Diagrama de flujo del proceso de compras
Diagrama de flujo del proceso de compras de principio a fin: necesidad y especificación, fabricar o comprar, aprobación de presupuesto, licitación o contrato marco, adjudicación, contrato, entrega y evaluación.
Cómo funciona
Renombra los carriles con los roles que tienes de verdad
Sustituye Área solicitante, Compras, Finanzas, Proveedor y Jurídico por tus funciones reales. Las organizaciones pequeñas no tienen un equipo de compras separado: en ese caso fusiona ese carril con Finanzas y conserva los pasos. Usa un carril por persona que decide, no por persona concreta, para que el diagrama sobreviva a un cambio de puesto.
Fija los umbrales que gobiernan la vía de contratación
Las decisiones «¿Hay proveedor homologado?» y «¿Adjudicación directa justificada?» son donde viven tus reglas. Escribe los tramos de importe: por debajo de qué cifra basta una oferta, a partir de cuál se piden tres y desde cuál la licitación completa es obligatoria. Indica la moneda y aclara si el umbral se aplica por pedido o por proveedor y año, porque si no los pedidos se dividen para quedarse justo por debajo.
Define qué debe contener una justificación de adjudicación directa
Nombra los campos del paso «Documentar la justificación de la adjudicación directa»: por qué ningún otro proveedor puede cubrir el requisito, qué se hizo para comprobarlo, el importe, la duración y quién lo autorizó. Ponle fecha de caducidad a cada justificación y vuelve a contrastarla en la renovación, porque las adjudicaciones sin competencia son lo primero que pide un auditor.
Cierra los criterios de adjudicación antes de sacar la licitación
Añade tus criterios de evaluación y sus ponderaciones al paso «Evaluar ofertas según los criterios de adjudicación» y déjalos fijados antes de abrir las ofertas. Registra cómo se tratan las aclaraciones y cómo se documentan las puntuaciones. Unos criterios acordados después de recibir las ofertas no son defendibles, venga la impugnación de un licitador perdedor o de la auditoría interna.
Decide dónde entrega este proceso al ciclo procure-to-pay
Este diagrama cierra el ciclo de sourcing en la evaluación del desempeño. La recepción de mercancías, el cotejo de facturas y el pago pertenecen al proceso de orden de compra, así que enlaza los dos diagramas en el paso «Emitir la orden de compra» o amplía este, pero no documentes los mismos pasos en ambos y dejes que se separen con el tiempo.
Cierra el círculo y mantén una única versión vigente
El paso «Evaluar el desempeño del proveedor» es el que más se salta. Dale una periodicidad y criterios con nombre: el apartado 8.4 de la ISO 9001 espera que la organización determine criterios para evaluar, seleccionar, hacer seguimiento y reevaluar a los proveedores externos, y que conserve los registros de esas actividades. Haz circular el diagrama terminado entre compras, finanzas y jurídico, recoge su aprobación y enlaza la versión aprobada desde tu política de compras para que nadie trabaje con una captura de pantalla de una formación antigua.
Preguntas frecuentes
¿Cuáles son los pasos principales de un proceso de compras?
Identificar la necesidad y redactar la especificación; decidir si se fabrica o se compra; confirmar el presupuesto; acordar la estrategia de compra; elegir la vía de contratación, ya sea un pedido contra un acuerdo existente o una licitación competitiva; emitir la solicitud de oferta o el pliego y evaluar las ofertas según criterios publicados; seleccionar al proveedor y negociar; revisar y firmar el contrato; emitir la orden de compra; recibir la entrega y aceptarla contra la especificación; y por último evaluar el desempeño del proveedor y decidir si se renueva o se vuelve a licitar. Las organizaciones se diferencian sobre todo en cuán formal es cada paso y a partir de qué importe pasa a ser obligatorio.
¿Qué diferencia hay entre compras y aprovisionamiento?
La compra operativa es el extremo transaccional: emitir el pedido, recibir la mercancía, pagar la factura. El aprovisionamiento es el ciclo completo que lo rodea, e incluye la especificación, el análisis de mercado, la decisión de competir o pedir contra un acuerdo, la evaluación, la negociación y la gestión del contrato. En este diagrama, todo lo que va de «Identificar la necesidad» a «Revisar y firmar el contrato» es aprovisionamiento, y a partir de «Emitir la orden de compra» toma el relevo la compra operativa, es decir, el ciclo procure-to-pay.
¿Cuándo es aceptable una adjudicación directa?
Cuando de verdad solo un proveedor puede cubrir el requisito —tecnología propietaria, una restricción de compatibilidad o una emergencia real— y el motivo se documenta antes de adjudicar en lugar de reconstruirse después. La prueba consiste en ver si la restricción es real o la ha creado tu propia especificación, porque un requisito escrito alrededor de un producto fabrica su propia fuente única. La plantilla da a la justificación un registro propio, de modo que el motivo, el importe, la duración y quien lo aprobó están en un mismo sitio, y conviene que lleve fecha de caducidad para volver a contrastarla en lugar de renovarla por costumbre.
¿Necesito una licitación completa o puedo pedir contra un acuerdo existente?
Si el requisito ya está cubierto por un contrato marco o un acuerdo permanente con precios y condiciones pactados, el pedido contra ese acuerdo es la vía más rápida y igual de defendible, y por eso la plantilla lo lleva directo a la orden de compra y se salta las fases de licitación y contrato. Saca una licitación cuando no exista acuerdo, cuando el importe supere tu umbral de competencia o cuando el acuerdo vigente ya no refleje el mercado. Si eres un organismo público, los umbrales, las obligaciones de publicidad y los plazos de espera vienen de la normativa de contratación que te aplica; esta plantilla es un flujo comercial general y no los incorpora.