由需求到供應商評估的採購流程圖

甚麼是由需求到供應商評估的採購流程

採購流程涵蓋的，是由意識到機構需要一件自己無法生產的東西，到擁有一家已簽約、正在交付並接受衡量的供應商之間的全部環節。它比開一張採購訂單闊得多；訂單只是接近末端的一個步驟。真正決定機構實際付出多少、承擔多大風險的那些判斷，發生得早得多：在規格裡，在自製還是外購的判斷裡，以及在調用既有協議與進行競投之間的取捨裡。

大部分採購問題出在兩個地方。第一個是規格。一份圍繞某一家供應商的產品寫出來的需求，在標書發出之前已經把批出定了下來，而且通常只會收到一份符合要求的標書。第二個是通往市場的路徑。每個機構都有一條快速通道，專供已被總協議或長期合約涵蓋的開支使用，而這條通道本身是正當的——直到它靜靜地變成預設路徑，非競投批出不再需要說明理由、不再核價，也不再限定期限。這兩件事在流程圖上都看得見，而在成文的政策裡則從來看不見。

本範本把流程鋪在五條泳道（需求部門、採購、財務、供應商與法律）與七個階段之上，由需求與規格一直到供應商表現評估。它把那些需要有據可依的答案的分支畫了出來，而不是讓它們停留在言外之意：自製還是外購、預算審批、既有合資格供應商是否已經涵蓋這項需求、單一來源批出能否說得過去，以及交付是否符合規格。

本流程圖涵蓋的內容

本範本包含

• 五條泳道（需求部門、採購、財務、供應商與法律）橫跨七個階段：需求與規格、資金與策略、通往市場的路徑、招標與評標、批出與合約、訂單與交付，以及表現評估
• 需求部門泳道中的自製或外購判斷，其中「自製」分支明確終止於「以內部資源滿足需求」，而不是由圖上淡出
• 預算審批作為財務掌握的一道關卡，位於任何事情走向市場之前，其否決分支終止於「申請被否決或押後」，而不是無聲地繞回去
• 「已有合資格供應商嗎？」這個通往市場的分岔：協議調用直接走向「開出採購訂單」，完全略過招標與合約，因為價格與條款已經存在
• 「單一來源是否說得過去？」這條分支：它或者把一份書面理由記錄成自己的文件步驟，並在挑選供應商處重新匯入主流程；或者把需求送入完整的報價邀請或招標文件、供應商標書與澄清，以及對照批出準則的評標
• 由批出到收尾：挑選供應商並商議條款、法律審閱與簽署、採購訂單、供應商交付、一個把被拒交付退回重新供貨的驗收判斷，隨後是供應商表現評估，以及續約還是重新招標的結果

何時使用本範本

• 你們正在編寫或更新採購政策，而步驟與交接理應在有人開始草擬文字之前已經議定
• 你們要訂明甚麼情況下必須進行競投、甚麼情況下調用既有協議已經足夠，好讓提出需求的人不再逐單自行判斷
• 新任採購員、預算負責人與需求部門主管需要迅速看清自己那一步在哪裡、甚麼條件會放行它
• 你們正在準備一次審核或客戶盡職審查，對方會問供應商如何挑選、非競投批出如何說明理由、表現如何監察
• 你們正在設定採購模組或 ERP 工作流程，而議定好的流程理應先落在紙上，然後才寫進工具裡

運作方式

1. 把泳道改成你們實際擁有的角色

   用你們真實的職能取代需求部門、採購、財務、供應商與法律。較小的機構沒有獨立的採購團隊，那就把這條泳道併入財務，但保留各個步驟。按決策者而不是按人來劃分泳道，這樣即使有人轉職，圖依然成立。

