Bestelländerungsprozess
Bearbeitbare Swimlane für den Bestelländerungsprozess von „Änderungsanfrage zu Preis, Menge oder Termin entgegennehmen“ über „Liegt die Änderung innerhalb der vereinbarten Toleranz und des Umfangs?“ zum Ergebnis, mit Rollen und Nachweisen.
Was ist bestelländerungs?
Der Workflow beginnt bei „Änderungsanfrage zu Preis, Menge oder Termin entgegennehmen“. Die nächsten beiden Schritte, „Gewünschte Änderung mit ausgegebener Bestellung vergleichen“ und „Auswirkung auf Lieferung und Budget prüfen“, liefern die Informationen für eine belastbare Entscheidung. Das Diagramm weist jede Übergabe einer Rolle zu und hält die Nachweise zum Abschluss fest.
Die wichtigsten Entscheidungen sind „Liegt die Änderung innerhalb der vereinbarten Toleranz und des Umfangs?“ und „Ist jede erforderliche erneute Freigabe abgeschlossen?“. Der erste Zweig führt zu „Neu bepreisen oder Umfangsänderung eskalieren“; der zweite kann „Freigabe von Budgetverantwortlichem und Einkauf einholen“ erfordern. Lässt sich das nicht klären, kann der Fall bei „Änderung ablehnen und ausgegebene Bestellung beibehalten“ enden. Legen Sie die Wesentlichkeit für Änderungen bei Preis, Menge, Lieferung und Vertrag fest.
Was dieses Flussdiagramm abdeckt
In dieser Vorlage
- „Änderungsanfrage zu Preis, Menge oder Termin entgegennehmen“, gefolgt von „Gewünschte Änderung mit ausgegebener Bestellung vergleichen“.
- „Liegt die Änderung innerhalb der vereinbarten Toleranz und des Umfangs?“ mit einem Weg zu „Neu bepreisen oder Umfangsänderung eskalieren“.
- „Akzeptanz der geänderten Bedingungen durch den Lieferanten bestätigen“ und „Wesentliche Änderung zur erneuten Freigabe weiterleiten“ als getrennte Übergaben zwischen Lieferanten und internen Stellen.
- „Ist jede erforderliche erneute Freigabe abgeschlossen?“ mit „Freigabe von Budgetverantwortlichem und Einkauf einholen“, wenn die Entscheidung negativ ausfällt. Eine weitere Entscheidung kann bei „Änderung ablehnen und ausgegebene Bestellung beibehalten“ enden.
- „Gelenkte Bestelländerung ausstellen“, „Offene Wareneingangs- und Rechnungsbezüge aktualisieren“ und „Überholte Bestellung und Freigabespur archivieren“ als kontrollierter Abschluss.
Wann Sie diese Vorlage verwenden sollten
- Nutzen Sie es, um zu klären, wer „Änderungsanfrage zu Preis, Menge oder Termin entgegennehmen“ verantwortet und welche Informationen die nächste Rolle braucht.
- Nutzen Sie es, wenn die Antwort auf „Liegt die Änderung innerhalb der vereinbarten Toleranz und des Umfangs?“ unklar ist oder Entscheidungen außerhalb der Aufzeichnung fallen.
- Nutzen Sie es, um „Überholte Bestellung und Freigabespur archivieren“ in einem Audit oder einer Betriebsprüfung sichtbar zu machen.
So funktioniert es
Entscheidungsverantwortliche zuweisen
Ersetzen Sie die Bahnen Antragsteller, Einkäufer, Lieferant, Budgetverantwortlicher und Wareneingang durch Ihre tatsächlichen Funktionen. Halten Sie den Verantwortlichen für „Liegt die Änderung innerhalb der vereinbarten Toleranz und des Umfangs?“ vom Antragsteller getrennt, wo Ihre Befugnisregeln das verlangen.
Entscheidungen konfigurieren
Legen Sie die Wesentlichkeit für Änderungen bei Preis, Menge, Lieferung und Vertrag fest. Definieren Sie, welcher Nachweis für „Ist jede erforderliche erneute Freigabe abgeschlossen?“ genügt und wer eine Ausnahme genehmigen darf.
Nachgelagerte Aufzeichnungen verbinden
Verknüpfen Sie „Überholte Bestellung und Freigabespur archivieren“ mit der zugehörigen Bestellung, dem Vertrag, dem Lieferantendatensatz oder dem betrieblichen Vorgang. Legen Sie Aufbewahrungs- und Prüffristen nach Ihrer Dokumentenrichtlinie fest.
Häufig gestellte Fragen
Was enthält die Vorlage für den Bestelländerungsprozess?
Sie umfasst „Änderungsanfrage zu Preis, Menge oder Termin entgegennehmen“, „Auswirkung auf Lieferung und Budget prüfen“, „Wesentliche Änderung zur erneuten Freigabe weiterleiten“ und „Überholte Bestellung und Freigabespur archivieren“, mit drei beschrifteten Entscheidungen und Nacharbeitswegen.
Lassen sich die Entscheidungsregeln ändern?
Ja. Legen Sie die Wesentlichkeit für Änderungen bei Preis, Menge, Lieferung und Vertrag fest. Passen Sie Beschriftungen der Entscheidungen, Swimlanes und Rückwege an, bevor Sie das Diagramm in Ihrer Organisation einsetzen.
Welche Nachweise sollten aufbewahrt werden?
Bewahren Sie die Eingaben für „Liegt die Änderung innerhalb der vereinbarten Toleranz und des Umfangs?“, die Belege hinter „Ist jede erforderliche erneute Freigabe abgeschlossen?“, Freigaben oder Ausnahmeentscheidungen und den Abschlussnachweis „Überholte Bestellung und Freigabespur archivieren“ auf.
Wo dieser Prozess einzuordnen ist
In den meisten Unternehmen folgt dieser Prozess auf Flussdiagramm für den Bestellprozess (P2P) und übergibt an Wareneingangsprozess in der Beschaffung.
Kommt davor
- Flussdiagramm für den Bestellprozess (P2P) — Flussdiagramm für den Bestellprozess: Bestellanforderung, Budgetprüfung, Genehmigungsgrenzen, Angebote, Bestellung, Wareneingang, Dreiwege-Abgleich und Zahlung.
Kommt danach
- Wareneingangsprozess in der Beschaffung — Bearbeitbare Swimlane für den Wareneingangsprozess in der Beschaffung von „Lieferung gegen offene Bestellung entgegennehmen“ über „Stimmen Menge und Zustand mit der Bestellung überein?“ zum Ergebnis, mit Rollen und Nachweisen.