøgt.

Hvad skal hver linje på tjeklisten indeholde?

Som minimum: det krav, linjen kommer fra, et åbent spørgsmål der ikke kan besvares med et ja, den registrering eller aktivitet, spørgsmålet forventer at se, den dokumentation der faktisk blev stikprøvet, og resultatet. Dokumentationen er den del, folk udelader. ISO 9000 definerer auditbevis som registreringer, faktuelle udsagn eller anden information, som er relevant for auditkriterierne og verificerbar, og definerer auditkriterier som det sæt af politikker, procedurer eller krav, dokumentationen holdes op imod. Verificerbar er det afgørende ord: et dokumentnummer, en batch, en dato, en ordrereference eller en navngiven person kan tjekkes igen af en anden, og et flueben kan ikke. At navngive dokumentationen er også dét, der lader et fund overleve afslutningsmødet, for diskussionen flytter sig fra, hvad auditoren fornemmede, til hvad registreringen viser.

Hvem godkender en audittjekliste, og hvor længe skal den gemmes?

Godkendelsen ligger som regel hos den ledende auditor, og på en genbrugt tjekliste er den praktiske port en dækningskontrol mod de gældende kriterier frem for en fuld omskrivning. Organisationer med et tjeklistebibliotek giver ofte kvalitetschefen masterrevisionen og den ledende auditor tilpasningen til den enkelte audit; begge dele fungerer, så længe én navngiven person skriver under på, at tjeklisten dækker omfanget. Opbevaringstiden fastsættes af jeres eget auditprogram. ISO 19011 siger, at dokumenteret information forberedt til og skabt af en audit bør opbevares mindst indtil auditten er afsluttet, eller som auditprogrammet angiver, og ISO 9001 kræver, at dokumenteret information opbevares som dokumentation for gennemførelsen af auditprogrammet og for auditresultaterne. I praksis gemmes de udfyldte tjeklister sammen med rapporten i samme periode.