採購訂單變更流程圖
可編輯的採購訂單變更泳道圖：由收到變更要求，到判斷是否在容差內，再到有紀錄的結果。
甚麼是採購訂單變更流程
流程由「收到價格、數量或日期變更要求」開始。接着的兩步，「對照所要求的變更與已發出的採購訂單」和「檢查交貨與預算影響」，先建立足以支持有理據決定的資料。圖中每一次交接都指派給一個職位，並在結案時保留證據。
主要關卡是「變更是否在協定容差與範圍內？」和「所需的重新審批是否已完成？」。第一個分支的「否」會走到「重新定價或上報範圍變更」；第二個分支的「否」則可能要「取得預算負責人與採購部批准」。如果問題無法解決，個案可以在「拒絕修訂並保留已發出的採購訂單」結束。請訂明價格、數量、交貨及合約變更的重大程度。
本流程圖涵蓋的內容
本範本包含
- 「收到價格、數量或日期變更要求」，之後是「對照所要求的變更與已發出的採購訂單」。
- 「變更是否在協定容差與範圍內？」，附有走向「重新定價或上報範圍變更」的路徑。
- 「確認供應商接受修訂條款」與「將重大變更送交重新審批」，作為供應商與內部之間各自獨立的交接。
- 「所需的重新審批是否已完成？」，決定不通過時走向「取得預算負責人與採購部批准」。另一個判斷可以在「拒絕修訂並保留已發出的採購訂單」結束。
- 「發出受控的採購訂單修訂」、「更新未完成的收貨與發票參照」，以及以「封存被取代的採購訂單及審批軌跡」作為受控的結案。
何時使用本範本
- 用來議定由誰負責「收到價格、數量或日期變更要求」，以及下一個職位需要甚麼資料。
- 當「變更是否在協定容差與範圍內？」的答案不清晰，或者決定在紀錄之外作出時使用。
- 用來令「封存被取代的採購訂單及審批軌跡」在審計或營運檢討中看得見。
運作方式
指派決策負責人
把提出人、買手、供應商、預算負責人、收貨部這幾條泳道換成你們實際的職能。如果授權規則有要求，就讓「變更是否在協定容差與範圍內？」的負責人與提出方分開。
設定各個關卡
訂明價格、數量、交貨及合約變更的重大程度。同時訂明「所需的重新審批是否已完成？」要有甚麼證據才足夠，以及誰有權批准例外。
連接下游紀錄
把「封存被取代的採購訂單及審批軌跡」連結到相關的採購訂單、合約、供應商紀錄或營運個案，並按你們的文件政策設定保存期限與檢討日期。
常見問題
採購訂單變更流程範本包含甚麼？
涵蓋「收到價格、數量或日期變更要求」、「檢查交貨與預算影響」、「將重大變更送交重新審批」和「封存被取代的採購訂單及審批軌跡」，並有三個附標籤的判斷與返工路徑。
決策規則可以更改嗎？
可以。請訂明價格、數量、交貨及合約變更的重大程度。在機構內使用這張圖之前，先修改關卡標籤、泳道與返回路徑。
應該保留哪些證據？
保留「變更是否在協定容差與範圍內？」的輸入資料、「所需的重新審批是否已完成？」背後的證據、批准或例外決定，以及結案紀錄：「封存被取代的採購訂單及審批軌跡」。
此流程所處的位置
在大多數機構中，此流程緊接採購訂單流程圖（採購到付款）之後，並交接給採購收貨流程。
前置流程
- 採購訂單流程圖（採購到付款） — 採購訂單流程圖：請購、預算檢查、審批權限門檻、供應商比價、開立採購訂單、收貨登記、三方核對與付款放行。
後續流程
- 採購收貨流程 — 可編輯的採購收貨泳道流程，由「按未完成採購單收貨」經「數量及狀況與採購單相符？」，直至有紀錄的結果，附有指定角色、例外路徑及證據。