源頭到付款流程圖
可編輯的源頭到付款泳道流程，由“定義需求、範圍及預算負責人”，經“採購方式及預算已核准？”，到有記錄的結果，包括指名角色、例外路徑及憑證。
甚麼是源頭到付款流程
工作流程由“定義需求、範圍及預算負責人”開始。接着的兩個步驟，“協定採購與合約策略”與“準備需求及競爭方式”，建立有理據決定所需的資料。圖中把每次交接指派給一個角色，並在結案時保存憑證。
主要關卡是“採購方式及預算已核准？”及“授標及合約條款已核准？”。第一個分支通向“修訂需求或取得資金”；第二個則可能需要“解決標書、風險或合約異議”。請把採購核准連繫到採購訂單及財務對賬記錄。
本流程圖涵蓋的內容
本範本包含
- “定義需求、範圍及預算負責人”，其後是“協定採購與合約策略”。
- “採購方式及預算已核准？”，設有通向“修訂需求或取得資金”的路徑。
- “供應商回覆已發出的採購活動”與“評估供應商、風險及合約條款”，分別是供應商與內部的交接。
- “授標及合約條款已核准？”，判斷不通過時走向“解決標書、風險或合約異議”。
- “核准授標、發出採購訂單並收貨”、“核對發票、解決差異並放行付款”及“記錄供應商表現及實現價值”，構成受控的結案。
何時使用本範本
- 用來協定“定義需求、範圍及預算負責人”由誰負責，以及下一個角色需要甚麼資料。
- 當“採購方式及預算已核准？”的答案不明確，或決定在記錄之外作出時使用。
- 用來令“記錄供應商表現及實現價值”在稽核或營運檢視中清楚可見。
運作方式
指派決定負責人
把業務負責人、採購部、供應商、應付帳款及核准人這幾條泳道，換成貴機構實際的職能。若權限規則有要求，請令“採購方式及預算已核准？”的負責人與申請人分開。
設定關卡
把採購核准連繫到採購訂單及財務對賬記錄。界定甚麼憑證足以支持“授標及合約條款已核准？”，以及誰可以授權例外。
連接下游記錄
把“記錄供應商表現及實現價值”連繫到相關的採購訂單、合約、供應商記錄或營運個案，並按文件政策訂定保存及覆核日期。
常見問題
源頭到付款流程範本包括甚麼？
涵蓋定義需求、範圍及預算負責人、準備需求及競爭方式、評估供應商、風險及合約條款，以及記錄供應商表現及實現價值，設有兩個標示的判斷與重做路徑。
判斷規則可以更改嗎？
可以。請把採購核准連繫到採購訂單及財務對賬記錄。在貴機構使用這張圖之前，可編輯關卡標籤、泳道及返回路徑。
應該保存哪些憑證？
保存“採購方式及預算已核准？”的輸入資料、“授標及合約條款已核准？”背後的憑證、核准或例外決定，以及結案記錄：“記錄供應商表現及實現價值”。
此流程所處的位置
在大多數機構中，此流程會交接給採購到付款（P2P）流程圖（由需求到付款）。
後續流程
- 採購到付款（P2P）流程圖（由需求到付款） — 採購到付款流程圖，由識別出需求到付清供應商款項：請購、預算與授權額度審批、合約查核、發出訂單、收貨、三方核對、無訂單異常與付款批次。