Flussdiagramm für den Beschaffungsprozess

Was ist flussdiagramm für den beschaffungs?

Der Beschaffungsprozess umfasst alles zwischen der Erkenntnis, dass das Unternehmen etwas braucht, das es nicht selbst herstellen kann, und einem Lieferanten, der unter Vertrag steht, liefert und gemessen wird. Er ist deutlich mehr als das Auslösen einer Bestellung; die Bestellung ist ein einzelner Schritt gegen Ende. Die Entscheidungen darüber, was das Unternehmen tatsächlich zahlt und wie viel Risiko es trägt, fallen viel früher: in der Leistungsbeschreibung, in der Make-or-Buy-Entscheidung und in der Wahl zwischen dem Abruf aus einem bestehenden Rahmenvertrag und einer echten Ausschreibung.

Zwei Stellen erklären die meisten Probleme im Einkauf. Die erste ist die Leistungsbeschreibung. Eine Anforderung, die um das Produkt eines einzigen Anbieters herum geschrieben ist, entscheidet den Zuschlag, bevor die Ausschreibung überhaupt startet, und führt in der Regel zu genau einem wertbaren Angebot. Die zweite ist der Vergabeweg. Jedes Unternehmen hat einen schnellen Weg für Bedarfe, die ein Rahmenvertrag bereits abdeckt, und dieser Weg ist legitim, bis er still zum Regelfall wird und Direktvergaben weder begründet noch preislich geprüft noch befristet werden. Beides wird in einem Flussdiagramm sichtbar, in einer Richtlinie dagegen nie.

Diese Vorlage bildet den Prozess über fünf Bahnen ab (Bedarfsträger, Einkauf, Finanzen, Lieferant und Recht) und verteilt ihn auf sieben Phasen, vom Bedarf und der Spezifikation bis zur Leistungsbewertung. Sie zeichnet genau die Verzweigungen, die eine dokumentierte Antwort brauchen, statt sie stillschweigend vorauszusetzen: Eigenfertigung oder Zukauf, Budgetfreigabe, ob ein freigegebener Lieferant den Bedarf bereits abdeckt, ob eine Direktvergabe begründbar ist und ob die Lieferung der Spezifikation entspricht.

Was dieses Flussdiagramm abdeckt

In dieser Vorlage

• Fünf Swimlanes (Bedarfsträger, Einkauf, Finanzen, Lieferant und Recht) über sieben Phasen: Bedarf und Spezifikation, Budget und Strategie, Vergabeweg, Ausschreibung und Bewertung, Zuschlag und Vertrag, Bestellung und Lieferung sowie Leistungsbewertung
• Die Entscheidung „Eigenfertigung oder Zukauf?“ in der Bahn Bedarfsträger, deren Zweig Eigenfertigung ausdrücklich bei „Bedarf intern decken“ endet, statt aus dem Diagramm herauszulaufen
• Die Budgetfreigabe als Tor in der Bahn Finanzen, noch bevor irgendetwas an den Markt geht. Der abgelehnte Zweig endet sichtbar bei „Bedarf abgelehnt oder zurückgestellt“ statt in einer stillen Schleife
• Die Weiche „Freigegebener Lieferant vorhanden?“: Ein Abruf läuft direkt auf „Bestellung auslösen“ und überspringt Ausschreibung und Vertrag vollständig, weil Konditionen und Preise bereits vereinbart sind
• Der Zweig „Direktvergabe begründet?“, der entweder die schriftliche Begründung als eigenen Dokumentenschritt festhält und bei der Lieferantenauswahl wieder einmündet, oder den Bedarf in Anfrage beziehungsweise Ausschreibung, Angebot mit Rückfragen und die Bewertung nach Zuschlagskriterien schickt
• Vom Zuschlag bis zum Abschluss: Lieferant auswählen und Konditionen verhandeln, Vertragsprüfung und Unterzeichnung durch Recht, Bestellung, Lieferung, eine Annahmeentscheidung, die abgelehnte Lieferungen zur Nachlieferung zurückschickt, danach die Lieferantenbewertung und das Ergebnis „Vertrag verlängern oder neu ausschreiben“

