CAPA-Prozess: Ablaufdiagramm für Korrektur- und Vorbeugemaßnahmen

Was ist capa-prozess: ablaufdiagramm für korrektur- und vorbeugemaßnahmen?

CAPA steht für Corrective and Preventive Action, also Korrektur- und Vorbeugemaßnahmen. Es ist der Teil eines Qualitätsmanagementsystems, der aus einem Einzelproblem eine dauerhafte Abstellung macht, und es besteht aus drei Teilen, die routinemäßig in einen zusammenfallen. Die Korrektur behandelt den Fall, der vor Ihnen liegt: Charge sperren, Dokument neu ausgeben, Leistung wiederholen. Die Korrekturmaßnahme beseitigt die Ursache, damit derselbe Fehler nicht zurückkommt. Die Vorbeugemaßnahme überträgt diese Erkenntnis auf Prozesse und Produkte, die noch nicht ausgefallen sind.

Das Diagramm unten läuft über fünf Bahnen und fünf Phasen. Die meldende Person eröffnet den Vorgang und schreibt die Problembeschreibung. Die Qualitätssicherung erfasst ihn im Register, stuft das Risiko ein, entscheidet, ob eine vollständige CAPA gerechtfertigt ist, weitet die Maßnahme auf ähnliche Prozesse aus und prüft später die Wirksamkeit. Der Prozessverantwortliche dämmt das unmittelbare Problem ein, erstellt den Korrekturmaßnahmenplan und setzt ihn um. Der Untersuchungsführer sammelt Nachweise und ermittelt die Grundursache. Die Geschäftsleitung gibt Plan und Ressourcen frei und zeichnet den Abschluss.

Zwei Schleifen tragen den größten Teil des Nutzens. „Grundursache gefunden?“ schickt die Untersuchung zurück, um ihren Umfang zu erweitern, statt eine plausibel klingende Ursache durchzulassen, und „Maßnahmen wirksam?“ eröffnet die Untersuchung erneut, wenn das Problem nach dem Prüfzeitraum wieder auftritt. Nimmt man beide heraus, wird der Prozess zur geraden Linie von der Meldung zum Abschluss, und genau daraus entstehen üblicherweise die Auditfeststellungen gegen ISO 9001 Abschnitt 10.2 sowie ISO 13485 Abschnitte 8.5.2 und 8.5.3.

Was dieses Flussdiagramm abdeckt

In dieser Vorlage

• Aufnahme über die Bahnen Meldende Person und Qualitätssicherung: Das Problem oder die Abweichung wird gemeldet, die meldende Person beschreibt Problem und Nachweise, und die Qualitätssicherung erfasst die CAPA im Register.
• Erste Bewertung und Risikoeinstufung durch die Qualitätssicherung, während der Prozessverantwortliche die Sofortmaßnahme und Korrektur noch vor jeder Untersuchung übernimmt. Beides wird bewusst getrennt dokumentiert.
• Die Entscheidung „Vollständige CAPA erforderlich?“, die Vorgänge mit geringem Risiko bei „Nur als Korrektur schließen“ enden lässt und das Register damit für Fälle freihält, die wirklich eine Untersuchung brauchen.
• Die Ursachenarbeit in der Bahn Untersuchungsführer: Nachweise und Prozessdaten sammeln, Grundursache ermitteln, danach die Entscheidung „Grundursache gefunden?“, deren Nein-Zweig den Untersuchungsumfang erweitert und erneut prüft, statt auf einer Vermutung weiterzulaufen.
• Der Korrekturmaßnahmenplan des Prozessverantwortlichen, die Ausweitung der Vorbeugemaßnahme auf ähnliche Prozesse durch die Qualitätssicherung und die Entscheidung der Geschäftsleitung über Plan und Ressourcen, mit einem Zweig „Überarbeiten“ zurück in die Planung.
• Umsetzung, Dokumentenaktualisierung und Schulung, Wirksamkeitsprüfung nach dem vereinbarten Zeitraum sowie die Entscheidung „Maßnahmen wirksam?“, die bei erneutem Auftreten zurück zur Ursachenermittlung führt, bevor die Geschäftsleitung die CAPA freigibt und schließt.

