Proceso de solicitud de cotización (RFQ)
Diagrama editable por carriles del proceso de RFQ: de «Definir especificación adquirible» a «¿Cotizaciones suficientes y conformes?» y un resultado documentado, con roles, rutas de excepción y evidencias.
¿Qué es proceso de solicitud de cotización (RFQ)?
El flujo empieza en «Definir especificación adquirible». Los dos pasos siguientes, «Confirmar preselección de proveedores y plazo de cotización» y «Emitir paquete de RFQ idéntico a los proveedores», reúnen la información necesaria para tomar una decisión defendible. El diagrama asigna cada traspaso a un rol y conserva las evidencias hasta el cierre.
Las compuertas principales son «¿Cotizaciones suficientes y conformes?» y «¿La cotización elegida cumple la especificación y la autoridad?». La primera rama conduce a «Ampliar plazo o documentar excepción de competencia»; la segunda puede exigir «Pedir aclaración o negociar cotización revisada». Si no se puede resolver, el caso puede terminar en «Cancelar o reemitir la RFQ con motivo documentado». Define en tu política el número de cotizaciones y la ruta de excepción; no supongas una regla universal de tres presupuestos.
Qué cubre este diagrama de flujo
En esta plantilla
- Definir la especificación adquirible, seguida de confirmar la preselección de proveedores y el plazo de cotización.
- «¿Cotizaciones suficientes y conformes?» con una ruta para ampliar el plazo o documentar una excepción de competencia.
- Registrar preguntas y emitir aclaraciones comunes, y comprobar que las cotizaciones estén completas y encajen técnicamente, como traspasos separados entre proveedor y área interna.
- «¿La cotización elegida cumple la especificación y la autoridad?» con petición de aclaración o negociación de una cotización revisada cuando la decisión no se cumple. Otra decisión puede terminar en «Cancelar o reemitir la RFQ con motivo documentado».
- Comparar precio, plazo de entrega y condiciones, aprobar la cotización elegida y archivar la comparativa y emitir el pedido como cierre controlado.
Cuándo usar esta plantilla
- Para acordar quién es responsable de «Definir especificación adquirible» y qué información necesita el siguiente rol.
- Cuando la respuesta a «¿Cotizaciones suficientes y conformes?» no está clara o las decisiones se toman fuera del registro.
- Para que «Archivar comparativa y emitir pedido» quede visible en una auditoría o una revisión operativa.
Cómo funciona
Asigna los responsables de las decisiones
Sustituye los carriles Solicitante, Compras, Proveedor, Revisor técnico y Aprobador por tus funciones reales. Mantén al responsable de «¿Cotizaciones suficientes y conformes?» separado del solicitante cuando tus reglas de autoridad lo exijan.
Configura las compuertas
Define en tu política el número de cotizaciones y la ruta de excepción; no supongas una regla universal de tres presupuestos. Establece qué evidencia basta para «¿La cotización elegida cumple la especificación y la autoridad?» y quién puede autorizar una excepción.
Conecta los registros posteriores
Vincula «Archivar comparativa y emitir pedido» con el pedido de compra, el contrato, la ficha del proveedor o el caso operativo correspondiente. Fija la conservación y las fechas de revisión según tu política documental.
Preguntas frecuentes
¿Qué incluye la plantilla del proceso de RFQ?
Cubre desde definir la especificación adquirible hasta emitir el paquete de RFQ idéntico a los proveedores, comprobar que las cotizaciones estén completas y encajen técnicamente, y archivar la comparativa y emitir el pedido, con tres decisiones etiquetadas y rutas de repetición.
¿Se pueden cambiar las reglas de decisión?
Sí. Define en tu política el número de cotizaciones y la ruta de excepción; no supongas una regla universal de tres presupuestos. Edita las etiquetas de las compuertas, los carriles y las rutas de retorno antes de usar el diagrama en tu organización.
¿Qué evidencias conviene conservar?
Conserva los datos de partida de «¿Cotizaciones suficientes y conformes?», la evidencia de «¿La cotización elegida cumple la especificación y la autoridad?», las aprobaciones o excepciones y el registro de cierre: «Archivar comparativa y emitir pedido».
Dónde encaja este proceso
En la mayoría de las organizaciones, este proceso sigue a Proceso de abastecimiento estratégico y da paso a Proceso de evaluación de ofertas.
Viene antes
- Proceso de abastecimiento estratégico — Diagrama de carriles editable del abastecimiento estratégico: de «Identificar el gasto o la necesidad futura» a «¿Vía de abastecimiento y competencia justificadas?» y un resultado documentado, con roles, excepciones y evidencias.
Viene después
- Proceso de evaluación de ofertas — Diagrama editable del proceso de evaluación de ofertas, de «Fijar criterios de evaluación y declaraciones de conflicto de intereses» a «¿Oferta técnicamente conforme?» y un resultado documentado. Con roles, excepciones y evidencias.