Wann Sie diese Vorlage verwenden sollten

• Sie schreiben oder überarbeiten eine Einkaufsrichtlinie und wollen Schritte und Übergaben abstimmen, bevor jemand den Text formuliert
• Sie legen fest, wann eine echte Ausschreibung nötig ist und wann ein Abruf aus einem bestehenden Rahmenvertrag genügt, damit Bedarfsträger das nicht länger von Fall zu Fall entscheiden
• Sie bringen neue Einkäufer, Budgetverantwortliche und Fachbereichsleitungen auf Stand, wo ihr Schritt sitzt und was ihn freigibt
• Sie bereiten ein Audit oder eine Kundenprüfung vor, in der gefragt wird, wie Lieferanten ausgewählt, Direktvergaben begründet und Leistungen überwacht werden
• Sie konfigurieren ein Sourcing-Modul oder einen ERP-Workflow und wollen den abgestimmten Prozess erst auf Papier haben, bevor er im System verdrahtet wird

So funktioniert es

1. Benennen Sie die Bahnen nach Ihren tatsächlichen Rollen

   Ersetzen Sie Bedarfsträger, Einkauf, Finanzen, Lieferant und Recht durch Ihre echten Funktionen. Kleinere Organisationen haben keinen eigenen Einkauf; führen Sie diese Bahn dann mit Finanzen zusammen und behalten Sie die Schritte. Nutzen Sie eine Bahn je Entscheidungsträger, nicht je Person, damit das Diagramm einen Stellenwechsel überlebt.

2. Setzen Sie die Wertgrenzen, die den Vergabeweg steuern

   In den Entscheidungen „Freigegebener Lieferant vorhanden?“ und „Direktvergabe begründet?“ stecken Ihre Regeln. Schreiben Sie die Wertstufen auf: Bis zu welchem Betrag genügt ein Angebot, ab wann sind drei Angebote nötig, ab wann ist eine vollständige Ausschreibung Pflicht? Nennen Sie die Währung und halten Sie fest, ob die Grenze je Bestellung oder je Lieferant und Jahr gilt: sonst werden Bestellungen gesplittet, um darunter zu bleiben.

3. Definieren Sie den Inhalt einer Direktvergabe-Begründung

   Benennen Sie die Pflichtfelder des Schritts „Begründung der Direktvergabe dokumentieren“: warum kein anderer Lieferant den Bedarf decken kann, wie das geprüft wurde, Wert, Laufzeit und wer genehmigt hat. Geben Sie jeder Begründung ein Ablaufdatum und prüfen Sie sie zur Verlängerung erneut, denn Direktvergaben sind das Erste, was ein Auditor zieht.

4. Legen Sie die Zuschlagskriterien vor der Ausschreibung fest

   Ergänzen Sie Ihre Bewertungskriterien und Gewichtungen am Schritt „Angebote nach Zuschlagskriterien bewerten“ und fixieren Sie sie, bevor die Angebote geöffnet werden. Halten Sie fest, wie Rückfragen behandelt und Punkte dokumentiert werden. Kriterien, die erst nach Angebotseingang festgelegt werden, sind nicht verteidigbar, weder gegenüber einem unterlegenen Bieter noch gegenüber der internen Revision.

5. Bestimmen Sie die Übergabe an den Purchase-to-Pay-Prozess

   Dieses Diagramm schließt den Sourcing-Zyklus bei der Leistungsbewertung. Wareneingang, Rechnungsprüfung und Zahlung gehören zum Bestellprozess. Verknüpfen Sie daher beide Diagramme am Schritt „Bestellung auslösen“ oder erweitern Sie dieses hier, aber dokumentieren Sie dieselben Schritte nicht zweimal und lassen Sie sie nicht auseinanderlaufen.