Wann Sie diese Vorlage verwenden sollten

• Sie schreiben oder überarbeiten ein CAPA-Verfahren für ISO 9001, ISO 13485 oder ein Kunden- beziehungsweise Benannte-Stelle-Audit und möchten Routing und Übergaben abgestimmt haben, bevor jemand den Fließtext formuliert.
• CAPAs werden für alles oder für fast nichts eröffnet, weil es keine schriftliche Prüfregel dafür gibt, wann eine Korrektur genügt und wann eine vollständige Untersuchung nötig ist.
• Untersuchungen bleiben stecken oder enden bei „Bedienfehler“, und Sie brauchen das Ursachentor als ausdrücklichen Schritt mit benanntem Verantwortlichen und definiertem Ausweg.
• Korrekturmaßnahmen werden als erledigt markiert, ohne dass nach einem festgelegten Zeitraum jemand prüft, ob das Problem tatsächlich aufgehört hat.
• Ein Auditor hat verlangt, den CAPA-Prozess so zu zeigen, wie er wirklich gelebt wird, einschließlich der Frage, wer untersucht, wer den Plan freigibt und wer den Abschluss genehmigt.

So funktioniert es

1. Benennen Sie die Bahnen nach Ihren echten Rollen

   Ersetzen Sie Meldende Person, Qualitätssicherung, Prozessverantwortlicher, Untersuchungsführer und Geschäftsleitung durch die Funktionen, die es bei Ihnen gibt. Kleine Standorte führen Qualitätssicherung und Untersuchungsführer meist zu einer Bahn zusammen; regulierte Hersteller teilen die Qualitätssicherung oft in CAPA-Koordination und QA-Freigabe. Behalten Sie die Bahn der meldenden Person, obwohl sie nur zwei Knoten enthält: Sie zeigt, wo die Problembeschreibung entsteht und wie weit sie von denen entfernt ist, die untersuchen.

2. Schreiben Sie die Kriterien hinter „Vollständige CAPA erforderlich?“ auf

   Diese Entscheidung braucht objektive Auslöser statt Ermessen: die Risikostufe aus dem vorherigen Schritt, ob der Fall bereits wiederholt aufgetreten ist, ob Sicherheit oder eine regulatorische Anforderung berührt sind und ob er aus einer Reklamation oder einer Auditfeststellung stammt. Ohne schriftliche Kriterien wird dieses Tor zum Arbeitslastventil, und der Korrektur-Zweig schluckt still Probleme, die eine Untersuchung gebraucht hätten.

3. Benennen Sie die Ursachenmethode und den Ausweg aus der Schleife

   Legen Sie fest, welche Methoden zulässig sind (5-Why, Ishikawa, Fehlerbaum), und verlangen Sie, dass die Herleitung dem Datensatz beiliegt. Entscheiden Sie danach, was passiert, wenn „Untersuchungsumfang erweitern“ zweimal durchlaufen wurde: Die meisten Qualitätsmanagementsysteme eskalieren dann an ein bereichsübergreifendes Gremium oder lassen zu, dass die Ursache mit Begründung als nicht ermittelbar dokumentiert wird, statt endlos zu kreisen.

4. Geben Sie der Vorbeugemaßnahme einen definierten Umfang

   „Vorbeugemaßnahme auf ähnliche Prozesse ausweiten“ ist die Stelle, an der die meisten CAPAs vage werden. Definieren Sie, was als ähnlich gilt: dieselbe Produktfamilie, dieselbe Anlage, dasselbe Verfahren an einem anderen Standort, derselbe Lieferant. Halten Sie fest, welche Prozesse geprüft und als nicht betroffen befunden wurden: Genau diesen Nachweis verlangt ein Auditor.

5. Legen Sie Prüfzeitraum und Messgröße bei der Planfreigabe fest

   Entscheiden Sie über die Prüfung bei der Freigabe des Plans, nicht erst wenn sie fällig wird. Setzen Sie beides: einen Zeitraum (30, 60 oder 90 Tage sind üblich) und eine Messgröße, die auch scheitern kann: keine Wiederholung, drei konforme Chargen in Folge, ein Nachaudit des betroffenen Schritts oder eine Reklamationsquote unter einem festgelegten Wert. Eine Wirksamkeitsprüfung ohne Fehlerbedingung ist eine Formalie.

6. Regeln Sie, wer den Abschluss freigibt und was der Datensatz enthalten muss

   Das Diagramm endet damit, dass die Geschäftsleitung die CAPA freigibt und schließt. Prüfen Sie, wer diese Befugnis in Ihrer Unterschriftenregelung hat, und listen Sie auf, was der geschlossene Datensatz tragen muss: Problembeschreibung, Risikostufe, Sofortmaßnahme, Grundursache samt Methode, ergriffene Maßnahmen, Schulungen und Dokumentenänderungen sowie das Ergebnis der Wirksamkeitsprüfung. Wenn Sie das Diagramm in QueryChart führen, halten Freigabe-Workflow und Versionshistorie die aktuell freigegebene Fassung samt Unterzeichnung als Nachweis verfügbar.

