Flussdiagramm für den Beschaffungsprozess
Beschaffungsprozess als durchgängiges Flussdiagramm: Bedarf und Leistungsbeschreibung, Eigenfertigung oder Zukauf, Budgetfreigabe, Ausschreibung oder Abruf, Zuschlag, Vertrag, Lieferung und Bewertung.
So funktioniert es
Benennen Sie die Bahnen nach Ihren tatsächlichen Rollen
Ersetzen Sie Bedarfsträger, Einkauf, Finanzen, Lieferant und Recht durch Ihre echten Funktionen. Kleinere Organisationen haben keinen eigenen Einkauf; führen Sie diese Bahn dann mit Finanzen zusammen und behalten Sie die Schritte. Nutzen Sie eine Bahn je Entscheidungsträger, nicht je Person, damit das Diagramm einen Stellenwechsel überlebt.
Setzen Sie die Wertgrenzen, die den Vergabeweg steuern
In den Entscheidungen „Freigegebener Lieferant vorhanden?“ und „Direktvergabe begründet?“ stecken Ihre Regeln. Schreiben Sie die Wertstufen auf: Bis zu welchem Betrag genügt ein Angebot, ab wann sind drei Angebote nötig, ab wann ist eine vollständige Ausschreibung Pflicht? Nennen Sie die Währung und halten Sie fest, ob die Grenze je Bestellung oder je Lieferant und Jahr gilt — sonst werden Bestellungen gesplittet, um darunter zu bleiben.
Definieren Sie den Inhalt einer Direktvergabe-Begründung
Benennen Sie die Pflichtfelder des Schritts „Begründung der Direktvergabe dokumentieren“: warum kein anderer Lieferant den Bedarf decken kann, wie das geprüft wurde, Wert, Laufzeit und wer genehmigt hat. Geben Sie jeder Begründung ein Ablaufdatum und prüfen Sie sie zur Verlängerung erneut, denn Direktvergaben sind das Erste, was ein Auditor zieht.
Legen Sie die Zuschlagskriterien vor der Ausschreibung fest
Ergänzen Sie Ihre Bewertungskriterien und Gewichtungen am Schritt „Angebote nach Zuschlagskriterien bewerten“ und fixieren Sie sie, bevor die Angebote geöffnet werden. Halten Sie fest, wie Rückfragen behandelt und Punkte dokumentiert werden. Kriterien, die erst nach Angebotseingang festgelegt werden, sind nicht verteidigbar — weder gegenüber einem unterlegenen Bieter noch gegenüber der internen Revision.
Bestimmen Sie die Übergabe an den Purchase-to-Pay-Prozess
Dieses Diagramm schließt den Sourcing-Zyklus bei der Leistungsbewertung. Wareneingang, Rechnungsprüfung und Zahlung gehören zum Bestellprozess. Verknüpfen Sie daher beide Diagramme am Schritt „Bestellung auslösen“ oder erweitern Sie dieses hier — aber dokumentieren Sie dieselben Schritte nicht zweimal und lassen Sie sie nicht auseinanderlaufen.
Schließen Sie den Kreis und halten Sie eine gültige Fassung
Der Schritt „Lieferantenleistung bewerten“ wird am häufigsten übersprungen. Geben Sie ihm einen Rhythmus und benannte Kriterien: ISO 9001 Abschnitt 8.4 erwartet, dass ein Unternehmen Kriterien für Bewertung, Auswahl, Überwachung und Neubewertung externer Anbieter festlegt und die Ergebnisse dokumentiert. Verteilen Sie das fertige Diagramm an Einkauf, Finanzen und Recht, holen Sie deren Freigabe ein und verlinken Sie die freigegebene Fassung aus Ihrer Einkaufsrichtlinie, damit niemand mit einem Screenshot aus einer alten Schulungsunterlage arbeitet.
Häufig gestellte Fragen
Was sind die Hauptschritte im Beschaffungsprozess?
Bedarf feststellen und Leistungsbeschreibung erstellen; über Eigenfertigung oder Zukauf entscheiden; Budget bestätigen; Beschaffungsstrategie festlegen; den Vergabeweg wählen, also Abruf aus einem bestehenden Rahmenvertrag oder echte Ausschreibung; Anfrage beziehungsweise Ausschreibungsunterlagen versenden und Angebote nach veröffentlichten Kriterien bewerten; Lieferant auswählen und verhandeln; Vertrag prüfen und unterzeichnen; Bestellung auslösen; Lieferung annehmen und gegen die Spezifikation prüfen; anschließend die Lieferantenleistung bewerten und über Verlängerung oder Neuausschreibung entscheiden. Unternehmen unterscheiden sich vor allem darin, wie formal jeder Schritt ist und ab welchem Wert er verbindlich wird.
Was ist der Unterschied zwischen Beschaffung und Einkauf?
Der operative Einkauf ist das transaktionale Ende: Bestellung auslösen, Ware vereinnahmen, Rechnung bezahlen. Beschaffung ist der gesamte Zyklus darum herum, einschließlich Leistungsbeschreibung, Marktanalyse, der Entscheidung zwischen Wettbewerb und Abruf, Bewertung, Verhandlung und Vertragsmanagement. In diesem Diagramm gehört alles von „Bedarf feststellen“ bis „Vertrag prüfen und unterzeichnen“ zur Beschaffung; ab „Bestellung auslösen“ übernimmt der operative Einkauf beziehungsweise der Purchase-to-Pay-Prozess.
Wann ist eine Direktvergabe vertretbar?
Wenn wirklich nur ein Lieferant den Bedarf decken kann, etwa bei proprietärer Technologie, einem Kompatibilitätszwang oder einem echten Notfall, und wenn der Grund vor der Vergabe dokumentiert wird statt hinterher rekonstruiert. Der Prüfstein ist, ob die Einschränkung real ist oder durch Ihre eigene Leistungsbeschreibung entstanden ist — eine Anforderung, die um ein Produkt herum formuliert ist, erzeugt ihre Alternativlosigkeit selbst. Die Vorlage gibt der Begründung einen eigenen Nachweis, sodass Grund, Wert, Laufzeit und Genehmiger an einer Stelle stehen, und sie sollte ein Ablaufdatum tragen, damit sie erneut geprüft und nicht aus Gewohnheit verlängert wird.
Brauche ich eine vollständige Ausschreibung oder genügt ein Abruf?
Deckt ein Rahmenvertrag mit vereinbarten Preisen und Konditionen den Bedarf bereits ab, ist der Abruf der schnellere und ebenso belastbare Weg — deshalb führt die Vorlage ihn direkt zur Bestellung und überspringt Ausschreibung und Vertrag. Schreiben Sie aus, wenn kein Rahmenvertrag besteht, wenn der Wert über Ihrer Wettbewerbsgrenze liegt oder wenn der bestehende Vertrag den Markt nicht mehr abbildet. Als öffentlicher Auftraggeber gelten für Sie zusätzlich die Schwellenwerte, Bekanntmachungspflichten und Wartefristen des Vergaberechts; diese Vorlage bildet einen allgemeinen kaufmännischen Ablauf ab und enthält sie nicht.