6. Schließen Sie den Kreis und halten Sie eine gültige Fassung

   Der Schritt „Lieferantenleistung bewerten“ wird am häufigsten übersprungen. Geben Sie ihm einen Rhythmus und benannte Kriterien: ISO 9001 Abschnitt 8.4 erwartet, dass ein Unternehmen Kriterien für Bewertung, Auswahl, Überwachung und Neubewertung externer Anbieter festlegt und die Ergebnisse dokumentiert. Verteilen Sie das fertige Diagramm an Einkauf, Finanzen und Recht, holen Sie deren Freigabe ein und verlinken Sie die freigegebene Fassung aus Ihrer Einkaufsrichtlinie, damit niemand mit einem Screenshot aus einer alten Schulungsunterlage arbeitet.

Häufig gestellte Fragen

Was sind die Hauptschritte im Beschaffungsprozess?

Bedarf feststellen und Leistungsbeschreibung erstellen; über Eigenfertigung oder Zukauf entscheiden; Budget bestätigen; Beschaffungsstrategie festlegen; den Vergabeweg wählen, also Abruf aus einem bestehenden Rahmenvertrag oder echte Ausschreibung; Anfrage beziehungsweise Ausschreibungsunterlagen versenden und Angebote nach veröffentlichten Kriterien bewerten; Lieferant auswählen und verhandeln; Vertrag prüfen und unterzeichnen; Bestellung auslösen; Lieferung annehmen und gegen die Spezifikation prüfen; anschließend die Lieferantenleistung bewerten und über Verlängerung oder Neuausschreibung entscheiden. Unternehmen unterscheiden sich vor allem darin, wie formal jeder Schritt ist und ab welchem Wert er verbindlich wird.

Was ist der Unterschied zwischen Beschaffung und Einkauf?

Der operative Einkauf ist das transaktionale Ende: Bestellung auslösen, Ware vereinnahmen, Rechnung bezahlen. Beschaffung ist der gesamte Zyklus darum herum, einschließlich Leistungsbeschreibung, Marktanalyse, der Entscheidung zwischen Wettbewerb und Abruf, Bewertung, Verhandlung und Vertragsmanagement. In diesem Diagramm gehört alles von „Bedarf feststellen“ bis „Vertrag prüfen und unterzeichnen“ zur Beschaffung; ab „Bestellung auslösen“ übernimmt der operative Einkauf beziehungsweise der Purchase-to-Pay-Prozess.

Wann ist eine Direktvergabe vertretbar?

Wenn wirklich nur ein Lieferant den Bedarf decken kann, etwa bei proprietärer Technologie, einem Kompatibilitätszwang oder einem echten Notfall, und wenn der Grund vor der Vergabe dokumentiert wird statt hinterher rekonstruiert. Der Prüfstein ist, ob die Einschränkung real ist oder durch Ihre eigene Leistungsbeschreibung entstanden ist. Eine Anforderung, die um ein Produkt herum formuliert ist, erzeugt ihre Alternativlosigkeit selbst. Die Vorlage gibt der Begründung einen eigenen Nachweis, sodass Grund, Wert, Laufzeit und Genehmiger an einer Stelle stehen, und sie sollte ein Ablaufdatum tragen, damit sie erneut geprüft und nicht aus Gewohnheit verlängert wird.

Brauche ich eine vollständige Ausschreibung oder genügt ein Abruf?

Deckt ein Rahmenvertrag mit vereinbarten Preisen und Konditionen den Bedarf bereits ab, ist der Abruf der schnellere und ebenso belastbare Weg. Deshalb führt die Vorlage ihn direkt zur Bestellung und überspringt Ausschreibung und Vertrag. Schreiben Sie aus, wenn kein Rahmenvertrag besteht, wenn der Wert über Ihrer Wettbewerbsgrenze liegt oder wenn der bestehende Vertrag den Markt nicht mehr abbildet. Als öffentlicher Auftraggeber gelten für Sie zusätzlich die Schwellenwerte, Bekanntmachungspflichten und Wartefristen des Vergaberechts; diese Vorlage bildet einen allgemeinen kaufmännischen Ablauf ab und enthält sie nicht.