Proceso de cambio de pedidos de compra
Proceso editable de cambio de pedidos de compra: de “Recibir la solicitud de cambio de precio, cantidad o fecha” a “¿Cambio dentro de la tolerancia y el alcance acordados?” y un resultado documentado. Con roles, excepciones y evidencias.
¿Qué es proceso de cambio de pedidos de compra?
El flujo empieza en “Recibir la solicitud de cambio de precio, cantidad o fecha”. Los dos pasos siguientes, “Comparar el cambio solicitado con el pedido emitido” y “Comprobar el impacto en la entrega y en el presupuesto”, reúnen la información necesaria para decidir con fundamento. El diagrama asigna cada traspaso a un rol y conserva las evidencias al cierre.
Las decisiones principales son “¿Cambio dentro de la tolerancia y el alcance acordados?” y “¿Completada cualquier reaprobación necesaria?”. La primera rama conduce a repreciar o escalar el cambio de alcance; la segunda puede exigir obtener la aprobación del responsable del presupuesto y de Compras. Si no puede resolverse, el caso puede terminar en “Rechazar la modificación y mantener el pedido emitido”. Define la materialidad de los cambios de precio, cantidad, entrega y contrato.
Qué cubre este diagrama de flujo
En esta plantilla
- Recibir la solicitud de cambio de precio, cantidad o fecha, seguido de comparar el cambio solicitado con el pedido emitido.
- “¿Cambio dentro de la tolerancia y el alcance acordados?” con una ruta para repreciar o escalar el cambio de alcance.
- Confirmar que el proveedor acepta las condiciones revisadas y encaminar el cambio sustancial para una nueva aprobación, como traspasos separados entre proveedor y áreas internas.
- “¿Completada cualquier reaprobación necesaria?” con obtención de la aprobación del responsable del presupuesto y de Compras cuando la decisión no se cumple. Una decisión aparte puede terminar en “Rechazar la modificación y mantener el pedido emitido”.
- Emitir la modificación controlada del pedido, actualizar las referencias abiertas de recepción y de factura, y archivar el pedido sustituido y el rastro de aprobación como cierre controlado.
Cuándo usar esta plantilla
- Úsalo para acordar quién es responsable de “Recibir la solicitud de cambio de precio, cantidad o fecha” y qué información necesita el siguiente rol.
- Úsalo cuando la respuesta a “¿Cambio dentro de la tolerancia y el alcance acordados?” no esté clara o las decisiones se tomen fuera del registro.
- Úsalo para hacer visible “Archivar el pedido sustituido y el rastro de aprobación” en una auditoría o en una revisión operativa.
Cómo funciona
Asigna a los responsables de decisión
Sustituye los carriles Solicitante, Comprador, Proveedor, Responsable del presupuesto y Recepción por tus funciones reales. Mantén al responsable de “¿Cambio dentro de la tolerancia y el alcance acordados?” separado de quien lo solicita cuando tus reglas de autoridad lo exijan.
Configura las decisiones
Define la materialidad de los cambios de precio, cantidad, entrega y contrato. Define qué evidencia basta para “¿Completada cualquier reaprobación necesaria?” y quién puede autorizar una excepción.
Conecta los registros posteriores
Vincula el archivo del pedido sustituido y el rastro de aprobación con el pedido de compra, el contrato, la ficha del proveedor o el caso operativo que corresponda. Fija las fechas de conservación y revisión según tu política documental.
Preguntas frecuentes
¿Qué incluye la plantilla de cambio de pedidos de compra?
Cubre recibir la solicitud de cambio de precio, cantidad o fecha, comprobar el impacto en la entrega y en el presupuesto, encaminar el cambio sustancial para una nueva aprobación, y archivar el pedido sustituido y el rastro de aprobación, con tres decisiones etiquetadas y vías de repetición.
¿Se pueden cambiar las reglas de decisión?
Sí. Define la materialidad de los cambios de precio, cantidad, entrega y contrato. Edita las etiquetas de las decisiones, los carriles y las vías de retorno antes de usar el diagrama en tu organización.
¿Qué evidencias conviene conservar?
Conserva los datos de entrada de “¿Cambio dentro de la tolerancia y el alcance acordados?”, las evidencias de “¿Completada cualquier reaprobación necesaria?”, las aprobaciones o decisiones de excepción y el registro de cierre: “Archivar el pedido sustituido y el rastro de aprobación”.
Dónde encaja este proceso
En la mayoría de las organizaciones, este proceso sigue a Diagrama de flujo del proceso de orden de compra y da paso a Proceso de recepción de mercancías de compras.
Viene antes
- Diagrama de flujo del proceso de orden de compra — Diagrama de flujo del proceso de orden de compra: solicitud, control de presupuesto, umbrales de aprobación, ofertas, emisión de la orden, recepción de mercancía, conciliación a tres vías y pago.
Viene después
- Proceso de recepción de mercancías de compras — Proceso editable de recepción de mercancías de compras en carriles: de “Recibir el envío contra el pedido abierto” a “¿Cantidad y estado coinciden con el pedido?” y a un resultado documentado. Incluye roles, vías de excepción y evidencias.