Ablaufdiagramm Auditprozess: vom Auditprogramm bis zum Abschluss

So funktioniert es

1. Benennen Sie die Bahnen nach Ihren echten Rollen

   Ersetzen Sie Auditprogramm-Verantwortlicher, Auditor, auditierter Bereich, Geschäftsleitung und Qualitätssicherung durch die Funktionen, die es bei Ihnen gibt. In kleineren Organisationen sind Programmverantwortung und Qualitätssicherung meist dieselbe Person — führen Sie die Bahnen dann zusammen, statt eine Übergabe zu zeichnen, die nie stattfindet. Eine Regel bleibt unabhängig davon bestehen: Die Auditorenbahn muss unabhängig von der auditierten Tätigkeit sein, denn niemand kann die eigene Arbeit auditieren.

2. Schreiben Sie eigene Abweichungsdefinitionen an die Einstufungsentscheidung

   Die Zweige Hauptabweichung, Nebenabweichung und Hinweis sind nur so brauchbar wie die Definitionen dahinter. Gängig ist: Eine Hauptabweichung ist ein systemisches Versagen oder das Fehlen einer geforderten Regelung, eine Nebenabweichung ein Einzelfall in einer sonst funktionierenden Regelung, und ein Hinweis ist gar keine Abweichung. Schreiben Sie Ihre Fassung mit je einem Beispiel neben den Entscheidungsknoten, sonst wird die Einstufung im Abschlussgespräch zur Verhandlung.

3. Regeln Sie Eskalation und Fristen für Hauptabweichungen

   Legen Sie fest, wer in der Bahn der Geschäftsleitung über eine Hauptabweichung informiert werden muss, wie schnell und welche Sofortmaßnahmen diese Person vereinbaren darf — Ware sperren, eine Tätigkeit stoppen oder einen Lieferanten aussetzen. Setzen Sie danach die Frist zur Schließung. Zertifizierungsstellen geben für Hauptabweichungen üblicherweise ein festes Zeitfenster vor und halten die Zertifizierung zurück oder setzen sie aus, bis die Korrektur nachgewiesen ist; richten Sie Ihre interne Frist an dieser Vorgabe aus.

4. Legen Sie Nachweis- und Stichprobenregeln fest

   Halten Sie fest, wie Stichproben ausgewählt werden und wie groß sie sind, und schreiben Sie vor, dass jede Feststellung die Aussage zur Abweichung mit dem objektiven Nachweis und dem verletzten Abschnitt oder der verletzten Anforderung verbindet. Genau das macht eine Feststellung belastbar, wenn der auditierte Bereich widerspricht — und es ist der Unterschied zwischen einem Auditbericht und einer Meinungssammlung.

5. Definieren Sie, was „wirksam“ heißt, und wer es bestätigt

   Am letzten Entscheidungsknoten brechen die meisten Auditprozesse still zusammen. Definieren Sie Wirksamkeit als erneute Prüfung der Tätigkeit, nachdem die Maßnahme einen festgelegten Zeitraum gelaufen ist — nicht als Eingang eines Erledigungsformulars — und benennen Sie, wer diese Prüfung durchführt. Passen Sie die Schleife an, wenn Ihre Richtlinie eine neue Korrekturmaßnahme statt der Wiedereröffnung der bestehenden vorsieht.

6. Veröffentlichen Sie es als gelenktes Dokument

   Ein Auditverfahren ist selbst auditierbar, und ein Auditor wird fragen, welche Fassung galt, als ein bestimmtes Audit lief. Teilen Sie das freigegebene Diagramm dort, wo Auditoren und auditierte Bereiche es finden, bewahren Sie die früheren Fassungen auf und halten Sie fest, wer welche Revision wann freigegeben hat, damit die Änderungshistorie des Verfahrens neben den Auditaufzeichnungen verfügbar ist.

Häufig gestellte Fragen

Aus welchen Phasen besteht ein Auditprozess?

Aus sechs, in dieser Reihenfolge: das Auditprogramm festlegen und das einzelne Audit terminieren; es planen, indem Umfang, Kriterien und Termine abgestimmt und der Auditplan versendet wird; es durchführen, beginnend mit dem Eröffnungsgespräch und dann mit Nachweisen aus Stichproben und Beobachtung vor Ort; Feststellungen erzeugen, einstufen und im Abschlussgespräch bestätigen; den Auditbericht versenden und Korrekturmaßnahmen anfordern; und nachverfolgen, bis die Maßnahmen bestätigt sind und das Audit mit aktualisiertem Programm geschlossen wird. Die ISO 19011 beschreibt dieselbe Abfolge als Veranlassen, Vorbereiten, Durchführen, Berichten, Abschließen und Nachverfolgen.

Was unterscheidet Hauptabweichung, Nebenabweichung und Hinweis?

Eine Hauptabweichung ist ein systemisches Versagen, das vollständige Fehlen einer geforderten Regelung oder ein Sachverhalt, der so schwer wiegt, dass die Fähigkeit des Systems zur Zielerreichung in Zweifel steht. Eine Nebenabweichung ist ein Einzelfall in einer Regelung, die ansonsten wie vorgesehen funktioniert. Ein Hinweis, oft als Verbesserungspotenzial erfasst, ist keine Abweichung: Es wurde nichts verletzt, aber etwas ließe sich besser machen. Die Trennung von Haupt- und Nebenabweichung ist die Praxis der Zertifizierungsstellen nach ISO/IEC 17021-1 und keine Vorgabe der ISO 19011 selbst — wer interne Audits durchführt, sollte deshalb eigene Definitionen schreiben und sie zwischen den Auditoren einheitlich halten.

Was passiert, wenn eine Hauptabweichung festgestellt wird?

Sie eskaliert, bevor der Bericht geschrieben ist. In dieser Vorlage geht der Zweig für Hauptabweichungen direkt in die Bahn der Geschäftsleitung, um Sofortmaßnahmen zu vereinbaren — betroffene Ware sperren, eine Tätigkeit anhalten oder einen Lieferanten aussetzen — und läuft erst danach wieder in Abschlussgespräch und Bericht. Sinn der Sofortmaßnahme ist, die weitere Ausbreitung zu begrenzen, während die Grundursache noch untersucht wird; sie ist nicht die Korrekturmaßnahme. Im Zertifizierungskontext muss eine Hauptabweichung typischerweise innerhalb einer festgelegten Frist korrigiert und die Korrekturmaßnahme bestätigt werden, sonst kann die Zertifizierungsstelle die Zertifizierung zurückhalten, aussetzen oder entziehen.

Wie wird eine Korrekturmaßnahme vor dem Abschluss des Audits bestätigt?

Durch erneute Prüfung der Tätigkeit, nicht durch Ablage der Unterlagen. Die Korrektur behebt den konkreten gefundenen Fall, die Korrekturmaßnahme beseitigt die Grundursache, damit er sich nicht wiederholt, und die Verifizierung bestätigt, dass die Korrekturmaßnahme tatsächlich gewirkt hat. In diesem Diagramm akzeptiert der Auditor zunächst den Plan oder gibt ihn zurück, und nach der Umsetzung schließt die Entscheidung „Maßnahmen als wirksam bestätigt?“ entweder das Audit oder führt zurück in die Ursachenuntersuchung. Der praktische Test ist eine erneute Stichprobe derselben Tätigkeit, nachdem die Maßnahme lange genug gelaufen ist, um Wirkung zu zeigen. Ein unterschriebenes Erledigungsformular belegt die Erledigung, nicht die Wirksamkeit.