Häufig gestellte Fragen

Welche Schritte umfasst ein CAPA-Prozess?

Eine vollständige CAPA läuft so: Problem melden und eine klare Problembeschreibung schreiben; im Register mit eindeutiger Nummer und Quelle erfassen; Umfang bewerten und Risiko einstufen; das unmittelbare Problem eindämmen und korrigieren; entscheiden, ob eine vollständige CAPA gerechtfertigt ist; Untersuchungsführer und Termin festlegen; Nachweise sammeln und die Grundursache ermitteln; Korrekturmaßnahme planen und die Vorbeugemaßnahme auf ähnliche Prozesse ausweiten; Plan und Ressourcen freigeben lassen; umsetzen, Dokumente aktualisieren und schulen; die Wirksamkeit nach dem vereinbarten Zeitraum prüfen; und mit Freigabe schließen. Das Diagramm oben ergänzt die zwei Zweige, auf die es in der Praxis ankommt: ein Ursachentor, das die Untersuchung erweitert statt eine Vermutung zu akzeptieren, und ein Wirksamkeitstor, das die Untersuchung wieder eröffnet, statt den Vorgang zu schließen.

Was ist der Unterschied zwischen Korrektur, Korrekturmaßnahme und Vorbeugemaßnahme?

Eine Korrektur behebt diesen einen Fall: Nacharbeit, Ersatz, Sperrung, Neuausgabe eines Dokuments. Eine Korrekturmaßnahme beseitigt die Ursache, damit dieselbe Abweichung nicht erneut auftritt. Eine Vorbeugemaßnahme adressiert die Ursache einer möglichen Abweichung dort, wo sie noch nicht eingetreten ist. Es sind getrennte Schritte mit getrennten Verantwortlichen. Deshalb liegt in diesem Diagramm die Eindämmung in der Bahn des Prozessverantwortlichen, der Korrekturplan in derselben Bahn nach der Ursachenermittlung und die vorbeugende Ausweitung in der Bahn der Qualitätssicherung. Eine Korrektur als Korrekturmaßnahme zu verbuchen ist die häufigste CAPA-Feststellung, weil die Wirksamkeitsprüfung dann die Eindämmung misst statt der eigentlichen Abstellung.

Verlangt ISO 9001 noch Vorbeugemaßnahmen?

Nicht als eigenen Abschnitt. Die ISO 9001:2015 behandelt Nichtkonformität und Korrekturmaßnahmen in Abschnitt 10.2 und deckt Vorbeugung über Abschnitt 6.1 ab, also über Maßnahmen zum Umgang mit Risiken und Chancen. Die ISO 13485:2016 hält beides als eigene Abschnitte 8.5.2 für Korrektur- und 8.5.3 für Vorbeugemaßnahmen, und die QMSR der FDA verweist auf die ISO 13485:2016, sodass Medizinproduktehersteller nach denselben zwei Abschnitten arbeiten. Wenn Ihr Qualitätsmanagementsystem einer der beiden Normen dient, behalten Sie den vorbeugenden Zweig im Ablauf: Unter ISO 9001 ist er der praktische Ausdruck des risikobasierten Denkens, unter ISO 13485 ein Abschnitt, gegen den Sie auditiert werden.

Wie prüft man, ob eine CAPA wirksam war?

Die Verifizierung braucht eine Messgröße und einen Zeitraum, beides festgelegt bei der Freigabe des Plans. Übliche Messgrößen sind das Ausbleiben einer Wiederholung über 30 bis 90 Tage, eine Serie konformer Chargen oder Prüfungen, ein Nachaudit des betroffenen Prozessschritts oder eine Reklamations- beziehungsweise Fehlerquote unter einem festgelegten Wert. Stichprobenumfang und Zeitraum sollten mit der bei der Bewertung gesetzten Risikostufe skalieren. Scheitert die Prüfung, wird die CAPA wiedereröffnet statt mit einer Notiz geschlossen: In diesem Diagramm führt der Nein-Zweig von „Maßnahmen wirksam?“ zurück auf „Grundursache ermitteln“, weil eine unwirksame Maßnahme meist bedeutet, dass die Ursache falsch war, und nicht die Umsetzung.