2. 訂定驅動通往市場路徑的金額門檻

   「已有合資格供應商嗎？」與「單一來源是否說得過去？」這兩個判斷，就是你們規則的所在。把金額區間寫下來：低於哪個數額一份報價已經足夠、由哪裡開始要三份報價、到哪裡完整招標成為強制。寫明貨幣，並寫明門檻是按單張訂單計算還是按每家供應商每年計算——否則訂單就會被拆開，好讓它們留在門檻以下。

3. 界定一份單一來源理由必須包含甚麼

   為「記錄單一來源理由」這一步指定欄位：為甚麼沒有其他供應商能滿足這項需求、你們做了甚麼去驗證這一點、金額、年期，以及由誰批准。給每一份理由一個到期日，並在續約時重新檢視一次——非競投批出是審核員第一樣會調出來看的東西。

4. 在標書發出之前鎖定批出準則

   把你們的評標準則與比重寫到「對照批出準則評審標書」這一步，並在開標之前把它們定下來。記錄澄清如何處理、評分如何存檔。在收標之後才議定的準則是站不住腳的，無論質疑來自落標一方還是內部審核員。

5. 決定本流程在哪裡交接給採購至付款

   本圖在供應商表現評估處閉合採購循環。收貨、發票對數與付款屬於採購訂單流程，因此要麼在「開出採購訂單」這一步把兩張圖連結起來，要麼把本圖向後延伸——但不要把同樣的步驟在兩處各寫一遍，然後任由它們各自漂移。

6. 閉合循環，並只保留一個現行版本

   「評估供應商表現」這一步是最常被略過的一步。給它一個節奏與具名的準則：ISO 9001 的 8.4 條款要求機構訂定對外部供應者進行評價、挑選、監察與再評價的準則，並保留這些活動的紀錄。把定稿的圖發給採購、財務與法律，存下他們的批准，並由你們的採購政策連結到已批准的版本，這樣就不會有人照著舊培訓材料裡的一張截圖去做事。

常見問題

採購流程包含哪些主要步驟？

識別需求並寫出規格；決定自製還是外購；確認資金；議定採購策略；挑選通往市場的路徑，或者調用既有協議，或者進行競投；發出報價邀請或招標文件，並對照已公布的準則評審標書；挑選供應商並商議；審閱並簽署合約；開出採購訂單；接收交付並對照規格驗收；最後評估供應商表現，並決定續約還是重新招標。各機構之間的分別，主要在於每一步有多正式，以及由多大金額起變成強制。

採購管理與購買有甚麼分別？

交易的那一端——開出訂單、收貨、支付發票——是購買。採購管理是圍繞它的整個循環，包括規格、市場分析、競投還是調用協議的判斷、評標、商議與合約管理。在本圖中，由「識別業務需求」到「審閱並簽署合約」都屬於採購管理，而由「開出採購訂單」往後，就由購買、亦即採購至付款接手。

甚麼情況下單一來源批出是可以接受的？

當只有一家供應商真正能滿足這項需求時，例如專有技術、兼容性限制或者真實的緊急情況，而且理由是在批出之前記錄下來的，不是事後補回來的。檢驗的方法是看這項限制是真實存在，還是由你們自己的規格製造出來的——因為一份圍繞某一款產品寫出來的需求，會自己造出自己的單一來源。本範本給這份理由一條獨立紀錄，令原因、金額、年期與批准人集中在一個地方；它亦應該帶一個到期日，好讓它被重新檢視，而不是因為習慣而被續下去。

我們一定要完整招標，還是可以調用既有協議？

如果需求已經被一份帶有議定價格與條款的總協議或長期合約涵蓋，那麼協議調用是較快的路徑，而且同樣站得住腳——這正是本範本把那條分支直接送到採購訂單、略過招標與合約階段的原因。在沒有既有協議、金額高於你們的競投門檻，或者既有協議已經不再反映市場情況時，就進行招標。如果你們是公營機構，門檻金額、公告要求與靜止期來自你們所適用的採購規例；本範本是一條一般的商業流程，並沒有把這些內容寫進去。