Proceso de solicitud de propuestas (RFP)
Diagrama editable por carriles del proceso de RFP: de «Definir resultado y alcance del servicio» a «¿Propuestas completas y admisibles?» y un resultado documentado, con roles, rutas de excepción y evidencias.
¿Qué es proceso de solicitud de propuestas (RFP)?
El flujo empieza en «Definir resultado y alcance del servicio». Los dos pasos siguientes, «Aprobar criterios, ponderaciones y paquete de RFP» y «Emitir RFP y gestionar preguntas de proveedores», reúnen la información necesaria para tomar una decisión defendible. El diagrama asigna cada traspaso a un rol y conserva las evidencias hasta el cierre.
Las compuertas principales son «¿Propuestas completas y admisibles?» y «¿La recomendación final cumple los criterios preestablecidos?». La primera rama conduce a «Solicitar aclaración permitida o excluir con motivo»; la segunda puede exigir «Repuntuar con evidencia documentada o revisar la lista corta». Si no se puede resolver, el caso puede terminar en «Cancelar o reemitir la RFP con motivo documentado». Fija las ponderaciones de puntuación y las reglas de aclaración antes de que lleguen las propuestas.
Qué cubre este diagrama de flujo
En esta plantilla
- Definir el resultado y el alcance del servicio, seguido de aprobar criterios, ponderaciones y paquete de RFP.
- «¿Propuestas completas y admisibles?» con una ruta para solicitar una aclaración permitida o excluir con motivo.
- Recibir propuestas y registrar su cumplimiento, y evaluar las respuestas técnicas y comerciales como traspasos separados entre proveedor y área interna.
- «¿La recomendación final cumple los criterios preestablecidos?» con repuntuación con evidencia documentada o revisión de la lista corta cuando la decisión no se cumple. Otra decisión puede terminar en «Cancelar o reemitir la RFP con motivo documentado».
- Preseleccionar, aclarar y negociar, aprobar la propuesta preferida y adjudicar, y conservar puntuaciones, aclaraciones y aviso de adjudicación como cierre controlado.
Cuándo usar esta plantilla
- Para acordar quién es responsable de «Definir resultado y alcance del servicio» y qué información necesita el siguiente rol.
- Cuando la respuesta a «¿Propuestas completas y admisibles?» no está clara o las decisiones se toman fuera del registro.
- Para que «Conservar puntuaciones, aclaraciones y aviso de adjudicación» quede visible en una auditoría o una revisión operativa.
Cómo funciona
Asigna los responsables de las decisiones
Sustituye los carriles Responsable de negocio, Compras, Proveedor, Comité de evaluación y Aprobador por tus funciones reales. Mantén al responsable de «¿Propuestas completas y admisibles?» separado del solicitante cuando tus reglas de autoridad lo exijan.
Configura las compuertas
Fija las ponderaciones de puntuación y las reglas de aclaración antes de que lleguen las propuestas. Define qué evidencia basta para «¿La recomendación final cumple los criterios preestablecidos?» y quién puede autorizar una excepción.
Conecta los registros posteriores
Vincula «Conservar puntuaciones, aclaraciones y aviso de adjudicación» con el pedido de compra, el contrato, la ficha del proveedor o el caso operativo correspondiente. Fija la conservación y las fechas de revisión según tu política documental.
Preguntas frecuentes
¿Qué incluye la plantilla del proceso de RFP?
Cubre desde definir el resultado y el alcance del servicio hasta emitir la RFP y gestionar las preguntas de los proveedores, evaluar las respuestas técnicas y comerciales y conservar puntuaciones, aclaraciones y aviso de adjudicación, con tres decisiones etiquetadas y rutas de repetición.
¿Se pueden cambiar las reglas de decisión?
Sí. Fija las ponderaciones de puntuación y las reglas de aclaración antes de que lleguen las propuestas. Edita las etiquetas de las compuertas, los carriles y las rutas de retorno antes de usar el diagrama en tu organización.
¿Qué evidencias conviene conservar?
Conserva los datos de partida de «¿Propuestas completas y admisibles?», la evidencia de «¿La recomendación final cumple los criterios preestablecidos?», las aprobaciones o excepciones y el registro de cierre: «Conservar puntuaciones, aclaraciones y aviso de adjudicación».
Dónde encaja este proceso
En la mayoría de las organizaciones, este proceso sigue a Proceso de abastecimiento estratégico y da paso a Proceso de evaluación de ofertas.
Viene antes
- Proceso de abastecimiento estratégico — Diagrama de carriles editable del abastecimiento estratégico: de «Identificar el gasto o la necesidad futura» a «¿Vía de abastecimiento y competencia justificadas?» y un resultado documentado, con roles, excepciones y evidencias.
Viene después
- Proceso de evaluación de ofertas — Diagrama editable del proceso de evaluación de ofertas, de «Fijar criterios de evaluación y declaraciones de conflicto de intereses» a «¿Oferta técnicamente conforme?» y un resultado documentado. Con roles, excepciones y evidencias.